档案信息范文

时间:2023-03-20 21:05:40

档案信息

档案信息范文第1篇

论文摘要:无论是档案馆的整体形象定位还是某一次特定的档案信息传播活动,都可融入整合传播的思想。具体方法包括档案新闻传播、档案公共关系传播、网络传播、广告传播以及标识系统传播等。

整合传播主要研究如何从受众需求出发,将多种传播手段整合运用,以实现最优的信息传播效果。笔者借用整合传播的概念,宏观上可以将其作为档案馆组织传播的发展策略,微观上也可使之成为某次档案信息传播活动的具体运作方法。

从总体上看,档案信息的整合传播可以从三个层次着手:

宏观上,顺应社会发展趋势和需求,正确地为档案信息传播作角色定位。这种整体的定位在整合传播中非常关键,所谓“用一个声音”说话,无论是传播者还是传播内容,都要符合统一的形象定位,即服从统一的价值、意义和目的。合适的定位将使社会对档案信息传播活动的态度和认同度有所改观。

中观上,借助阶段性的社会热点来确定传播主题,即针对一些已经呈现或预测会出现的社会需求,将有关的档案信息进行科学加工,形成多元化、系列的档案信息产品,并运用多种传播手段引起社会关注。

微观上,着眼于具体问题,即根据一些具体的档案需求实施传播活动,解决实际问题。如为特定的受众提供档案凭证、咨询服务或是信息加工等。

从实际操作方法上看,档案信息的整合传播可以采用多种方式系统性地进行。主要包括:

1档案新闻传播

适时地将档案信息制成新闻,借助各种大众媒介让档案信息走入千家万户,能使档案信息的影响力增强,而且档案新闻传播活动本身即为档案宣传的重要途径,对于增强社会对档案的认知度,提高全民档案意识有积极作用。以往,档案宣传只注重档案馆机构及其各项职能介绍,殊不知馆藏档案信息内容的传播本身就是一个最好的宣传。“从来自国外的报道中可以发现,外国媒体涉及档案的报道多是解密或揭密档案内容的,他们对档案宣传的角度大多定位在档案本身,常常使让档案以一个真实可信的形象,作为毋庸置疑的证据出现,以此来印证史实,再现历史……对于档案部门而言,揭示档案内容恰恰是新闻媒体热衷、百姓好奇的新闻宣传的合适的契合点。”

将档案信息内容制成新闻传播主要有三种形式:背景新闻、揭密新闻、追溯新闻。

常见的档案背景新闻如在电视新闻中于右上角标明的“资料”,英文译作“file”,实际上就是指档案,一般来说,选择与新闻事件的历史和环境相关的档案信息作为背景新闻出现。有时档案背景新闻穿插于现场新闻之间,有时则以单独成篇的形式,更详细地报道新闻事件发生的内因和外因,解释事件的来龙去脉以及形成的历史分析,以增加新闻报道的深度和力度。

有些事件由于种种原因在发生时期没有公之于众而是作为档案保存下来,但是其中包含的不为人知的、长期被掩盖的信息仍然是新的,一旦公布即成炙手可热的“揭密新闻”。相当多的情况下,因为这些信息能够揭示历史真相,透露鲜为人知的内情,各大媒体往往趋之若鹜,竞相转载,反响热烈。

有些作为新闻传播的档案信息,与当前发生的新闻没有直接联系,也不一定是所谓的“秘闻”,而是为了满足回忆和追溯历史的社会心理需求来重温档案中的故人往事,故可谓之“回溯新闻”。典型的例子是纪念性新闻,最常见的如历史事件的“周年报道”。此外,还有根据社会信息需求将过去人们不甚关注的档案的相关内容予以公布,让人们更多地了解某些历史事件及历史细节。

为了使档案新闻传播获得理想的效果,首先需要档案人员树立新闻意识,变被动为主动。有文章指出,目前档案界“缺少的是档案的新闻意识,这可以进一步阐释为我们所缺少的是从史料中挖掘新闻素材,用档案去补充新闻事件的意识……为何不能由我们来制造新闻由头,用我们自己目光发现的史料去吸引媒体的关注呢?”另一方面,档案部门还要与社会媒体合作,善于利用社会上的专业性的人力资源。不可否认,专业媒体的知识背景和经验使之对传播信息的选择独具眼光和敏锐的感觉,更能准确地把握公众的信息需求,因此借助专业媒体人员的力量合作开发有利于挖掘档案信息的新闻传播价值。需要注意的是,为了提醒受众对新闻传播中档案信息的认知,达到档案宣传的效果,无论是独立作品还是合作,都应当注明档案信息的来源和出处。

2档案公共关系传播

即使在档案馆努力树立开放形象的今天,还是有很多人对档案的利用知之甚少抑或抱有成见。“迄今为止,绝大多数各级档案馆仍然以所谓‘国家机密’的理由拒绝对个人开放,查阅者必须出示‘介绍信’和确认政治身份后才能阅读少部分资料,绝大多数旧卷宗都被封存起来,仿佛是一些不可告人的阴谋。”诸如此类的言论无疑造成了档案馆负面的社会形象。这与档案馆自身不太理想的公共关系运作有关。ArleneSchmuland在其文中引用了lohnGrabowski的一个观点,他提到使新的档案馆形象深入人心的一个途径就是,“开拓更广大的受众群以使越来越多的人了解档案人员是什么以及做什么工作,向外延伸服务,开展公共活动以便触及到潜在的受众群并使其知晓档案的重要性和价值。当档案人员提高其曝光率后,呈现在人们面前的事实和一直存有的笼统的刻板印象之间的差距将日渐清晰。”公共关系传播的目的就是通过各种宣传活动,沟通和协调传播者与周围社会环境中的其他组织、机构、团体以及公众之间的关系,使组织树立良好的形象。

公共关系传播可以采取的形式和利用的媒介很多。比如,各种会议和讲演,发传单、贴海报,举办展览等,而大众媒介更是因其广泛的影响力成为公关传播的有效工具。在档案信息传播中,除了档案信息内容本身作为新闻传播的事实基础外,还可以有意识地利用公共关系操作,围绕档案信息传播活动精心策划、安排具有新闻传播价值的事件,产生新闻事实,吸引大众传媒予以报道。如:开办以档案信息内容为主题的座谈会、组织撰写相关的书评文章、对档案信息内容中的某个问题或观点进行争鸣、策划组织档案信息知识竞赛、邀请名人参观档案馆或某次档案展览、举办档案开放或档案信息产品发行的新闻会等,都是卓有成效的公共关系传播活动。在这些过程中,不仅增强了档案传播者与受众的互动关系,而且可以充分利用大众传媒的力量更大范围地宣传档案馆及相关的档案信息产品。以央视《新闻会客厅》的一次专题访谈为例。该栏目邀请威海市档案局局长张建国作为嘉宾,制作播出了名为《威海——追回三十余年遗忘的记忆》的专题节目。在节目中,主要介绍了威海历史记忆缺失的情况、张建国历时6年4次远赴英国查找档案的起因和经过、某些档案的内容以及档案的价值和意义等。该节目通过对威海市档案馆档案征集活动的详细报道,对档案和档案馆的作用、档案人员高度责任感的形象都是一次极好的宣传。网络传播

网络传播的优势已无需赘言。前面提到的诸如档案新闻传播、公共关系传播等各类传播活动几乎都可以同时放到网上进行,利用网络传播速度快、受众广、互动性强的特点促进传播效果。除了直接通过网络档案信息内容外,还可以对其他形式的档案信息传播进行网络推介,扩大影响面。对于一些档案编研成果,可以将其封面设计、扉页或封底上的“内容简介”、“目录”等放到网上,通过档案馆网站本身公布、链接知名的网上商城、联办网上书展、在重点门户网站设置按钮、在通向目标读者的专业网站挂置广告、组织开辟网上书评专栏等多种渠道进行全方位的网上推介。此外,在举办档案实体展览的同时,亦可同步进行网上展览,相互促进关注度。

网络传播可以以档案网站为主,也可与其他网站,尤其是知名网站合作。例如,《档案大观》报与新浪网联合制作“Sina文化生活”中的“视觉”栏目,分期“清皇宫秘密档案”、“清末服饰大秀场”、“唐山地震27周年”等多个主题的档案信息。

4广告传播

广告是以付费方式利用各种媒体进行的、最有针对性与传播力的大面积宣传活动,由于广告一般是在新闻媒介的频道或版面反复播放或刊载,并持续一段时间,因而有较高的重复率,可以加深受众印象。档案部门的广告传播可以分为两类:一类是非商业广告,如公益广告、公告等。这类广告的侧重点在于与公众进行感情交流,树立良好的组织形象,提高它的知名度。例如,上海市档案馆通过在上海电视台做广告,不仅引起了市民关注,同时也塑造了崭新的形象。一般来说,广告中应有醒目易记的宣传语和富有冲击力的图片,给受众以深刻印象。

5标识系统传播

在电子信息服务发展迅猛的今天,受众通过终端就能搜索到自己需要的信息,而没必要访问某一实体地点,更加难以意识到哪些机构在提供服务。因此,为了让受众将使他们受益匪浅的信息传播活动与档案部门相连,进而将档案部门与良好的形象相连,提升档案信息传播效果,有必要将标识系统传播纳入日常活动。

档案信息范文第2篇

[关键词]档案信息化;信息档案化;联系

一、档案信息化的概念

档案信息的形成、积累、加工与贮存、传递、利用的整个过程,就是档案信息的运动过程。这个运动过程起关键作用的是传递过程。档案信息管理人员通过形成、加工与贮存积累起来的档案信息,主要目的是为了满足利用者需要。这就需要在利用者与档案信息管理者之间找到一种媒介,以沟通供需之间亦即信息与用户之间的信息。档案信息的传递就是沟通供需之间或信息与用户之间信息的媒介。

二、信息档案化的概念与内容

(一)信息档案化的概念

随着信息时代的到来,社会生活的各个领域产生的信息与日俱增,特别是互联网技术的广泛运用,各类信息里几何形式迅速增长,用信息爆炸来形容毫不夸张。面对浩如烟海的信息,如何进行真伪区分、价值鉴定、密级审定、采用识别,使无序的自然信息变为有序的人工信息,提高信息的利用率,则是摆在信息管理部门的一个新问题。从广义来看,信息管理部门包括文献情报图书档案电信通讯等机构,文献情报图书部门管理的信息主要是文献图书情报资料,受特定的管理对象限制,其对管理对象的加工整理方法不适宜用于产生在社会生活各领域的信息。而档案部门管理的档案产生于社会各领域,涵盖了信息产生的各个层面,因此对大量产生的信息进行识别处理,就历史性地落在档案部门的肩上。

信息档案化是指档案部门运用现代管理理念,采用现代管理方法及技术手段,按照档案部门对信息进行有序整合、加工整理、分类检索、开发利用信息资源的方法,对各类信息进行有序化、规范化处理,将系统、全面、有序的信息方便快捷地提供给利用者,以全方位的信息开发服务,满足社会各方面的需求。

(二)信息档案化的具体内容

信息档案化是档案部门面临的新课题,笔者认为,信息档案化包括以下几方面的内容:

1.档案部门要树立大档案观,将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案,档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展,社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时,大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在(离)线接收、专门专业档案信息收集,还包括各类相关信息(如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等)的搜索,是社会综合信息资源库,这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立,以满足社会各方面对档案信息资源的需求。

2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念,对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库,对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合,其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言,而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库(知识库)很不适应,例如国际互联网上成千上万的大型数据库,由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索,才能为用户提供方便、高效的服务。

3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念,还不为人们所了解,笔者认为,其实施需要从以下几方面入手:第一,首先应当在档案部门进行广泛宣传,使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二,要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁,积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三,要积极与各行业信息管理部门沟通联系,在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四,建立信息档案化的实施实体。

三、档案部门在信息社会中的地位与作用

(一)档案信息管理与保存中心

档案机构保存有大量历史真实记录,是各类档案信息的集藏地,是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域,对各行各业均有相当的利用价值,与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设,建立档案信息系统及专题资源数据库,通过信息化、数字化档案管理与运用,更好地发挥档案机构建档与扩散功能,发挥各类档案信息中心的重要作用。

(二)数字化档案信息资源保存和传递中心

档案机构保存的各类档案信息,其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业,档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理,从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中,适宜于向社会开放的档案,可将其置于公共领域,通过网络传送,提供给远距离的信息需求者利用,成为各机构档案信息的传递中心。

(三)档案信息的数字模拟整合技术处理中心

档案机构具有长久保存档案及充分发挥档案利用价值的双重职责。因此,一方面要运用各种技术手段使档案长久保存,如将各种纸质、电子档案运用缩微模拟技术处理,以缩微胶片代替原件长久保存、提供利用。另一方面为了使档案信息资源更方便、快捷、广泛地提供利用,又要采用计算机技术对档案进行数字化处理,将大量档案信息在光盘上“海量存储”,在网络上实现远程传送,跨越时空限制。在国家信息化建设中,档案机构比任何其他机构更加关注在文件生命周期的不同时期应采用的相应技术、规范标准及保护措施。

参考文献:

[1]李芃.档案信息化建设中的档案业务工作[J].办公室业务,2011(S1).

[2]尚真,王辉.影响企业档案信息化建设的因素分析[J].档案学研究,2008(02).

档案信息范文第3篇

电子文件全文信息的采集

随着高校数字化校园建设的不断发展,学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递,电子文件已成为高校新产生文件的主体,也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件,可直接用于全文检索利用,如不及时采集归档,任其“自生自灭”,会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。

1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件,要及时将其打印出来,完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下,严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则,以确保档案实体与信息的安全。

2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件,有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校,可以直接采用在线归档的方式,将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校,可以采用物理归档的方式,由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档,完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。

3.对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件,由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件,并加盖单位公章,连同相应的电子版信息拷贝归档保存。

对电子文件全文信息采集的优点是;第一,可以直接进行电子文件全文检索,既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二,省时省力准确率高,电子文件进馆后无须进行人工扫描,就可以完整准确地再现电子文件的原文信息,可以方便快捷地为利用者提供服务。第三,安全高效,使档案“双轨制”得到有效的执行,为档案的安全管理提供了保障,同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。

文件级著录信息的自动采集

目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略,数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生,这些文件不仅数量大,而且价值高,及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集,是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键,同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。

在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈,而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集,成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题,笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点,以及高校各业务部门归档的习惯,编制一套文件著录数据自动采集软件,有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。

1.参照国家档案著录规范,对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求,做进一步的细化与规范统一,使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。

2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点,编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件,直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。

纸质文件目录著录数据自动采集的优点是:第一,充分利用业务部门预立卷的成果,通过采集转换软件,快速实现归档文件级目录的自动著录。第二,省时高效,档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目,避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端,有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三,提高了档案的利用时效,文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询,方便了利用者的查询与利用。第四,增加了业务部门继续归档的信心与动力,因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用,使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。

照片、录音,录像等声像文件信息的采集

1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中,高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及,摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档,并对归档照片进行文字说明,即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求,将归档数码照片上传到档案管理信息系统中,还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。

2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者,由电子文件承办人将表格填好后,将电子文件刻录到光盘上,连同表格一并交给各单位电子文件管理员,于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。

高校声像文件信息采集的优势体现在:第一,声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动,具有强烈的空间感和时间感,在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二,使档案馆藏结构丰富多样,在传统纸质档案的基础上,集图、文、声、貌于一体,增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三,声像档案的及时收集,加快了档案馆数字化的进程,强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。

数据库信息的采集

随着数字化校园建设的推进,近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统,例如:本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范,是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践,笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。

将经筛选和处理的业务数据导入通用的临时数据库,例如:Access或SQL Server或Exce1,通过临时数据库将信息导人档案管理信息系统的目录模块中,从而实现档案信息管理系统对业务信息数据库信息的自动采集,这是现代技术条件下一种高效的档案著录信息采集方式。在这个方面华南农业大学档案馆进行了有益的尝试并取得了较好的结果。

这种信息采集方式的优势体现在:第一,使著录内容更加详尽与细化,能全面地反映文件的内容,大大丰富了档案目录信息,提升了档案目录的可读性。第二,省时省力,且能保证数据内容齐全完整、准确真实,更全面揭示档案内容,符合档案目录管理的要求,大大提高了档案利用的查全率、查准率和查找速度,使档案著录能够满足计算机自动处理、深层内容信息智能化控制的需求。第三,改变了档案目录结构形式单一化,以多种载体、多种形式展示档案信息内容,提升了纸质目录信息的展示度,有更强的管理、检索和报道功能。

档案信息范文第4篇

【关键词】档案信息化;提高;档案管理

加快档案信息自动化系统建设,实现档案存量数字化、增量电子化,是实现档案工作现代化、提高档案管理水平重要手段,本文谈谈在数字化工作过程的体会。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。

一、推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机?工作站、服务器?性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题,如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”,就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一,为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础,但要落到实处,还有许多工作要做,各地也应及早积极争取。

七、重视人才管理

档案信息范文第5篇

论文摘要摘要:档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。

在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?

档案信息化应遵循以下三个原则摘要:

1、规范性原则摘要:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如摘要:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。

2、安全性原则摘要:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取摘要:物理安全策略;访问控制策略;(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略;网络安全管理策略等。

档案信息范文第6篇

关键词:档案工作者;档案信息传播;信息素养

信息只有通过传播才能得到有效利用,档案信息也不例外,在档案信息的传播过程中,档案工作者充当着传播者的角色。把信息素养(Information Literacy)的概念引入到档案信息传播中,研究在信息技术条件下如何培养档案工作者的信息素养,具有极大的现实意义。本文结合传播学、档案学、信息素养等三方面的知识,对档案信息传播中档案工作者的信息素养的内涵及如何培养其信息素养给出了的建议。

一、在档案信息传播中引入信息素养的原因

信息技术的发展使信息传播方式、传播效果、受众选择等都发生着改变,而信息传播者的信息素养更直接地影响着信息传播的效果。表现在档案信息传播方面,档案工作者的信息素养成为影响档案信息传播效果的重要一环,原因如下:

首先,档案信息开放性增强。随着社会的发展,公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求,以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中,档案工作者要有信息意识,应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。

其次,档案信息传播形式的改变。现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度,这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。

第三,档案信息传播手段的变化。现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利,但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识,在传播过程中,不仅要注意自身的保密工作,更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。

第四,档案信息传播客体需求的增加。随着受众的档案意识和信息意识的增强,利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员,因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时,由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高,信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性,满足用户需要。

二、档案工作者在档案信息传播中应具备的信息素养

档案工作者的信息素养,是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求,自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。从传播学的角度来讲,档案工作者充当传播者的角色。传播者的素质会对其他各方面因素产生巨大影响。下面从文化素养、信息技能和信息意识三个方面来阐述档案工作人员在档案信息传播中应具备的信息素养。

1.文化素养

这里的文化素养,是指文化知识、计算机知识和外语知识。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平,还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识,特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。

首先,在档案信息传播前,档案工作者必须对将要传播的信息有充分认识,确保信息传播符合相关原则和规定,对信息内容进行选择、处理和加工。档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。其次,科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径,作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。再次,经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案,基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的,档案工作者应提高外语水平。

2.言息技能

信息技能指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。

首先,信息处理能力。由于工作内容的特殊性,档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源,为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括:信息收集、信息选择、信息加工的能力。其次,用户分析能力。不同的受众对档案信息有不同的要求,对不同类型受众的需求进行分析,增强信息传播的专指度,将有效提高档案信息的传播效率。再次,对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及,要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件;在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下,掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。

3.信息意识信息意识就是档案工作者对档案工作信息的敏感程度。

首先,保持对经济建设和档案工作信息的高度关注。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头,档案工作者必须时刻关注外界信息,并与当时当地的实际工作相联系,提高对未来信息的预测能力。

其次,敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中,面对海量信息,档案工作者只有具备强烈的信息意识,才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息,不断完善档案工作,使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。

第三,保持高度的信息安全意识。在网络环境下,信息传递存在很大的风险,这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识,把风险降到最低。另外,数字化信息的窃取和篡改不易被识别,使信息真伪难辨,一旦信息被人拷贝或篡改,就可能造成巨大损失,所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。

三、如何培养档案工作者在档案信息传播中的信息素养

对于在档案信息传播过程中的档案工作者来讲,信息素养的培养主要从档案工作者的时代意识,良好的社会培养环境,档案工作者信息技能培训,高校文化素养教育培训等四个方面进行阐述。

1.档案工作者的时代意识

信息时代的档案工作者除了要增强信息意识外,还要增强现代化意识、市场意识和法律意识。首先,档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度,提高鉴别水平和处理能力,增强开发档案信息资源的意识,满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。其次,档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨,参与市场经济活动,为市场服务。再次,档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术,促进档案工作的发展跟上时代节拍。第四,档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识,按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用,正当参与市场竞争。

2.良好的社会培养环境

档案信息传播离不开社会环境,这里的环境因素主要指国家的财政支持、法律建设、设备的配置情况(硬件和软件环境)。

档案工作者信息素养的培养是一项创新性很强的工作,需要单位领导下定决心,实施强有力的领导。一要营造先进的思想认识环境。领导者应充分认识做好信息工作和提高档案工作者信息素养的重大意义,大力倡导档案工作者使用电脑和计算机网络,营造浓厚的提高信息素养的氛围。二要创造良好的软硬件环境。各级领导应统筹规划,为培养档案工作者信息素养提供必需的物资、器材、场地和技术支持,逐步提高档案部门办公自动化水平。三要完善和落实规章制度。从当前我国档案队伍培训的实践来看,除了继续搞好在职培训、坚持自学制度以外,国家还应建立健全网络使用和管理制度、信息设备更新制度,使档案工作者在不断学习和使用新设备时增强信息素养。

3.档案工作者的信息技能培训

网络媒体改写了传统的平面媒体一统天下的局面,占据越来越多的传播市场,档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。

首先,作为传播者的档案工作者在工作中必须掌握必要的软件操作和维护技能,提高办公速度,更好地促进档案信息的传播。其次,网络知识的学习和培训,可以使档案工作人员及时捕捉社会信息,针对受众需求进行组织,提高传播效率。此外,档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训,都有利于档案工作者正确应用现代技术,在安全与保密的条件下,进行更有效的档案信息传播。

4.高校文化素养教育培训

在知识经济的背景下,知识更新的速度越来越快。由于缺乏必要的文化知识背景,一些档案工作者在信息传播时很难保证传播的效果。因此,档案工作者除了坚持自学的学习方式外,还可以到高校进行充电,充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势,在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能,为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

档案信息范文第7篇

所谓的档案信息化就是指在实际的档案管理工作中,采用信息化的技术和手段,实现信息的共享,为档案应用着提供便利。同时做好档案的开发和整理工作也是现如今社会发展的重要趋势。网络的高度发达成为档案信息化建设的前提和条件,实现档案管理的信息化和网络化符合社会可持续发展的需求,同时还能够提升社会服务的意识,加强服务力度。在进行档案信息化的过程中需要对相应的制度,管理方式等进行高度重视,同时做好档案安全的防御工作也是一种企业或者是事业单位风险评估的重要表现。保证档案信息的真实性和准确性时提升企业信誉程度,树立形象的重要因素。可见,在现如今的社会中,实现档案管理的信息化,加强保证意识具有一定的重要意义,也具有一定的必然性和可行性。

2档案信息化发展的技术环境和政策环境

2.1档案信息化发展的技术环境

从档案信息化的进程上看,其技术环境主要是包括计算机网络的普及以及各种办公方式的优化,做好档案信息的收集、整理以及存储和利用工作是实现档案信息管理的重要环节,在各个关节中都需要将先进的信息技术应用到其中。所以说,各种技术设备和方式的共同作用逐渐完善了档案信息化的进程。另外,还需要提供良好的硬件设施,实现档案信息的资源共享工作,同时保证档案信息传递的快速和便捷。

2.2档案信息化发展的政策环境

由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利,因此,国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境,使得档案信息能够发挥自身的优势作用,实现全国性和规范性的特点。另外,档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景,各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是,档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视,在实际的应用中,需要保证应用的快捷性。

3电子档案信息管理存在的安全问题

档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此,保证档案管理工作的安全性,做好安全保证工作,能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多,但是工作中出现的问题比较严重,其中包括以下几个方面。

3.1物理安全问题

物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题,所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境,档案信息多以电子形式保存,因此,保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁,毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看,出现破坏的可能性主要有表现在两个方面,第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题,另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护,提升工作人员的操作技能等等。

3.2软件安全

软件是计算机系统的重要组成部分,只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行,提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面,要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行,同时对软件的使用权限进行控制,同时还需要对电子档案进行归档和整理,避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。

3.3数据安全问题

数据安全才是档案信息安全的基本,电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下,需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题,需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递,提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限,这样才能保证档案信息的数据安全问题。

3.4网络安全问题

在计算机系统应用的过程中,可能会受到网络节点的制约,形成一定的破坏性,直接影响到计算机网络的安全性,对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生,所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构,做好安全技术的推广,对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处,选择专业的工作人员来进行这一工作。

3.4.1单位的安全防范意识要加强

改进服务的方式增加新的举措,提高创新性,在共享电子档案信息资源的前提下,要加强安全性防范,在共享电子档案信息的同时注意信息流失,除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时,在技术时上要加强管理,最终做到信息服务的最优化。

3.4.2重视基础设施的建设提高应用系统的维护

在提供了高效便捷的服务下,我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难,在安全上要有积极的应对措施,并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。

4结束语

档案信息的安全是档案事业顺利开展的保证,国家信息安全工作也离不开档案信息资源的安全,总之,电子档案存放工作是档案信息化建设和档案工作的重中之中。

档案信息范文第8篇

【关键词】信息化;信息化建设原则;档案

在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、档案信息化的含义

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化和档案信息化建设应遵循的原则

(一)档案信息化应遵循的原则

1. 规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。

2. 安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略;(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略;网络安全管理策略等。

3. 效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益, 要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。

(二)档案信息化建设遵循的原则

1. 文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求

2. 归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。 档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆(室)要想在信息化建设中有所建树,使档案工作适应社会和时展的需要。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案馆(室)只有克服困难,迎头赶上,与其他行业同步发展,才能适应社会和时展的需要,更好地服务社会。

参考文献

[1] 郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案,2003(19).

档案信息范文第9篇

一、档案信息安全性的范围

档案信息的安全性包括三大范围:(1)机密性:使非合法授权者不得使用;(2)真实性:可确定档案来源的合法性;(3)完整性:确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围,所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为:保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求,需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此,在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享,实现电子档案的信息公开,就必须建立计算机网络系统。然而,电子档案在网络环境中传播和存储的过程中,每个步骤都可能存在安全漏洞,极易受到黑客攻击,造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果,从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此,在电子档案安全系统中,应该准备好预防方案和紧急应对的措施,以确保档案信息公开的安全性。

二、档案信息的安全性设计

(一)人员安全。档案信息安全系统,不论设计如何周密,如果没有严格的人员控管,再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以,档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题,就是人为泄密。因此在档案信息公开前,必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏忽,通过培训教育组织内成员,积极宣传信息安全的重要性,降低失泄密发生的几率。同时,严格执行任何人使用档案信息前,必须先确认使用者身份才能进入档案库房制度。此外档案工作部门的成员,或多或少都会接触到不同程度的档案实体,因此人员异动,包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流,为避免档案信息意外流出,就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员通过电脑接触档案信息时,首先要取得区域内电脑的使用权,落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权,给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑,人工就可以加以初步的辨识,如果有入侵意图,使用不具有管理工作权限的代码,就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到的通行密码,强制密码长度及组合复杂度(如强制必须英文、数字混杂),减少被“有心人”猜中的几率;在离开电脑座位时,启动屏幕保护程式的密码等。

(二)操作安全。对员工进行信息安全的教育,是确保信息安全的重要措施。除了宣传信息安全的观念外,应着重于档案信息操作过程的安全概念,包括个人电脑的防毒措施,以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中,无意间夹带电脑病毒形成感染,而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外,同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件,建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防,因此还应养成重要资料备份的习惯,将重要档案信息备份于服务器中,并备份于光碟或磁盘中,以减少还原失败的可能性。另外,更重要的是建立异地备份的观念,使备份工作法制化。此处,制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划,并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检查,以保证信息安全计划的可行性,让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识,使得电子档案的安全操作有具体的规范。

(三)档案信息内容安全。档案部门能够提供的公开档案信息,主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全,档案信息以电子邮件方式发出前,应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒;以网页方式发出时,应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全,并阻止可能发生的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主,影像扫描的过程,可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此,对提取原卷的过程应加以重视,扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致,并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。

为了防止档案信息被非法窃取,确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力,文件储存时必须先将文件加密,同时配合完善的存取控制,避免权限不足的人员取得资料。然而,储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误,为了避免操作上的人为疏失,引起纠纷,在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档案,以便日后追踪及调查,包括操作系统的人、事、时、地、物,这样才能称得上安全的电子档案操作。此外,还要制定相关的法律法规,作为责任归属的依据。

(四)信息设备安全环境。设备安全是保证档案信息安全的基本要件,一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内,以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理,只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入,其余若有实际需要进入的人员,必须经过批准,取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数,一旦发现档案信息有泄露的情形时,即可追查可能的外泄人员。同时,积极规划异地备份工作场所,即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏,造成档案信息内容无法读取或者辨识时,可以从第二替代地点取得备份资料,以恢复正常的工作。

档案信息范文第10篇

【关键词】电子档案信息公开;档案信息安全

一、电子档案信息公开与档案信息安全的重要性

电子档案是利用数字信息化技术将相关信息、资料和数据以及文件等以电子文件的形式进行存储、整理、归档、保存和再利用的一种综合性存储应用技术文件。所谓的电子文件是导致电子档案安全性问题的重要载体,电子文件通常以数码形式存储于移动磁盘、磁带、光盘以及移动硬盘和计算机硬盘等载体上,主要依靠计算机进行数字信息的读取和处理,并可以以网络通信的形式进行传输和共享的数字化信息媒介。但是随着计算机安全漏洞的不断产生和不法分子利用网络的虚拟性进行各种形式的针对信息的干扰、截取以及病毒侵犯等行为,使如何确保电子档案信息的安全成为当前人们关注的重大课题。

二、电子档案信息的特点

(一)电子档案信息的存储和读取需要硬件和软件作为载体

电子档案是由多个电子文件归档而形成的文件集合,而电子文件也可以单独作为一个档案,电子文件通常是由数字设备产生的,产生过程依赖一定的硬件和软件环境。因此电子信息技术的发展受到存储硬件和软件发展水平的制约,每当社会发展到一定程度,数字产品的硬件和软件进行更新换代后,彼此之间的兼容性以及存储类型的转变都会对电子文件的转存、读取造成影响。但是,从另外的层次来讲,硬件和软件的更新也使电子档案信息安全面临新的问题,随着技术的发展,这类问题有望得到解决。

(二)电子档案信息不具直读性

同传统的书本、信件等纸质档案信息不同,电子档案信息具有不能为之人直接阅读的特点,需要借助专业的或者特定的数字设备和相关软件载体才能实现阅读,这也是确保电子档案信息安全的重要途径和手段之一,同时,在电子档案的转储过程中需要注意确保电子文件的长久可读性。

(三)电子档案信息与载体非统一性

电子档案信息和载体相对是分离存在的,与普通的纸质档案文件不同,电子档案信息的载体和信息之间的结合是松散的,也正因为如此,在电子档案信息的转储过程中也易使其信息内容失去原创性、统一性和唯一性,这也是造成电子档案信息安全的重要影响因素。

(四)电子档案信息结构复杂性和信息共享的便利性

电子文件的种类以及表现形式的复杂多样决定了其结构的复杂性,而起结构的复杂性又对其安全维护增加了难度。电子档案信息的关键在于其电子文件的真实性和完整性以及具有长期可读取性。在进行档案归档过程中需要进行人为干扰和采用相关技术手段才能确保信息和数据的同时归档。电子档案具有节省空间,存取便利和信息共享快速等特点,得到了人们广泛的青睐,但是,保证电子档案信息共享与公开过程中信息的安全问题一直阻碍着电子档案信息公开的进展,如何在确保电子档案信息公开过程中,确保档案信息不被更改和非法利用,是我们面临的重大难题。

三、电子档案信息的安全维护

鉴于当前网络技术的迅速发展,其连接方式也具有多样性,且网络环境自身具有开放性和互连性等特点,在电子档案信息的收集、存储和读取应用过程中极易造成信息的泄露、失真和失控等众多不安全问题。因此,在进行电子档案信息公开进程中,还要采用一定的技术手段,确保电子档案的安全。

(一)电子档案信息访问控制安全维护措施

经过实践证明得出,进行电子档案信息访问控制是确保网络环境下电子档案信息安全的重要手段。通过访问控制可以保证电子档案信息在特定的网络资源环境下不被非法访问、非法篡改和非法利用。利用对用户进行身份验证的方式,使特定用户可以通过合法的方式进行访问和利用电子档案信息,并且还可以保证电子档案在制作、归档、读取和使用等过程中相关操作人员在限定的权限范围内进行操作,有效防止了无关人员对于电子档案的随意接触,切实提高了电子档案信息的安全性。

(二)电子档案信息加密设计的安全维护措施

电子档案信息加密设计是通过对网络中电子档案内相关数据、电子文件、口令和控制信息等进行添加密钥或者口令密码等方式,对档案信息文件的传输和公开等过程进行安全控制的技术手段。通常情况下,信息加密过程中对于加密和解密都会使用不同的密钥,除了持有相关密钥的人之外,第三者很难利用普通手段解析出档案信息的原本内容,更无法实现对其内容的篡改,是确保电子档案信息传输和应用过程中的原始性和真实性的重要方式。

(三)防火墙技术在电子档案信息安全维护中的应用

防火墙技术通常是在电子档案的读取环节在计算机或者其他硬件上利用软件技术实现阻止网络中某些不安全或者非法途径进行访问的行为。防火墙技术简单的来说,就类似于网络上的一道门禁,它可以实现控制进出两个方向的通讯,只有持有钥匙的人或者特定身份的用户才能拥有进入或者出去的自有,是在电子档案应用过程中进行信息安全维护的重要技术手段。

(四)签名技术和防写措施

所谓的签名技术,就是通过使用手写签名或者数字签名的方式,来确保电子档案信息的真实性和验证使用人身份。使用签名意味着具有相应的法律效力。而防写措施,通常是需要将电子档案信息文件的属性设置为“只读”状态,用户在信息的读取过程中,无法对其实现任何修改行为,在计算机终端的存储器中采用只读式光盘或者一次写入式光盘作为电子档案信息的载体可以有效的防止用户对于电子档案信息的更改,是确保电子档案信息真实性和唯一性的重要手段。

(五)电子档案信息的备份和恢复

电子档案信息的备份和恢复是防止电子档案信息丢失和失真的重要补救措施。鉴于网络中种种不安全因素对电子档案信息的安全存在着严重的威胁,虽然一定程度上采取相应的技术手段可以提高网络的安全性,但是正常情况下来讲,客观情况的网络万无一失的安全是不存在的,为此,就需要对电子档案信息进行备份操作,确保在出现电子档案丢失和失真的情况下可以及时的恢复和找到原始的数据文件和信息。

四、结语

综上所述,电子档案信息公开在当前的现代化潮流中已经成为不可避免的趋势,但是,在实际的档案收集、整理、归类、转储和读取应用过程中都存着种种不可控制的安全隐患,严重影响了电子档案信息的安全,对人们的生活和工作带了许多不便。为此,需要针对电子档案信息在收集、整理源头上和在传输过程中以及在使用和存储终端上采取行之有效的信息安全控制措施,这个过程中对硬件和软件进行不断的完善和不断修正和创新新型信息安全技术对于电子档案信息安全有着十分重要的意义。

参考文献

[1] 王拴勋.论信息时代电子档案信息安全保障策略[J].商洛师范专科学校学报,2005(4).

[2] 袁晓瑛.浅论电子档案的信息安全保障[J].科技创新导报,2009(16).

[3] 柴德玉,邓成玲,宋钧.数字档案在网络中的安全[J].数字与缩微影像,2009(04).

[4] 项文新.构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究[J].档案学通讯,2008(01).

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