档案资料论文范文

档案资料论文范文第1篇

要严格划清密与非密的界限，限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。首先在起草的文稿上先拟定密级，防止在起草过程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控，并确定哪些档案资料能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导，进一步做好档案资料管理规范化、标准化工作，做到科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供利用。

强化目标管理，应用保密技术促进档案资料管理

随着秘密信息载体形式的多样化，办公自动化的应用，以及网络技术的不断发展，现代企业步入了以电子信息交流为标志的信息化时代，其各项业务由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程，造成了大量数字化信息的不断涌现。我们已逐步认识到，电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来说有着极大的优越性，但在信息采集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点，如：易被窃取、篡改、删除、伪造，如果使用和管理不当，将会给国家和企业带来严重的后果。因此，确保资料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵赖性是现代企业档案资料管理工作中信息安全保密的目标。在严峻的保密形势下，企业应与时俱进，积极地将保密防范技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。在保证环境、设备、设施安全的前提下，通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施，保证信息系统的运行安全；在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提供网上信息服务时，采取物理隔离、身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完整性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防范措施，尽量减少信息利用者的安全风险。

明确职责，提高档案资料管理人员素质

档案资料论文范文第2篇

一、做好导查工作

所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。

接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。

三、做好代查工作

代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。

四、做好协查工作

协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。

五、做好陪查工作

档案资料论文范文第3篇

一、档案信息服务的内涵与分类

1、档案信息服务的内涵

信息,是物质的一种属性,是客观事物存在形态与运动过程的表现和反映,信息存在于人类社会活动的各个领域,是社会得以存在并不断发展的基础。而信息服务,也就是以信息为内容,以满足社会组织和社会成员的信息需求为目的的社会服务业务。与其他社会化服务相比,信息服务是一项更具有普遍性和社会性的服务,人类从来就没有像今天这样依赖信息,国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起①。社会信息需求的膨胀与增长,极大地刺激了社会信息服务业的发展,并呈现四个特点:一是从单一形式的服务向综合发展;二是从以部门为主体的信息服务向社会化信息服务模式转变;三是各种专项信息服务和系统化信息保证服务将成信息服务业务发展的一大主流;四是信息服务向多元化和多样化的方向发展②。档案信息服务,是指以档案信息为服务内容的社会信息服务。档案信息资源是社会信息资源系统中的重要组成部分,档案信息服务在整个社会信息服务体系中也有着十分特殊而重要的地位。

2、档案信息服务的分类

档案信息一般有广义与狭义之分,狭义的档案信息仅包括档案的内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息与档案形式、档案载体方面的信息;而广义的档案信息还包括由档案内容信息与载体信息经过转移或加工之后的信息,亦即派生信息。因此,广义的档案信息用公式可以表示为:档案信息=档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息③。

在现代社会中,档案信息服务活动十分频繁,档案信息服务的形式与模式也多种多样,要区分目前档案信息服务的模式,从不同的角度分析,有着不同的划分方法。第一,从服务的方式来分,档案信息服务可以分为传统服务模式与网络服务模式;第二,从服务的性质来分,档案信息服务可以分为公益服务模式与产业服务模式;第三,从服务的层次来分,档案信息服务可以分为机械服务模式与智力服务模式④。本文主要按第二种划分方法研究公益型档案信息服务和商业型档案信息服务。公益性档案信息主要包括:气象、地震、水文、人口、自然资源等方面的内容,这些内容直接关系到人民的正常生活和社会发展,应体现“社会效益”原则,一般无法或不能实现商品化,而只能作为公益型档案信息服务。商业性档案信息包括商贸、投资、金融、科技、人才、企业、经济、娱乐等方面的内容,这类档案信息在客观上既具有商品的属性,又可以不涉及信息的安全问题。⑤

二、档案信息服务经济学分析

1、公益型档案信息服务的公共物品属性

萨缪尔森(Samuelson)在1954年发表的《公共开支的纯理论》中给公共产品下了明确的定义,即“每个人的消费不会减少任意其他人对这种物品的消费”⑥。从这个定义中体现了公共产品的两个基本特征:消费上的非竞争性和占有上的非排他性。所谓非竞争性,是指一个人在消费某物品时,并不妨碍另一个人的消费,换句话说,这样的物品一旦提供,增加一个人的消费并不给任何人带来成本;所谓非排他性,是指不需要支付成本也能够从某物品的消费中得到好处,或者是让某个不付费者不消费这种物品是困难的。公共物品一般都具有外部性。所谓外部性,是某一经济主体不经交易而对其他的经济主体施加利益或成本,即其行为是其他经济主体效用函数的因变量⑦。外部性是由于缺乏直接相关的交易或补偿性支付所造成的。外部性的存在导致了“搭便车”心理。所谓的“搭便车”心理是指在公共产品的消费中,消费者源于自利行为而隐藏自己的真实偏好,希望别的消费者为自己的消费付费的心理。在公益型档案信息服务中,每个使用者都不愿意表达自己从中获得的真实收益,那么私人不可能提供公共产品,而被认为是政府的职能所在。正是因为档案信息使用中外部性和“搭便车”心理使档案信息服务的边际个人收益(MRP)小于边际社会收益(MRS),从而导致档案信息服务供给不足(见图1,其中MCS为边际社会成本,MCP为边际个人成本),不能实现帕累托最优状态⑧。

图1公益型档案服务的正外部性导致供给不足(Q1﹤Q2)

因此,公益型档案的信息服务就只能由国家财政投资,统一监管,通过公益型档案信息服务向公众无偿提供来实现,以满足社会公众的政治、文化、休闲娱乐等各种需要。公益型档案信息服务向社会公众提供的是作为公共物品的公益性信息,有着其他档案信息服务不可替代的社会地位与价值,也是整个档案信息服务业的基础。这类档案信息服务属于社会公共财产,虽然在一定程度上可以实施排他性的措施,但不宜也不能参与市场买卖。

2、商业型档案信息服务经济学分析

商业型档案信息服务是相对于公益型档案信息服务而言的,主要是指将档案信息作为商品,参与市场流通的有偿服务。商业型档案信息服务是我国市场经济与信息服务深化发展的结果,与传统的公益型档案信息服务相比,它主要有两个特点:第一,商业型档案信息服务属于有偿服务。有偿与无偿服务是商业型档案信息服务与公益型档案信息服务的本质区别,产业档案信息服务通过市场的买卖和付费而获得直接补偿。第二,商业型档案信息服务提供档案信息商品。在商业型档案信息服务中,其向社会用户提供的是一种具有价值与使用价值的信息商品,信息商品虽然并不完全具备物质商品的特性,但也存在着市场定价、成本效益等一系列的问题。目前,对于信息商品的定价,理论界主要提出了四种具有代表性的理论,即价值价格论、效用价格论、供求价格论和垄断价格论。而商业型档案信息一般来自于企业或者其他团体,在信息不对称的前提下,一般具有垄断定价的特点。

因此,商业型档案信息服务是在市场机制环境下由市场对资源配置发挥基础性的调节作用,一般以企业或者私人商品的形式提供,其商品价值由市场价格反映。然而由于信息服务产品的特殊性,在市场不能发挥作用或存在市场缺陷和市场失灵的情况下,政府干预则是必要的而且是必须的,政府的干预能够有效保障市场公正,消除市场缺陷和市场失灵,避免由于信息不对称而造成的道德风险和逆向选择行为⑨。

3、公益型和商业型档案信息服务的比较分析

公益型档案信息服务以无偿为特征,从而可以有效地刺激社会公众对档案信息的需求,有利于国家的宏观调控与整个社会档案信息服务业的良性发展。但也存在着诸多的弊端,如经费使用上不计成本,工作不讲效益;资料堆积;服务方式机械呆板,缺乏活力等等。与之相比,商业型档案信息服务强调产出与效益,服务形式多样灵活,内容丰富,而且能很好地调动工作人员的积极性,实施知识管理,因而运作相对高效。但不容置疑,商业型档案信息服务以盈利为直接目的,容易引起因追求短期的经济利益而不顾社会效益的问题,因而需要国家的宏观调控。比较分析见表1。

三、档案信息服务的建议

公益性档案信息由于其具有公共物品的属性,因此这类档案信息服务只能由国家财政投资,统一监管,通过公益型档案信息服务向公众提供来实现。这类信息一般需要依靠专业的机构花费一定的成本才能提供给社会大众,在对档案信息进行加工整理的过程中,档案工作者付出了大量艰辛的体力与智力劳动,由此而创造的派生性档案信息产品应该通过市场获得一定的补偿与报酬,如档案馆公开出版的档案文献编研成果等。这样一方面可以提高档案工作者的积极性,提高服务效率,同时可以加快档案信息的不断更新,内容的不断丰富,更好地履行公益服务的职责。此外,在收取一定的信息编制和管理费的基础上,国家和政府也应给予特定的补贴。

对于集体和个人所有的档案与档案信息,如图纸、信札、书稿、照片等,除了对国家和社会具有保存价值或应当保密的只能向档案馆出售外,其余的在法律规定范围内可向社会公开出售,自由买卖,利用市场机制由市场对资源配置发挥基础性的调节作用。与此同时,政府要建立健全市场机制,完善知识产权保护制度,建立统一的管理机构和管理法规,保证档案信息服务产业的市场秩序,并建立档案信息交换的平台,对档案信息的定价和交易方式以及交易过程予以监督,避免道德风险和逆向选择的发生。两种类型的服务各有特点和侧重,因此只有把两者有机地结合起来,扬长避短,才能更好地促进档案信息服务的发展,图2为档案信息服务体系的基本框架。

注释:

①周晓英:《档案信息论》,北京:中国人民大学出版社,2000:13。

②王协舟、刘安福:《档案信息服务与产业型档案信息服务》,《图书馆》,2007(1):105-108。

③赵屹:《档案信息网络化建设》,北京:北京图书馆出版社,2003:33。

④张林龙:《试论我国的信息服务产业》,《河北科技图苑》,2000(1)。

⑤袁洪:《我国档案信息市场运作模式探析》,《档案学通讯》,2004(1)。

⑥何立胜、杨志强:《内部性·外部性·政府规制》,《经济评论》,2006,(1):55–60。

⑦张培刚:《微观经济学的产生与发展》,长沙:湖南人民出版社,1997。

档案资料论文范文第4篇

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

建筑工程档案资料是企业宝贵的财富，不仅能在工程建设过程中起发挥重要作用，还能在城市化建设过程中提到积极的推动作用、借鉴作用和参考作用。建筑工程档案资料的归档管理是一个庞大的工程，并不是少数几个人就能完成的。为此，应该成立专门的档案归档管理部门，并聘请专业的档案管理人员进行相关工作，保证建筑工程档案资料的归档管理工作能及时有效的完成。只有这样，才能更好的发挥建筑工程档案资料归档管理应有的作用。

档案资料论文范文第5篇

1.1相关人员档案意识薄弱。

众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2建筑工程档案资料管理质量低下。

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3明确分工，协调相关业务。

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3结语

总而言之，建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此，通过建立和完善相关的档案管理机制，提高管理人员的档案管理意识，明确好各项分工，聘请专业的人员进行管理，全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。

档案资料论文范文第6篇

顿嵩元，河南省郾城县人，是许慎学研究专家、教授，致力于许学、文字、训诂、历史文献的研究，曾讲过古代文学、历史文选、训诂学、文献学、楚辞等课程，精于小学与考据。他先后参加八次国际学术会，四次在大会上宣读论文，七篇论文被选入论文集。出版了《许慎与郾城》、《许慎生平事迹考辨》等论著。发表《浅淡训诂学与古籍整理》、《扬雄方言及对说文的影响》、《中原胡姓与北方胡人考》等论文四十余篇，其中《范缜生平事迹考》等四篇论文转载于台湾《中原文献》。《许慎故里考辨》获1990年省语言学会论文二等奖，《浅淡训诂学与古籍整理》获1991年河南省社科院优秀成果奖，《许慎生平事迹考辨》获1992年河南省语言学会优秀论著一等奖。他不置家产，省吃俭用，购买了万卷册许学研究书籍，顿嵩元教授向漯河市档案馆全部捐赠了所藏档案资料共 15924 卷、4532 册，这在漯河档案史上尚属首次，在河南乃至全国也不多见。驻马店教育学院曾出资10万元想收购他的档案资料，他拒绝了；漯河市一些单位相继找到他，他也拒绝了。几年前，顿教授曾准备将档案资料捐赠给一个纪念馆，但最后，他毅然改变原来的捐赠意向，将档案资料捐赠给了漯河市档案馆。那么，漯河市档案馆是怎样成功地接受顿教授捐赠的珍贵的档案资料呢？对这一捐赠档案资料案例进行剖析，从中找到档案馆征集珍贵档案资料的方法、途径，具有很重要的现实意义。

二、顿嵩元教授为何愿意向漯河市档案馆捐赠珍贵档案资料

近年来，漯河市利用每年《档案法》宣传月、“法制宣传日”、档案执法检查等多种形式，开展《档案法》宣传教育活动，提高社会档案意识和档案法制意识。在举办《档案法》宣传咨询服务活动中，漯河市档案馆积极参与，向社会散发档案法规、档案馆简介、档案馆馆藏介绍、服务承诺等材料，通过形式多样的宣传活动，进一步扩大了档案馆的影响和社会知名度，增强了社会档案意识和档案法制意识，使公民了解到档案馆保存的档案资料是受《档案法》的保护的，不能随便出卖、赠人，为档案馆征集珍贵档案资料打下了良好的思想基础。在与顿教授的交谈中，我们注意到他很关心档案馆的档案资料是不是可以出卖、赠人，我们拿出档案法规，向他详细地介绍了档案资料受到法律保护的内容，使他从思想上感到档案资料的保管利用是有法可依的，从而消除了他的思想顾虑。

顿教授在捐赠档案资料前，进行了详细认真的调查，他先后查看了漯河市、郾城县的几个单位，漯河市档案馆以良好的档案保管条件、严谨的工作作风和优质的服务最终赢得了顿教授的好感，感到漯河市档案馆的确名不虚传，无愧于全国档案系统先进集体、市文明示范窗口、市巾帼文明示范岗等荣誉称号，档案资料放在这里绝对安全。正是良好的工作业绩，为漯河市档案馆接受顿嵩元教授捐赠档案资料打下了良好的物质基础。

社会各界是否愿意将珍贵的档案资料捐赠给档案馆，也与档案馆良好的信誉有密切的关系。近年来，漯河市档案馆在抓好各项业务工作的同时，致力于抓好行业作风建设，外树形象，建设诚信档案馆，为社会人士向档案馆捐赠档案资料打下了良好的信誉基础。从档案馆工作者身上，捐赠档案资料者看到了好的工作作风和认真的工作态度，使捐赠者相信档案资料在档案馆一定会得到妥善管理。在与档案馆人员的多次接触中，顿教授一再赞扬档案馆人员作风正、素质高、形象好，档案馆以此赢得了顿教授的信任。

三、对捐赠行为进行公证和广泛宣传

有效地征收散存在社会上的珍贵档案资料一直是档案馆面临的一个难题，由于种种原因，许多人不愿将珍贵的档案资料交给档案馆，而档案馆又没有足够的征集经费购买，珍贵的档案资料随时面临着散失的危险。鉴于此，我们适应市场经济新形势的需要，大胆采用公证、签订协议书等形式，征集珍贵的档案资料，实现了档案征集方式的创新。顿教授一直致力于许学的研究，他所保存的档案资料多为历史类书籍，平时在研究工作中经常要查阅，如果不能很好地解决顿教授平时利用档案资料问题，就不能顺利地接收这批珍贵档案资料。为此，我们同意这批档案资料所有权归档案馆，但可以在顿教授家存放，档案馆对这批珍贵档案资料的保管情况要定期检查，保证这批珍贵档案资料的安全，双方均不得将档案资料出卖或转让给他人。顿教授写了《超前遗言》，明确将他保存的档案资料捐赠给漯河市档案馆，漯河市档案馆与顿教授签订了捐赠档案资料的协议书，明确了双方应履行的责任和义务，并到漯河市公证处进行了公证。

档案资料论文范文第7篇

高校学报档案资料丰富，有着独特的价值功能。既有原始性的记录功能、整合性的信息情报功能，也有全方位的服务功能。了解高校学报档案资料的价值功能，有助于高校学报的可持续发展。

关键词：

高校学报 档案资料 价值功能

高校学报档案不仅是高校学报窗口职能的重要见证，直接体现高校学报发展的历史，还是高校档案的重要组成部分。随着文化的发展、社会的进步，越来越多的资料累积在学报编辑部，这些档案资料发挥着越来越重要的作用。笔者从事编辑校对和档案管理工作多年，在工作实践中，逐渐认识到档案资料的价值所在，现试就此论题阐述一下自己的观点。

一、高校学报档案资料的记录功能

高校学报档案材料是高等学校在从事学报办刊、出刊、发行等一系列与编辑活动相关的过程中形成的各种资料，不仅包括学报申办过程中的一系列政策文件资料，也包括每期出刊前后的稿件处理材料及日常编辑工作中的各种重要材料，还包括每期学报与各兄弟院校的交流学报以及与学报有关的其他资料。

1.重要文件的保存，记录了学报发展的历史

高校学报是在上级新闻出版部门和高等学校的双重领导下开展工作的，因此会留下很多重要的政策性、历史性文件。从学报筹办、发刊到学报更名、更改刊期，每个发展阶段都留下了珍贵的档案资料。有些重要文件留有各级领导和有关负责人的亲笔签名或批示，盖有机关或个人的印章，比如创刊批复，学报更名批复等，有些重要材料是领导人的亲笔题字或手稿、活动照片、原声录像等。这些档案资料是原始性的记录，有着真切的历史痕迹，记录了学报发展的历史。

2.日常编辑材料的保存，体现整个编辑出版过程

高校学报档案把日常编辑工作的重要材料都保存下来，数量纷繁，分门别类，如实地记录学报编辑过程。比如每期出刊前后的稿件处理与编辑加工材料，学报论文的原稿、修改稿、审稿单以及编辑与作者编读往来的重要信件等，这些档案资料客观真实地反映了编辑部的组稿意图和审稿原则，包含编辑、作者、审稿专家的辛苦劳动，历史地体现了整个编辑出版活动的过程。

3.每期学报及交流学报的保存，展现学术魅力

高校学报是高校教师和高校在读研究生进行科研创作的主要阵地，是学术交流、信息传播的重要载体，对每一期学报的妥善处理，是对学术成果的有效保存。此外，各高校学报之间为了加强学习与沟通，互相交流各自的学报，这些交流学报也是学报档案资料的一部分。这些档案资料涵盖了研究者的各种创新成果，展现出独特的学术魅力。

二、高校学报档案资料的情报功能

人类已进入信息时代，谁先掌握情报信息，谁就能获得成功的先机。学报档案资料包含着极其丰富的信息宝藏，具有重要的情报价值。对这些档案资料进行整合、激活，能够形成丰富的信息源，为高校学报的可持续发展服务。

1.政策文件、业务材料等信息

高校学报收集了与办刊相关的政策性文件或编辑出版法规制度，如《出版管理条例》《图书质量管理规定》等，这些档案资料为学报办刊指明了方向，提升了编辑工作的质量。

2.选题、计划等信息

编辑部每年的选题、计划都是学报编辑在进行充分的科学研究基础上提出的，这些选题包含了对学科研究状况的综合性分析和预测。历年的选题、计划等信息，反映出科研发展的趋势，有利于新的选题、计划的制订，有利于挖掘最新成果。

3.学术信息

高校学报发表的学术论文涉及的学科众多，信息含量极大，集中反映研究者在本领域的学术研究成果和最新动态。学报档案资料室不仅会收集本刊创刊以来的所有刊物，还会把交流来的学报进行专门保存。这些学报资料集中在一起就像在进行一场学术的盛宴，内容丰富，格调不俗，令人回味。

4.作者、读者信息

学报作者大多是教学科研骨干，很多学报对论文作者情况进行统计，如作者姓名、工作单位、研究方向、投稿时间等，通过这些信息的整合归档，从中可了解科研人才的结构与分布、课题研究与科研梯队的状况。学报读者也多为各学科的教学科研人员，根据订阅发行情况，可了解读者所分布的地域及阅读趣味，以有针对性地调节办刊思路。

很多学报建立了审稿专家数据库，对相关专家的姓名、年龄、工作单位、学历学位、职称、研究方向等情况进行详细记录，在审稿过程中这些信息方便了编辑选择专业对口的审稿人，准确审读稿件。另外编辑处理稿件的信息也被完整地保存下来，一些资深编辑在处理稿件时有独特的方法和思路，值得新来的编辑借鉴学习。

6.各种电子化信息

当今社会已进入到数字化时代，很多学报实现了网络化管理，不但把每期的学报内容上传到期刊数据库，也常常以摘要、专题的形式在各种网络平台。与此相应，档案资料也向电子化过渡，各种各样的档案信息随着鼠标的轻轻一点即进入到人们的视野。与传统档案资料相比，电子化信息的兼容性更强，传播更便捷更迅速，社会的反馈更直接，因此也就涵盖了更多的情报信息。

三、高校学报档案资料的服务功能

高校学报建立起一整套的档案资料，对原始性的资料进行完整记录，对各种原始资料进行整合形成情报信息，目的就是为高校服务、为社会服务。高校学报档案资料的服务功能体现在三个方面。

高校学报档案资料有助于编辑们及时了解并掌握学术上的最新成果和研究动态，对把握办刊方向、提高办刊水平起到了积极作用。此外，档案资料还能使编辑们在选题、组稿、审稿、栏目策划及版面设计方面得到启示，从而有效编辑稿件，高质高效出刊。

2.为教学科研人员服务

高校学报是高校教学科研人员所依托的重要学术园地。教学科研人员可通过本校学报和交流来的学报及时了解各学科教学科研情况，不断得到有价值的信息。学报中一些专题研究的最新研究成果，对提高教学、创新科研有重要的启示意义。

3.为作者、读者服务

学报档案资料可为作者提供完整的栏目设置及历年的载文信息，使其对本学报有一个完整的了解，在此基础上撰写学术论文，可使选题准确，提高稿件的命中率。学报档案资料也可为读者提供所需的各种学术资料，满足读者了解相关学术研究进程的要求。学报的作者和读者大部分也都是各行各业的教学科研人员，为作者、读者服务，实际上也就是在为教学科研服务。

档案资料论文范文第8篇

关键词:水暖档案资料,管理

建筑工程竣工技术档案,是把在建筑施工过程中积累起来的直接反映单位工程质量全貌的技术资料及其合法建设、合法验收的各项审批文件,按规定装订成册,移交相关部门保管的具有法律依据的重要的工程技术档案。

水暖工程是建筑工程的一部分,但它是独立的单位工程,所以它有一套完整的档案资料,供水、排水、采暖都和人们的生活息息相关,质量的好坏直接关系到人们的生活质量,所以做好水暖档案的编制工作尤为重要。

一、水暖工程档案的作用

1、 评定工程质量,组织工程竣工验收的竣工验收的备案的必备的档案资料。

2、 为日后工程使用、维护、改建、扩建和查找地下隐蔽物提供依据。

3、 证明工程质量优劣、结构安全可靠程度及处理工程质量事故的依据。

4、 考核工程参建各方遵法、守法和施工与管理水平,便于查找质量责任者的依 据。

5、为工程结算提供依据。

二、水暖工程档案编制内容

1、 设计技术交底、图纸会审记录、设计变更通知单和施工技术联系单。论文格式。

2、 材料、构件和设备质量合格证与检测试验报告。

3、 隐蔽工程检查验收记录和隐蔽工程试压灌水记录。

4、 管道及设备试压记录、管道通水、冲扫记录。

5、 设备调试和试压、试运转记录。

6、 工程定位测量记录。

7、 工程质量验收记录。

8、 安全使用功能、观感、保证资料记录。

9、 分部子分部质量验收记录。

10、竣工图和开、竣工报告及其他文件规定的行政管理资料。

11、施工过程中形成的影像资料,例如照片、录像、光盘等。

三、水暖工程档案需要解决的问题

1、完整性

档案资料不完整是建筑工程档案存在的主要问题,水暖工程档案就更不被重视了。由于建筑公司多而杂,有些小建筑公司配套管理人员不完备,因此档案管理人员不专业,致使档案资料丢三落四。

2、及时准确性

由于档案管理工作贯穿于整个施工过程中,所以及时准确性是档案管理的关键。这就要求档案编制人员深入现场,随时记录整个施工的动态过程,不能坐在办公室里闭门造车。举个例子,某栋住宅楼入住率低,冬季寒冷致使给排水管道冻裂,维修的过程中,找来竣工图及隐蔽记录,按照图纸找管线,但找不到。这是因为操作人员为了施工方便改变了管道的位置,技术人员没有及时下发技术联系单,最主要的就是档案编制人员不在现场。所以,要想档案资料及时准确地关键就是档案编制人员深入现场。

3、有效性

有效性主要体现在合格证和试验检测报告上,这就要求档案编制人员要准确收集材料。确保合格证和试验检测报告与本建筑物所用材料相符。避免刚买的材料,而合格证是去年的现象发生。尤其像散热器、阀门的检测报告,一定要真实。

4、规范性

这就要求档案编制人员严格按照国家规定的档案编制办法、施工质量验收规范、施工技术操作规程等编制竣工档案,同时不断学习新政策、新制度,确保档案工作也与时俱进。

四、水暖工程档案有效管理的措施

1、思想上要重视工程档案管理工作。

由于水暖工程是配套工程,造价较低,所以从管理上就不被重视。施工单位一般不配备专业人才,从预算到档案都由土建专业人员兼职。施工过程中现场非常繁忙,档案资料整理工作既繁琐又不产生经济效益,所以好多都是到交工验收时临时突击,这样就失去了编织档案资料的意义。因此提醒广大业内人士一定要从思想上认识上去。

2、企业内部要建立健全档案管理制度。

光从思想上认识了档案的重要性是远远不够的,一定要付诸行动。那就是建立一套完整的管理方案。首先要配备专业的人员,进行专业的培训,要有证有章,证就是档案员证,章就是职业印章,有证有章才有资格编制档案资料。其次责权分明 ,档案编制人员要对自己编制的资料负终身的的责任。在次,就是要求档案人员的印章不能外借,以免将来出现质量问题时发生纠纷。最后就是要求从事档案工作的人员要认清档案工作的意义和重要性,努力提高自己的业务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。

3、建设单位要充分发挥其核心作用,严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。论文格式。

建设单位是整个项目管理的核心。施工单位、监理单位、设计单位等都是服务于建设单位 ,所以建设单位要做到没有档案资料或档案资料不全的就不能验收,建设单位的档案人员要对施工方提供的档案资料进行全面的 检查、审核、发现问题及时解决,改错补漏,务必做到真实、全面、规范、有效。建设单位也要把竣工档案资料的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节,必须做到竣工验收和档案验收同步,如果施工单位移交档案不合格的,建设单位可以不予结算。建设单位不仅在施工过程中严把质量关,验收时也严把资料关,确保整个工程在使用时安全可靠,扩建或改建时有准确完整的资料依据。

4、及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等),才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性,确保各部门获取及时,有效档案资料或信息。

5、随着经济的发展,建筑业的不断更新改进,档案资料的编写也不断进步。由微机代替了手写,出现了档案编制软件,省时省力还全面规范。2009年国家又出台了电子档案规定,即2009年1月1日以后的工程移交档案要有文字资料的,也要有电子光盘的。论文格式。要求施工单位到档案馆办理电子印章,档案的编写和盖章都在微机上进行,然后刻录光盘。这种做法既保证了档案编写的真实性,又方便了档案管理单位的保存。

档案资料论文范文第9篇

1999年随着神户大学电子图书馆系统的导入和应用，作为其核心内容的震灾档案的数字化建设也得到了极大的推进，开始向日本国内和国外提供包括纸质档案、声像档案等在内的，静止或动态的多种载体形态的档案资料全文检索服务。②

2004年4月，震灾档案文库迁入新建成的综合研究楼内，拥有了独立的库房和查阅室。同年11月，神户大学在大地震发生十周年之际，作为纪念活动之一，举办了以《从档案资料追溯阪神・淡路大地震的记录和记忆》为题的展览会和演讲会。

震灾档案文库建立伊始，即确立了全面收集、广泛公开、利用网络技术最大限度地提供利用的方针。

震灾档案文库的资料收集

震灾档案文库自设立以来至今已有13年，资料的收集与征集活动仍然很活跃，平均每月新接收200件档案资料入库，并以每年2000件至3000件的速度递增。截止到2008年7月，文库内收集的各类档案资料总数达43000余件，是1995年10月文库开放利用初的1034件的42倍。其中，在档案内容上，以文书类档案居多，达12000余件；在档案载体上，以杂志、报纸及广告宣传单居多，达25000余件。③

由于震灾档案文库收集的范围是载体不论，包括所有与抗震救灾相关联的资料。其收集的对象除了商业出版物、自费出版物以外，还包括各种团体和个人撰写和形成的研究报告、调查报告、统计资料、演讲稿、论文摘要、广告宣传品等。档案载体也是非常繁杂，包括印刷品、电子文档（CD－ROM等）、录像带、录音带、缩微胶片、照片以及地图等等，形成了档案资料载体的多样性、计量单位的多样性、内容和形态的多样性以及利用要求的多样性的特色，这就决定了它与通常的图书资料迥异的收集方式。

文库在筹备期间，为了使震灾档案资料的收集工作能够顺利地进行，组建者积极走访了神户市政府、阪神大地震当地民间救援组织（NGO）、新闻媒体等机构，得到了他们定期提供资料的协助。同时，设立了独立的网页，呼吁全社会捐赠有关震灾资料。档案收集人员日常工作的一项重要的任务就是每天仔细地查阅报纸和杂志，向有关团体和个人通过打电话或投递信件请求捐赠，文库中大半的资料都是通过这种方式收集到的。组建者还通过报纸、广播和电视媒体开展了各种宣传活动，提高了文库的知名度，主动寄赠的人次随即也增加了。另外，对于公开出版的图书和杂志，文库通过新书发行网站搜索相关信息，并以每年50万日元的预算购入震灾相关书籍。

震灾档案文库的分类

为了方便社会各界利用，震灾档案文库采用了主题分类法，全部档案资料不论图书，广告宣传单，或声像资料等档案资料存在的形式，按其内容划分为以下16大类。④

针对震灾文库档案载体、内容、形态多样的特点，档案文库采用了为不同形态的档案增设一个符号，与主题分类号并用的办法，使得同一形态的档案资料能够相对集中地存放，方便管理和查找。例如，图书类：无符号；杂志类：z；单页档案：s；重要章节及文摘等：v；NGO寄存的档案：n。如教育方面的第50件档案的文摘，其分类号即为：震灾－8－v 50。

震灾档案文库的利用

震灾档案文库的开馆时间为平日的11时至17时，利用者平均每日2人。过去，以来馆参观的人数为最多，近年来，事先通过震灾档案文库Web版搜索到所需资料，然后再来馆有目的地阅览的利用者显著增加了。档案文库工作人员还通过E-mail提供参考咨询服务。来馆利用的专业人士大部分是大、中学生和研究生，利用目的是进行地震的相关研究或撰写学习报告、毕业论文。非专业人士利用者也不少。震灾档案文库利用者统计数据见下表：⑤

震灾档案文库网页还设置了英文版，检索画面可以以日文、英文置换，以方便海外的利用者。

震灾档案文库的利用方针是一般公开，即不论身份与年龄，来馆的任何人都可以利用。但是，由于这些档案资料非常珍贵，再加上有不少远道而来的利用者，所以，只允许在馆内阅览，禁止外借。但是，如果需要，可以在著作权许可的范围内，使用馆内的复印机复印档案。

震灾档案文库的数字化建设

1999年，神户大学得到日本文部省的经费资助，着手进行电子图书馆信息系统的建设，而作为该信息系统核心内容的阪神・淡路震灾档案资料的数字化建设也得到了极大的推进。

震灾档案文库投入了大量的人力和资金，一方面，把原始资料从最小的单位起进行数据处理，构筑数据库元数据，形成了利于检索的二次情报；另一方面，利用计算机等技术处理手段对原始纸质材料的全文、声像资料（一次情报）进行了数字化转换。截至2008年7月，一次情报的数字化达4700余件，其中，图书、杂志等纸质档案约1600件、照片约25000张、单页档案约3000件以及大量的声像档案都进行了数字化处理。⑥ 由于采用了包括流媒体服务器（streaming server）在内的先进的网络视频传输技术，使得数字化震灾档案信息能够快速、流畅、平稳地传送，利用者可以浏览到杂志的画片、PDF版的文书档案，可以听到灾后重建时电车内播送的播音员悦耳的声音，也可以看到地震发生当天用摄像机录制到的灾害场面。另外，在已开放利用的数字化震灾档案中还设有题为“从地图开始检索”的一个栏目，文库中共收藏有4张与震灾相关的数字化地图，只要用鼠标点击地图中的形标志，即可显示该地的照片，也可以输入地名进行检索，此栏目共收录了约7000张照片。（由于篇幅关系，震灾档案数字化建设的具体操作方法本人将在下一篇文章中再作介绍）。

从今年2月份开始，随着神户大学电子图书馆信息系统的升级，震灾档案文库的数字化建设也将跃上一个新的台阶，“从地图开始检索”将过渡到Google地图检索，xml形式的数据库也将建立，档案信息的检索将更加高速高效。

档案资料论文范文第10篇

关键词：临床教学；教学档案；教学管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0434-02

教学档案是在教学管理、教学研究、教师教学和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文本等不同形式的文件材料或信息载体，它是教学活动过程中的真实记录。狭义上，教学档案包括教学文件、课件、教案、试卷、试题、论文、辅助教材、图书等；广义而论，除上述资料以外，还包括“教师”、“学生”、“专题性网络课程”、“专题辅导”、“问答”、“作品”等资源。教学档案管理不只是为了收集、整理、借、存、管理教学过程形成的有价值的文件材料，更主要的是给教学决策、教学管理、教学科研提供良好的服务。在临床教学中，教学档案对临床医学教学工作的影响不可估量，值得临床医学教学工作者高度重视。

1 教学档案在临床教学中的作用

1.1 提高临床教学质量与水平：教学质量好坏的评价形式主要以学生、同行及专家的评价为依据，是在教师教学质量档案（如教案、课件、问卷表格等）的某础之上，加上同行评教、学生抽样调查、考核等手段实施的。教学水平的提高也要依据教学档案，尤其是对既往教学成功经验和失败教训进行分析总结。因此，教学档案的质量，并可反映临床教学质量.并可为教学水平的提高提供重要参考依据。

1.2 为改革教学手段和方法提供素材：教学手段与方法的优劣，直接影响教师的教学质量与学生学习积极性。现代电子信息网络技术的运用使我们积累丰富的电子教学档案成为可能，包括纸质、电子、实物等形式在内的完整的教学档案，可以为教学手段与方法的多样性、形象性、生动性改革提供丰富、便捷的素材；丰富的电子教学档案可以通过电子网络成为共享资源。教学档案为教学改革、教学活动提供了必要的依据和丰富的经验。因为档案记载了历年教学工作积累下来的宝贵经验，更是进行现代化教学、规范化管理的重要根据。充分利用教学档案，是促进提高教学管理水平的重要手段之一。

1.3 为教学管理与评估提供依据：教学档案对教学管理的作用是众所周知的；评估是管理的重要方式，在教学评估中，评估的大部分材料来源于教学档案，教学档案资料的充足与完善与否对评估的结论有很大的影响。根据教学计划书、教学大纲、学生人数来制定教学工作计划和教学计划，合理地安排教学内容与师资力量，抽出合适的临床医师进行脱产带教是教研室教学管理的主要任务，而这一切都离不开教学档案。教学档案是科学研究的基础和条件。科学就是对某一现象的学科领域所特有的某一矛盾的研究，一切科学都是研究事物发展客观规律现象。无论是研究哪一领域，首先者必须只有材料，这是不可缺少的重要条件。那么，档案是原始记录，它就是为进行医学教育研究，继承教学研究的成果，吸收有益的经验教训提供原始资料，以便管理工作人员从档案资料中熟悉和掌握各项工作的关系和来龙去脉，为我们更进一步研讨教学工作中的规律，使教学管理工作逐步向科学化、规范化、标准化的推进提供有效依据。

1.4 为编写教材、撰写论文和教育名人事迹提：供原始材料教学档案真实的记载了教学和科研发生、发展的全过程，为撰写论文提供真实而很有价值的参考文献资料。教学图片、照片、录像、课件、图书等资料不但为教师备课、制作教学课件提供了丰富的素材，而且可为编写教材、撰写论文提供重要的参考资料。教学档案也是编写教育名人先进事迹的第一手史料，它详细记载着“名师”的教学理念、教学方法、学术成果、先进事迹等。

2 临床教学医院在教学档案管理中存在的问题

尽管教学档案在教学工作的各方面起着很大的作用，但在实际教学活动过程中，教学档案的作用仍没有得到充分的发挥。临床教学医院教学档案管理存在下列问题。

2.1 教学档案管理设备陈旧：现代化的教学手段要求现代化的工具收集和管理教学档案，以往将教学档案资料用手工进行处理、以纸质形式保存不符合现代化教学的要求。临床教学档案资料绝大部分来源于临床教学过程，许多授课教师同时又是临床一线的医师，虽平时在临床工作中他们遇到许许多多典型的教学病例或可用于教学的标本素材，但要收集这些教学素材，往往苦于找不到相应的工具（如数码相机或摄像机）而流失。

2.2 教学档案资料收集不及时，影响教学档案的完整性、连续性：临床教学档案绝大部分来源于从事临床教学工作的教师和在院学生。一方面，由于担任临床教学的教师还肩负着繁重的医疗、科研任务，医学学生由于医学课程设置量大，同时兼有基础课程学习和临床生产实习任务，常常导致教师和学生本人撰写的文件材料只有单份，在没有收集之前，长期保存在教师和学生个人手中极易丢失。同时，担任临床教学的教师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，生产实习的在院学生也是轮科实习，导致了他们流动的频繁性，如不及时收集，将容易引起流失和各学年教学档案的不连贯。

3 加强临床教学医院教学档案管理的建议

3.1 强化教学档案管理意识，健全教学管理制度：加大档案管理的宣传，对教学工作人员强化档案信息的保密、传播和更新转换意识，使教学领导或教学工作人员对重要的文件资料及时归档。在人员调离岗位时，应进行交接手续，使这些宝贵教学档案资料不遗失或被随意处理。

3.2 做到定期收集和随时收集相结合，确保相关材料的齐全完整：对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学周历、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、作业、成绩表、病历书写记录、教学素材等资料做到随时收集，对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。

3.3 检查遗缺，及时补漏：定期检查档案材料，如发现应有而缺少的教学档案资料，应及时通过各种形式收集补齐，使之齐全完整。

3.4 充分利用现代档案收集管理器材，确保档案收集的完整：文献检索主要依据书目、索引、文摘、传记资料和专题综述及工具书、复印稿件、网络资源等工具来完成。检索的文献通过拷贝、复印、专题索引等方法来整理、分析，并不断的加以积累进行归档处理。临床教学活动中有如集体备课、授课预讲、专家示范性教学、课外辅导、临床见习带教的示范演示及生产实习临床基本技能操作示范操作，除有教学活动记录外，还应对教学活动过程中教师的教学行为、学生参与教学的状态及师生互动的状况进行摄影、录音、录像，制成图片、影像、录音带作为教学历史档案资料保存。医学院校的教师随时将平时适合于临床教学的文献资料、图片、影像等进行及时整理并不断的积累保存，为日后的教学备课、编写教材、撰写论文提供素材。

3.5 严格把关，确保教学档案质量：教学档案文件应定时检查质量，对所有规范的文件统一格式，如时间、文章标头、文尾的落款等。并对检查出来的质量问题及时解决。

3.6 合理归档，系统排列：教学档案应按学年度与年度进行分别归档，以利于档案的立卷和卷写目录。对纸质的教学档案（照片、书籍等）应防虫防潮保管，非纸质的（光盘、软盘录像带）应妥善防磁防湿保存。

3.7 高校教学档案收集四法则

3.7.1 常规收集法：是通过教学管理部门和教学业务机构，将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校档案部门的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。完成这种方法，要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求；规定归档的工作程序和手续；建立教学档案工作网络，明确直接向档案馆（室）归档的单位或部门负责人名单和职责范围；规定立卷（件）的质量标准与要求；规定归档的时间。这种方法是教学档案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是对教学工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的教学档案材料的一种随机收集方法。一般适用情形有：教学管理部门组织的临时性大型的、重要的中心工作及重要活动；撤销的机构，职能没有机构代替，其工作活动中产生和形成的教学档案材料的收集；高校教学活动中典型事件和重大教学事故。

3.7.3 积极主动收集法：即教学档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展收集活动和机关的档案业务工作，并以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职员工的信赖和支持，增强他们的档案意识，力争获得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在高校教学活动中的意义和作用，宣传教学档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训班，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职或兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中有突出成绩者；高校档案馆（室）要主动开展服务，积极为教学科研等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，使他们认识到在工作中离不开教学档案，做好档案资料归档工作是他们的需要。

3.7.4 激励协作收集法：通常采用一些做法是通过成立教学档案管理委员会，把学校的一些主要教学管理职能部门和教学人员吸收过来，明确他们的责任和义务，使其主动地配合校档案机构做好教学档案工作，并将各部门教学档案收集列入归档计划，年终做通报，把平时立卷与归档工作作为高校教学管理部门负责人和专、兼职档案员年终考核依据，以此激发他们的工作积极性、协作性，更好地服务于教学档案工作。

总之，教学档案来源于教学过程不断积累，并能反馈到教学过程，使广大师生受益。因此，我们要不断加强教学档案的收集与管理，使之充分的为教学发挥应有的作用。

参考文献

[1] 刘涛先.曾益慈.肖自安.浅谈教学档案在临床学科教学管理中的作用.医学教育，2004（医院管理版）53

[2] 聂华林.黄浪.蒋先镇.浅谈临床教学中教学档案的作用和管理.实用预防医学， 2004， 11 （4）；837