档案信息化管理范文

时间:2023-03-22 13:20:28

档案信息化管理

档案信息化管理范文第1篇

【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代,无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术不断显示其独特的魅力,成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和网络化;第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;第三,要实现档案信息高度共享;第四,要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术兀不显示其独特的魅力,成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化,加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入,保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息化了,因此,信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论,熟悉档案工作的规律,从而创新更科学、更先进的管理方法,因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

【参考文献】

[1]路凤英,衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J],《档案学研究》,1999年03期。

档案信息化管理范文第2篇

[关键词]房产档案;信息化;管理

近年来,房地产业的快速发展,也有效的推动了房产档案管理的进程。利用信息化技术进行房产档案管理,不仅能够实现档案信息的快捷查询,而且可以从多个途径来对信息进行查询,通过对各类信息进行有效的管量,确保了信息存储的能力,而且信息化技术管理房产档案工作中,操作程序更加简单方便,不仅成本较低,而且具有较好的保密性,有效的规避了传统房产档案管理工作中的各种弊端。

1.房产档案信息化管理工作中的不足之处

1.1对房产档案信息化管理缺乏必要的重视

由于部分房产档案管理负责人对于房产档案信息化管理缺乏必要的重视,对信息化管理的必要性没有深刻的认识,这就导致在房产档案管理工作中无法将信息化技术进行有效的应用,再加之部分档案管理人员对于信息化管理存在一定的抵触情绪,这就严惩制约了信息化管理在房产档案管理工作中的应用,使房产档案管理工作中信息化技术不能有效的发挥其应有的作用。

1.2在管理理念上缺乏创新性思维

长期以来我国房产档案管理工作一直沿用传统的管理方式,所以其思维模式较为固定,在信息化技术冲击下,这种落后的思维模式并不是很容易被打破,在理念上并不容易从条条框框中走出来,这必然导致信息化管理技术在应用上得不到足够的重视,存在着许多欠缺的地方,无法有效的提升房产档案的管理效率。

1.3档案管理人员缺乏专业的素质

房产档案信息化管理不仅需要管理人员具有较强专业技能,而且还要对房产管理和信息化技术能够熟悉掌握,这就需要综合素质的房产档案管理人员。但目前很大一部分房产档案管理人员无论从理念、专业知识还是技术水平上都存在着较多欠缺的地方,部分人员满足于现状,不注重自身管理能力业务水平的提升,从而使房产档案管理工作中忽视了信息化管理技术的应用。

1.4管理技术水平不足

房产档案信息化管理工作中,由于管理技术水平有限,所以在设备、管理技术及理念上都达不到信息化管理工作的要求,对现代化技术应用的较少,没有建立房产档案数据库,与现代化的信息化管理技术存在着较大的差距。

1.5档案利用率不高

目前有很大一部分房产档案还沿用传统的管理模式,给查询工作带来了较大的难度,所以导致档案利用率较低。再加之部分档案信息更新的速度较慢,信息缺乏时效性,制约了房产档案的利用。

2.加强房产档案信息化管理的措施

2.1加强对房产档案信息化管理的重视

信息化技术在房产档案管理工作中进行应用,这是一项复杂及系统的工作,需要房产档案负责人给予足够的重视,通过加强档案管理人员培训使其对信息化管理技术能够更好的认识和掌握。加大硬件上的投资力度,使房产档案管理部门配置足够的设备,同时配备信息技术管理人员,强化房产档案信息化管理水平的提升,加快房产档案信息化建设的发展。

2.2强化对房产档案管理人员的训练和考核

随着信息化技术的应用,对房产档案管理人员的技能要求也会越来越高。相关部门应该定期对档案管理人员进行训练;或是鞭策档案管理人员自己积极学习相关知识和技术,逐渐培养他们运用现代化的信息技术对房产档案进行管理的思想意识和操作能力。制定考核和竞争机制,不仅可以强化管理人员的信息化知识和技能,还能让他们有足够的空间展示自身的才能,让房产档案信息化管理展现出充满活力的一面。

2.3健全档案管理技术制度

这就需要相关领导共同研究,制定出一套健全的管理技术制度,约束档案管理人员,让他们都能依照制度进行管理,保证房产档案信息化管理的有序进行。同时,还要对所有的房产档案有统一的管理制度,如房产信息的收集、整理、分类、保管、查询、修改、利用等,对每一个环节都要做到分工明确、严格监督,不仅要保证房产档案的完整性和真实性,还要保证房产档案信息的质量。

2.4提高房产档案的利用效率

就目前方房产的发展情况而言,人们对房产信息的利用需求越来越大,而房产档案的管理的目的也就是为了给人们提供更多的房产信息,但不同的人们所需要的房产信息都是有差异的,所以房产所需信息也就出现了多变性。如果按照传统的档案管理技术,是可以满足人们对房产信息的需求的,但是却会给人们带来更多的时间损失、财务损失,而且很有可能忙碌了很长时间还是不能找到满足自己要求的信息。这个时候,信息化的管理技术就能解决这些问题了。采用信息化的技术管理,就可以建立信息化的数据库,实现信息资源的共享。

3.结束语

近年来,房地产业的兴起,有效的推动了房产档案的发展进程,信息化技术在房产档案中的应用,使房产档案实现了信息化管理,这是房产档案发展的必然的趋势。为了有效的提高房产档案信息化管理水平,则需要在房产档案日常管理工作中,无论是领导、管理人员还同负责人员,都需给予信息化管理充分的重视,加强自身的学习和知识结构的更新,利用全新的理念加快房产档案信息化建设工作的开展,有效的规避传统房产档案管理工作中的弊端,确保利用最低的成本,有效的提高房产档案管理的效率和利用率,确保房产档案信息的完整性和全面性。

参考文献:

[1]梁海燕.房产档案信息化管理应用探究[J].企业科技与发展.2013(15).

[2]刘晓秋.房地产档案管理中的问题及对策分析[J].青年与社会.2013(28).

档案信息化管理范文第3篇

关键词:房产档案;档案信息化;为民服务;管理

随着社会经济与科技的高速发展,传统的房产档案管理措施已无法满足现今社会档案管理的需求,房产档案信息化管理便顺运而生。这种新型管理手段是通过信息技术来保存房产的交易记录信息和有关房产信息,并且信息化的管理模式可以通过图片、表格等方式将信息数据更加具体、形象、直观的表现出来。房产档案信息化使房产信息登记能够实现“分级查找、三档共存”。做好房地产档案管理信息化建设,不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,还可大大减少房产管理工作人员的投入[1]。在这种情况下,要想实现推进档案为民新局面、房产档案管理的高效化、促进房地产企业的稳固发展,就必须在信息化管理方面取得成绩,大力推行新型档案管理模式,从而有效提高房产档案管理的效率,促使房地产市场经济的繁荣。

1房产档案信息化管理的意义

在如今的信息化时代,房地产档案信息化管理势在必行[2]。通过信息化手段来管理房产档案,一方面可以避免纸质档案保存不易,占据空间大的情况;另一方面,电子档案有利于档案信息的处理与修改,使档案信息的传递、归档与整理等工作的开展更加轻松,便于档案工作人员开展工作。最重要的是档案信息化管理体系使档案自动存档、分类管理的目标得以实现,大大的提高了档案信息搜索的速度,而且在实际操作中电子档案脱离了区域的限制,不需要像纸质档案那样只有在某地才能查询,只要有联网的电脑就能查询房产档案的相关信息,十分方便快捷。为了使房产档案更好的与社会的发展需求相适应,则需要将信息技术与档案管理手段有效的结合起来,从而推动房产档案管理的信息化进程[3]。与传统的档案管理手段相比较,信息化管理能够分类储存不同的房产档案信息,效率远高于人工分类的方式。而且房产档案信息化管理的优势之一是能通过网络进行信息的输入与输出。管理人员将档案信息输入电脑后,别的部门人员也就能借网络实现档案信息的交换,促进了房地产各部门之间的信息相互交流。并且普通市民也可通过网络来获得房地产的部分信息,使市民能直接的获得相关房产信息,有利于房地产事业的发展。其次,档案管理的信息化将房产信息资料转变为数字信息,缩短了工作人员搜索档案信息资料的时间,有效降低了管理工作的困难度,使管理人员的服务质量得到提高。

2提升房产档案信息化的策略

第一,推进房产档案管理制度的建立。我国早已推出了电子档案管理的相关制度,使电子档案的管理更加规范。但是房产档案情况特殊,与别的电子档案相比,在管理上存在差异。而房产档案管理制度的建立与完善是有效完成档案工作的前提。如今,只有少数地区建立了房产信息化档案且成效并未满足期望的目标,使得房产档案信息化的建立难度提升。因此要想规范房产档案的管理,保障档案工作的有效进行就需要构建健全的档案汇集、转移、使用与保存等房产档案管理制度,改善档案资料查询、管理人员责任制度等切实可行的管理方式。完善房产档案管理制度,细化房产档案建设标准,健全房产档案管理法律法规,提高房产档案在房地产交易中的地位[4]。构建与完善房产档案信息化的管理制度,使档案管理服务的业务程序更加规范。第二,培养房产档案管理的专业化人才,提高业务水平。房产档案信息化的建设不是一蹴而就的,档案管理业务水平仍然处于从人工档案记录转向数字信息化的过渡状态中。这样的情况使得房地产公司迫切地需要专业的管理人员,以促进房产档案信息化的构建与发展,进一步规范房产档案的管理。因此房地产公司应该重视培养房产档案管理的专业人才,尽可能地使档案管理人员的操作能力与知识水平提升。房地产公司在档案管理人员的选拔与培养上,要选拔出具有职业素养、能够吃苦、服务态度好的工作人员;要培养出擅长信息化管理技术、熟悉房产管理知识的人才,从而满足社会经济与档案管理工作发展的需求。公司还应积极举办档案管理人员经验交流活动,以此提升工作人员的工作能力、业务水平与综合素质,使其尽可能地熟悉掌握现代化的房产档案管理技术,促进房产档案信息化的持续性发展。

3结语

综上所述,推行房产档案信息化管理有利于提高管理人员的工作效率与服务水平,使之能更高效的为人民服务,促进社会主义市场经济的发展建设。要想做好房产档案的管理工作就应该提升房产档案信息化的管理水平,积极解决信息化管理中出现的一系列问题。不仅如此,管理部门还应不断探寻更新更好更有效的管理方法;把全心全意为人民服务作为宗旨,把提高业务服务水平作为进步的目标,为人民、为社会和民生做出更大的贡献,有效地推进档案为民服务的新局面。

参考文献:

[1]尚永峰.对房地产档案管理信息化的思考[J].商品与质量,2016,4(31).:34-34.

[2]陈静.房地产档案的信息化管理探讨[J].住宅与房地产,2017,8(6):119-121.

[3]张莉娅.探讨关于房产档案信息化管理的优势及策略分析[J].建筑工程技术与设计,2016,9(6):67-68.

[4]邹慕仉.提升房产档案管理应用水平研究[J].中国培训,2017,8(10):99-99.

档案信息化管理范文第4篇

关键词:医院档案;信息化;管理

信息技术的迅猛发展,互联网的广泛应用,带来了文档管理、存储和利用方式的革命,档案管理正面临着现代技术的挑战和难得的发展机遇,信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变,在网络环境下进行医院档案管理能使档案管理标准化和规范化,并提高劳动效率和工作质量。因此,如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合,加快档案信息化、网络化建设,实现档案管理现代化,是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

1医院档案信息化管理的内涵

1.1档案信息化管理的定义 医院档案是由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成[1]。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通讯技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平,使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式。

1.2医院档案信息化管理的具体内容

1.2.1对患者病历档案进行信息化管理 可将不同科室的病历档案按照不同的编号分门别类的进行网络登记,还可以对相应的病情应用网络做出分析,标注在病例的下面,为医生提供治疗的思路。医生将治疗过程等记录在网络上,计算机终端对这些信息进行整合,以便更家方便快捷的从中提取重要信息,总结大量临床经验。

1.2.2对人事档案进行信息化管理 将各部门的人事档案在网络上进行登记,将人事不案例从实体化方向朝着网络化方向进行转变,人事档案的管理可以将平时在日常工作中遇到的问题分门别类的进行区分,规划在不同的档案之下,不仅方便管理,更方便查阅。

1.2.3对医院图书资源进行信息化管理 庞大的医院图书和资料如果在图书馆里进行查阅的话是非常麻烦且冗长的工作过程,对图书资料进行网络化管理可以大大节约这些时间,还可以将借阅者对于这些资料的感想和想法登记在网络上书本的名下,为以后的借阅者提供参考。

2利用信息化手段管理医院档案的优势

2.1有利于减轻档案管理的劳动强度,提高工作效率 传统的医院档案管理工作存在立卷难、利用效率低和查准率不高的难题,现代化信息管理手段的利用免除了立卷归档、检索查找的过程,减轻了工作人员的劳动强度,提高了检索速度。

2.2有利于文件和病案的补漏增缺 传统的医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或者漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做,拆卷后,卷内文件又得重新排列,编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面,不但费时费力,还是管理员增添了很多麻烦,现行电子环境下信息管理后,医院档案按"件"管理,工作人员可有充分的时间提高业务水平。

2.3有利于档案资料方便、检索简便、准确率高的使用 传统档案管理工作,不仅消耗大量人力、物力,而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平,信息化管理方法的应用,摆脱了以往的经验式管理模式,完成档案由案卷级向文件级管理的转变,将手工立卷变为计算机自动管理,极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率。

2.4有利于提高医院档案管理的质量 传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理解来进行操作,其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一,这必然影响到案卷质量水平,信息化档案管理后,档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上,从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。

3完善医院档案信息化管理的对策与措施

目前,我院档案信息化管理还存在基础设施不完善、政策和技术保障缺乏、信息化规范体系尚未健全等问题,针对以上问题,为完善医院档案信息化管理有以下几点措施。

3.1加强基础设施建设,创建良好的管理环境 良好的软硬件基础设施和管理环境是实现档案信息化建设的物质基础条件,技术基础设施包括软、硬件的建设,医院局域网的建立要立足高起点,不仅要方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,扩建成医院信息中心,并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。这样,不仅可以大大提高办公效率,方便利用者,同时还可以实现档案资料的在线利用。

3.2重视人才培养 现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证[2]。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施多途径、多形式地将计算机应用、数字化技术、网络技术等作为新时期档案人员必备的基础课予以培训,档案员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识和运用操作能力。因此,要不断的学习和培训,重视人才的培养。

3.3加强安全管理 档案具有原始性,不得被篡改,要防范病毒攻击,对于涉及个人隐私问题,还要设置访问权限,制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,晚上档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学使用的网络安全策略,加强安全管理。

参考文献:

[1]王兆学.浅议医院档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息,2010,8:182.

档案信息化管理范文第5篇

[关键词]医院档案管理;信息化;问题;优势;途径

一、医院档案信息化管理的问题

(一)档案信息化管理意识不强

在当前医院经营过程中,更重视医疗业务的发展,对于档案信息化管理缺乏重视,觉得档案对于医院的发展起不到有效的作用,可有可无,将档案管理工作简单的认定为保管工作。这就导致当前医院档案管理工作信息化意识不强,档案存在丢失及资源浪费的现象。

(二)管理制度不健全

在当前医院发展过程中,没有完善的信息整合制度,在档案信息收集工作中存在效率低的问题,而且信息资源缺乏整体性和系统性。一些重要档案文件材料由于得不到有效的重视,从而存在丢失及毁损的问题,同时档案信息化管理与医院管理工作存在着脱节的现象,档案信息的重要性无法有效的发挥出来。

(三)医院档案开发利用率较低

长期以来我国档案工作都存在着重管轻用的问题,档案基本处于封闭环境下进行保存和管理,一味的对档案信息进行收集和管理,而对档案信息的利用较为忽视,这就导致医院档案并没有医疗服务中发挥其重要价值。

(四)档案工作硬件投入不足

在当前医院档案信息化建设过程中,由于经费缺乏,档案信息化管理中所需要的设备及技术都得不到及时更新和替换,档案管理环境无法有效的支持档案的信息化建设,硬件上投入的不足严重制约了医院档案信息化建设的步伐。

二、医院档案管理信息化的优势

(一)档案信息化有利于保护珍贵的档案原件

医院档案利用计算机来对原件进行扫描,并对档案以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,经过信息化手段处理后,能够更好的实现对档案原件的保护,在使用和借阅过程中不需要再使用纸质原件,避免了贵重资料丢失和毁损的风险发生。

(二)档案信息化使文件的归档方式得到改善

医院档案管理人员需要及时对各类文件进行归档,在手工操作方式时,在档案整理和目录登记过程中需要花费较多的时间,而在档案信息化实现后,档案管理人员可以从手工劳动中解脱出来,档案经过信息化处理不仅工作效率得以提高,而且在信息有改运时,只需要输入指令不可以完成整个系统的调整,使档案管理人员工作条件有了较大程度的改善。

(三)档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案收集、整理和保管等一系列工作都是为了档案的有效利用,档案整合工作也是为了进一步对档案使用范围进行提高而且在,通过整合后的档案具有较好的有效性、共享性和系统性。档案原件与电子档案相比,电子档案的应用程度和应用范围要远远高于档案原件,而且医院各部门及各科室可以在计算机上按需对电子档案进行浏览,而且能够按需要进行存取,这不仅有效的提高档案的利用率,而且对于档案资源共享的实现起到了极其重要的促进作用。

(四)有效的改善了信息需求的管理措施和优化配置方法

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。将档案信息化处理以后,可以提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,同时又保障了档案的安全备份。

三、推动医院档案信息化管理的途径

(一)确定档案管理信息化的标准

目前,虽然档案管理部门还没有明确规定档案管理信息化、规范化的标准,但教育主管部门、各医院至少要以超前的战略眼光,制定本地区、本部门、本医院档案管理信息化系统的所必须具备的基本条件和基本标准,并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件。同时严格要求医院各职能处室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的医院档案管理信息化建设新局面。

(二)建立医院档案管理数据库

目前医院档案管理信息化系统建设仍处于起步阶段,其档案正在由原来的笔写文字或打印件向信息管理系统的过渡。教育主管部门或医院应抓住这一有利时机,加快医院数据库建设。只有数据库建设好了,才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理。

(三)努力提升档案工作的服务质量

档案信息化管理的最终目的是为了确保档案的利用,所以医院档案管理人员需要进一步提升自身的档案服务意识,树立良好的服务理论,对档案服务方式进行优化,加快医院档案信息服务的开放度。同时,医院档案管理部门在工作中需要加强与其他部门及科室的沟通和联系,建立良好的交流平台,进一步拓展宽档案服务渠道,最大限度的加快对医院档案资源的开发和利用,以便于更好的与现代化医院管理的现实需求相适应。

四、结束语

在当前医院档案信息化管理工作中,不仅需要有效的认识到医院档案信息化的重要性,而且还要对档案管理制度进一步进行完善,对医院信息管理设备进行配置,提高档案服务的水平。同时还要加强对档案管理人员的专业技能和职业素质的培养工作,确保医院档案信息化的质量和效率能够得以提升,更好的推动医院档案工作的顺利开展。

参考文献

[1]刘英霞,贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案,2012,02.

档案信息化管理范文第6篇

一、目前我国档案信息化管理工作中存在的问题

所谓的档案信息化就是采用先进的信息化技术,来将元数据转化为数字形式,从而存储在相应的设备软件上,然后与互联网进行有效的连接,从而可以利用计算机进行档案的查询和利用,提高了档案利用的效率,有效的实现了档案数据资源的共享。虽然档案信息化管理工作在我国得到了极大的发展,也是未来我国档案管理事业主要的发展趋势,但是从实际的角度来看,该工作中还是存在一定的问题。而主要的问题包括以下几个方面:

1.发展不平衡

我国对档案信息化管理的重视程度整体不高,这就使得各个区域对档案信息化管理工作的重视程度不均衡,有些地区的档案信息化管理工作的开展程度并不高,而有些区域的档案信息化管理工作的开展程度却相对较高,无论是基础方面还是在硬件设施上,部分地区的档案信息化管理水平甚至超越了国家的平均管理水平,这些地区利用先进的软件和构建有效的平台来实施对档案的高效管理,使得档案信息化的建设速度相对较快。但是部分地区的档案信息化管理水平还相对较为落后,其还有待进步的发展,甚至有些地区的档案信息化管理水平已经出现了发展停滞的情况,与那些档案信息化管理发展较为快速的地区,形成了鲜明的对比。从这一点可以充分的了解到,我国的档案信息化管理工作的发展和建设并不平衡。

2.信息化水平整体较低

我国一些地区的档案信息化管理水平相对来说较为快速,而且管理体系也较为健全,但是就整体来说,我国的档案信息化管理水平还是相对较低,还有很大的发展空间。我国的一些大型企业在档案信息化管理上,要比国家的整体水平还要高,这主要是因为其在发展档案信息化管理工作的过程中,并没有局限于发展档案馆本身,其主要是针对档案信息化管理系统进行发展。其在发展档案信息化管理工作的时候,主要采用采用的是集成化的管理方式,在档案管理的平台上,将档案馆作为发展的核心环节,从而带动其他部门的档案管理工作的发展。但是我国大多数的档案信息化管理工作在发展上还只是局限于对图书馆本身进行管理。

3.信息资源利用率较低

我国的档案查询在一些地区还需要本人亲子办理或者是委托人到专门的档案馆进行办理,还无法有效的实现线上查询,这样就使得档案信息资源的利用变得较为复杂,使得我国的档案信息资源的整体利用率相对较低。

4.重视程度不足

我国对档案信息化管理工作的重视程度不高,为档案信息化管理工作开展的资金投入相对较少,人才的配备也不健全,基础设施也相对较为落后,这就使得我国的档案信息化管理工作无法高效的开展。另外,我国对档案信息化管理的认识程度也较低,无法有效的促进档案信息化管理工作的快速发展,导致档案信息资源利用率低,档案馆的管理人员多为年龄较大的人员,其不具备扎实的专业管理知识,责任感也不强,这就使得档案信息化管理工作的开展举步维艰。

二、构建低碳理念的档案信息化管理模式的对策

1.加大经费投入

我国领导应充分认识档案信息化的重要性,加大信息化建设的经费投入。档案信息资源作为衡量我国管理水平的重要标志,对构建低碳社会、推动社会的持续健康发展有重要作用。因此,我国领导支持档案信息化模式的建设,提供充足的资金保障,支持档案部门的工作。

2.转变传统观念

我国部分地区认为档案利用率较低,档案信息化建设意义不大,使得档案管理人员仍然采用传统的手工操作模式。转变观念作为档案信息化建设的重要前提,档案管理人员应及时更新管理观念,提高自身认识水平,树立低碳理念的档案信息化管理意识,积极探索低碳理念的档案信息化模式新思路,进而适应信息化发展的要求。

3.加强档案管理队伍建设

档案管理人员是档案信息化管理工作得以开展的保证,也是相关档案信息化技术的利用者,要想能够使得档案信息化管理工作得以高效的开展,就需要选用高素质的档案管理人员,在低碳理念的影响下,不断的构建健全的档案信息化管理模式,对相关的档案管理人员进行专业技能的培训,加大对档案管理人员的培养力度,从而使得档案信息化管理工作能够顺利的开展。此外,引进高素质的信息管理人才有利于档案管理的科学化,进而推进信息化建设的进程。

4.加快档案网络化进程

利用网络化对档案实施管理,将档案转换为电子形式,以减少对纸张的应用,这样就可以达到有效节省资源的目的,而利用网络化开展档案管理工作,可以使得档案资源实现共享,用户可以通过网络进行档案信息资源的查询,在网络的档案库中,下载自己所需要的档案资源,从而提升档案数据信息的利用率,从而有效的推动档案信息化管理工作的长远发展。

三、结语

综上所述,现阶段我国的档案信息化管理工作还存在着一些重要的问题,这些问题的会严重影响到档案信息化管理工作的正常开展,在低碳理念下,要想使得档案信息化管理工作能够高效的开展,就需要对我国的相关部门人员进行思想观念的转变,优化档案管理人员结构,为档案信息化管理工作的开展提供大量资金和人才、技术支持,只有这样,才能够有效的实现档案信息化管理工作的可持续发展。

档案信息化管理范文第7篇

[关键词]企业档案;信息化;管理

[中图分类号]C271

[文献标识码]A [文章编号]1672―2728(2010)11-0131-04

企业信息不仅是企业重要的经济资源,也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争实力。我国加入WTO后,各企业已将能否迅速掌握及处理信息资源作为企业参与国际竞争的关键因素。企业档案作为企业信息资源的一部分,如何强化企业档案信息化管理,将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中,最大限度地发挥企业档案信息资源的作用,是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。

一、实现企业档案信息化管理的必要性

企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段,对企业档案的信息资源有序整理,对档案信息数据库开发建设,对档案人才队伍建设等,以促进企业档案信息资源的开发利用。

(一)企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势

1.企业档案信息化管理是适应国家、政府信息化建设发展的需要

(1)国家信息化建设的需要。面对当今世界经济和社会大发展的趋势,党中央、国务院提出要在未来的五年内,把国民经济和社会信息化的发展放在优先位置,用信息化带动工业化,实现经济结构和产业结构的优化升级,实现生产力的跨越式发展,加速国家现代化。

(2)政府信息化建设的需要。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上,政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架,即政府机关内部的办公业务网;中央和地方政府及部门间的办公业务资源网;以因特网为依托的政府公众信息网;政府系统共建共享的电子信息资料库。

档案信息资源作为国家、政府信息资源的重要组成部分,它将融入国家、政府的信息资源管理中。要跟上国家、政府信息化建设的发展步伐,企业档案只有改革现有的管理模式,朝档案信息化管理方向发展,才能适应国家、政府信息化建设的需要。

2.企业档案信息化管理是适应现代化企业信息发展的需要

(1)现代企业是信息企业。伦敦商学院信息管理学教授迈克尔・厄尔提出,我们的企业已经从工业时代进入了信息时代。每一家企业都是信息企业,经理是企业的信息处理者,他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策,企业经营管理依赖信息,信息与企业息息相关,离开信息的企业便无法生存,而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。

(2)企业信息化建设需要档案信息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用,并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁。例如,现在不少城市的企业就已经在网上推出了自已的档案信息网站。通过网站将企业的业务、企业的产品、企业的先进人物,企业的精神文明建设情况、企业的现代化经济建设情况等通过网站的窗口介绍、展示给广大的用户和群众,并使用户能自行查询、了解企业,了解企业的档案信息,企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏,便树立起了自己的品牌。

(3)企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去,人们交流、获取信息的渠道太少,大多数是通过在邮局寄信、看报纸,杂志等而获得。邮局信件因为手工处理,程序烦琐,信息传递极慢。20世纪90年代后,计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展,社会信息传递渠道增加,使人们不再依赖寄信等传递方式,传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要。“十五”期间,邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设,迄今,邮政计算机综合网已陆续建成,邮政业务网络一体化已成为现实,邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上邮购礼仪、鲜花等网上业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展,促使企业的管理手段进一步迈进。企业将办公自动化建设作为下一步发展的目标,并将发展和带动企业档案信息化、现代化管理,利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用,最大限度地发挥企业信息资源的作用,更快的推进企业的发展。

(二)档案信息化管理是变革传统档案管理模式的重要手段

要实现企业档案信息化管理,档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理系统的建立,将改变传统的档案管理模式,是档案管理朝现代化迈进的主攻方向。

1.档案信息化管理系统的建立,改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集工作是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程。随着信息处理技术和办公自动化的普及,档案的载体呈现多样化,从纸质向光盘、电子发展。这些新型载体档案具有纸质无可比拟的优势,信息含量大、检索方便快捷,其形成规律、保管方法、传输方式也和纸质档案不同,对传统档案标准、档案理论、保管方法和利用方式带来强烈的冲击。档案工作人员除了要收集原始纸质文件外,还要将原始纸质的文件、原始声像文件、现代网络传输的电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立,可以使档案收集更加完满。

2.档案信息化管理系统的建立,改变了档案的整理与鉴定工作方式,使档案的整理工作大大规范。由于种种原因,传统的档案工作基本是内向管理的模式,管理手段主要是手工操作,档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中,这样使一部分档案成为无人问津、保管良好的一堆废纸。现在,将档案的总目、分目整理按照系统合理运用,用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格,为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。

3.档案信息化管理系统的建立也给档案的保管与利用带来了全新的变更。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案,已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用,文书、档案一体化,档案、图书、情报一体化,数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案的保管和纸质档案有本质的区别,而电子档案的保存可实现“无纸化、网络化”。

4.档案信息化管理系统的建立,使档案统计工作趋于简单化。档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细,有的内容年年重复统计,数量又不大,统计起来相当烦琐,而档案信息化管理系统却

是最擅长统计工作的。通过计算机统计,可以剔除每年重复统计的数据,只需将新的数据增加或删改,统计工作快而准确。

总之,档案信息化管理是一项综合的系统工程,它的建立不仅改变了传统意义上档案的性质,而且改变了传统档案的管理手段,实现传统档案的跨越式发展,使档案管理工作适应了企业经济发展的需要,并为档案的应用创造了新的机遇,开拓了更大的领域。

二、当前邮政企业档案信息化管理存在的问题

(一)档案软件相互兼容性差

邮政企业档案较早地在邮电分营前的1995年已开展用计算机软件录入档案信息数据。在较长的8年时间,档案软件从较早的DOS系统状态下使用的版本,升级为在WINDOS98状态下使用的版本,归档文件整理方法改革后的版本,3次软件版本的转换,由于软件数据库版本的不同,不能将旧版本的数据导入新的软件中使用,而软件开发中由于软件的相互兼容性差,导致过去录入的档案数据不能整合统一使用,造成已录入的档案信息资源的浪费。

(二)档案硬件设备老化

由于邮电分营,分营后邮政企业大多数的办公用计算机设备、档案库房、空调机、去湿机等档案硬件设备已十分的落后、陈旧,加上邮政3年扭亏任务的完成,不少单位对邮政档案管理的硬件还未配备、更新。不少县局邮政的档案人员还在使用运行速度很慢、存储容量很小的386、486等计算机,给档案数据的录入工作造成了影响。整个邮政企业档案信息化水平的高低,说到底也取决于计算机等硬件化程度的高低。

(三)档案人员业务水平综合素质低

笔者曾在邮政分营后的第一年对广西全区邮政的专兼职档案人员作过一次调查,全区共有96个单位,分营前从事档案工作3年以下的占70%,3年以上的只有10%。大专以上文化程度的40%,能一般进行计算机操作的只有40%。

调查显示,邮政改革后由于机构、人员精简,大部分从事档案工作的都是身兼数职的管理人员,档案业务不熟,加上档案人员调动频繁,新手多,未能及时受到业务培训。整个档案队伍档案管理水平不高,将导致企业档案信息化建设受影响。

三、完善企业档案信息化管理的对策

企业档案信息化管理的建设对于档案部门来说是一项崭新的实践,也是一项很复杂的系统工程,绝非轻而易举。它涉及到包括计算机硬件、网络、信息输出、获得与处理、信息安全以及微电子等多个技术问题,需要资金,需要人才,在运行模式上也需要结合本行业的实际工作不断的探索,不断的完善。

(一)建立好企业档案信息化管理的长远期规划及具体的实施细则

1.企业领导重视企业档案信息化管理是关键

企业领导应认识到企业档案信息化管理的建设,是全面展示企业档案工作和企业各项成就的一个窗口,是使人们认识企业、促进企业间经济合作、为企业发展提供综合信息的一个桥梁和纽带。档案信息化管理作为一个系统的建设,不仅需要企业领导的高度重视,更需要企业各部门的大力协作配合,企业领导要有战略眼光和务实的作风来抓档案信息化管理的建设。如果只是口头支持,没有资金、设备的落实,没有技术人员的配合,这项工作单靠档案部门是完不成的。

2.明确企业档案信息化管理的规划和实施办法

档案信息化管理的复杂性、长远性,使之有一个客观指导性的规划和具体详细的实施细则,要有主管档案工作的领导负责,要有信息技术部门的技术协作。对档案信息化管理涉及到的网间合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题要有充分的可行性、科学的计划、以求协调配合、共同发展。要结合企业制定的信息化目标进程,确定档案信息化管理的目标、措施、步骤与要求,制定中长期发展计划,并确定档案信息数据库建立在企业即将开展和实行的办公自动化进程中,并将档案信息化管理的进程纳入企业的各项工作之中,作为今后档案工作的重点,扎扎实实的推进档案信息化管理的建设。

(二)解决好企业档案信息化管理的硬件配置、软件开发和专业人才培训

档案部门要与信息技术部门多沟通、协调和配合,做好档案信息规划建设,并要在资金、技术、设备、网络通讯建设、应用系统开发等方面提出具体要求,争取将档案信息化管理建设项目纳入企业综合计算机网建设中,争取经费与技术的支持。

1.硬件问题

一个大型企业所需要的计算机网络结构有企业级交换机、工作组级交换机、主干网络、服务器、数据库、计算机等。档案管理和档案信息的利用也要充分利用企业信息化的技术手段和网络平台。如邮政企业档案网络便可利用企业现成的综合业务网络,将档案部分整合开发。

2.软件问题

档案信息系统软件是原件购买还是自行开发,要根据企业的信息化规模或技术能力而定。笔者在近年来使用的档案软件中体会到,软件的开发与选择首先应注意考虑软件的售后问题。售后条件不好,出现问题不能及时处理与解决,影响了档案人员对计算机操作的积极性。软件最好选择本地区档案局统一开发的软件。有条件的企业可自行研制开发或与电脑开发商共同研制开发。其次要注意考虑软件的兼容性。档案信息网络软件的标准要求在统一的基础上开发研制,可避免版本不一,不能兼容,造成浪费。如邮政企业由于兼职档案人员多,有时需要同时使用财务软件、人事软件,使计算机中内装入大量的其他数据、信息,过去由于购买的软件版本不兼容,较易引起了电脑死机等故障,影响了档案人员的正常使用。所以档案系统软件的开发还应考虑与企业办公自动化网络的兼容问题。

3.档案人才的培养

(1)档案工作者要具备一定的政治思想素质。档案人员要热爱本职工作,要有强烈的事业心和政治责任感,要牢固树立企业效益观念和保密观念,要遵循档案纪律和档案法,切实履行好一名档案人员的职责。

(2)要具备一定的科学文化和专业素质。现代企业档案信息化管理进程要求不仅要有熟练的档案业务管理水平,还要具备计算机操作、外语等现代化管理技能,以迎取现代科技进步和发展。企业档案工作者要有紧迫感,要加强提高自身文化水平的学习,加强电子、计算机操作等现代科学知识及操作技能的学习,主动积极参与企业档案软件的功能开发,将自身融入档案信息技术系统,向档案现代管理模式靠拢。

(三)做好企业档案信息数据的录入工作

企业档案信息化建设管理的水平也体现在档案数据的录人数量上。只有大大增加档案数据库数据量,才能进一步发挥档案信息化管理的基础设施功能。推进档案馆数字化建设,尽快使档案数据化,这是一项艰巨的工作,又是一项迫切的工作。不久的将来,随着企业档案信息化管理逐步形成和完善,将大大促进企业各项工作的开展,网上办公、网上查阅、网上经营、网上交流等现代化管理手段将使企业经营如虎添翼。企业发展需要档案支持,企业档案信息化管理工作又将在企业信息化建设的发展中推进。

[参考文献]

[1]刘越南,电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J],中国档案,2006,(3).

[2]吴宝康,档案学理论与历史初探[M],成都:科技出版社,2005.

[3]赵翠红,在市场经济中企业档案管理的挑战和出路[J],学理论,2009,(4).

档案信息化管理范文第8篇

关键词:社保档案;信息化管理;策略

近年来,我国社会经济的快速发展,也会不可避免的遇到各种意外灾害事故,让很多老百姓需要在事故后承担庞大的手术费以及医疗费。这就在提高人们投保意识的同时,促进了保险业的进一步发展。在这一过程中,产生的社保档案也在不断增多,不仅增加了档案管理人员的工作量,同时传统的社保档案管理模式也很容易出现纰漏。因此,为了充分发挥社保档案的积极作用,应该将先进的信息技术与档案管理相结合,从而为社会保障事业的发展提供有力支撑。

1 当前实行社保档案信息化管理的重要意义

在科学技术飞速发展的今天,社会保险档案管理工作也需要与时俱进,脱离原本的以纸质、光盘以及磁盘等为介质的管理模式,逐渐向以计算机为技术支持的现代化档案管理转型。其中,实现社保档案信息化管理的优势如下:

1.1 减轻管理人员劳动强度,提高管理效率

在我国档案管理事业发展至今,已形成了一套成熟完整的管理流程,但是传统的管理模式在档案的收集、整理、检索等工序,总会花去档案管理人员大量的时间以及精力,特别是在档案检索环节,管理人员需要对照纸质目录在大量的纸质档案中抽调出所需档案,其效率十分低下。然而在新时期计算机技术的合理运用,相关管理人员可以在掌握必要的计算机技术基础上,依靠相关程序自动生成档案信息,将这些信息汇总起来共同形成社会保险档案数据库。管理人员只要在系统中输入关键词就可以快速而准确的抽调出相关档案信息,极大减轻了管理人员的工作强度。

1.2 纸质档案转化为数字档案,节约档案管理成本

以往传统的社会保险档案通常为纸质材料,不仅成本较高,同时纸质档案在存储、管理以及检索方面都会存在一定难度,这就在一定程度上增加了管理人员的工作量,且管理效率也不理想。而在新形势下,先进的计算机技术已迅速蔓延至人们生活工作的方方面面。相较于其他存储、传递模式,成本低廉以及方便快捷等特点也让计算机技术运用优势大大提高。在社会保险档案管理中,计算机技术的运用让纸质档案逐渐被电子档案所取代,这一方面降低了档案本身的制作成本,节省档案存放占地空间,另一方面也节省了大量的人力资源。

1.3 信息化管理有助于社保档案永久、安全的保存

以往传统的社保档案由于以纸质为主,受自然因素以及人为因素的影响,很多档案信息并不能得到永久、安全的保存,特别是那些年代较为久远的档案,有时会因为人为疏忽或者受潮、灰尘等因素而遭到不同程度的破损,当使用时就会出现档案信息缺失或者字迹模糊等现象,给社保档案的利用造成困难。但是信息化管理则不同,它可以将纸质档案转化为文字、图片、音频等电子形式,在很大程度上减少了档案信息丢失或者字迹模糊等现象的发生。同时,由于电子版档案可进行多次备份,就算计算机硬件本身出现问题,相应的档案管理系统也不会就此崩溃,利用其它硬件依然可以恢复或者重建,进而保证了社保档案的完整性。

2 新时期加强社保档案信息化管理的有效策略

2.1 加大宣传,提高大众对社保档案信息化的正确认识

可以通过电视台、报纸或者网络平台等媒体进行社保档案信息化的宣传,提高社会公众对社保档案信息化的正确认识,并对其有一个深入理解以及支持。提高社会公众的认识不仅仅是因为社保档案的信息化是一项技术手段的革命,更重要的是一场生活方式、管理方式以及思想观念的革命。目前,我国的社保档案事业正处于发展的关键时期,我们需要抓住机遇,积极开拓进取,制定和执行科学的战略方针,来为今后社保档案事业创造新的契机。另外,作为社保档案信息化工作的领导者,也需要深切了解到档案信息化的内涵、目标以及目的,并且对社保档案信息化的内容以及具体实现过程等有一个清楚的认识。意识决定行为。在相关领导的带领下,进一步加大对社保档案信息化建设的投入力度,从而为实现社保档案的信息化管理提供必要的设备以及人才支持。

2.2 构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系

第一,加强设备部门、系统开发部门以及网络运营部门之间的交流、合作,且社保单位应该对自己的发展要求有一个充分掌握,并将信息化管理作为发展载体,依照相关发展需求研发符合自身需求且运行稳定的信息管理系统。

第二,就目前来看,我国多地社保单位的统筹程度都不容乐观,并没有积极构建以档案信息化管理为基础的发展格局,进而给社会保险档案的信息化发展造成了极大阻碍。所以,我们需要切实提高社保档案管理统筹程度。

第三,建立健全社保档案管理制度。在新时期,为了进一步完善社保档案信息化管理配套体系,提高信息化管理水平,需要建立相应的个人信息更改管理制度以及安全管理制度,以此来为约束和管制管理人员的行为,避免因人私欲而随意更改他人的档案信息。

2.3 提高社保档案信息化管理水平

第一,各社保单位需要设立人才培养的专项资金,积极加强对社保档案管理人员信息化技能以及职业素养的培养。具体来说,相关单位需要根据本单位的信息化管理建设程度,定期或不定期的组织档案管理人员进行必要的强化训练与教育培训,将其培养成符合本单位发展需求的复合型人才,这也是保证社保档案信息化管理效率的前提。

第二,不断扩展和延伸社保档案的功能。相关社保单位可以根据社保发展的基本要求,对社保档案信息化管理中所包含的信息进行深入分析研究,分析信息的变化趋势,积极探索其中存在的问题,并提出有建设性的建议。举例来说,我们可以通过分析参保人员的年龄变化趋势,来对未来社保资金支出的压力信息进行分析,为今后社保单位的健康发展做好各项资金安排。

2.4 规范档案经办队伍,提高档案的准确性、完整性

在以往的社保档案信息化管理中,由于当时操作人员录入信息的不规范,使得很多参保人的姓名或者身份证号码等存在错误,再加上参保人地址录入不详细以及电话号码错误等,都给社保档案管理带来的诸多不便。为有效避免这一问题,相关社保单位可以组建一支三人以上的工作小组,主要负责修改参保人员的各项信息。与此同时,还需相关部门提供参保人员的二代身份证复印件及相关证明资料,以此来确保参保人员的信息完整以及准确。

3 结语

综上所述,社会保险档案作为我国档案管理事业中的重要组成部分,其能否实现信息化管理,不仅体现着相关社保单位管理水平以及能力,同时也在很大程度上影响着广大参保人员的切身利益。所以,相关社保单位要加强社保档案的信息化管理,正视社保档案信息化管理的重要意义,加大宣传,提高大众对社保档案信息化的正确认识,构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系,提高社保档案信息化管理水平,规范档案经办队伍,提高档案的准确性、完整性,从而有效提升社保档案的管理以及服务质量。

参考文献

[1]张书香. 跨越发展服务民生――哈尔滨市社保档案信息化建设走上快车道[J]. 黑龙江档案, 2011(1):53-54.

[2]柴雪姣. 社会保险档案信息化管理中存在的问题及解决措施[J]. 山西青年, 2016(6):00203-00203.

[3]吴石. 浅析社会保险业务档案管理信息化措施和途径[J]. 劳动保障世界:理论版, 2013(5):13.

[4]黄寅桓. 社保经办机构档案管理信息化建设现状、趋势及对策[J]. 江苏商论, 2011(36):117-119.

档案信息化管理范文第9篇

随着现代信息技术的发展,传统的档案工作手段和方式越来越不能适应地籍档案日益发展的客观要求,实现地籍档案的信息化管理已成为地籍档案管理工作者当前和今后相当长时间内面临的重大课题,同时也成为地籍档案管理工作的发展方向和必然趋势。

地籍档案是指在地籍管理工作中直接形成的具有查考使用价值,经立卷归档集中保管起来的各种历史性文件材料,是土地管理档案的核心,是国家档案的重要组成部分。

地籍档案管理是国土资源管理的基础工作是国土资源管理档案的重要组成部分,也是全面、科学管好、用好土地的重要保证。它不仅是地籍管理工作的一项重要内容,也是全面,科学管好、用好土地的重要保证。

地籍档案信息化管理是指利用计算机等现代信息设备对地籍档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用的工作的总称。

一、地籍档案管理信息化的重要性

有利于增强国土资源管理参与宏观调控的能力。通过建立地籍档案数据库信息系统及信息化资源管理和监测体系准确掌握资源“家底”,及时了解资源的动态变化,为加强资源规划管理、合理调控资源供应总量和结构等提供有力的决策支持。

有利于加强对国土资源开发利用活动的监管。通过建立地籍档案信息化运行体系与遥感动态监测体系相结合,实观对国土资源开发利用活动的有效监管。及时发现资源的违法占用和不合理开发现象,促进国土资源的保护和合理利用。

有利于国土资源行政管理职能的转变。加快政府职能转变是我国行政体制改革的要求,通过地籍档案的信息化服务,促进依法行政,高效行政,廉洁行政。

有利于从源头上防止腐败。通过电子档案系统、地籍档案的网络建设,使土地登记行为公开透明,纪检监察部门可以随时监控,群众可以有效监督,从根本上防止腐败行为的发生。

有利于带动整个国土资源信息化建设。地籍档案管理是国土资源管理的基础工作。通过地籍档案管理信息化的实施,有效促进国土资源信息深度开发和高效利用,带动国土资源信息产业发展,全面推进国土资源信息化建设。

二、加快地籍档案信息化管理的几点思考

1.加大硬件资金的投入,及时更新地籍档案管理系统的软硬件设施

地籍档案管理信息化主要是采用计算机及其配套设备对地籍档案进行信息化处理。要加快地籍档案信息化建设。首先必须舍得投入财力,配置与地籍档案管理现代化相适应的软、硬件。当前,各级国土资源部门地籍档案管理投入的资金主要来源于部门本身。这就需要各级国土资源部门留够充足的配套资金,以及时更新设备。同时上级国土部门也要与地方政府协调沟通,为基层国土部门争取一定的政策支持。

2.增强地籍档案信息化管理的灵活性

目前,各级国土部门档案已经基本实现电子档案与纸质档案同步归档,并建立了地籍档案信息库,变静态地籍档案信息为动态地籍档案信息,这就要求除了计算机及其配套设施必须跟上外,地籍档案管理人员还要强化信息意识和信息观念,增强地籍档案管理的灵活性,克服“等”的思想,开发和利用现有信息资源,不能因为地籍档案管理要实现信息化便将现在的所有地籍档案材料束之高阁,抛弃不用,一切从“零”开始,而要重视其继承性,要对现有的地籍档案资源进行全面分类检索拷贝、按类储存,逐步地适应。一是将原有的历史档案扫描录入,按照地籍关键要素进行归档存储,如宗地和权利人;二是可以将系统业务办理后的结果自动转入档案库中管理。通过这两种方式,可以实现全面的档案数据库。

3.引进和培养现代化管理人才,促进档案管理现代化

积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理信息化的先决条件。但信息化设备要求管理人员必须有信息化素质,从地籍档案管理过程看,地籍档案工作人员的素质提高对档案信息管理起着至关重要的作用。档案工作人员应根据新时期新要求和新问题,从多个方面进行专业技能的学习和提升,除了引进专业技术人才外,还要对现有地籍档案管理人员进行培训,使他们尽快适应地籍档案信息化管理。一是参加上级国土资源部门、档案管理部门组织的档案业务培训、交流会,提高地籍档案管理人员的知识结构和整体水平。二是加强计算机知识的培训,重视网络知识的运用。三是加强理论学习,提高自身业务素质。

档案信息化管理范文第10篇

关键词:档案: 信息化:管理

Abstract: With the rapid development of society, file informatization management has prodeced a increasing impact for its wide application. To do well in file informatization management, it is necessary to comply with the standards and norms of file management, so as to ensure the safety of file informatization data.

Key words: file; informatization; management

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编码:

随着社会信息化的飞速发展和广泛应用,信息化对档案发展产生越来越重要的影响,全国各级各类的档案部门纷纷加入了档案信息化建设工作。

档案信息化管理的优势

就是把公司以纸张、胶片、影像等载体保存的模式通过扫描、拍摄等方式转化为数字信号档案存入档案信息化系统里,建立目录数据库和全文数据库。充分利用计算机等信息化技术方法提高管理水平和效率,可以有效的保护档案原件,避免档案原件被过多的使用、借阅等造成档案载体的磨损,也可以有效的降低和避免重要资料的丢失的风险。

手工查阅档案资料,往往是费时费力,有时还达不到一定的目的,档案信息化以后,采用了电子目录和电子文档文件归档,加快查阅速度,检索和使用更方便快捷,使用时只需输入关键词,相关的资料信息就出现在计算机屏幕上。为利用者提供多层、多反面、有实效的信息。

档案信息化的基础建设

档案信息化软件设施:通过档案信息化系统软件来实现目录数据库和全文数据库,需要运用多专业配合,多部门协作,多环节配套,多档案人员信息输入,组成纵向和横向的各个节点都应到达一定的水平,通过网络加以联通,发挥整体优势,提高档案系统综合能力。

档案信息化硬件设施:硬件设施建设时信息化建设的基础,主要包括档案系统软件、微机、服务器、网络设施、存储设备等。

档案信息化工作的开展

档案信息化工作必需符合档案管理标准化、规范化,在符合相关标准规范基础上,具备一定的灵活性,实用性。快速、高效、有序、合法的把档案信息资源数字化,大量提高档案信息化系统的信息量,档案信息化系统最基本的信息提示是档案信息的著录项目,也是进行检索的一条途径。在设置档案系统字段类型时,要注意从利用者的角度来考虑,本着方便利用、查阅,又能满足工作需要的原则,同时注意档案信息化系统结构的设计,建设有特色的档案信息系统,重视已输入档案信息化系统数据的校队审核工作,以减少错误,确保数据质量文件。

档案部门与信息管理部门加强配合,为档案信息管理提供技术保障的部分。档案信息化系统是一个电子化信息的仓储,集中了各部门各公司归档文件,提供有限性或非保密电子文件查询、利用服务、实现电子文件信息资源共享。

档案部门制作档案的专用网页,组织上网数据和信息,公开部分档案文件目录或电子文件全文,实现档案信息的网上查阅、检索,档案信息有保密和公开之分,在一定的登陆权限设定的条件下,实现各类档案文件的上传、浏览、下载、修改等功能。公司各部门档案文件以网络化方式将档案数据传递到档案系统平台,并在档案系统服务器上自动归档。(档案的信息来源)电子文件归档和电子档案的接收,

要求档案管理人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机运用操作能力。

档案信息化安全性与管理

确保档案安全是档案管理的一个重要任务,首先要进行权限控制,对档案信息的访问和使用进行许可、控制、监督,并保护信息拥有者和最终用户的利益。档案信息在网络上传送的保护措施,可分为用户管理、角色管理、授权管理、密码管理等。保证档案网站的安全是一个重要问题,与互联网连接就又被黑客攻击的危险,因此尽可能在使用外部互联网连接工作完毕后,关闭与外部的互联网连接,只使用公司内部的局域网络连接,确保网络的安全。档案信息化管理系统服务器必需配备性能较好的杀毒系统,并及时升级。

档案信息化数据备份与恢复

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