电子文件管理论文范文

电子文件管理论文范文第1篇

[论文摘要]该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

1电子文件管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

2电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

3电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。

目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

4电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

5电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

5.3建立全过程的管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。

综上所述，要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理[M].北京：中国档案出版社，1999.

电子文件管理论文范文第2篇

【关键词】交通运输；档案管理；存在问题；解决措施

交通运输业的档案管理是非常重要的，尤其是它不仅能够反映运输的经济运行能力，而且能为管理工作提供重要依据。但是，在具体工作中，档案管理是被经常忽视的，不被重视的，这就造成了档案工作质量下降，水平不高、人员素质得不到提升等问题，要解决好运输档案管理工作存在的问题是目前的当务之急。

一、交通运输业档案管理存在的问题

由于领导认识不足，管理人员相对较少，工作能力相对较差，而工作又相对较繁杂，所以出现很多不尽人意的地方：

1.对档案管理工作不重视。一些档案管理人员甚至包括少数领导干部在日常工作中，对档案工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案工作无足轻重，无关紧要，觉得档案工作是整理整理材料，存储存储数据，分分类，归归档，不能给单位创造直接的经济效益，只要不丢，不漏，可以应付外调就行了。在思想上存在轻视档案管理工作的误区，没有把这项工作列入全局工作日程，使档案资料的收集、整理被忽视。

2.档案室设施不齐全。档案管理有些必要的设备、用品、工具不健全，有的个别单位没有专用档案室，即使有档案室也是一些采光条件不好，空间狭小，潮湿的房间、内部设备不配套，不完善极容易造成档案材料霉变、虫蛀，影响档案的整洁、完整及使用。

3.档案管理不规范。没有档案管理机构就不能保证档案管理工作的顺利进行，建立良好的档案管理机构是档案管理工作的前提和保证。但是，在实际工作中，档案管理工作分工模糊，由非专业人员兼职，很多交通运输单位没有设置档案管理机构。

4.档案管理人员素质低。目前，在很多交通行业中缺乏档案管理专业人员，档案管理主要是由一些非专业人员来兼职。这些非专业人员没有经过专业技术的培养，缺乏档案管理知识，只是凭借主观臆断，照猫画虎，这使得整理出的档案个人因素明显，缺乏共性，档案质量受到影响。

二、加强档案管理工作的几点措施

1.加强组织领导，不断完善档案管理责任体系。档案管理要始终如一地严格执行上级的规定和要求，积极构建覆盖全面、责任明晰的档案管理体系。一是完善管理网络。要建立单位档案管理领导小组，配齐基层档案管理负责人和档案管理网络员，做到领导力量不弱化。二是落实具体责任。要将档案管理纳入运管部门总体工作规划及年度计划，明确档案管理工作目标，不断加大档案管理的检查考核和奖惩兑现力度，确保责任落实、工作到位。单位档案管理领导小组要不定期地听取档案工作人员的汇报，对档案收集、整理和利用情况进行检查，对查出的漏洞和问题，及时整改，保障档案工作健康发展。

2.加大宣传力度，不断增强全员档案管理意识。为了全面提高单位全体职工的档案资源意识，要对《档案法》进行宣传教育。一是强化档案重要作用宣传。通过申报档案利用成果、撰写档案管理论文等形式，强化档案重要作用的宣传，让全体职工充分认识到档案是单位的重要资源，对规范管理行为、挖掘管理潜力、提升管理效能、维护单位利益具有重要作用。二是强化档案基础知识教育。为了提高档案收集和归档效果，确保档案资料的完整有效，要对单位各相关业务科室网络员进行培训。通过组织学习、发放宣传资料、进行考试等形式，提高单位各相关科室网员的档案意识和工作能力。三是强化档案法律法规学习。要根据《档案法》的重点内容，采用发放宣传单、悬挂宣传标语、出黑板报等形式进行档案法律法规集中宣教活动，有效提高单位全体职工的档案意识和法律意识。

3.加强信息化建设，不断提高档案管理现代化水平。交通运输部门档案管理要实现信息化应做好以下三项工作：一是建立一个实用的档案信息网站。以网页的形式提供信息和服务相关的文件，文件信息在线咨询、搜索、电子文档、实时归档和直接访问的使用。二是加强电子文件的管理。这就要求档案管理人员必须对储存和处置工作中产生的大量电子文件进行指导。确保电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。三是做到档案信息的规范化、标准化。在进行档案管理信息化过程中，应该严格按照国家推荐的信息化管理标准，在实践中按照自身发展的需求和特点不断进行完善，制定出符合自身需要的管理标准体系。

4.加强培训、教育，不断提高档案管理人员素质。一是专业培训，提高档案管理人员的专业知识。只有掌握扎实的知识技能，专业的管理知识，才能在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中发现新情况，解决新问题。二是自我修养。在任何情况下运输部门的档案管理人员，都要坚持实事求是的原则，根据实际情况，尊重历史，恪尽职守，尽职尽责的记录历史的真实面貌。总而言之，道路运输行业的档案管理工作虽然还存在一些问题需要不断改进与完善，但是我们有理由相信，在行业主管部门的指导下，只要各级领导加强重视，档案管理工作一定能推陈出新、走出一条新路，为建设小康社会服务，为经济建设服务，为振兴道路运输事业服务。

参考文献：

[1]孙艳丽.档案信息网络化的问题[J].档案管理,1999(04).

[2]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地,2008(5).

[3]冯惠玲.电子文件时代新思维《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯,1998(06).

[4]唐小燕.电子文件管理不可或缺的元素背景信息[J].档案学研究,2001(05).

电子文件管理论文范文第3篇

关键词：信息资源管理；热点与前沿；可视化分析；Ueient

中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1008-0821（2012）07-0036-07

信息资源管理产生于20世纪四五十年代，起源于西方国家，最早产生的领域是美国政府部门的文字管理领域和企业管理领域。随着计算机技术、通信技术的发展，推动了信息资源管理的进一步发展。国外学者对信息资源管理的基定义。Bergeron，P在对1986-1995年间信息资源管理的概念进行回顾的基础上，将信息资源管理分为技术派和综合派。Bill Cook认为信息资源管理是组织的信息资源获得最大可能的经济价值，同时强调它对经济、效率和有效性的支持。w.D.Maedke在1981年从企业管理的角度认为对于一个特定的企业来说。信息资源管理是一门管理各种相互联系的技术群，使信息资源得到最充分的利用、最有效的配置的一门艺术或科学。霍顿于1979年在论文中认为信息资源管理是对一个机构的信息内容及支持工具的管理。本文认为信息资源管理是国际、国家和社会各组织机构为达到预定的目的，综合运用各种手段，对信息活动中的各要素实施全面管理的一种管理思想和管理模式。

国内的学者对信息资源管理的发展进行了综述研究，钟守真和李月琳对信息资源管理的含义进行了研究综述，综合介绍了中外研究者对信息资源管理含义的不同认识，总结了国内外学者在该领域所做的努力。凌云和高凡通过文献调查的研究方法，以1995-2005年国内外关于信息资源管理的期刊论文、研究报告为基础，对文献进行了聚类分析，总结了国外信息资源管理研究的进展情况。邱均平和苏金燕运用信息计量学的相关理论和方法，对1994-2006年间国内信息资源管理研究领域发表的论文进行了统计分析，总结了研究热点、文献增长规律、作者分布规律、合作者情况。王亚军对1999-2008年间我国政府信息资源管理理论研究状况与发展趋势进行了研究，从建设意义、管理技术与方法、开发利用、共享机制等方面进行综述，并指出了存在的问题。王伟军和甘春梅对基于Web2.0信息资源管理的概念与内容进行了综述，对内涵、类型、特性进行了界定，从技术、经济和人文3个维度阐述了其架构和内容体系。在以上的研究中，学者利用文献分析法从不同角度和时间跨度对信息资源管理研究领域进行了综述研究，缺少对该领域研究状况的可视化的立体再现，本文在他们研究的基础上，采用社会化网络分析的方法展示信息资源管理研究的结构和趋势，通过词频分析，确定信息资源管理研究领域的热点关键词，并绘制关键词所反映的信息资源管理领域的知识图谱，形象的展示信息资源管理的最新研究进展，使广大学者能够更加直观的了解信息资源管理的研究内容。

1、数据来源与研究方法

1.1 数据来源

本文在CNKI数据库中，以“信息资源管理”为主题词，对2007-2012年的文献进行了检索，共有1542篇文.献，获取了每篇研究信息资源管理论文的题目、机构、作者、发文期刊、关键词、发文时间等相关数据。

1.2 研究方法

本文以高频关键词为研究对象，利用词频分析法、共词聚类分析等研究方法对关键词的共词网络和聚类图谱进行分析，对我国信息资源管理的前沿进行探讨。关键词是指出现在文献的篇名、摘要和正文中，用以表达文献主题概念，有实际意义的自然语言词汇，对于某学科专业学术论文。由于研究人员对同一课题或概念的掌握较为准确，所使用的关键词也逐渐趋向一致。科研人员长期从事某个学科前沿领域的课题研究，会将新理论、新成果、新技术及时转化为公认的关键词，这些新兴关键词的多少代表着学科发展的方向与成熟度。分布频次与特征显示该学科的总体内容特征、内在联系、发展脉络、研究重点。

对文献关键词分析包括关键词的词频分析和共词聚类分析，词频分析是提取研究对象的关键词进行词频统计，筛选出高频关键词，分析研究对象的热点、前沿及发展方向。共词聚类分析是内容分析法的一种，共词聚类分析法主要是统计关键词在一篇文献中两两出现的频率，以词对频率为研究对象，采用聚类算法的数据挖掘方式，把关系密切的关键词聚集成类，形成一个个类团。

鉴于这些研究方法的科学性、准确性、客观性和实用性，以及近几年来取得的与此有关的一系列有意义的研究成果，本文将以关键词为基础的共词分析法和词频分析法相结合，应用于信息资源管理研究发展前沿、动态研究，并分析信息资源管理的重点研究领域和发展变化趋势。

1.3共词分析

共词分析是由法国国家科学研究中心的卡龙（Callon）等引入情报学领域的一种内容分析和科学绘图方法。这种方法不仅能够描绘学科领域的知识结构，还能结合时间序列揭示学科结构的演变历程。在人工智能、科学计量学、信息系统、信息检索和信息科学等领域都得到很好的应用。当两个能代表某一研究领域的关键词出现在同一篇文献中时，说明这两个关键词之间有一定的关系。出现的次数越多说明他们之间的关系越密切。统计高频关键词在文献中共现的次数，利用聚类分析、多维尺度分析等方法将某个领域的知识结构用图形的方式直观的表现出来。有利于分析该领域的研究热点和发展趋势。共词分析应依次进行4个步骤：（1）确定信息资源管理领域文献的高频关键词；（2）建立共词矩阵、相异矩阵、相似矩阵；（3）基于共词举证选取聚类分析、多维尺度分析、网络分析绘制信息资源管理领域图谱；（4）对得到的数据进行分析[uJ。

2、研究及结果

2.1 词频分析

运用SPSS等软件对文献集中的关键词字段进行统计，共提取关键词3 9564"，把词频在15以上的关键词确定为高频关键词，共有61个，去掉与研究主题相关度不高的关键词“信息资源管理，频次429”、“中国人民大学，频次30"、“增刊，频次24”、“对策，频次19”、“作者单位，频次17”、“稿件，频次17”、“启示，频次15”、“政府信息，频次16”、“信息共享，频次25”，得到52个关键词作为研究对象，如表1所示。这些词能从较大程度上代表信息资源管理领域的研究热点。

2.2 高频关键词共词矩阵

将上述52个高频关键词利用共词分析软件的共词统计功能生成一个52×52的共词矩阵（如表2），统计它们在1542篇文献中共同出现的频次，该矩阵是对称矩阵，表中对角线上的数值为该关键词与其它关键词共同出现的次数的最大值加1，凸显该关键词与自己的亲密关系，表中非对角线单元格上的数值为两个关键词共现的次数。如关键词“图书馆”和“信息资源”的共词频次为16，表示有16篇文献同时使用了这两个关键词。

2.3 聚类分析

通过聚类分析可以获取信息资源管理研究领域的相关性，即可以对当前信息资源管理研究领域加以归类分析，明确研究的进展方向。利用SPSS的多维尺度分析功能，对提取的高频关键词进行聚类分析。原始关键矩阵统计的是绝对值，不能充分反映词与词之间真实的相互关系，需要对原始共词矩阵进行包容化处理，形成相异矩阵和相似矩阵。准确反映关键词之间的紧密关联程度。由于高频关键词相似矩阵中含O较多，为了便于SPSs统计分析，将相似矩阵用1相减，得到相异矩阵（见表3）。将相异矩阵通过SPSS的多维尺度分析后得到关键词共词聚类图谱（见图1），其中，图谱中距离中心越近的节点越能代表研究的核心地位，而节点间的距离越近则表明它们之间的相关度越大。

共词聚类图谱中，图书馆、情报学、电子政务、信息技术、政务信息距离中心最近，目前处于信息资源管理研究核心地位的仍以信息技术、图书馆、电子政务为主。从图中节点分布的大致位置可以判断信息资源研究内容大致可以分为3类：第一类是信息技术与传统信息服务相结合的研究，包括以信息技术为依托的图书馆信息服务、政务信息资源服务。第二类是以图书馆学为主的学科发展研究。第三类是以电子文件管理为主的信息资源管理学的研究。

2.4 社会网络分析

为了避免对角线词频与其它词频相差过大而影响分析效果，引入0cbiia相似系数对共词矩阵进行处理，即把两个关键词同时出现的次数做分子，两个关键词各自出现的次数的乘积做分母。不用考虑没有引用这两篇论文的其它论文。经处理后得到高频关键词相似矩阵，见表4。相似矩阵中的数值越大，说明两者的关系越紧密，两者的相似度越大。

为了对共词网络进行分析，将构造的高频词相似矩阵导入社会网络分析软件UciIlet中，得到共词网络图（见图2）。从图中我们可以直观的看出：第一，信息化建设、信息资源整合等处在网络的中心位置，表明这些关键词与其它关键词共同出现在同一篇文献中的次数最多，在信息资源管理领域处于核心地位，即其他研究领域都是围绕着这些核心展开的。第二，政务信息、公共信息资源、档案管理、政府信息、图书馆、数据库、数字图书馆等研究对象处在网络的中间位置，它们是联系网络边缘与核心的桥梁，由此可见信息资源管理目前研究的对象主要集中在图书馆和政府两个领域。第三，网络资源管理、电子资源、网络、元数据、电子商务等词处在网络的边缘节点，表明了它们是当前信息资源管理研究的热点，虽然这些节点之间的联系比较稀疏，但它们更多的是通过中间节点作为桥梁与核心节点进行联系，目前以现代信息技术为对象信息资源研究成为研究热点。

2.5 中心性分析

中心性分析是社会网络分析的一个重要概念，是关于社会网络中行动者中心性位置的测量概念，反映的是行动者在社会网络结构中的位置或优势的差异。集中常用的中心度包括点度中心度、中间中心度、接近中心度。Lee，W.H研究发现，在一个共词网络中，网络中心性的点度中心度、中间中心度和接近中心度3个指标不但可以发现某一研究主题当前的研究热点，而且还可以用于发现未来发展趋势[捌。在某一个学科领域，节点中心度较高的节点通常代表着当前的研究热点；节点中心度和接近中心度两项指标较低，而中介中心度指标较高的节点代表着新兴的发展趋势。

本文利用UdIlet，计算出了各关键词的中心度（表5），各关键词平均密度为19.712，整个网络的平均中心度为36，大于平均中心度的关键词有19个，表明这19个关键词在网络群众拥有最强的影响力。

点度中心度在本文中反映的是某一个关键词与其它词是否同时出现在某一篇文献中，如图书馆、电子政务的中心度都是74，表明他们与网络中的74个关键词至少同时出现在某一期刊论文中，中心度越高，反映其在网络中的地位越高，越有可能是研究的热点。

中间中心度在论文中表示网络中某一个关键词影响其它关键词共同出现在一篇期刊论文中的能力大小的指标，从表2中可以看出“信息资源”、“电子政务”、“信息技术”等11个词的中间中心度与其它词相比，显得比较突出，表明在信息资源管理研究领域，这些关键词影响其它词是否共现的能力很强。

接近中心度是衡量网络中某一个节点不受其它节点约束的能力。接近中心度计算的节点与其它节点的距离越短，则表明该点越容易到达其它点，接近中心度越小的节点在网络中越处于核心地位。在表2中的“信息资源管理”、“图书馆”、“电子政务”、“信息服务”、“知识服务”处于网络图中的核心地位。

点度中心度较高的几个节点的中间中心度的走势与其大致相同，表明信息资源、电子政务、信息技术、信息服务既是当前的研究重点，也是其它领域研究的桥梁和纽带；中间中心度和点度中心度较高而接近中心度较低的点有信息资源、电子政务、信息技术、信息服务、信息资源共享、信息资源整合，表明以信息技术为中心，信息资源整合和信息资源共享作为信息服务中的关键环节将会成为今后一段时期的研究方向。综上所述，信息资源管理研究仍以信息服务为核心，而依托信息技术，由传统图书馆的信息资源管理向数字图书馆、电子政务、网络的信息资源研究的转变可能是未来的发展趋势。

3、小结

本文以信息资源管理为主题收集了CNKI数据库近五年所刊载的研究论文，以论文的关键词为研究对象，对关键词进行词频统计，获得高频关键词，建立高频关键词矩阵，并进行包容化处理，得到相似矩阵和相异矩阵，通过对共词矩阵的共词聚类分析、网络分析和中心性分析，从可视化共词结构和多维尺度聚类两个角度对我国信息资源管理研究前沿进行了探讨，认为传统研究领域如图书馆、政务信息、企业信息资源管理等将继续引领学科研究方向，数字图书馆、电子政务、电子商务等依托现代信息技术的新型信息资源管理研究将成为热点。因此可以说明在信息技术和通讯技术的引领下，以信息技术和网络为核心的虚拟环境下的信息资源的整合、组织和服务将成为信息资源管理的学术研究趋势。

电子文件管理论文范文第4篇

社会主义新中国已经建立60周年了，这60年是社会主义各项事业从无到有大发展的60年。新中国的档案事业也是在这60年中经历无数艰难坎坷后从小到大、从弱到强逐步发展起来的，这其中的档案高等教育事业的发展可以说是一个有代表性的重要方面。而要说中国档案高等教育事业发展。就不能不谈到中国人民大学信息资源管理学院(档案学院)的建立和发展。这不仅仅因为这所学院有与共和国几乎相同的年龄，更主要的是因为它的建立和发展，真切而全面地反映了新中国档案事业发展的历程。

中国人民大学信息资源管理学院是新中国档案学教育和档案学研究的开创者。自1952年年初建至今，信息资源管理学院走过了57年勇于开拓创新、不断提高发展的辉煌历程。她为祖国档案事业发展输送了大批优秀人才，为档案专业教育树立了典范模式，为档案学研究夯实了基础，开辟了新的领域，引导着新的方向。在全国档案学教育研究机构中，信息资源管理学院一直处于领先优势，保持中心地位。她还以一流的档案学教育和科研实力广泛开展国际学术交流与合作，赢得了国际声誉。在庆祝建国60周年的隆重日子里，我们与其说是回顾信息资源管理学院发展历史，毋宁说是在述说着一部中国档案教育和档案学研究的简史。

中国人民大学信息资源管理学院成立于2003年12月，而其前身则要追溯至1952年中国人民大学专修科档案班。从那时算起，中国人民大学信息资源管理学院经历了四个历史发展阶段：

一、创建与初步发展阶段：1952年4月～1966年4月

中华人民共和国成立后，为适应档案事业建立和发展的需要，在刘少奇、等老一代党和国家领导人的亲切关怀下，1952年4月，中共中央决定委托中国人民大学开办档案专业，培养档案干部。经中共中央办公厅、组织部、宣传部与当时中国人民大学校长吴玉章、副校长胡锡奎、成仿吾同志商定，在中国人民大学专修科内开设档案班，并派中央办公厅秘书处副处长吴宝康同志任档案班主任。时任中央办公厅秘书处处长曾三、副处长裴桐同志，亲自筹划档案班的招生、课程设置和组建教师及干部队伍。4月24日，中共中央办公厅和组织部向全国发出《关于中国人民大学档案工作训练班招生的通知》，要求中央机关和各省(市)选派干部来中国人民大学学习。11月15日，专修科档案班举行开学典礼，专修科档案班正式宣布成立。档案班的创立，是新中国文化教育建设史上的一件大事，它标志着新中国第一个档案高等教育机构的诞生。

中国人民大学专修科档案班在创建初期缺乏教员，总理亲自致电苏联有关方面，聘请苏联档案专家姆・斯・谢列兹聂夫来校讲学。档案班第一年的课程由苏联专家姆・斯・谢列兹聂夫讲授，中国教员在专家指导下负责课堂讨论和实验课。考虑到建设教师队伍的需要，1952年年底从档案班中抽出若干学员举办研究生班，培养档案专业教师。1953年9月，中国人民大学决定在专修科档案班的基础上成立档案专修科，档案教育规模不断扩大。到1955年，档案专修科已经初步建立了一支档案专业师资队伍，先后毕业了三期学员和两期研究生学员，为中国档案事业发展撒下种子。

1955年4月，根据社会主义事业发展对档案干部队伍的需要和要求，国务院和高等教育部决定，中国人民大学在档案专修科的基础上，创办历史档案系，吴宝康任历史档案系主任。历史档案系建立后，中国人民大学档案高等教育的层次由原来的专科上升至本科，档案教育的规模进一步扩大，质量进一步提升。至1959年，历史档案系在校学生达到535人。是当时中国人民大学在校学生最多的系科之一。同时，教师队伍也迅速扩大，共有教职员107人。这样的发展势头因“”的爆发而被迫中断。

二、全面停滞阶段：1966年5月～1978年6月

1966年5月，“”开始。从中央到地方的各级档案工作机构瘫痪，制度废弛，业务工作几乎全部停止，档案教育也被迫中断。中国人民大学历史档案系停止招生，处于实际停办状态。1973年，中国人民大学宣布解散，历史档案系被列入解散单位名单。后经努力争取，历史档案系大部分教工保留在北京师范大学。1974年5月，历史档案系宣布停办，教师队伍被拆散，图书资料、实验设备散失殆尽。

三、恢复与发展阶段：1978年7月～1998年6月

粉碎“”以后。全国档案工作逐步得到恢复，档案学研究和教育也重获新生。1978年7月11日，中共中央和国务院正式批准恢复中国人民大学，历史档案系也同时恢复，并改名为档案系。吴宝康、陈兆先后任档案系主任。9月，档案系开始招收复校后第一届本科生，在档案专业下设有历史档案管理、科技档案管理和档案保护技术三个专门化。1979年，档案系开始从事硕士研究生教育，建立了中国政治制度史硕士点，招收中国政治制度史硕士研究生；1982年，又建立历史文献学(含档案学)硕士点，招收攻读档案学理论与历史方向的研究生。

早在1960年，国家档案局曾专门召开会议研究成立档案学院，并将会议决定报告中央，获得总理的同意。后因国家经济困难，档案学院的各项筹备工作被迫中止。20世纪80年代以后，为适应档案工作恢复和发展的需要，满足国家对档案人才的迫切需求，中国人民大学曾经正式行文给教育部，建议专门成立一所培养档案人才的高等院校一档案学院。此建议虽因受当时经济调整的影响而暂未获批准。但国家有关部门明确规定，将不断增加对档案教育的投入，促进档案高等教育的发展。

为适应现代化建设和档案事业蓬勃发展的需要，1985年7月，国家教育委员会正式下达[85]教计字084号文件，批准中国人民大学成立档案学院，同时批准档案学院设历史档案管理、科技档案管理和档案保护技术三个专业。陈兆、李鸿健、曹喜琛、冯惠玲先后担任档案学院院长(副院长)。档案学院的成立，是我国档案事业发展史上的一件大事，它标志着我国档案教育发展到一个新的阶段。是档案学教育史上的一座里程碑。

1993年，档案学院建立历史文献学(含档案学)博士点，至此，档案学院具备了从本科、硕士到博士的全部教育层次。

档案学院成立以后，经过不断的改革与调整，使得档案学专业教育在办学规模，层次、形式、专业、课程设置、教材、教师队伍建设、教学内容、教学方法，以及国际交流等诸多方面，都得到前所未有的发展和提高，对我国档案事业的发展，特别是对档案学专业教育的发展产生了深远的影响。

四、全面发展阶段：1998年7月

至今

随着社会信息化进程的不断发展，到20世纪末，我国在迈入新世纪的同时，开始了向信息社会的跨越式推进。为了适应这样一种“基于信息资源”的社会形态的发展需求，特别是满足社会对综合性、复合型信息资源管理人才的需要，以培养信息资源管理类人才为共同使命的图书馆学、情报学、档案学教育加快了学科融合、共同发展的步伐。1997年6月6日国务院学位委员会、国家教委颁布《授予博士、硕士学位和培养研究生的学科、专业目录》，1998年7月6日，教育部颁布《普通高等学校本科专业目录》，对高等学校学科专业进行调整和归并，将原隶属于历史学门类下的档案学专业归人管理学门类，与图书馆学、情报学并列构成一个新的一级学科。

档案学院针对不断发展变化的社会需求，在广泛调查、认真研究的基础上，于1998年下半年，及时确定档案学、图书馆学及情报学一级学科综合发展的战略，在信息资源管理的框架下，重新调整学科教育体系，在保持档案学科优势的前提下，大力发展情报学与图书馆学等相关学科。1998年6月，档案学院设立图书馆学硕士学位点，2000年12月设立情报学硕士点，2002年和2007年，被两次认定为全国唯一的档案学国家重点学科点。至此，学院形成了档案学、图书馆和情报学一级学科硕士点完整布局。

2001年，中国人民大学为适应社会需要和整合资源。改革管理体制，进行院系调整。档案学院面临新的挑战和选择，或并入其他学院，或保留建制在更大空间中突破发展。学院继承了艰苦创业、勇于开拓、在提高中求发展的优良传统，坚定选择后者，在保持档案学传统优势的前提下，利用学院在图书馆学、情报学、信息管理和信息技术等方面的已有基础，积极筹备建立信息资源管理学院。2003年12月，中国人民大学正式行文，决定在原有档案学院的基础上成立信息资源管理学院，中国人民大学副校长冯惠玲教授兼任信息资源管理学院院长。中国人民大学信息资源管理学院是国内第一个信息资源管理学院，它的建立标志着学院进入了一个新的发展时期，标志着我国信息资源管理学科及其高等专业教育进入一个新的发展阶段。信息资源管理学院的成立，巩固和提升了档案学的学科地位，开拓了档案学的研究视角。2005年，信息资源管理学院获得图书馆、情报与档案管理一级学科博士学位授予权。2008年在教育部组织的一级学科水平评估中，信息资源管理学院位列全国第二名。

目前，学院设有档案学、信息管理与信息系统两个本科专业，档案学、情报学、图书馆学、信息资源管理、中外政治制度5个硕士学位点，档案学、情报学、图书馆学、信息资源管理4个博士学位点，1个一级学科博士后流动站。教育部主管、中国人民大学主办的中央级期刊《档案学通讯》由学院出版发行。赵国俊教授现任信息资源管理学院院长。学院现拥有一支具有较高政治素质和业务素质，年龄结构、专业结构、学位结构、学缘结构、职称结构较为合理的师资队伍。信息资源管理学院已成为我国创建最早、规模最大、学科层次完备、师资力量雄厚、国内领先、在国际上具有一定影响力的信息资源管理学科高等教育与研究机构。成为国家培养信息资源管理高级专业人才的重要基地。

早在1956年，经总理亲自修改的国务院《关于加强国家档案工作的决定》中就对档案系明确提出了培养档案工作干部和加强档案学研究的双重要求。1985年，国家教委和国家档案局联合颁发了《关于发展和改革档案学教育的几点意见》，明确规定学院为“全国高等学校档案学教育与档案学研究的中心”以及“培训高等学校档案学师资的基地”。学院在五十余年的发展中，一贯坚持教学和科研并重的方针，教研相长，因此，新中国的档案学研究几乎是跟随着信息资源管理学院的创建、发展而逐渐建立、发展起来。到目前为止，信息资源管理学院的科研成果已经涉及到信息资源管理学科的各个领域。学院在保持档案学学科优势的同时。积极开拓了新的学科领域和研究方向，密切跟踪国际学术发展前沿，及时吸纳国际学术研究最新成果，在国家信息资源管理发展战略、国家信息资源控制力构建、电子文件管理、政务信息管理、知识管理、信息咨询与服务、信息分析、社会科学信息管理等研究领域，做出了可贵的探索，成果丰厚。学院已累计取得科研成果数千项，其中教材、专著、译著、工具书等500多种，论文、译文数千篇，承担了部级、省部级和相关国际组织的科研项目一百多项。这些成果大多具有较高的学术水平，其中100多项分别荣获部级、省部级或校级奖励。

学院以开放的眼光，开阔的胸襟，及时与国内外同行交流最新学术研究成果。在国际交流方面，学院作为世界上规模最大的档案教育机构，积极开展国际间学术交流和合作。1984年，学院正式成为国际档案理事会丙类会员，2005年开始学院成为国际信息资源管理学会成员单位。学院多名教师受聘担任国际档案理事会教育培训处通讯委员和指导委员会委员。学院多次派遣教师出国进修学习考察，参加国际学术会议，延聘国外专家学者来院讲学交流，与国外大学签署合作协议。学院赢得了广泛国际学术赞誉。从1978年以来，信息资源管理学院先后主持召开30余次国内、国际等不同范围的重要学术会议，尤其是2004年开始连续多次成功主办“中国信息资源管理论坛”，在国内外学术界产生了广泛的学术影响，成为中国信息资源管理学界的高端论坛。