档案信息化建设范文

时间:2023-03-18 01:33:23

档案信息化建设

档案信息化建设范文第1篇

论文摘要摘要:档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。

在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?

档案信息化应遵循以下三个原则摘要:

1、规范性原则摘要:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如摘要:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。

2、安全性原则摘要:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取摘要:物理安全策略;访问控制策略;(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略;网络安全管理策略等。

档案信息化建设范文第2篇

关键词:档案;信息化;建设

档案的作用有多方面,概括起来最基本、最重要的是凭证作用和参考作用。档案是机关工作必须查考的材料;可作为生产活动的依据和参考;可作为科学研究的必要条件;也可作为对群众进行宣传教育的生动素材;是维护国家、集体、个人权益的法律保证。

信息社会应当进行档案信息化建设,它对于信息社会具有重要意义。一方面,信息社会中的大量信息最终要转化为档案。另一方面,信息社会的发展需要充沛流畅的信息,对档案信息的需求与日俱增,档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点,于国民经济和社会发展密切相关,被视为“信息资源之源”的档案信息,在信息社会中必将受到社会进一步的重视。

档案信息化建设对档案事业发展意义重大。通过信息化建设,可以改变档案工作原有的内向的、单一的档案收集、整理、加工、利用的管理方式,借助和依托网络等新的信息传递方式和信息服务手段,实现主动的、超越时空的信息服务,从而促进档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变,利用网络技术等新兴的信息技术对档案信息进行更高层次的管理。例如虚拟地将全国的档案信息整合为一个整体资源,档案信息的集中利用程度明显提高。这既提高了档案的管理水平,又提高了档案的利用率,减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等发面的压力,有助于提高社会对档案的重视,扩大档案信息的利用空间。

同时,档案信息化建设也将面临着极大挑战。例如,面临安全性、保密性、文件与档案主管部门源头多等诸多问题。特定利用者不清楚馆藏档案的方位,使档案信息的“供”与“需”严重脱节,造成档案信息资源不能真正做到资源共享。

1 档案信息化建设的基本战略是档案信息标准的制定

随着档案信息化建设的推进,档案信息标准的制定为档案管理制定了方针政策,使档案管理有章可循。尤其是我国加入世贸组织以后,为更好地与世界接轨,我国引进了大量的档案信息标准,为档案信息化建设提供基本保障,如美国有关档案信息的标准总量已达60余项。档案信息化建设的牵引与推动力是档案信息需求标准的制定。

2 在档案信息化建设中构建档案信息标准体系

为保证档案信息化建设的科学、高效发展,应该使档案信息标准体系的构建的档案信息化建设的核心。

档案信息化建设的实践表明标准须先行,而其中档案需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引力与推动力。如国际标准化组织专门制定了《ISO 22310:2005信息和文献――描述文件管理需求标准指南》,为推动档案信息化建设的顺利进行,满足一致性和互操作性需求。

3 档案信息化标准的建设注重以业务应用为基础理论研究为指导

标准是科研与最佳实践的良互成果,是国际档案信息化的建设发展的源动力。先从标准制定实践的角度来看,各国国家标准有都来源于本国各地档案信息化实践及其相关标准,而国际组织制定的标准直接来源于各国档案信息化实践及其标准。

再从科研角度出发,一些国家的档案信息标准体系的构建往往是基于其对文件运动模型,基本理论问题的研究与实践探索,这些都为档案信息化、电子文件管理尤其上元数据标准化发展奠定了基础。

档案信息化建设范文第3篇

校园档案的信息化建设是学校发展档案工作、振兴档案事业的必然选择,只有根据时势的变化,顺应时代的要求,积极寻求科学正确的对策,才能将挑战变为机遇,肩负起时代赋予的历史使命。而大力推进校园档案信息化建设,实现校园档案信息管理的网络化,是校园档案工作顺应信息时代的最基本的体现。

关键词:校园档案;信息化建设;管理

中图分类号:F49

文献标识码:A

文章编号:16723198(2013)10016002

近年来,随着校园档案信息化建设的逐步深入,校园档案信息化建设取得了很大的成绩,但同时也存在一定的问题和误区。例如,目前我们的校园档案信息化程度还不够高,校园档案中所蕴含的一些丰富信息资源还没有获得充分的挖掘和利用,已提供的可用信息也不能做到完全满足社会的需要等等。当然,这些现行存在的问题同时也给校园档案工作带来了前所未有的挑战和发展机遇,校园档案信息化建设建设还需进一步加强。

1 校园档案工作信息化建设的重要性

在信息化革命的潮流中,校园档案工作必然受到冲击,面临更多的机遇与挑战。首先,社会信息需求的不断发展和信息技术的不断更新,对校园档案工作的质量提出更高的要求,校园档案工作怎样充分利用新的技术手段,怎样适应新的社会环境,成为校园档案工作者面临的重大挑战。其次,校园档案信息作为“信息资源之源”,在信息社会中将会受到更多的重视,校园档案事业的社会地位也将日益提高;作为发展校园档案工作、振兴校园档案事业的必由之路,校园档案的信息化必须顺应时势的变化和时代的要求,积极寻求科学正确的应变之策。而最基本的策略就是大力推行校园档案信息化建设,实现网络化的校园档案信息管理。

2 校园档案信息化建设现状

2.1 对校园档案信息化建设存在抵触、畏难情绪

在当前的校园档案信息化建设中,由于传统思想作怪,有些人不接受新事物;由于对新技术存在敬畏心理,有些人不敢面对新事物;由于对信息化负面因素的人为放大,有些人不相信新事物。由于以上的种种原因,导致当前校园档案信息化建设固步不前,禁锢了校园档案信息化建设的发展。

2.2 简单地将信息化与数字化等同

从理论上讲,档案信息化建设是一种目标、趋势和发展方向。而档案的数字化只是为档案信息化建设服务的一种技术手段。但有些人认为将档案信息数字化及将档案信息传上网就是档案的信息化,也有人将电子文档及办公自动化就认为是档案的信息化建设。这些将档案信息化和数字化简单等同的做法也是不利于档案信息化建设的。

2.3 对档案信息化涉及的安全问题缺乏足够认识和有力的防范措施

不少档案管理人员,在观念上缺乏风险防范意识,虽然能够意识到档案信息化会带来安全问题,但是对可能产生的风险认识不足,片面认为只要建立了安全防护体系就可以一劳永逸,再加上技术防范手段滞后,不能随时更新安全防范措施,这就为档案信息化建设埋下了隐患。

3 校园档案信息化建设的定位选择

校园档案信息化建设并非易事,是一个复杂、系统的工程,需要投入大量的人力、物力、财力,鉴于系统建设是一项劳动密集、技术密集、资金密集的工作,需完成以下定位选择。

3.1 完善政策法规体系

校园档案的信息化建设必将改变传统的校园档案工作管理模式,在信息化建设过程中也将产生新的管理问题,遇到新的矛盾。为确保信息化建设的健康发展,档案信息化建设的组织管理者应当做好充分的准备,从实际出发,在对现有的政策加以研究的基础上,根据实际需要进行调整、增补,逐步构建并进一步完善校园档案信息化建设的政策法规体系。

3.2 建立有力的组织机构

要在领导体制上解决校园文档不同步的问题,首先必须建立全校性的档案、文书工作组织。其主要职责是负责对学校各部门档案进行检查、监督,指导协调校园档案的同步管理。其次,要进一步明确档案室作为专职管理部门的职责:将工作的主要职责放在建立业务平台,制定业务规范和培训业务人员上,而不是将大量的时间花在对档案的整理、分类、归档上。再次,要深化各部门的档案管理职能。要加强校园档案的信息化建设,将档案管理职责渗透到各部门是一个重要环节。将各部门主要领导定为档案工作的第一责任人,使其成为推进档案信息化建设的重要力量。

3.3 争取充足的经费保障

信息化建设作为一个系统工程,需要巨大的经费支持。很多部分的建设离开经费支持可以说是难以实现的。因而,校园档案信息化建设必须争取各级领导的高度重视,从而加大对校园档案信息化建设的投入,从人力、物力、财力上争取必要的支持;同时采取各种措施,通过多途径筹措建设资金,为校园档案信息化建设提供充足的资金保障。

3.4 进行严格的岗位培训

要使大家充分认识到档案信息化建设的必要性,增强推行信息化建设的自觉性,掌握档案信息化建设的基本知识和技能,必须进行严格的岗位培训。与此同时更要注重抓好领导者的培训,从很大程度来说,领导的重视程度是能否真正全面推行档案信息化建设的关键。

4 校园档案信息化建设对档案管理人员的要求

4.1 较高的政治素养

由于档案工作的政治性和机密性都很强,要求档案管理人员必须加强政治理论学习,树立正确的世界观、人生观,具有坚定正确的政治方向和较强的政治敏锐性,在思想上、行动上与党中央保持高度一致。在信息技术高速发展的时代,档案实体安全与信息安全同等重要。因而作为档案管理人员还得具备高度的责任心、事业心和保密意识,贯彻落实档案保密制度,严格依照《保密法》开展档案信息化建设工作,确保校园档案信息化建设中档案和信息的安全。

4.2 崇高的职业道德

由于档案工作的基础性和服务性,要求档案人员必须爱岗敬业,不仅要拥有对档案工作的高度热情,还要拥有为档案事业的发展献计献策、努力工作的决心。档案管理人员要牢固树立以档案事业为重的思想,淡泊名利,勤学苦钻,甘于奉献,把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中,为校园档案信息化建设做贡献。

4.3 扎实的专业功底

由于档案工作具有自己特定的工作对象,是一项专业性很强的工作。档案形成规律的特殊性决定了其在理论原则和管理方法上都不同于其他管理性工作。这就要求档案管理人员必须具备扎实的基础知识和过硬的专业技能。只有熟练掌握档案工作的理论原则和技术,才能更好的进行校园档案信息化建设。

档案信息化建设范文第4篇

关键词:档案管理 信息化 探析

中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017)03(c)-0153-02

1 档案信息化建设概述

档案信息化建设是指将现代信息技术全面应用于档案建设和管理的过程中,档案信息资源的管理、利用和开发、管理全部在信息技术平台上实施,档案信息化可以将档案的有关信息资源全面惠及社会各个阶层,为社会提供优质的信息服务。档案信息化建设主要包括:档案信息的数字化和网络化、档案信息管理和服务提供一体化、档案信息资源高度共享。

过去许多单位,如档案馆(室)在信息技术应用方面的水平很低,只局限于简单的档案目录的编排、管理和查阅,档案部门之间做不到资源共享,档案部门之间没有建立起数字化联系,更谈不上电子档案文件的网上调取、查阅及归档,档案信息化工作可以说都算不上起步。因此,档案工作者应加大宣传档案信息化建设工作的力度,提高对电子档案的认识,单位领导应将本单位的档案信息化建设工作进行统筹安排和部署,将档案信息化纳入本单位的办公自动化工作中,进一步完善档案建设的各项规章制度,进一步明确档案管理建设工作的相关人员的职责,确保本单位电子档案材料的系统化和安全有效,这样,档案信息化建设工作才能有质的突破,才能让传统的档案管理成真正意义上的信息化管理。

2 档案信息化建设的必要性

2.1 档案信息化可以实现资源共享,加强单位之间的横向联系

当前,信息技术已经渗透到社会的各行各业,信息产业已经成为蒸蒸日上的朝阳产业,谁掌握了信息发展的前沿技术谁就能抢占社会经济发展的制高点,才能为广大的国民带来更多的福祉。档案工作是社会各项工作的一个方面,实施档案信息化建设,既顺应了当前国际经济和社会全球化的新形势发展的需要,又可以实现档案信息资源的共享。档案信息化建设可以充分地保存、利用、开发和传递资源,消除阻碍信息使用者共享资源的障碍,进一步实现档案资源的共享。

2.2 档案信息化是档案工作顺应科技发展的必然结果

档案事业是一项基础性的管理事业,它服务的对象是所有人,在当前我国的现代化建设事业中的地位和作用毋容置疑,档案事业只有实现信息化建设,才能保障它的基础性地位。在当前科学技术突飞猛进的新形势下,档案工作的开展环境,无论是外部的还是内部的,都发生了新的变化。在新的形势下,档案管理建设工作如果固守“接档案、管档案”的陈旧观念,必然没有发展前景,必然阻碍档案事业的健康发展。因此,必须改变档案事业的老观念,调整档案工作的结构,使其与当前社会的整体发展相一致,也有利于建立科学、完善和统一的档案管理体制。

2.3 档案信息化有利于节约资源,提高工作效率

传统档案工作对档案进行收集、整理、保管和使用依靠的都是手工劳动,工作强度大、效率低,且资金投入也不少,结果是花费了大量的人力和物力,效果也不尽如人意。这样的管理模式已经大大不能适应信息技术和通讯技术高度发展的现代趋势,已经成了档案事业发展的最大的绊脚石。因此,档案信息化建设势在必行,因为档案的信息化建设不仅大大增加了档案信息的存储量,提高了工作效率,还大大地节约了宝贵的社会资源。

3 加强档案信息化建设的有效途径

3.1 建立规范、统一的档案信息化管理平台

统一管理和整体规划是档案信息化建设的基本要求。要在档案信息的采集、应用软件、数字化等方面就档案信息化管理制定规范、统一的规定和标准,才能依据标准和规范对档案实行信息化统一管理。档案信息化管理平台的建设可以实现信息系统一体化的数据采集,实现信息的及时采集,从而确保数据的真实性和有效性。

3.2 充实档案信息化建设的硬件配置

保障档案信息化建设的硬件配置的重要措施就是相关的自觉投入,资金的筹措是档案信息化建设的重要内容之一。信息化建设所需的基础设施和信息资源建设需要大量的经费,没有经费的保障是不可能实现档案事业的信息化建设。因此,档案管理部门的领导要多方呼吁,争取足够的资金支持,添置档案信息化建设需要的必要的硬件设备,稳步开展、实施档案事业的信息化建设。

3.3 提高档案信息化建设的质量

档案信息化建设要有全局观和长远观,要对档案信息化建设进行全方位的统筹规划,将电子文档的短期利益和长期利益统筹考量;要保证电子档案建设的标准性、可兼容性、可保护性以及可修复性;要制定并实施相应的档案信息化工作规范来规范档案信息化建设的各项工作,要避免档案信息化建设中出现的各自为政现象以及重复建设的问题,确保档案信息化建设的效率。

3.4 加强档案信息化建设人才的培养

档案信息化建设要靠专业人才来实现的。档案部门务必要加强对档案管理人员的培训,使他们具备先进的信息技术和管理技术。要定期对档案管理人员进行业务业务考评,及时掌握管理人员的工作能力,发现问题及时处理和解决,全面提高档案管理人员的信息化管理水平,只有这样才能保证档案信息化建设工作的顺利开展。

参考文献

[1] 李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(3):58.

[2] 陈明卓.档案信息化建设探究[J].兰台世界,2016(S1):145-146.

[3] 史灵芝.档案信息化建设与档案管理研究[J].中国管理信息化,2016,19(14):187.

档案信息化建设范文第5篇

在现代医院当中,后期物资是整个医院正常运行的根本保障,对医院发展有着极大影响,做好物资档案的管理,是医院应当重视的工作。随着社会信息化程度的不断加深,对物资档案进行信息化管理,已成为一种必然选择,对档案管理效率、准确性提升有着重要意义。本文对物资档案管理信息化建设展开理性分析,以促进物资档案信息化水平的提升。

[关键词]

物资档案;信息化建设;医院

近年来,随着经济全球化趋势的加快,市场竞争越来越加激烈,给医院的生存带来了更大压力,如何科学降低运营成本、提高经济效益,成为众多医院关注的内容。物资档案管理与医院运行成本有着密切联系,决定着物资的使用效益,因此,加强对物资档案管理的重视,推进物资档案信息化建设,有着十分重要的现实意义。

1医院物资档案管理现状分析

医院物资档案是指根据医院物资情况建立的档案,包括物资的采购、验收、库存、使用、核算与回收处理等,档案资料内容多种多样,包括文字材料、图片、音频等,通过建立物资档案并加以管理,可以准确了解医院物资情况,并以此为基础,作出符合医院实际的决策,提高医院经济效益。在当前医院物资档案管理中,还存在着许多问题,影响了物资档案功能的发挥,主要体现在以下两个方面:首先,缺乏规范的工作标准。当前,物资档案管理依然没有形成统一的工作标准,在物资档案的归档、收集、分类及保管等方面,都没有明确的依据,物资档案管理的工作流程较为凌乱。工作质量没有具体要求,工作人员职责不够明晰。在这种情况下,档案管理工作比较随意,存在许多薄弱环节,经常会发生各种管理不当问题。其次,档案管理基础较薄弱。我国医院发展时间较短,一直采取的是粗放型管理方式,对物资档案管理没有足够的重视,在这种情况下,物资档案管理工作业务能力较低,基础较为薄弱,具体体现为:一是档案质量较差,许多档案资料并不完善,存在严重缺失的情况;二是档案存放场所较为简陋,没有专门的档案存放设置,甚至有些医院根本没有档案管理工作开展的基础保障。

2物资档案信息化建设的必要性

2.1有助于提高物资档案管理水平物资档案是医院物资的重要体现,直接反映医院物资的存储、使用等情况,对医院管理有着较大影响。因此,加强物资档案信息化建设,建立统一的物资档案管理平台与数据库,将医院物资档案全部纳入其中,利用信息化手段,可以实现对物资档案实时查询、监控与管理,及时了解物资的使用情况,还可以对各个物资管理流程与管理责任进行准确追溯,有效避免物资的浪费,提高物资档案管理水平,对医院发展起着重要促进作用。

2.2为医院发展决策提供准确依据物资档案是医院发展决策需要考虑的因素之一,推动物资档案信息化建设,利用信息技术手段,可以有效避免由于人为因素引起的失误,提高档案数据计算的准确性,利用信息化自动变更,改变传统档案管理模式,减少了档案管理人员的工作量,使其能将更多的精力投入到物资档案的检验、审核与使用当中,为医院发展决策提供更为准确的依据,充分发挥物资档案的价值。

3物资档案信息化建设的基础条件

近年来,随着信息技术的不断发展,信息化在社会生产生活中应用领域越来越广泛,为物资档案信息化建设奠定了良好基础,当前加强物资档案信息化建设,已具备成熟的条件,具体包括以下几个方面。

3.1档案信息化建设目标明确随着信息化的迅猛发展,我国在许多领域都已经进行了较长时间的信息化建设,累积了足够的档案信息化建设的经验,对于档案信息管理,已形成了较为明确的标准、规范,对档案信息化管理制定了明确目标,在这种条件下,物资档案信息化建设可以朝着确定目标发展,保证物资档案信息化建设的持续性。

3.2档案信息化建设理论完善通过多年档案信息化建设的实践与研究,档案信息化建设的理论体系已逐步完善,除了政府部门对档案信息化建设的支持以外,还建立了相应的组织体制与决策体制。档案信息化建设得到足够重视,档案信息管理技术方面也日益创新,符合我国实际国情的档案信息化管理手段不断丰富,在硬件、软件方面的支持越来越多。在这种条件支持下,开展物资档案信息化建设,有着事半功倍的效果,对物资档案信息管理目标的实现有着极大的促进作用。

3.3档案信息化建设人才充足随着我国对信息化重视程度的不断提高以及信息化技术的日益普及,信息技术已成为学校的基本课程,信息技术已成为学生的基本技能,因此,档案信息管理对众多学生而言,并没有较大的难度。同时,近年来,档案信息管理的逐步推行,使学生对档案信息管理的认知越来越加深入,愿意从事档案信息管理的学生也越来越多,因此,档案信息化建设的人才并不缺少,医院可以在短时间内,根据物资档案信息化建设的需求,培养出一批合格的信息技术人才,实现物资档案信息化建设的目标。

4物资档案信息化建设的有效途径

4.1做好物资档案信息化建设的准备工作物资档案信息化建设需要有相应的信息化环境支持,所以,需要从硬件、数据库建设等方面,做好相应的准备工作,为物资档案信息化建设奠定良好的基础。首先,做好硬件准备工作。计算机硬件是信息化建设的基本所在,需要根据医院物资档案的需求,从数据输入、输出、存储与处理等角度,选择与之匹配的硬件设置,满足信息化建设的要求,确保信息化建设工作的正常开展。其次,信息网络准备工作。物资档案信息化建设离不开信息网络的支持,在信息网络准备工作中,要建立专门物资档案数据库,为物资电子档案存储提供场所,并加强对数据库安全的设计,避免物资档案的丢失、外泄等问题,确保物资档案信息化建设达到预期目标。

4.2建立物资档案信息化建设的规范标准完善的规范标准对物资档案信息化建设发挥着重要作用,在规范标准的制定中,需要从以下几方面入手。首先,建立标准的管理规范,对物资电子档案的建立、移交、整理、存储及检索等制定相应的标准规范,为物资档案管理提供准确依据。其次,建立标准的业务规范,主要是规范物资档案的表格模式、术语标准以及文件格式、元数据格式标准等,确保物资档案内容的统一、准确。第三,建立标准的技术规范,包括基础设施建设和软件系统的技术标准、数字水印、存储压缩格式等技术标准,提高物资档案的技术水平,为物资档案管理效率和水平的提升创造条件。

4.3加强物资档案信息化建设的技术投入物资档案信息化建设的基础是信息技术,因此,加大技术方面的投入,对物资档案信息化建设水平提升有着重要作用。首先,建立物资档案信息系统,信息系统是物资档案信息化建设的根本所在,需要结合医院物资档案管理的实际需求,以软硬件设施、信息技术为基础,开发出合适的信息系统,设置档案建立、修改、查询、增删等功能,满足物资档案管理操作的要求。其次,开发物资档案管理软件,管理软件是物资档案信息化管理实现的重要工具,按照档案管理功能的要求,开发具有相应功能的软件,保证软件的实用性、合理性,对物资档案信息化建设有着重要作用。

5结语

综上所述,物资档案信息化建设是物资档案管理发展的必然趋势,有助于物资档案管理水平与使用价值的提高,对医院发展有着至关重要的作用。因此,加强对物资档案信息化建设的研究,了解物资档案管理现状,从理性的角度,对物资档案信息建设的必要性、基础条件进行分析,提出相应对策,对物资档案信息化建设的实现有着重要意义。

主要参考文献

[1]侯红虎.加强物资档案管理工作的若干思考[J].铁路采购与物流,2014(11).

[2]陈琪.浅谈现代医院后勤物资信息化管理[J].内蒙古中医药,2013(35).

[3]李丹.档案信息化理论体系建设的理性思考[J].黑龙江科技信息,2015(28).

档案信息化建设范文第6篇

做好保密工作是档案信息化管理工作中的一个重大问题。就目前来看,两大因素导致电子档案信息存在隐患:一是档案管理的相关部门没有建立起安全的管理体系,档案管理工作人员缺乏对相关信息的保密意识。二是技术方面存在一定的问题。国际互联网是一个开放的系统,在确保信息保密等问题上具有很多先进的技术,例如难以攻破的防火墙、高端加密技术等等,但在具有攻击性强、破坏性大的黑客面前,便无济于事。这就使得电子档案信息存在极大的安全隐患,我们要加倍重视此类问题,在电子档案信息保密技术上不断地创新保密手段,管理方面也要严格禁止秘密信息在网上公开。

二、促进档案信息化建设的有效策略

(一)及时地更新档案管理观念随着信息化时代的到来,档案信息化建设要及时地转变陈腐的“重视管理,忽视利用”的思想,不断提高档案管理人员的思想认识,改变档案管理被动服务的意识,开发多方面的有效信息,为使用者提供更加方便、快捷的服务,切实加快档案信息化建设的步伐。

(二)获取相关领导及部门的支持档案信息化建设是一项庞大而复杂的工程,涉及创新技术、更新观念、完善体制等多方面的改革。档案信息化建设过程中,首先需要工作人员做好电子档案信息整理工作,并将此过程中发现的问题及需求及时传递给相关领导,以便有效地解决问题,提高工作效率。同时,要争取得到相关部门的支持,充分利用网络、会议、报刊等进行有效地宣传,以引起信息部门、其他有关部门以及领导的重视,充分认识到档案信息化建设的重大意义,努力获取相关部门以及上级领导的重视与支持,为此项工作打好坚实的基础。根据国家档案局颁发的档案信息化建设实施纲要,各部门应及时制定档案信息化建设实施细则,让档案信息化建设的实践活动有据可依,促使档案信息化建设圆满完成。

(三)节约成本,一切从实际出发档案信息化建设需要大量资金的支持,并且涉及到很多方面,特别是馆藏档案数字化处理,既浪费资金又耗费时间。针对这种状况,在进行档案信息化建设过程中应遵循实用、经济的原则,一切从实际出发,根据项目的重要程度,逐步实施。在档案的目录信息化和全文信息化的建设过程中,也应实事求是,对馆藏档案进行分类,对于利用价值较高的档案进行全面的信息化处理,对于利用价值不高或者基本没有利用价值的馆藏档案可以最后处理甚至不处理,以便缩减信息化建设的成本,使得信息资源有效增值,积极促进档案信息化建设。

(四)重视档案信息资源建设档案信息资源建设作为档案信息化建设的宗旨,包括数据库的建设、档案目录及原文信息化和多媒体档案信息化等工作。其核心任务有三个方面:第一,加强馆藏档案的目录信息化以及全文信息化,以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外,还要尽快做好已有馆藏档案信息的分类、录入、归库等工作,实现现有馆藏档案文件级目录机检。第二,有效利用已有的相关机器设备以及信息化技术,对利用价值高的、易被损坏的、使用频繁的档案信息进行信息化处理,以加强对科技、文化、经济等有较高利用价值的档案进行保护,有效提高此类档案的利用率。第三,对从纸质档案转化为电子档案的相关信息要采取科学有效的管理措施和技术处理方法,按照一定的原则进行有序的、规范的整理收集,并加强电子档案的管理工作,确保整理入库后的电子档案与原始档案保持一致性,保证电子档案的整体性和有效性。另外,还要探究电子档案传输、接收、管理、检索等方面的技术方法,为电子档案入馆、有效利用打好基础,做好充分地准备。这就需要在档案信息化建设方面有一定的标准和规范。与此同时,还应该重视数据库的大小,数据库只有达到一定的规模,才能提高其使用效率,若数据库规模过小,可使用的数据过少,那么就失去了其使用价值。并且,在创建目录信息化的时候,要确定并且推广使用标准的档案信息化管理系统,以便于各单位之间能够相互传输和接收电子档案,减少使用过程中出现不必要的麻烦。

(五)完善网络建设,消除安全隐患网络是电子档案信息整理、检索、传输和共享等的基本保障,因此建立并完善网络系统是档案信息化建设的重要环节。只有建设高效的信息网络,才能充分发挥电子档案信息的作用。电子信息的网络建设主要由三部分组成:首先是服务于本单位的局域网,其次是为政府服务的政务网,最后是服务于社会的公众网。局域网及政府网是向已经授权的用户提供没有公开的档案信息,公众网是向社会大众提供开放的档案信息,信息包括目录和原文两部分。就目前来看,消除网络安全隐患在档案信息化建设中处于重要的地位,网络安全已经是各个国家在网络建设过程中最为重视的一个问题。档案属于一种重要的信息,应保证其保密性。所以,消除网络安全隐患是确保电子档案信息被正常摘录、传输、使用的重要保障,需要相关部门采取有效的措施保证网络的安全:首先应当实行局域网、政府网、公众网有效的物理分离;其次应该制定完善的系统管理制度,从系统完善、信息网络审核、访问权限设置、密码保护、检查监督、奖惩等各个方面制定相关细则,以便更好地进行网络管理;最后,多项网络信息技术同时使用,保证电子档案信息的安全性,充分利用防火墙、访问权限控制、密码保护等计算机高端技术,有效制止不法用户的恶意入侵、电脑病毒的恶意进攻以及黑客对网络的破坏。

(六)创新网站建设,完善服务机制电子档案网站建设在档案信息化建设中有着举足轻重的地位,它还是一种新的档案信息化利用及服务的重要方法。电子档案网站具有信息传输速度快、内容广泛、查找便利、及时性强等特征。电子档案网站的建设能提高档案一系列相关工作的效率,提高档案信息化的服务水准,提升档案工作的影响力,是帮助开放性档案馆树立良好形象的有效途径,还是档案信息化服务体制的创新方法。加强电子档案网站建设,需要加强对相关工作人员进行相关的技术培训,增加高端技术人员以及相关物资的投入。

(七)组建优秀的档案管理人员队伍当今社会,信息化发展极为迅速,充分掌握信息化知识的人才在档案信息化建设和发展过程中有着重要的作用。档案信息化建设是一个庞大、复杂而艰巨的工程,应该将档案信息化建设的过程当作挖掘和培养优秀人才、组建优秀团队的过程,这样才能更好地建设和完善档案信息化,促进档案信息化事业的蓬勃发展。在这个过程中,可以采取三项有效措施:首先是对档案管理的相关人员进行全面的培训,努力提高其综合素质;其次是聘请专家进行讲座,不断更新工作人员所掌握的知识;最后,加强与网络、电脑等公司的合作,通过这种方式加强档案工作者的实践能力。

总之,档案信息化建设是一项复杂且紧迫的工程,需要不断地实践、探究。只要我们把握好机会,不断地学习和有效地利用先进的科技知识和科技手段,促进信息化建设,就会使档案工作紧跟信息发展的步伐,推进档案事业的飞速发展。

档案信息化建设范文第7篇

[关键词]医院;档案管理;信息化建设;问题;措施

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.141

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)02-0197-01

医院档案的信息化建设,是依托计算机网络信息技术建立起来的以医院各类档案信息资源为核心的医院档案综合性数据网络系统。它提高了医院档案管理工作的信息化水平和医院档案服务工作的网络化、系统化和标准化,促进了医院服务工作和医、研、教工作的顺利进行。对我国目前医院档案信息化建设工作的现状进行简要分析,并探讨提高医院档案信息化建设水平的对策和措施。

1 医院档案信息化建设中的问题

1.1 缺乏充分的档案信息化建设意识

目前,我国部分医院的领导对档案信息化建设工作的认识不足,缺乏对档案信息化建设的关注和重视。这就导致档案管理部门在引进和运用信息化管理系统的进程中遇到很多困难和阻碍。同时,有些医院档案科虽然采用了档案信息化管理系统,但由于领导的不重视,导致对系统各项管理功能的开发和运用不彻底、不全面,导致档案信息化水平的低下。

1.2 档案信息化管理系统不完善

由于受到软件开发、技术人员水平等因素的影响和限制,我国大部分医院目前所使用的档案信息化管理系统的技术水平较低,信息化管理不完善,严重影响到医院档案管理工作的信息化水平。此外,将医院档案信息转为数字化信息管理后,受到计算机网络系统自身特点的影响,其在保密性方面存在较大的安全漏洞。储存形式的不固定、对储存软件的强依赖性以及网络黑客、病毒等的破坏,均会造成档案信息资料的泄密,进而造成严重的不良影响和后果。

1.3 缺乏高素质的档案信息管理人才

目前,我国大部分医院档案科的管理人员普遍对计算机软件技术不了解、不熟悉,对市面上销售的一些医疗档案信息管理软件系统不会用,导致医院在引进档案信息化管理软件后,在人员管理和保障方面跟不上,导致档案信息管理软件形同虚设,严重影响到医院档案信息化建设工作的开展。

2 加强医院档案信息化建设的措施

针对目前我国医院档案信息化建设的现状,医院可以采取以下几个方面的措施来提高和加强档案信息化建设的水平和质量。

2.1 加强对医院档案信息化建设的重视

医院各级领导要积极、认真的对档案信息化建设工作进行了解、学习和认识,明确档案信息化管理的优势以及对医院经营管理所起到的积极促进作用,加强对档案信息化建设工作的关注和重视,提高信息化档案管理意识。并加大对档案信息化建设工作在资金、技术、人员、政策等方面的支持,积极推动档案科室的信息化改革,为档案信息化建设提供充分的保障。

2.2 提高档案信息化管理系统的技术水平

各医院以及相关政府管理部门,要不得加快档案信息化系统中相关数据库的统一性、共享性建设,在各医院数据库建设的基础上,运用相关计算机网络技术对其医疗档案信息进行资源共享和联网,建立全地区乃至全国的医疗档案网导航、专题数据库,有些实现各医院间的档案信息资源共享。同时,医院还要在档案管理工作上提高市场及产业化意识,充分发挥主观能动性,加强对医疗档案信息化系统的开发和应用,不断提高医院市场研发的质量和水平。此外,医院还要进一步的提升档案信息网络的技术水平,提高管理人员的网络安全意识,组织相关管理人员对计算机网络技术以及网络安全知识进行积极的了解和学习,让他们更加充分、全面的认识当前互联网络中常见的一些安全问题、软件漏洞、黑客攻击、网络病毒等的情况,并熟练的掌握相应的应对措施,更好的确保医院档案信息化系统的安全性和可靠性,避免出现档案泄露问题。例如,管理人员可以采用相关杀毒软件定期的为档案管理系统进行系统升级、漏洞修补以及软件杀毒等工作,并提高计算机网络中的安全设置(如升级防火墙、定期更换密码等),完善网络完全措施和权限等,真正将对档案信息网络系统的安全维护工作融入到日常管理工作行程中去,实现档案系统安全监督的常态化操作。

2.3 积极提高档案管理人员的业务素质

医院要组织档案信息系统管理人员进行定期的业务培训和素质教育,不断充实他们的计算机网络知识和档案信息化管理知识,并让他们参与档案信息管理系统的安装、设计、升级、应用以及维护等工作中去,让他们在实践过程中不断提升自身的计算机操作技术以及档案信息化管理能力,提高其使用档案信息管理软件的效率和水平,更好的发挥档案信息管理软件的积极作用和价值,更好的推动医院档案信息化建设工作的开展。

3 结 语

随着计算机网络技术的不断推广和应用,信息化管理已经成为医院档案管理工作未来发展的必然趋势。因此,各级医院必须要积极适应和加强档案管理的信息化建设,提高对档案信息管理的重视和支持,以更好的促进和推动医院档案工作的现代化、信息化建设发展。

主要参考文献

[1]吕圣飞.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].医药前沿,2013(16).

档案信息化建设范文第8篇

【关键词】档案管理;档案信息化

伴随着全球信息化的飞速发展,档案信息资源也日益猛增。传统模式下的以手工为主的管理模式已经不适应现代信息化技术的发展和要求。特别是计算机及其网络化的普遍应用,档案工作重心向信息化发展已成为必然的趋势,加快档案信息化建设可以说是刻不容缓。信息化的浪潮对档案管理事业是一个巨大的冲击,但也同时推动和促进档案管理观念的转变,档案管理正从单一的实体管理提升到更高层次的信息化管理模式。信息化建设的全面推广和应用,将使档案部门能够更为方便、更为准确、更为快捷的为社会各界人士和民生服务,满足不同层次间的需求。从而真正体现档案的重要价值。

一、档案信息化的定义及重要意义

所谓档案信息化的定义就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行处置、管理,并提供社会利用,加速实现档案管理现代化的进程。其本质就是档案信息化把档案管理模式从以档案实体管理为重心向档案信息化管理为重心进行转变的过程。

档案信息化的重要意义在于两个方面:

第一档案信息化是世界信息化管理的客观要求,档案信息化建设是历史发展的必然趋势。档案信息化建设的目标是在现代化技术条件下,全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行处置、管理提高信息利用率。

第二档案信息化建设是新时期我国档案工作的重大战略决策,特别是在科技文化、社会保障、卫生医疗、教育就业等诸多民生领域全社会都在迫切要求档案信息化建设加快发展。目前,伴随着电子政务网络的建立及办公自动化传输网络化的普及和推广,电子文件管理和共享已被普及。而以往的纸质文件已经无法满足社会对现行文件利用的及时性、方便传播和利用的需求,随着民生服务领域的不断深化和拓展,政府大规模进行简政放权将原有的大部分政府职能向街道、乡镇等基层组织下放,并把向社会购买服务作为减轻行政成本的一种手段。促使各行各业信息系统建立和完善起来,形成了大量的信息化数据,这些大量的信息数据的收集保管和提供利用无疑带动了档案信息化的管理方式的转变,建立健全档案信息化管理的法律法规,逐步实现档案信息管理的统一平台,将档案的实体管理提升到档案信息化、网络化管理水平是当前我国档案事业的重要战略任务也是实现国家信息工程的重要组成部分。档案资源信息化意义重要而且深远。

二、档案信息化建设的成败取决于全社会档案意识能否真正建立起来。

随着全社会档案意识的发展,人们的档案意识达到了空前的高度。但是受到知识结构、认知程度、经济条件等综合因素的限制,全社会的档案信息观还没有完全形成。档案意识还相对薄弱。而在档案意识还相对薄弱的社会里,社会管理者的档案意识如果受到制约,档案事业的发展空间和方向将严重受阻。还有社会组织、社会大众的档案意识甚至少数档案工作者档案意识的淡泊也会从不同程度上影响到档案事业包括档案信息化建设的进程。为最大限度地减少上述不利因素对档案信息化事业的阻碍作用。

三、档案信息化建设必须经过充分的调研分析,经过反复的分析论证,才能进行系统的开发和建设,切忌要避免盲目建设带来的资源浪费。

档案信息化建设的重要前提是争取单位的重视和支持,提供必要的资金和人员物资保障。档案信息化是指以信息技术为基础,将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过信息系统加工和计算机储存、网络传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,最大限度达到档案信息资源的共享,使档案信息资源产生更大的社会效益和经济效益的过程。在信息化高度发展的今天,各单位应将档案信息化建设安排到与本单位现代化管理同步发展,做到通盘考虑。与本单位信息建设共同规划、共同安排、同步实施,在资金投入、物资保障、技术培训方面给予支持,使档案信息化建设与本单位整体建设同步进行。

四、档案信息化建设应该在各类系统运行比较稳定的基础之上,在各个子系统的功能完善的条件下实施建设,以保证档案信息化系统的稳定运行。

1.档案信息资源数据库建设是档案信息化建设的核心内容之一,是档案部门信息化工作的重要组成部分。在建立起特点突出、利用方便、配置合理的档案信息数据库基础上,才能有效地实现档案信息资源的共享。

2.经过全面应用档案信息化系统,极大地推动了档案信息化建设的进程。档案管理应用软件的开发推广是档案信息化建设的重要环节越来越受到人们的重视和关注。如清华紫光档案管理信息系统,东方飞扬档案管理系统等都广泛深入地应用到档案管理事业之中。

五、档案信息化建设是一项技术性和业务性都非常强的工作,所以要求档案信息化管理人员必须具备一定的计算机知识和档案业务知识。

现阶段我国档案部门从事档案信息化工作的专业人才,要么是具有一定档案工作背景,计算机知识薄弱。要么是具备计算机专业背景而又缺少档案专业知识。这两种结构在工作实践中都存在实际问题。第一档案专业和计算机人才没有很好地融合,在实际工作中无法有效的交流,达到效益最大化。第二实际参与档案信息化工作的人员少,学历结构上,业务能力上结构性欠缺。易造成档案信息化人才队伍的良莠不齐。

档案信息化建设范文第9篇

关键词:档案管理;信息化;建设

Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.

Keywords : file management; informatization; construction

中图分类号:G27文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2013)

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段,用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质,是档案管理模式和利用方式,从传统的以档案实体保管为主,向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送,以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是,由于该项技术在我国发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足,在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

一、档案管理信息化建设的重要性与必要性 (一)档案管理信息化建设的重要性:

1、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证.

3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。

(二)档案管理信息化建设的必要性1、档案信息化建设是电子政务实施的要求 档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等,现在连政府机构的信息都放到网上,政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了,网上形成了大量电子党政管理类文件。 2、档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求 档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上,管理方法大多基于手工管理模式,对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策,无能为力。档案部门如何在数字化、网络化的大潮中求生存求发展?保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体,如何最大限度地发挥作用?这些问题就使开发档案信息,进行档案信息化建设成为必然。 3、档案信息化建设是开发利用档案价值的要求 提出控制论的数学家维纳,在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出:信息的价值正在于传播,而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构,只有实现了档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务利用网络化,才可能最大限度地发挥档案的作用。

4、档案信息化建设是档案馆自身发展的要求 随着社会文明进程的不断发展,档案案卷数量在不断的增加,档案利用也逐步增加。要适应新的形势,档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆,实现信息化管理,要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与操作体系等方面着手实施,改变现有管理手段相对落后的现状。

二、档案管理的现状 档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步,档案管理的设施不断得到完善、更新,但在实际工作中,档案管理与社会的进步相比,仍然存在很大的问题,表现在:1、档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定;2、领导重视不够,档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差、管理摸式呆板;3、宣传不力,群众参与意识薄弱等方面。

三、加强档案管理信息化建设的途径

(一) 制定规划,突出重点,推进档案信息化建设工作

档案信息化建设工作应该首先破除对信息化建设工作中存在的认识误区,坚持以利用为中心,充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本,充分考虑档案利用需求与特点,结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发,讲求实效,做到建一个成一个,发挥效用,不能搞形式主义。

(二) 重视档案业务流程的重组。

第一,档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成,公文处理与档案管理有机结合,实现文档一体化,可以自动完成各类档案资料的统计工作,绘出各类统计报表。第二,档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作,多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三,档案指导、编研从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境,传统档案组织机构、业务流程,管理体系越来越不适应档案管理信息化的需要,所以有必要从管理理念到组织机构,从业务内容到业务流程进行有效重组,以适应变革的要求。

(三)增强保密意识,采取有效措施,构筑档案信息的安全保障体系

档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念,坚持“积极防御、综合防治”的方针,以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据,结合本单位档案管理工作的实际,制定严格的规章制度,形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识,认真地对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格审查,严格管理。同时,在现代信息社会中应树立高度的安全意识,有效地防止人为的干扰破坏,注意防毒杀毒,确保档案信息的安全性和完整性。

(四)加强组织协调,整合档案信息资源,做好信息化建设的核心工作

作为一项庞大的综合性工程,档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括:信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者,是整个信息化工程的策动力,决定着网络建设工程的组织效率;网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构;网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者,负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

(五)加强档案信息标准化和规范化建设,为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中,管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划,包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等;业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范,其范围包含电子文档的标准及管理规范;技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

(六)调整档案管理人员的知识结构,提高员工素质

在当前状况下,各档案管理机构可以通过引进与培养相结合的方式,调整档案管理人员的知识结构,对急需人才和高端人才加以引进,对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养,建立一支掌握档案管理和信息技术,知识结构合理的复合型档案管理人才队伍,能够适应档案管理的发展需要,有效解决档案信息开发利用不足等问题。

结语

档案信息化建设范文第10篇

关键词 企业档案 信息建设

随着现代社会信息化程度的提高,人们对信息的需求越来越大,信息网络技术迅猛发展,信息化已成为各行各业发展的大趋势。促进企业档案的信息化建设,提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急。

一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷

(一)档案信息建设的必要性

时代的进步和发展,要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术无不彰显其独特的魅力,也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此,企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择,对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用。可见,信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。

(二)企业档案信息化建设中存在的缺陷

(1)虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高,但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确,再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差,使用的计算机陈旧,型号不一,规格各异,不能建立基本的信息化工作平台,影响了档案事业的改革与发展,使企业档案信息化建设进程缓慢

(2)目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段,在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱,虽然已有一些相关的标准规范出台,但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展,缺乏档案信息化建设的标准规范,信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏,从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平。

(3) 档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高,网络已经成为档案工作正常运转的重要载体。然而,信息时代在带给我们方便的同时,也产生了一定的弊端。与一般信息相比,档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格,在信息化网络管理中,使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加,除了常见的病毒、网络黑客对计算机的入侵外,网络系统的开放性、集成性、共享性等特点,也会使档案信息的安全受到威胁

(4)随着计算机技术的成熟和普及,数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用,过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了。从目前档案部门人员的素质来看,一是缺乏新的专业知识,知识结构出现断层现象;二是缺乏现代信息网络化知识;三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等。多种因素的存在,造成了档案信息化建设的滞后。

二、加强档案信息化的建设的策略

(一)加强档案的信息化管理

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准,推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各局域网络,建立企业档案信息网络,实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

(二)加强档案部门的设施建设管理

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化,加强档案的利用,以达到资源共享的目的。

(三)加强档案电子化信息资源建设管理

所谓档案信息电子化,是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。(可喜的是,电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中)加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于检索利用。

(四)加强档案目录数据库建设管理

好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入,保存。

(五)加强档案信息化人才队伍建设管理

推进档案信息自动化的关键是人才,加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训, 提高档案人员运用信息技术的能力,引导档案人员不断满足信息化要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求。

四、结束语

档案信息化建设是一个全新的课题,是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求,也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。但新技术的发展又会带来新的问题,所以档案工作者应及时发现新问题,研究新情况,采取有效的对策,保证档案信息化顺利、健康地发展。

参考文献:

[1]潘连根.数字档案馆研究[M].北京:中国档案出版社,2005.

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