时间:2023-02-22 04:49:47
关键词:档案;建筑;解决方案
Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.
Keywords: file; Architecture; solutions
中图分类号:TU242.3 文献标识码:A 文章编号:
1 建筑工程档案资料的内容
1.1 综合性文件资料
主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘
等。
1.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料
主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降拉移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
1.3 竣工图等
主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
2 建筑工程档案的特点
2.1 单一独立性
即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.2 真实性
工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的,是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录,与工程实体完全一致,单从档案材料就可以求和工程质量标准,是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
2.3 实用性
工程档案是该工程最原始的记录,所以有很大的使用价值,即实际性。通过档案,可以全面考核工程建设工作,检查工程是否符合设计要求。
2.3.1 综合性文件资料。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.3.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降拉移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
2.3.3 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
3 建筑工程档案管理需要解决的问题
3.1 档案材料不完整
档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到 80%左右,较差的单位情况就不同了。
3.2 缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看,有的单位成立了专门的档案室,工程档案管理较好。有的单位则不然,工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门。
3.3 缺乏复合型档案管理人员
基层单位的档案管理人员专业素质较差,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。
4 如何才能够不断完善工程项目档案管理
4.1 做好项目实施前的准备工作
先期介入控制为主。在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点。
4.2 档案管理要明确范围,突出重点
总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶
段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此,要把握重点,抓住主要环
节。
4.3 完善工程项目档案管理信息系统
档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作,是适应现代企业制度要求一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求:(1)以工程项目档案管理需求为背景,支持企业实现科学化、规范化的档案管理;(2)支持档案人员高效率完成施工档案管理的日常业务,包括新增加的档案建立,旧的档案维护等,以提高企业的档案管理效率;(3)支持企业的管理层快速有效地获取相关信息,以便做出科学的决策,推动企业科学化、规范化管理;(4)系统软件应尽可能结构简单,使用方便;(5)系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确,查询档案快捷、高效。
4.4 进一步提高项目档案管理人员的素质
提高认识,加强培训。一是要提高各档案馆(室)对新形势下档案工作重要性的认识,从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训,提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法制建设,对严重影响基建档案质量的,就要追究相关人员的责任。
5 结语
【关键词】公路工程;竣工资料;编研
公路工程竣工资料是公路工程建设施工的重要内容,也是公路工程竣工验收的重要凭证,公路工程竣工资料是全面完成和履行合同的一部分,所以要特别重视,对公路工程竣工后使用、维修、改建、扩建等方面提供着非常重要的参考依据,因此竣工资料的编研在公路工程的建设和发展中起着不可忽视的作用。本文按照公路工程竣工资料的相关规定进行了分析。分别从重视竣工文件的收集整理、按技术档案要求制定科学合理的编制方法、重视协作单位对竣工资料编制工作的密切配合以及切实做好竣工文件档案的保管工作做出了如下探讨。
一、重视竣工文件的收集整理
按照交通部门的公路工程竣工验收办法规定:在竣工验收时,竣工图表分值占工程质量和施工管理综合评分的10%,文件资料占监理工作综合评分的20%,由此看出竣工资料在工程竣工验收中的分量。因此,各参建单位在一开始就应该把编制竣工资料列入工作日程,使其竣工资料的编制工作与工程建设一起进行发展。应从工程建设的各个项目中由始至终安排人员专门负责竣工资料收集整理、编制工作。可见,工程竣工资料不但是工程验收文件的一部分,他还记录了工程整个施工过程,更是在今后管理、养护、改建扩建决策的重要依据。
二、按技术档案要求制定科学合理的编制方法
按照有关公路总监理工程师办公室对编制竣工文件的规定,结合各工程项目实际情况,明确要求职责和分工,明确竣工文件资料,要求图表资料必须真实、准确、完整、系统;分别对卷、册、分册、本册四个层次的编制内容和体系要确定;对字体、数据、线条、图框、图号、纸质、纸张尺寸、文件装帧、每本厚度等规定具体要求;统一封面、扉页、附表的格式并复印、装订示例。要认真、详细阅读和揣摩不同项目的竣工资料。而且,在审核中还要注意各种材料的检验合格证、资质证、抽验单是否齐全。同时还要注意案卷封面、总目录、案卷目录、卷内目录、封底备考表填写;要求工程竣工文件一式四份,目录按照市城建档案馆的样板尺寸设计电子版面,为了不影响外观不要任意放大缩小;要把监理工程师抽检的材料质量检查报告原件要放入档案中;如果设计案卷有变更要标明,要做到案卷、图纸、备考表清楚,方便查找,资料整理完毕后,要根据《工程竣工档案验收小结大纲》的要求,编写“工程竣工验收小结”并附在第一卷施工总结后面,属于施工管理文件。
三、重视协作单位对竣工资料编制工作的密切配合
首先在搜集内容面广、大量的文件、资料、图表等编制竣工文件时,设计单位、施工单位、质检单位、监理单位、协作单位要密切配合工作,而且各部门一定要认真负责完成任务,尤其是施工单位与监理单位的关系更为密切,要想很多资料手续备完的话必须有监理工程师的签字才算。其次,施工单位和监理单位二者的资料在很多公路施工竣工资料中所站的比例最大,要想把资料收集完全而且还不丢失就必须在施工单位撤离现场前把这些工作做好。因为合作单位很多,在集时收集好资料的同时要建立一个竣工档案小组,而且还要有专人负责资料的收集编制工作,还要建立行之有效的措施,如果合作单位的资料没交全的话就不要结算公款。最后,对公司内部员工要以奖罚的办法进行监督。另外,在工程建设过程中所采购设备的产品说明书、合格证、各类试验报告、材质证明、工程变更、监理指令、生产会议纪要、业主与协作单位往来函件等原件是竣工资料的核心组成部分移交一定要齐全。
四、切实做好竣工文件档案的保管工作
在公路工程竣工资料立卷归档工作上一定要规范完整,根据我们国家科技档案的保管规定工作要求,保证公路工程竣工资料档案质量一定要切实保管好,在业主要求竣工资料移交的基础上,要求本公司把竣工资料制作成电子文档的形式还要保留一份,然后交给业主,作为永久技术资料统一保存。这样和之前的竣工档案的保管工作互相比较的话更具有系统性和永久性,同时还方便与查找翻阅。另外,各项目经理部也都相应的成里了档案室,目的是把保管好竣工资料工作做好,而且还表明了、加强了档案管理员的工作职责和意识。同时,在不断加强档案管理员的工作职责和意识上,还经常组织内部交流、观摩学习。在硬件方面,配置专用的密集架、底图柜、空调机。海统一的制作了文件资料的包装和案卷目录、封面等,把档案资料尽可能做到既有好的内在质量,也有整齐美观的外貌,使公路工程竣工资料的档案资料管理工作与优质工程相互协调。
结束语
公路工程竣工资料是各项工程的重要核心组成部分,公路工程竣工资料与工程施工是一个整体,它由始至始贯穿着整个工程施工,我们要向对待工程施工质量等同的高度来一样对待公路工程竣工资料,公路工程竣工资料的编研是一项十分麻烦而且繁琐的工作,不仅需要工程全过程中的收集整理,也更需要后期耐心细致的编制归档以及各部门的密切配合与协调,力求使竣工文件的编制达到完整、规范、准确、系统的标准。
参考文献
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[4]冉旭波.关于对当前公路工程计量支付存在问题的分析和对策[J].青海交通科技,2011年04期
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[6]杨秀丽.浅析公路工程计量支付工作之要点[J].科技致富向导,2011年23期
[7]杨秀丽.浅析公路工程计量支付工作之要点[J].科技致富向导,2011年27期
【关键词】企业工程;竣工后决算;可行性;对策
一、企业工程竣工后建设单位决算的可行性
(1)全面真实地反映了企业工程的投资管理情况。费用的实际额度和工程投资计划的落实情况,均需要建设单位竣工后的决算来体现。这样,通过建设单位的竣工后决算,可以将实际发生的各项费用与投资计划加以全面对照,看出是否存在节约或超支等情况,以便企业单位或建设单位深刻剖析原因,总结经验,吸取教训,完善管理,更好的实现工作目标。(2)为及时查找违规违纪行为提供了便利。企业工程竣工后,建设单位进行的决算以实际支出的费用数额为准。因此,工程建设过程中每个环节的支出情况都十分明了,这种决算有利于查处工程资金运转过程中出现的违规违纪现象,也对违法犯罪行为时刻敲响警钟,起到了很好的预防作用。(3)为工程竣工验收提供了可靠详尽的依据。在企业工程竣工后验收前,建设单位需要将验收报告递交给主管部门,而验收报告的主要内容就是建设单位自行编制的竣工决算文件,这些文件的内容真实可靠,为主管部门的验收工作提供了详实的依据,使验收工作呈现正规化严格化,确保各方利益的正常实现。(4)竣工决算为企业工程建立了基本的档案,为企业工程定额修订提供了依据。首先,竣工决算的内容包括企业工程的数量及实际成本、工程造价总额、工程建成后新增固定资产及流动资产情况,这些内容都将成为企业工程的技术经济档案,为企业今后的项目投资提供了客观的数据参考。其次,企业工程项目可能改进了施工方法,运用了新技术工艺、新设备设施等,使材料消耗有所降低,生产率有所提高,成本有所降低,这些内容通过决算资料的分析和不断积累,能够为编制新定额或补充定额文件提供必要的数据支持。
二、影响竣工决算文件编制的问题
(1)施工时设计变更频繁,影响决算编制准确度。目前,我国很多企业尚未科学周密的对待企业工程设计方案,企业工程在施工过程中经常出现施工过程中改变原有方案的行为,扰乱了原有的合理思维,延缓了施工进程,也使工程增加了额外费用,影响了工程造价。(2)决算机构不合理,影响结算编制文件的及时形成。在很多企业工程竣工后,项目法人才开始临时组建决算编制机构,进行资料收集等工作。施工单位的造价管理工作人员总是频繁的进行变更,致使交接手续不不正规,交接事项存在遗漏,一些重要资料破损或丢失,贻误结算文件的形成,从而影响竣工后的工程决算进度和工作效率。(3)编制人员技术水平有限,增强决算难度。完工后需要进行详细的结算过程,然而,企业工程各个阶段的造价人员文件编制水平普遍不高,对工程项目的划分、归属分类等基本概念不明确,致使文件编制质量普遍较差,导致建设单位的决算工作陷入无奈,增加了决算统计和审核难度。(4)监理人员素质普遍较低,对技术文件把关不严格。在企业工程建设过程中,经常出现没有监理专业资质却从事监理工作的现象。另外,监理工作人员职业道德降低,导致各个承包商的技术文件不规范不统一,严重影响了企业工程竣工后的决算事宜。
三、破解问题的对策及建议
(1)严谨对待工程设计方案,尽量避免方案的不正当变更。工程设计方案是企业工程进行有效施工的重大前提条件,其应当在谨慎周密的工作理念下完成。妥当的设计方案能够确保工程进度的及时递进与工作效率的提升,有利于降低施工成本,保证工程施工质量,从而实现施工企业的预期效益,促进企业的发展和社会的安定。(2)建立合理高效的编制机构,确保相关文件的及时完成。项目法人应当高度重视决算编制机构的组件工作。此外,应当尽量避免施工单位造价管理人员的流失,确保这些人员能够较为稳定的工作在岗位上,使工作能够有效开展下去;一旦需要变更,也应做好工作交接手续,详细确定交接事项,尽量减少因人员更换给工程决算带来的麻烦。(3)提升编制人员技术水平,保障决算工作顺利进行。应当启用具备专业水平的编制人员,使相关文件的编制工作能够保质保量的完成,从而推动工程竣工决算的进程,确保各方利益的及时实现。(4)规范监理单位的工作,确保监理作用正常发挥。在企业工程施工管理中要充分尊重监理人员的地位,监理人员也应当注意自身素质和职业道德的提升,增强工作责任感,树立监理人员应有的权威。
参 考 文 献
[1]彭反霸,贾立敏,工程变更审计刍议[J].建筑经济.2008(8)
关键词:工程资料;管理;控制;
Abstract: In the construction engineering, engineering material is an important component in the construction, the necessary conditions of the engineering construction and the completion acceptance, and also the original basis of the inspection, maintenance, management, use, reconstruction and extension for the project. This paper simply discusses some views on construction engineering data management and control based on the writer's years of work experience.
Keywords: engineering material; management; control;
中图分类号: TL372+.3文献标识码:A文章编号:
前言:建设工程资料是建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建设物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时,建设工程资料管理作为建设工程项目管理的一部分,是工程建设及竣工验收的必备条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。工程资料管理的好坏,直接关系到工程的质量,影响企业的经济效益。如何有序地管理好建设工程资料既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。
建设工程资料的主要内容1.1、.综合性文件资料。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。 1.2.、工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降拉移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。 1.3、.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建设工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
2、工程资料文件的质量控制
做好工程资料文件的质量控制,档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任,档案人员从档案的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应承担比档案人员更大的责任,即不只是从档案的角度把关,也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关,与项目经理和监理工程师的把关,有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。因而,项目管理单位应做好:下达计划要科学,图纸发放要严格按计划,资料的归档严格根据图纸的发放情况,如此环环相扣,方可做好资料工作。
进行施工文件的质量控制,主要分以下几步:
①对照合同、计划及图纸发放情况,验核竣工图及设计变更单是否齐全;
②验核交工记录是否齐全;
③验核设计变更是否已全部在施工图上体现;
④验核所有资料是否符合归档的要求,包括:表格的填写、会签、盖章,综合卷册及专业卷册组卷是否合理,竣工图的折叠是否符合规范等。
3、工程资料的管理措施
3.1、做好工程开工前的准备工作
(1)熟悉施工图纸,提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的,首先熟悉设计施工图、设计说明,从事不同的工作就从不同的角度去看,抓住重点。(2)填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七 大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计,资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。(3)分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理,在平日的资料收集过程中就按照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档;对于施工 中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档,也应分类整理;对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好,便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材 料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。3.2、工程开工后应着手的工作(1)原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验,取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关,检测合格的材料才允许使用。(2)同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录,与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。3.3、施工过程中收集和填报资料的注意事项(1)收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料,就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有CMA标志的),必须是 原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符,特别是水泥要有28天强度的出厂检验单;钢材的标识、规格与出厂合格证相符。(2)填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表,书写要求规范,不能涂改,采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,或现在常用的中性 笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格一式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格,不同的监理对资料的要求不完全一样,填写报验资料前应 积极与监理沟通,达成一致后填写。(3)收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分,属工程质量保证材料,70%的试验报告为自检报告,30%为见证取样报告,由市政质 监站委托的检测中心出据,这30%为强制规定,在进入每道工序施工前后都有相应的试验,需要熟悉各种试验,试验完成后的试验报告应收集完整,跟资料中的桩 号、时间、混凝土浇注记录、施工记录等相符合,工程中的大多数资料都相互联系,不仅相符,汇总和评定记录也需要根据试验报告进行填写。3.4、工程接近尾声时可提前进行的竣工资料整理工作(1)汇总资料。检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况;将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位 工程质量评定表,所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映,完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣 工图按城建资料馆统一的资料清单顺序整理、汇总到一起。(2)复印装订。复印所需的套数(业主、接受单位各一套;监理与设计只看不存档),装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订,送资料馆的一套为不装订的原件,且资料馆对竣工图有特殊要求,编制竣工图目录,有监理盖章。(3)竣工图的编制要求。竣工图应画出所有变更内容,如实反映竣工后的现状,道路所处地段若有大型设施的也须标注,完成后加盖竣工图章,签字手续完备。3.5、工程竣工后的资料收集工作填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书,必须是原件,签字、盖章手续完备。竣工验收会议结束后将竣工会议记录放入竣工资料中,就基本是一套完整的工程竣工资料了。
4、工程资料工作的监控措施4..1、资料要做到与工程建设同步,进行全程监控(1)及时对相关人员进行培训,提高工作质量一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,施工单位能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。同时,对施工单位相关人员开展文件整理、档案管理、交工技术等培训,加强建档以及归档意识,熟悉其归档要求、收集范围、整理标准等。
(2)资料分发时必须加强监控基础建设工程在施工过程中,承建方的资料室在工程竣工以及档案验收中起着十分重要的作用,同时负责图纸以及其他资料的发放。未来确保竣工时所需档案高质量,相应的管理者应当亲自参与监控资料分发的工作,分发前首先将需归档部分保存之后再分发,特别是像详勘这些数目有限的资料,必须妥善保管。这样才能够在保持图纸清洁的同时使归档资料比较齐全。(3)对新设备的检验加强监控新设备到货后,随之会有相应的图纸资料,值得注意的是,进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置,而国产设备所提供的使用手册又不足,这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度,就可能丢失设备资料。所以,必须建立合理的设备开箱检验相关的制度并且贯彻执行,对开箱权限予以明确。2.2完善制度,明确责任对基建工程进行档案管理是很必要也十分重要的,管理过程应当是有目标、有计划、有落实、有责任的活动。所以,承建单位必须建立由副经理或者总工程师领导,质量生成或者工程档案部门负责专管,下面的各级主管相应的分片领导,由档案管理者以及项目经理负责,由施工管理者来具体落实,并且对各级各类人员的权责予以明确规定。对于大型的工程项目部门一定有现场的档案管理员,对于中型或者小型项目部门,应当有兼职人员对资料进行收集以及整理。企业应当适时对档案工作者进行业务相关的培训,提高其业务水平以及工作质量。依照档案资料管理的重点在现场的特点,加强建立完善的工程档案编制、收集、归档以及整理的制度。
关键词:竣工文件:编制:问题及对策Abstract: The completion of the project file is the construction of the important technical summary document. Mainly elaborated the completion document generally include the main content and requirement, and should pay particular attention to the place in the completion document preparation process, summarized the common problems of the completion document, and analyzes its causes, puts forward specific solutions and measures.
Keywords: completion document: preparation: Problems and Countermeasures
中图分类号:U692.4+2文献标识码:A 文章编号:
前言
工程竣工文件是工程竣工验收的主要技术依据和必备条件,是工程建设的重要技术性和总结性文件,为今后工程建设项目后评价、养护、改建、扩建、科学研究提供了重要的技术数据。
笔者多年来从事工程项目的结算审核工作,对竣工文件有一定的深入了解和实际操作经验,根据自己的分析归纳,得到一些见解,希望抛砖引玉,与同行们交流。
2竣工文件的主要内容及要求
由于国内建筑市场是分行业、分地区的,且工程竣工文件的管理单位(可能是建设单位、业主单位、使用单位)、接收单位、使用单位不同,则对竣工文件的内容和要求也不同,竣工文件归档的单位不同则要求竣工文件包含的内容和也会有一定的不同。根据施工企业常参与的工程情况,对土建工程工程竣工文件编制时需要包括的主要内容和归档情况的要求分行业列出见表1.
竣工文件编制中需要特别注意的几点
(1)不同的行业有不同的行业标准,不同地区有不同地方的规定,对此要有足够的认识。
在各个项目部的工程技术人员新涉足的行业和地区,在工程开工之初应按照招标文件和施工图的要求,全面收集所需的施工规范、质量评定标准、相关工程用表、工程技术管理、职业健康安全管理、环境保护管理、工程进度管理、计量支付管理等各方面的相关办法和规定以及竣工文件编制细则(有些行业和地区有)等,组织相关人员进行认真的学习,牢牢把握所干工程与其他工程在施工技术文件特别是竣工文件要求上的不同,在工程施工之初就按文件要求,做好资料的收集整理工作。根据本人的经验教训,几个行业间竣工文件的要求有以下几个不同之处:
①铁路工程一般要求详细做好单项工程资料以及新的通信信号竣工图:电气化铁路接触网和变配电所平面布置图。
②公路工程对环保施工要求比较严格,要求竣工资料必须有环保工程验收文件:并要求详细报送监理资料、监理机构及人员情况,对工程中的科研项目、新技术成果非常重视:
③市政工程要求详细提供单位、部位、工序划分表,工程照片:录像资料。隐蔽工程验收单,结构及隧道内的裂缝、渗漏水点线示意图,防迷流实测数据表:地基加固资料等。
④水利工程对水工建筑物观测记录、隐蔽工程验收记录、反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或时间的声像材料。管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告则要求非常严格。
(2)开工之前应协相关单位做好各项表格和资料标准的认定。
在工程开工之前,应尽量协同建设、监理及政府监督机构等有关单位做好各项施工用表的格式、内容、填写要求等的认定,以便于尽早确定各方认同格式的资料,避免完工时或过程中的多次返工。对一些新涉足的行业和地区,若由于各种原因无法确定各项施工用表,则也应参考同行业的类似工程,随工程的进展进行施工资料的完善。
(3)施工记录尽可能齐全,以便在资料不全时补充。
表1不同行业工程竣工文件所要求的内容
有些项目由于竣工文件不齐全,对后期的维护、修缮产生不利因素、不能正确、快速定位。所以施工记录应做到边施工边收集——整理———归档,工程完成竣工资料也随之整理归档,不靠回忆补做资料。
(4)有相关软件时一定要采用相关软件进行指导、编制竣工文件。
使用相关软件编制竣工资料,可以解决竣工文件制作和使用过程中的诸多困难和不便,同时也减轻、简化繁杂、枯燥的人工劳动,便于后期资料查询。
(5)随着管理水平的日益提高,特别要注意图像、照片、电子文档等资料的收集。
4 竣工文件中常见的问题
在竣工文件编制和验收交接中常见的问题,大体有以下几种:
4.1 施工综合管理文件原件不齐全
个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。
4.2 工程质量验收签证资料不齐全
随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,建设“四方”现场验收后,没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。
4.3竣工图文件编制不够规范
一些分部工程都程度不同存在代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大。
4.4施工验收原始签证资料格式不规范
原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增添内容和更换种类,资料格式又不统一,不规范,有用A4的,有用16开的,有用32开的,文件幅面的左白、右白、天头、地脚尺寸大小不一,各有不同,差距较大,无法统一规范装订组卷。
4.5施工原始资料书写不规范
施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。
4.6施工原始验收签证资料填写不规范
原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白样出现,签字笔迹龙习凤舞难以辨认,并存在随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。
5竣工文件中常见问题的原因和解决方法与措施
5.1 竣工文件中常见问题的主要原因
①工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建设、轻档案的现象。
②建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。
③国家档案法和各类工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成工程管理人员、监理人员、施工单位相关人员对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素质偏低。
④施工单位作业层技术力量薄弱,培训少,管理水平随意性大,是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。
⑤监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管理水平差,对现场签证工作作把关不严。
⑥建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
5.2 解决问题的方法及措施
(1)要领导重视、组织到位、资源合理配制
工程建设初期,工程建设单位应建立完善工程竣工资料管理办法、制定统一的编制要求和细则,规范竣工资料的管理。工程承包单位应建立专职的管理机构负责竣工资料的编制指导工作,建立健全各级责任制,制定完善的管理制度和奖罚办法。对竣工资料的收集、整理应尽早开始,专人负责,力争原始资料齐全、完整、准确。可结合工程进度同步积累与整理,做到“边施工,边整理”达到工程完工,竣工文件编制也完成的目的。
(2)从工程项目开工抓起是做好竣工工作的前提
工程项目施工均实行项目法的管理方式,项目红理不仅要对整个项目负责,也应对整个工程项目竣工资料负责,项目总工作为项目技术负责人,对竣工资料的收集整理编制直接参与。因此,为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行,项目经理应将竣工工作纳入工程建设的一部分,从工程项目开工就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,负责工程项目阶段验收管理工作。竣工资料编制应实行“三同步”管理制度,即工程立项开工与竣工资料收集同步,工程施工过程与竣工资料形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步。竣工工作人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工工和验收全过程。
(3)建立健全资料管理制度是做好竣工档案工作的基础
项目建设单位、监理单位来自全国四面八方,他们都各自按长期形成的习惯对施工单位的文件进行要求和管理。而各类工程则要求工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范。因此,项目施工单位,在工程项目建设初期(不是中后期)就应结合工程项目实际情况,要求建设单位制定相应的工程项目档案管理规定,明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在工程档案形成过程中各自承担的职责。工程项目管理单位和监理单位、工程项目管理单位和监理单位,在工程项目开工前应结合实际情况,制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程凭证文件(不是开工后)。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备,原材料质量保证资料真实可靠,竣工图与实物相符。
(4)竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
在制订工程进度计划时,应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程进度计划中,并将其作为重要的网络节点完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题,要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题,要加强监督检查,尽早请接收单位介入。各单位都要按标准去执行,不符合标准的文件要及时完善修整,从源头保证整编资料的质量。
6 结束语
关键词:公路工程;竣工文件;编制
工程竣工文件,是工程建设施工的重要内容,作为全面完成和履行合同的一部分,应得到参建各方的高度地重视。竣工文件的编制工作必须从工程建设一开始就与工程建设同步进行,按照竣工资料的相关规定进行整理、编制、组卷和移交归档。现结合工作实际,谈谈我对公路工程竣工文件编制的一些粗浅体会。
一、重视竣工文件的收集整理
交通部的《公路工程竣(交)工验收办法》规定:竣工验收时,在工程质量综合评分及施工管理综合评分中,竣工图表资料的分值,均占总分的10%,而在监理工作综合评分中,文件资料则占总分值的20%。由此可见,竣工文件在工程竣工验收中起着重要作用,大量竣工文件和资料,不仅是工程验收文件的组成部份,而且是工程全过程的实录,亦是投入使用后管理、养护、改建扩建决策的重要依据,更是国家科技档案的组成部份。
在建设同时,各参建单位一开始就应充分注意编制竣工资料的重要性。把该项工作列入重要工作日程,使竣工文件的编制工作与工程建设得到同步全面有序的进行。如在现阶段建设的各个项目中从开工至竣工,始终安排专职资料员负责工程文件、资料、图纸的收集、整理和编制。如在施工资料收集整理中按:桥梁主体工程按桩基础系梁墩柱盖梁T梁预制T梁架设桥面铺装(防撞护栏、湿接缝)收集资料;每道工序按施工放样施工前准备钢筋模板安装混凝土浇筑混凝土成品检查中间交验施工交验证书收集。这样会使得内业资料系统、真实、完整、规范,能准确反映施工全过程的情况
二、按技术档案要求制定科学合理的编制方法
各公路总监理工程师办公室都对编制竣工文件有不同的规定,根据有关规定,结合各工程项目的实际情况,明确职责和分工并对竣工文件资料有明确的要求和规定;对所有图表资料必须真实、准确、完整、系统;确定卷、册、分册、本册四个层次的编制内容和体系;规定字体、数据、线条、图框、图号、纸质、纸张尺寸、文件装帧、每本厚度等具体要求;统一封面、扉页、附表的格式并复印、装订示例。对不同项目的竣工资料编制工作,文件进行了认真、仔细的阅读和揣摩,把具体的实施细则应用到实际的编制工作中去。比如在审核别注意各种材料的检验合格证、资质证、抽验单必须齐全。
其它注意事项经过归纳总结大致有以下几方面:案卷封面填写;封底备考表填写;关于总目录填写;案卷目录填写;卷内目录填写。另外还有其他要求:工程竣工文件一式四份;目录要求电子版,版面设计要按市城建档案馆的样板尺寸设计,不得随意放大缩小,影响外观;监理工程师抽检的材料质量检查报告原件要放入档案中;在有变更设计案卷中要注释清楚,要做到案卷、图纸、备考表清楚,相应可查;资料整理完毕后,要根据《工程竣工档案验收小结大纲》的要求,编写“工程竣工验收小结”并附在第一卷施工总结后面,属于施工管理文件。
三、重视协作单位对竣工资料编制工作的密切配合
编制竣工文件,需要收集的文件、资料、图表等内容面广、量大,需有设计、施工、质检、监理、协作单位各方面的密切配合,每个部门都必须认真负责地完成各自的任务,特别是施工和监理两者间的关系甚为密切,大量的施工资料都必须有监理工程师的签字,手续才算完备。
在诸多竣工文件中,施工和监理两方面的资料所占比重最大,必须在施工单位撤离现场前把资料收集齐全,以免遗失。由于协作单位多(外购钢材、水泥等厂商),为了及时完整地收集好各部份资料,应指派专人全面负责资料的收集编制工作。成立竣工档案小组,并制定行之有效的措施,对协作单位资料没有交齐者,暂不予结算工程款;
对本公司人员也要用严格的奖惩办法进行监督。另外,工程建设中购置的设备产品说明书、合格证、各类试验报告、材质证明、工程变更、监理指令、生产会议纪要、业主与协作单位往来函件等原件必须作为竣工资料的组成部份移交齐全。
四、切实做好竣工文件档案的保管工作
为规范公路工程竣工文件立卷归档工作,确保公路工程技术档案质量,必须按国家科技档案的保管规定切实保管好。竣工文件除按业主要求规定移交外,本公司还要保留一份,并将所有竣工文件资料做成电子文档,作为永久技术资料交给业主统一保存。这使得竣工档案的保管工作较以前更具系统性和永久性,方便查阅。
为了做好竣工文件的保管工作,各项目经理部都应建立了档案室,明确专职档案管理员工作职责,增强档案管理员的档案管理意识。经常组织内部交流、观摩学习,不断提高其业务水平。在硬件方面,配置专用的密集架、底图柜、空调机。文件资料的包装和案卷目录、封面等均是统一制作,争取做到档案资料既有好的内在质量,也有整齐美观的外貌,使其与优质工程相协调。
五、结束语
关键词:交通工程 施工资料 管理
1、工程施工资料的内容
1.1综合性文件资料。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
1.2路基工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开、竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降拉移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
1.3竣工图。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
2、工程施工资料的特点
2.1单一独立性。即一个单项工程竣工资料的整体性。这是工程资料最突出、最重要的特点。
2.2真实性。工程资料是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程资料材料是与该工程建设同步形成的,是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录,与工程实体完全一致,单从资料材料就可以求和工程质量标准,是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
2.3实用性。工程资料是该工程最原始的记录,所以有很大的使用价值,即实际性。通过资料,可以全面考核工程建设工作,检查工程是否符合设计要求。
3、目前工程施工资料管理存在问题
3.1技术资料不完整,缺项的问题。资料不完整是建筑工程资料存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右,较差的单位情况就不同了。
3.2工程资料填写不规范、不完整的问题。(1)工序质量评定表,表中的检查项目及外观、实测项目及允许偏差、质量等级、工程数量等均有遗漏现象(;2)施工表格填写中会签栏签名不全,各级审查意见填写不全,或空白的;(3)工程名称有漏填的,或各个表格填写不统一的现象;(4)在竣工图中存在标注不清晰,或有的关键尺寸未标注的现象,竣工图中出现“设计”等字样的。
3.3装订问题。(1)原件、复印件出现混装现象;(2)分类不清晰,装订顺序混乱(;3)无页码的、无编号的;(4)单册厚度超过城建档案馆要求25mm的(;5)工程施工技术资料中无合同原件,预算书、中标通知书等装订入册的现象。
4、加强工程资料管理的措施
4.1重视工程施工资料管理工作。工程施工中普遍存在着对工程资料管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始应付整理,这给施工资料整理带来很大难度。其主要原因在于工程管施工理过程中,企业对交通施工工程资料在思想上重视程度不够。
4.2做好工程开工前的准备工作。(1)熟悉施工图纸。提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的,首先熟悉设计施工图、设计说明,从事不同的工作就从不同的角度去看,抓住重点;(2)填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程施工质量保证体系审查表、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计,资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续;(3)分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理,在平日的施工资料收集过程中就按照资料馆的工程竣工资料检查清单顺序分类归档;对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档,也应分类整理;对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好,便于使用时拿取。
4.3工程开工后应着手的工作。(1)原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验,取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关,检测合格的材料才允许使用;(2)同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录,与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。
4.4施工过程中收集和填报资料的注意事项。(1)收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料,就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有CMA标志的),必须是原件;(2)填报资料。对于施工质检资料的填报需填写监理规范用表,书写要求规范,不能涂改,采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格一式两份;(3)收集试验报告。试验报告是工程施工资料的重要组成部分,属工程质量保证材料,70%的试验报告为自检报告,30%为见证取样报告,由质监站委托的检测中心出具,这30%为强制规定,在进入每道工序施工前后都有相应的试验,需要熟悉各种试验,试验完成后的试验报告应收集完整,跟资料中的桩号、时间、混凝土浇注记录、施工记录等相符合,工程施工中的大多数资料都相互联系,不仅相符,汇总和评定记录也需要根据试验报告进行填写。
关键词:水利水电工程;项目管理;竣工资料管理;重要性
Abstract: The completion data management is a basic work in the project management, it is the touchstone to measure the level of a construction project management, this paper analyzes the composition and function of completion data management, discusses the importance of completion data management in project management, and combining the practical work experience for a preliminary discussion on how to do a good job completion data management.
Key words: water conservancy and hydropower engineering; project management; completion data management; importance
中图分类号:TV文献标识码:A文章编号:
前言
在水利水电工程项目施工管理中,竣工资料管理工作通常得不到管理者的重视,在施工过程中常常会出现竣工资料整编归档不及时、不准确、不规范、甚至丢失等问题,不仅严重影响了工程竣工验收、移交及结算,也影响工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的正常开展。做到竣工资料管理与工程管理同步进行,必将成为水利水电档案工作未来的发展方向和必然趋势。
1竣工资料管理
竣工资料的管理及编制按建设单位有关竣工资料整编规定及SL223—1999《水利水电建设工程验收规程》执行。水利水电竣工资料管理是指水利水电工程施工过程中产生的各种管理文件、施工记录、验收评定、签证、竣工图等内容按照档案归档要求进行收集、归类、管理,以便能完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映施工和竣工验收的全过程,做到原始资料和实物相符,技术数据真实而可靠,签字手续完备齐全,同时又必须规范、标准、符合归档要求。水利水电竣工资料管理贯穿于施工全过程,主要包括以下内容的收集和整编:
开工资料 、综合资料:第*分部单元工程质量评定及报验回复、施工日志、质量评定资料、分部工程收签证、工程计量资料、工程结算资料;施工管理工作报告;声像材料;竣工图;移交资料清单等。
2竣工资料管理在水利水电工程项目管理过程中的重要性
2.1竣工资料管理是水利水电工程项目管理过程中的重要组成部分
在水利工程的建设过程中,工程项目管理除包括外业施工生产外,施工内业资料是不可或缺的,它是工程验收的基础,是工程出现问题时的追溯依据,因此资料的及时性、完整性、准确性、系统性尤为重要。水利水电工程竣工资料的管理贯穿于项目管理的全过程,为工程竣工验收和各项指标达到投产奠定坚实的基础,是项目管理过程中的重要组成部分。一般情况下,目前在建水利水电工程均实行项目管理方式,项目管理不仅要对整个项目施工进度、质量、安全等外业负责,也要对整个工程项目竣工资料的内业负责。
水利水电工程竣工资料的形成是在工程施工过程中形成的,竣工资料的关键是及时性、完整性、准确性、系统性,在工程项目管理中,管理者一定要把竣工资料管理工作作为工程施工管理过程中的重要组成部分来给予重视。
2.2竣工资料管理对工程项目管理起反馈监督作用
竣工资料的一个重要作用就是对工程的现场施工有反馈监督的作用。每一个施工工序都能从竣工资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性,在这里能够很明显的看出工程是否含有缺陷。对项目负责人来说,可以从竣工资料中清楚地知道问题的所在。
2.3竣工资料管理是工程竣工验收评定基础
工程竣工验收评定,首要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收,这是工程竣工验收评定的基础。就分部工程验收评定而言,需要提供的竣工资料有:单元工程质量评定资料;工程建设有关会议记录,记载重大事件的声像资料及文字说明;工程建设监理资料;施工图纸,设计变更,施工技术说明;设备产品出厂资料,图纸说明书,测绘验收、安装测试、性能鉴定及试运行等资料;各种原材料、构件质量鉴定、检查检测试验资料等等。有了齐全、准确、清晰施工原始记录及检测资料等竣工资料,才能进行竣工验收,并对其质量进行总体评价。
2.4竣工资料管理能为竣工结算提供可靠的结算依据
在竣工结算工作中,竣工资料起到非常重要的作用,它能为竣工结算提供可靠的结算依据。在竣工结算中,结算依据是很重要的,没有可靠的结算依据,其竣工工程量签认、单价分析、索赔报告的申报等均无从做起。在竣工结算中,常会出现因平时对竣工资料管理不够重视,工程实物虽已经完成,却没有结算依据,工程量得不到业主单位的认可,最终给施工单位带来直接的经济损失。
2.5竣工资料管理有利于工程项目经验的积累
管理有序的竣工资料可作为今后工程项目的一种借鉴,对以往工程中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈的结果,在以后工程项目的施工中可以吸取经验,少走弯路。在竣工资料所包含的竣工报告、施工总结、自我总结等部分文件,对今后工程施工管理将会有很大的促进作用。
3水利水电工程竣工资料管理的几点体会
竣工资料管理既然在项目管理中有着非常重要的作用,那么又如何才能在项目管理中做好竣工资料管理呢?下面就施工单位在施工过程中如何做好竣工资料管理谈谈自己几点体会。
3.1要做好竣工资料管理,首先要让项目负责人及项目管理人员对竣工资料管理在工程项目管理过程中的重要性有足够的认识,建立健全竣工资料管理制度
有许多施工单位不能按照竣工档案要求及时完整的提交竣工资料,其最主要的原因是项目施工负责人及其施工管理人员对竣工资料管理在工程施工管理过程中的重要性认识不够。施工单位要做好竣工资料管理,必须在工程项目管理过程中加大竣工资料的管理力度,对达不到竣工档案要求的单元验收资料给予退回,不进行单元工程验收,同时利用经济杠杆,定期不定期地对工程竣工资料进行检查,其检查的结果直接与工程款支付挂勾,使得项目负责人及项目管理人员真正意义上的对竣工资料管理引起重视。
3.2竣工资料管理要从工程项目开工抓起
为使竣工资料管理工作与工程建设项目同步进行,项目第一责任人应将竣工资料管理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目开工就设立竣工资料管理机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集和归档管理工作;实行竣工资料编制工作“三同步”制度,即工程立项开工与竣工资料收集同步,工程施工过程与竣工资料形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步。
3.3竣工资料管理列入到施工进度计划中
施工单位应在制订工程进度计划同时,将每个分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中,并将其作为重要的网络节点。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题,要及时研究给予解决。所有资料的填写及签字都应该保证它的真实性、规范性。相关责任人应认真检查所填内容的真实性、及时性和规范性。
3.4利用计算机进行竣工资料管理,加强电子文件归档的规范化
当今年社会已进入信息时代,充分利用互联网是企业发展的迫切需求。在进行竣工资料管理时,充分利用计算机,将一些重要的文件、原始资料通过扫描方式输入计算机或制作成光盘,延长保管年限;在编制竣工图时跨越“甩图版”的历史过程,在计算机辅助下对设计图修改,减少设计变更,降低人员劳动强度,缩短图纸修改周期;在对资料管理编制时,运用这一平台,把工程中的竣工图纸、技术文件、原始资料、记录、质量、试验资料、验收表格等输入计算机,建立竣工档案总目录,利用超级链接对目录中文件实现即时搜索查找。
根据纸质档案和电子档案的特性,采用两种文件同时并存的管理模式。对纸质档案和电子档案同步归档、同步管理、同步利用。
3.5加强与业主和监理之间的沟通
施工单位在施工过程中进行竣工资料管理,与业主和监理之间的沟通也很重要。由于不同项目监理和业主在竣工资料管理要求上有所不同,在施工管理过程中必须经常与业主和监理单位沟通,以便能及时、完整、准确、系统地交出即符合《水利水电建设工程验收规程》(SL 223-2008)《水利工程建设项目档案验收管理办法》(水办[2008]366号)等有关规定要求,又符合业主及监理单位要求的合格竣工资料。
总结
Abstract: This paper studies the basic flow of project completion settlement audit, common problems in project completion settlement audit and the reason analysis and concrete measures to improve the project completion settlement audit and cost control.
关键词: 工程竣工结算;工程竣工结算审核;造价控制
Key words: project completion settlement;project completion settlement audit;cost control
中图分类号:TU723.3 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2015)05-0116-02
0 引言
对于工程造价控制来说,需要在满足合理质量、满足计划工期和满足安全生产的前提下,合理降低工程造价。要实现合理降低工程造价,发包需要加强竣工结算的审核,通过竣工结算的审核,使结算造价真实说明工程的实际支出。工程竣工结算造价控制,要符合法规、合同与施工实际,才能得到准确的竣工造价审核结果。工程竣工结算涉及到发包方和施工单位的利益,是确认工程造价的依据,所以施工单位与发包单位十分重视竣工结算的审核工作。本文的研究可以有效指导工程竣工结算审核与造价控制具有重要的实践意义。
1 工程竣工结算审核的基本流程。
1.1 工程竣工结算审核的前期工作
1.1.1 进行科学的工程资料管理 工程造价变动需要重视工程变更,因为工程变更会对计划造价造成较大的变化,需要防止施工单位在增加或隐瞒工程变更资料的问题。为了准确地把握工程造价的变化,发包方应建立科学的资料管理体系。收集招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同等经济类资料,收集施工图、竣工图、设计单位修改或变更设计的通知单等技术类资料。
1.1.2 明确送审竣工结算资料的具体要求 送审的竣工结算资料,需要认真整理,保证资料完整,附上清单,装订成册,规范管理。送审的竣工结算资料应尽可能为原件。这些资料包括合同、设计变更、送审结算书、工程量清单、招标文件、投标文件、会议纪要、竣工图、工程结算书等资料。经施工单位、监理单位、施工单位盖章后方可进入结算。
1.2 工程竣工结算审核的中期工作
1.2.1 送审竣工结算资料的符合性审查 承包方工程竣工后,提交竣工结算资料时,查验承包方提交的竣工结算资料是否及时、完全、准确。检查承包方提交的竣工结算资料是否连续编号,防止补办签证现象,保证承包方提交的竣工结算资料的符合性。
1.2.2 重点审核工程量、费用、价格、现场签证 为了实现有效的造价控制,工程竣工结算审核人员需要对工程量、单价、价格调整等进行重点审核。工程竣工结算审核人员对工程费用进行审核时,需要注意审查费用定额是否区分工程性质,是否按规定计取费率。工程竣工结算审核人员要注意审查各项取费是否符合规定,工程竣工结算审核人员还要关注计费基数和工程造价计算程序是否正确。工程材料品种多、数量多,在工程施工期间,工程材料价格可能会发生变化,工程竣工结算审核人员要关注建筑材料质量、价格、品种的变化,根据合同约定的材料调价原则,认真审核工程材料价格。工程竣工结算审核人员审核现场签证时,需要关注现场身份证是否存在与招标文件、施工合同的差异。
1.3 工程竣工结算审核的后期工作 工程竣工结算审核后期审核重点是对结算资料中数据的乘积、小计、合计的正确性进行审核。对人工失误进行纠正,如输入错误、内容遗漏、单位换算进行改正;依据合同、现场考察、三方确认对工程竣工结算审核前期、中期缺乏依据的资料进行调整或核减;对存在的问题,如工程变更、签证费用、责任的扣款等,明晰责任。完善系统的结算审核数据库。回顾、总结、发现工程竣工结算审核过程的经验和不足,不断提高工程结算的审核水平。
2 工程竣工结算审核常见问题及原因分析
2.1 计价条款和调整约定不明晰 一些施工合同对工程结算的有关条款交代不明晰、不具体、不严密。一些工程合同对设计变更没有明确的限制性条款。一些工程合同某些条款与工程招标文件存在矛盾。由于合同存在缺陷,给施工单位增加变更和签证项目带来了机会,形成了一些纠纷。
2.2 工程量的计算未依据竣工图和国家规定 工程量的计算是编制工程结算书的基础,它依据国家统一规定的计算规则、竣工图纸、设计变更联系单进行编制的。如工程量的计算未依据竣工图和国家规定进行计算,那么竣工结算工程量就会增加,施工单位可能会多报工程价款。
2.3 工程签证内容不明晰 施工过程中往往会发生签证项目。一些签证项目缺乏对形状、规格、材质的叙述,只有数字数据,一些工程是先编结算后补签证,有些工程签证签字手续不完整。这些问题使给施工单位可能高估冒算。
2.4 对工程设计变更控制不严 工程项目投资大、技术复杂、工期长,期间环境的变化会使得制定计划与合同时的条件发生改变,所以在施工过程中不得不进行一些设计变更。有的施工单位对设计变更听任不规范,如缺乏设计变更的审批手续,缺乏设计变更后工程量与成本变化的记录,这样难以进行有效的成本控制。
2.5 某些结算编制人员业务素质有限 某些施工单位结算编制人员的素质有限,业务能力和职业道德有待提高。在结算编制过程中,某些施工单位结算编制人员随意调整工程量清单中的综合价,把包含在综合单价里的内容单独列项,增减项目重视调增而忽略调降,某些施工单位结算编制人员不按要求套用费用定额,施工单位委托中介机构进行结算审核时中介机构信誉及能力不高。
3 提高工程竣工结算审核与造价控制的具体措施
①认真审核合同文件。施工合同是工程竣工结算的基础,审核工程结算前,工程竣工结算审核人员应认真阅读合同文件,正确理解合同原意。结算审核单位、施工单位与发包单位共同明确工程竣工结算要求。②按图核实工程数量。工程量清单是招投标工程发包的依据,工程竣工结算审核人员要按图一一核对施工单位工作量。工程量清单以外的部分,根据合同进行结算。③审核工程签证内容和计量。工程竣工结算审核人员要判断签证内容的真实性,工程竣工结算审核人员要仔细辨别工程签证的合理性,工程竣工结算审核人员要认真审核签证项目工程计量与套用定额的准确性。④审查设计修改变更。原设计单位出具设计变更通知单,才能进行设计修改变更,工程重大设计变更需经原相关审批部门重新审批确定。⑤坚持工程量清单招投标时的合同单价。按合同约定或招投标规定确定结算单价的计价标准与结算单位的计价规则。由于工程设计变更引起的变化,综合单价要由承包方提出,经发包人确认。合同约定幅度以外的由于设计变更引起了工程量增减部分,综合单价由承包人提出,经发包人确认。⑥监理工程师对造价加强控制。监理工程师有责任控制竣工结算造价。施工单位的结算必须经监理工程师审核后方可向施工单位送审。监理工程师需要在监理合同中落实造价控制内容。基于核减率对现场监理工程师执行奖惩制度。⑦工程竣工结算审核人员深入施工现场掌握实际情况。工程竣工结算审核人员在工程量清单校对核算阶段,为了明确变更情况,需要深入施工现场勘查以确保准确无误。工程竣工结算审核人员要深入市场了解建筑材料的品种价格及其变化,从而在工程竣工结算审核工作中掌握主动。⑧提高工程竣工结算审核人员职业道德。工程竣工结算审核人员不仅要全面熟悉定额计算及审计知识,还要保持良好的职业道德修养。工程竣工结算审核人员的工作,关系到发包方、施工方的权益,所以工程竣工结算审核人员除了要提高专业知识水平和丰富的实践经验,还要提高职业道德修养。
4 结束语
工程竣工结算审核是政策性、技术性、经济性都很强的审计工作,是进行工程造价控制的重要环节,工程竣工结算审核人员要增强责任意识,提高职业道德素质,依据国家法规和行业规定,严格按照审核程序和审计制度开展工作,实现对竣工结算阶段工程造价的有效控制。
参考文献:
[1]白建业.试议工程竣工结算阶段的工程造价控制[J].现代经济信息,2012(07).
[2]方林梅.对工程竣工结算造价控制的思考[J].江苏建筑,2004(S1).
Abstract: The final accounting check is the final part of the investment project. As a necessary stage of completion settlement procedures and important means,it is an important aspect to determine cost. Frequently asked questions and audits based on the construction completion settlement are discussed.
关键词:建设工程;竣工结算;审核
Key words: construction project;completion settlement;audit
中图分类号:TU723文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0071-01
0引言
工程竣工结算是指施工企业按照合同规定的内容全部完成所承包的工程,经验收质量合格,并符合合同要求之后,向发包单位进行的最终工程款结算。因此,建设、监理、咨询、审计和资产评估等有关单位均十分重视竣工结算的审核工作。
1当前工程竣工储算存在的问题
工程结算直接关系到建设单位和施工单位的切身利益。在结算的编审过程中由于编审人员所处的地位不同、立场不同、目的不同,而且编审人员的工作水平不同的差异,因而编审结果存在不同程度的差距纯属正常。但如果相差太大,就有有意压低造价或高估冒算的可能。
近年来,我们在竣工结算审核中发现一些普遍存在的问题,主要表现在以下几个方面:①有些建设单位对施工合同的签订工作重视不够,合同在制定过程不同程度地存在合同内容不够详尽、专用条款约定措辞不够产谨、表达不清楚、操作不具体等问题,为竣工结算留下了合同纠纷隐患。②隐蔽工程没有验收。建设工程项耳没有实行工程监理,或只委托“形式监理”(即有监理合同,但不要求派人驻现场监理)。建设单位没有专人管施工现场,隐蔽工程没有验收、没有签证、没有记录,到竣工结算时,施工单位才找设计人员补签证,然后列入结算。这种事后补签的隐蔽工程往往数量多记,甚至根本没有发生也列入结算。③现场签证文字表述不清,手续不完整在现场签证中也较常见,从目前许多项目的执行情况来看,乱签证现象比较严重,该签的签,不该签的也签使合同额外增加的费用很多。④量、价计算误差较大,结算造价水分含量较高,也是结算工作中普遍存在的问题。
这些都充分说明了竣工结算方面仍存在着不规范和人为因素,因此加强竣工结算审核和工程造价管理,保证结算审核的正确性、合法有效性就显得十分重要。
2建设工程竣工结算审核工作要点
工程结算审核是一项政策性、专业性很强的工作,从工程量校核的准确性到定额单价套用的合理性,从现场签证、竣工图到现场踏勘等,工作烦琐、复杂,延续时间较长。要做好竣工结算审核工作,根据工程具体情况采用科学、合理的审核方法,重点应放在做好项目的工程量、单价、各种费用计算的审核上。针对上述问题及其相关因素,做好工程竣工结算审核工作的要点应从以下几方面入手:①核对发包合同条款。首先应核对竣工工程内容是否符合合同条件要求,工程是否竣工验收合格,只有按合同要求完成全部工程并验收合格才能列入竣工结算。其次,应按合同约定的结算方法、计价定额、取费标准、主材价格和优惠条款等,对工程竣工结算进行审核:若发现合同开口或有漏洞,应请业主与施工单位认真研究,明确结算要求。②检查隐蔽验收记录。所有隐蔽工程均需进行验收,两人以上签证:实行工程监理的项目应经监理工程师签证确认。审核竣工结算时应该时隐蔽工程施工记录和验收签证。手续完整,工程量与竣工图一致方可列入结算。③落实设计变更签证。设计修改变更应由原设计单位出具“设变更通知单”和修改图纸,设计、授审人员签字并加盖公章,经建设单位和监理工程师审查同意、签证;重大设计变更应经原审批部门审批,否则不应列入结算。④按图核实工程数量。竣工结算的工程量应依据竣工图、设计变更单和现场签证等进行核算。并按国家统一规定的计算规定的计算工程量。招投标工程按工程量清单发包的,需要逐一核对实际完成的工程量,然后对工程量清单以外的部分按合同约定的结算办法与要求进行结算。⑤严格执行定额单价。除投资包干部分外,结算单价应按合同约定或招投标规定的计价定额与计价原则执行,一般以当地(或行业)当时执行的建安工程预算定额单价,当地(或行业)、建设行政主管部门和工程造价管理部门的报告期价格指数及有关规定为准。定额单价没有的项目应按类似定额进行分析换算,或提出人工、机械、材料计价依据,编制补充单价:不得高套、拆算,不得随意估算或重复计算。⑥注意各项费用计取。建安工程的取费标准应按合同要求或项目建设期间与计价定额配套使用的建安工程费用定额及有关规定执行,先审核各项费率、价格指数或换算系数是否正确,价差调整计算是否符合要求,后核实特殊费用和计算程序。要注意各项费用的取费基数,如安装工程以人工费为基数,这个人工费是定额人工费与人工费调整部分之和。建筑工程按工程类别取费,取费基数不同的应分别计算。如其他直接费和现场经费以定额直接费及报告期直接费价格指数或价差调整之和为基数:间接费和劳动保险费均以真接工程费合计为基数,而利润则以直接工程费、间接费和劳动保险费三者之和为基数,应按程序分别计算或先以统一的基数换算各项费率后,用综合费率计取各项费用。⑦有关单位参与把关。建设、监理、设计、施工等有关单位负责人和经办人员应大力支持,参与把关,对隐蔽工程和设计变更的签证进行核对确认,对施工殊措施发生的费用等共同商定对索赔费用进行认真落实。对结算中多报的工程价款不随意优惠等等,按照发包合同的要求和有关规定,公平公正地把工程造价落到实处。
3结语
做好工程结算审核,合理确定与有效控制建设投资,需要审核人员具有良好的职业道德、较高的业务素质和丰富的工作经验。工程情况各不相同,掌握科学合理的审核方法,认真做好工程量、价、费的审核是保证工程造价合理确定与有效控制的关键。结算审核牵涉到工程建设许多方面,需要建设各方积极配合,只有这样工程竣工结算审核才能顺利进行,才能全面真实地反映建设项目合理的工程造价,客观地维护建设各方的经济利益,使建筑市场更加规范有序地运行。
综上所述,建设工程竣工结算的审核是一门专业性、知识性、政策性、技巧性很强的工作。因此需要我们在工作中不断学习、总结和提高。
参考文献:
[1]李珂.竣工结算审核质量与造价控制[J].建筑经济,2007(4).