档案管理工作方案范文

时间:2023-03-16 18:05:19

档案管理工作方案

档案管理工作方案范文第1篇

一、指导思想

践行社会主义荣辱观,突出“以廉为荣,以贪为耻”的工商党风廉政建设主题,坚持标本兼治、注重预防的原则,以促进干部廉洁从政为重点,通过建立党风廉政建设电子档案、制定党风廉政建设电子档案管理记录制度、对党员干部党风廉政建设实行静态和动态监管相结合,年终监察与网上日常监察相结合,干部考核任用与电子档案考核相结合,实现对党风廉政建设的长效监管机制,达到教育干部、培养干部、爱护干部的目的,提高干部队伍的执法能力和拒腐防变能力,为系统事业的长远发展继续力量。

二、工作内容和方法

(一)搜集领导干部基本信息和动态信息,实现静态监察与动态监察的结合。对分局在职副股级以上领导干部建立个人廉政电子档案,内容分为基本信息和动态信息两部分。

1、包括:本人工作履历、政治面貌、工资收入、住房、职务变动、兼职等基本资料及主要家庭成员的基本情况;

2、动态信息包括:本人执行收入申报、礼品(有价证券、支付凭证)登记和个人重大事项报告;违反廉洁自律规定,本人自查自纠材料或未自查自纠记录;执行党风廉政建设责任制的考核、检查(自查)情况及违风廉政建设责任制度受到责任追究的情况;对群众反映问题的核实情况;纪检监察部门对本人的审查、立案文书及结论材料;本人对纪检监察部门发出的相关文书的回复材料;纪检监察部本人实施谈话诫勉的有关材料等。

分局将在保证基本信息准确的基础上,加大对动态信息的管理力度,对分局掌握的文书材料和有关决定及时录入个人廉政档案,并督促干部本人录入相关信息。对个人信息报告、录入不及时的行为,一经发现,严格按照十二项廉政制度规定追究本人责任,实现对领导干部的动态实时监管。

(二)搭建内容完备的网上廉政监管平台,实现年终监察与网上日常监察相结合。以领导干部电子廉政档案为主体,建立《分局廉政监管网络平台》。平台设置档案管理、廉政制度、公示公告、廉政格言、警示案例、经验交流板块,发挥干部年终监察与日常监察的综合功能,克服年终监察方式存在的发现问题不及时、监管程序不规范、相关信息不公开等弊端,通过规范的网上监管方式实现对领导干部廉政情况的全面、及时、阳光管理。为将平台信息管理制度化、规范化,分局出台了十二项党风廉政违规违纪记录配套制度,包括《党风廉政建设电子档案管理记录制度》、《工商干部、职工个人重大事项申报制度》、《受理投诉举报存在违纪行为记录制度》、《落实党风廉政责任记录制度》、《案件回访违规违纪廉政档案记录制度》、《政务公开责任追究记录制度》、《日常检查违规违纪行为记录制度》、《廉政谈话和诫勉谈话记录制度》、《出国出境报告制度》、《领导干部离任审计记录制度》、《参与经商办企业情况记录制度》、《述职述廉情况记录制度》。制度对录入内容、时限、处罚措施进行了详细规定,形成了规范的党风廉政档案违规违纪录入体系,做到问题的早发现、早反馈、早纠正。

(三)廉政档案记录与干部考核任用结合,实现档案管理与实绩考核的结合。按照十二项违规违纪记录制度的规定,将日常纪检监察中发现的违规违纪行为逐项对应记录本人的廉政电子档案。对廉政档案管理记录情况对年终考核挂钩,年内有违规违纪记录一次以上,取消年终评选优秀、嘉奖资格,同时,记录内容将作为干部提拔、任用考察的重要依据。对干部个人未按规定如实填报、补充动态廉政信息行为,一经发现核实,将按制度规定给予加重处罚,并追究单位负责人领导责任。

三、实施步骤

“实施廉政电子档案管理”活动是一项长期的综合性工作,具体按以下四个步骤进行:

第一阶段(2012年5月7日至2012年5月10日)采取多种方式,加强宣传发动阶段。要结合分局的实际情况,要高度重视党风廉政电子档案管理建设宣传工作,使每一位干部职工都能了解廉政电子档案在反腐倡廉建设工作中的地位和作用,进一步研究和探索在新时期下加强党风廉政建设的新途径。通过宣传发动,提高干部职工的廉政意识

第二阶段(2012年5月11日至2012年5月20日)整个党风廉政电子档案实施方案和各项党风廉政电子档案制度的制定。以国家工商局、省局党风廉政工作会议精神,全面落实市局《2012年党风廉政建设和反腐败工作实施意见结合本局的实际,制定党风廉政电子档案各项制度。

第三阶段(2012年5月21日至2012年5月30日)电子档案的制作和档案材料的录入。以据党风廉政电子档案制度的要求,将本局附合录入的人员情况全部进行电子档案录入。

第四阶段(2012年5月31日至2012年6月2日)运行和验收。按照党风廉政电子档案制度的要求,对党风廉政电子档案整体系统(制度的制定、电子网络的设计调试、人员情况的录入等)的完成情况进行验收并运行。

四、几点要求

(一)加强领导、精心组织。党风廉政电子档案管理工作是加强我局党风廉政建设重要途径,对于加强分局干部队伍建设,促进各项工作开展有着重要意义,为促进工作落实,分局决定成立由分局党委书记、局长原金亭任组长其他党委成员任副组长,办公室、人事政工科、监察室、法制科、信息中心负责同志为成员的领导小组,负责对工作的组织、领导督察。领导小组下设办公室,由同志兼办公室主任,阎秀武同志任副主任。

(二)强化责任,狠抓落实。党风廉政电子管理档案是一个系统工程需要各单位相互配合,抓好落实。各单位要根据分局的总体部署,按步骤保质保量完成廉政档案建立、管理的各项工作任务,分解任务责任到人,分局领导小组将随时对工作进展情况进行调度,对不能按部署完成任务的单位,要追究单位负责人和相关责任人的责任,并给予通报批评,并扣除年终考核相应分数。并将违规违纪行为记录党风廉政档案。

档案管理工作方案范文第2篇

成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求,通过制定业务档案规范化管理工作方案、档案管理实施办法、实施细则等措施,不仅将社会保险业务档案的规范化管理工作纳入了年度工作计划和发展规划之中,而且纳入了目标管理。市、县两级社保经办机构还成立了由局领导为组长、相关处(科)室负责人为成员的业务档案规范化管理工作领导小组,负责领导和组织单位社会保险业务档案的规范化管理工作。根据工作方案和管理办法,结合社会保险业务档案工作实际,各单位都配备了政治可靠、忠于职守、熟悉业务、相对稳定、文化水平高(大专以上学历)的专兼职档案管理人员,建立了档案管理网络和业务档案工作流程,明确了分管领导和业务档案人员的岗位职责,并将业务档案工作列入社会保险业务经办工作程序,与业务工作同布置、同落实。在实际工作中,则由领导小组办公室主任和专职档案管理人员对各处(科)室业务档案工作进行监督指导,各处(科)室兼职档案管理员负责对本部门形成的业务档案材料进行收集、整理。此外,成都市档案局、市社保局、市医保局联合成立了社会保险业务档案规范化管理验收工作领导小组,由双方领导为组长,相关处室负责人为成员,指导开展全市社会保险业务档案规范化管理工作。

二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设

成都市根据《规定》的要求,结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要,近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入,为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上,市社保局业务档案库房250余平方米,做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县(市、区)社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准,能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中,龙泉驿区人社局建立了档案管理中心,集中统一管理社会保险业务档案,中心建筑面积达400余平方米,除做到“三室分开”外,还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上,各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜(架)和档案装具,并按照档案安全管理的“九防”要求,配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施;配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施,从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。

三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设

为提升社会保险业务档案管理的专业化水平,成都市本着对历史负责,为现实服务的宗旨,按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求,市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定(试行)〉实施细则》,要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度,加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面,该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集,确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面,按照《实施细则》的要求,全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程,并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导,严把业务档案整理质量关。在保管方面,《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理,除了按照保管期限、年度、类别排列外,还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时,各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查,确保档案的规范、安全管理。

四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务

为方便群众查阅利用社会保险业务档案,成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求,修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前,全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理,都建立了业务档案目录数据库,编制了规范的业务档案检索工具,实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统,参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务,还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。

五、以制度建设促进社会保险业务档案的问题整改

2013年1月至12月,按照国家人社部、国家档案局《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》,成都市社保局、医保局分别与市档案局联合对16个县(市、区)社保局、15个医保局业务档案规范化管理情况进行了检查验收。虽然被检查验收的31个单位社会保险业务档案管理工作均被评为优秀等级,但部分单位也不同程度地存在着一些问题。一是归档文件材料收集不齐全,导致室藏档案资源单一。部分社保经办机构只重视纸质业务档案的收集与管理,对业务工作中形成的声像档案、电子文档等其它门类和载体档案,没有进行集中统一管理。二是全宗卷编制不规范,不能完整揭示全宗概貌。部分社保经办机构对编制全宗卷的重要性和必要性的认识不够,虽然建立了全宗卷,但各类别的材料少、内容简单,不能反映全宗管理的基本情况。三是档案数量巨大,整理质量参差不齐。截至2013年末,成都市参加医疗保险人数1231.93万人,参加城镇基本养老保险人数514.5万人。由于形成的社会保险业务档案数量巨大,人手少,档案整理任务繁重,部分社保经办机构对这些档案的整理采取了业务外包的方式。但一些承接外包业务的档案整理公司对社会保险业务的内容、环节不熟悉,对档案整理标准把握不够准确,且公司内部工作人员频繁变动,导致档案整理质量得不到保证。四是硬件不足,档案保管条件不能满足档案工作的需要。部分社保经办机构的新增业务档案只能暂时存放于各业务部门,业务下沉形成的档案也不能及时收回。针对上述问题,全市社保经办机构在各级党委、政府的支持下,在各级档案行政管理部门的指导下,按照《规定》的有关要求,通过对照《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》,进一步细化了业务档案管理工作方案、完善了实施办法,对社会保险业务档案管理中存在的问题进行了整改。通过制度建设,成都市社会保险业务档案规范化管理水平明显提高,社会保险业务档案为社会保险工作服务,为参保单位和参保群众服务,为规范化服务型政府建设服务的作用得到了极大发挥。

档案管理工作方案范文第3篇

一、加强对档案管理整改

档案是开展业务活动的原始记录,目前,在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题,如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱,而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节,我们首先做到加强工作力度,认真梳理管理存在的问题,认真编研材料编撰,、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点,花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实;其次,制定达标方案,落实责任人,我们要在对照检查的基础上,对需要改进和完善之处,逐条以书面形式列表分解,落实责任人员,并确定了完成期限;第三要重视建章立制,促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度,涉及归档范围、立卷要求、分类标准,移交手续、借阅、记录、统计等各个方面,形成了一整套比较完整的档案管理制度,同时,档案员加强对达标方案落实情况的检查,督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先,要分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源,具有独特的应用价值。同时,综合性档案馆在推行计算机管理的过程中,应先根据各全宗的重要程度,是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次,对于那些建馆时间比较藏案卷多,不仅著录工作量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三,分门别类,充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名.地址.时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

首先,档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分,是做好各项管理工作的基础和关键。同时,随着信息化的迫切要求及飞速发展,对档案部门提出了更高的要求和一些可待解决的问题。因此,我们要对档案管理工作给予高度重视,必须强化档案管理标准化。其次,随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程,文件档案的计算机管理克服了以往工作环节,工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三,当今世界已经进入信息时代,办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前,国外档案管理很多已使用计算机,就是在国内,使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外,各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域,数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要,使我国档案管理工作与各项工作有效衔接,我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标,并制定了详细的工作方案,为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。

四、提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

档案管理工作方案范文第4篇

关键词:中职学校;学生档案管理;管理效率;问题

中图分类号:TP393.18 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 14-0186-01

中职学校的学生档案管理,是对学生在入学到毕业期满结业之间的生活、学习和社会实践等信息的记录,也是中职学校在今后就业与发展时重要的考核依据之一,更是每一个学生最终走向社会重要的人生履历之一。就目前就业方面的竞争压力,中职学校的学生的档案是毕业生从业的一项重要凭证,也起着非常重要的作用。目前中职学校的档案管理工作还有着很多弊端,对于这些弊端的出现,加强管理与改革是重要的解决方式,对学生档案管理有着重要的意义。本文正是从档案管理的效率与质量方面展开的研究,为问题的出现与解决提出了相关的解决办法。

一、存在的问题

中职学校的学生档案管理在目前的形势下,有着很多的问题。长期以来,由于很多的原因,使得中职学校的学生档案没有得到足够的重视,使得在资料的完整度与质量方面出现了严重的缺陷,从而使得对中职学校学生的反映也不能更加全面,甚至会出现档案丢失的现象。主要问题如下。

(一)管理体制不完善。学生档案作为学校档案管理工作中的重要的分支,往往不能得到中职学校管理者的总是,相比而言对教学和其他管理的档案较为重视,对于学生档案的管理工作还没有落实到位,也没有将其列到议事的日程中去,同样没有给相关的环节配备专职人员,没有必要的监督与指导人员,使得档案管理工作在档案管理部门失去了该有的效果,缺少一个完善的管理制度,加上对档案管理工作的不重视,使得档案管理工作的效率受到了严重的制约与限制。

(二)不规范的收集与整理。中职学校的档案管理工作在通常情况下,是由档案管理部门统一管理的,同时将学生档案交由各学院系完成。有相关的部门配备相关的技术人员与监督人员进行整理与处理。但是由于在这个环节上没有得到学校的重视,也就出现了不规范的收集与整理,缺乏相关的技术指导,规格不够统一,信息的不完整等严重的影响了学校档案的质量。

(三)查阅环节不完备。在档案收集完成之后,需要对其进行相关整理,但是在整理与服务的环节上不能得到有效的配合,使得学生档案在本质上成为一堆废纸,在查阅的时候不能有效的及时提供服务,使得老师管理人员对档案的了解程度大大降低,从而严重的影响了学校正常工作的顺利进行。

(四)档案传递管理不完善。就现在的形势来看,很多的中职学校对学生的档案管理,主要是在毕业的时候将档案移交给人才交流中心保管,成人档案依旧由学校管理,但是这两种方案本身都存在弊病,不能更好的实现档案管理的目的。

二、解决办法

(一)加强工作职责。中职学校的档案管理工作在具体的操作过程中,需要做到组织机构、人员、库房、等方面的工作的落实。通过相关的实践证明,要想将中职学校的学生档案管理工作做好,最重要的就是建立一个完善的管理体制。不管在现在中职学校采取什么样的管理模式,都需要根据学校具体的工作情况来选择,建立一个学生档案管理机构,不管档案放在哪里,都要安排专门的人员进行管理。其次要做的就是根据档案的数量来配备技术整理人员,确保质量的同时要保证档案管理的效率,最好的方式就是采取集中式管理。

(二)强化意识,扩大宣传。通过相关的学习与与宣传,可以在很大程度上提高学校对档案管理的认识,使其更加支持档案管理工作的进行。还可以让大家认识到档案管理在学校发展中起到的作用,学校重视的同时获得学生的支持才能更好的将档案管理工作推向一个正规化的平台,从而为档案管理工作的工作质量与效率提供有利的保障。

三、档案管理的现代化建设

(一)树立理念,提高认识。随着中职学校的教育该给不断的深入,档案管理工作也逐渐被重视。为了更好的适应新形势的发展要求,就需要对原始的思想有一个根本的转变。学校的领导充分的认识档案管理工作的价值,意识到档案管理工作的重要性,从而强化档案管理的工作理念,提出更加科学的管理方案。作为档案的工作人员,最重要的就是树立一个合理的工作理念,更好的服务,加强对档案信息的综合分析与利用,实现学校对档案的充分利用。

(二)加强信息化建设。在现在这个信息化社会,档案的管理工作离不开高新科技与信息的支持,加强档案信息化建设,也是档案作为现代化建设的重要因素。首先重要的就是观念信息化,也就要确立档案在学校中的地位,树立起作为重要信息的理念,制定一个完整的科学的运行机制。同时要加强对档案的信息化网络建设,实现档案信息的技术现代化。

(三)科学化管理与收集。学校的档案在领导正确处理决议的时候起着重要的理论依据,应该按照相关的立档原则将重要的资料准备齐全。及时的将各种资料加以处理,保证文件信息的完整与齐全,做好各种活动的整理工作,对有价值的文件与信息及时的整理归档,在管理档案的过程中要有一套合理的工作制度,做好对档案的编译、整理与保管是档案管理工作中的重要步骤。

(四)加速档案现代化建设。利用好现代的设备对档案进行整理,可以起到很好的效果,也可以提高档案管理工作的效率。利用计算机技术可以有效的避免人工可能出现的问题,同时避免因人工原因带来的不便,建立一个信息化的网络平台,可以实现档案的数字化管理,加快学校档案管理的现代化建设,有效便捷的实现档案资料的共享,确保档案资料的准确度。

(五)提高知识水平。对于专职的档案工作人员,在现在这个信息技术不断更新的时代,经济技术的飞速发展,新的行业与领域都需要不断的创新,对于档案的管理,也要不断的加强创新,提出更加高效便捷的工作方案,运用更加高效的管理机制。这就需要管理者不断的增加相关方面的知识,提高知识水平,掌握相关的技术,实现档案管理的全面改革。

四、总结

总而言之,在中职学校档案管理工作中,需要创新与改革的地方有很多,很多方面也存在着相应的缺陷,要想更好的提高档案管理工作的效率与质量,那就要切实的落实以上改革方案,在实际的操作工程中注意相关的问题,实现档案的高效高质管理。

参考文献:

[1]巫华聪.中职学校档案管理的现代化建设[J].管理观察,2010,(29):167.

[2]白莉.中职学校档案管理应与时俱进[J]活力,2010,(01):43.

档案管理工作方案范文第5篇

关键词:基层公共卫生;档案管理工作;分析

伴随今年来我国不断深入和发展的卫生计生事业,我国不仅出台全新的医改方案,而且出台相关配套政策,基层公共卫生档案对基层公共卫生活动信息予以详细记录,其记录着公共卫生日常工作的一手宝贵资料。由此,本文对当前基层公共卫生档案管理工作方案进行探索。

1基层公共卫生档案管理工作存在的问题

1.1管理体制不健全 目前,我国多数医院将本科室工作人员的权责予以区分,在此基础上制定相关管理制度,进而导致档案管理机构设置的杂乱、管理的分散[1]。此外,由于医院采用将各部门的档案进行分开管理的方式,造成医院信息资源的连贯性和完整性的缺乏,还会给基层公共卫生档案查找以及网络化管理造成极大的困难。

1.2管理人员专业素质低下 管理人员的能力素质对公共卫生档案管理的规范性以及高效性均造成重大影响,但目前我国多数医院选择采用非专业出身的档案管理人员,此类管理人员的理论和文化水平存在较大差异,且具有较大的流动性;其次,管理人员专业素质低下,促使档案管理工作的被动性和管理模式的呆板性。

1.3现代化管理水平较低 传统的档案管理模式下,档案资料的整理主要是第二年第一季度整理前一年的档案资料,在较为拮据的储存空间内保存收集的资料,在导致档案信息保存不全的同时,可能导致档案信息删除后无法恢复等情况出现。信息化的公共卫生档案管理工作未能够得到良好的落实。

1.4档案管理模式落后 就基层公共卫生档案管理而言,其强调档案资源的保密性,因此,基层公共卫生档案管理服务对象限制在职能科室和本系统[2]。档案管理人员缺乏创新意识,习惯于服务单一对象,不仅导致基层公共档案管理工作缺乏创新性和主动性,而且导致基层公共卫生档案管理工作模式的落后与陈旧。

2基层公共卫生档案管理工作的强化措施

2.1管理模式的完善 科学且完善的基层公共卫生档案资源管理模式,不仅能够为基层公共卫生档案管理水平的提升提供保障,还能够为基层公共卫生档案管理工作的效率和品质提供保障[3]。①可设立专门负责基层公共卫生档案管理的职能部门其不但要求基层公共卫生档案管理人员重视档案管理工作,②需要合理分配档案管理工作人员,既要有专业的档案管理人员又要有档案系统技术人员,进而为档案管理工作水平的提升以及档案管理资源的充分利用提供保障。

2.2管理制度的创新 基层公共卫生档案管理工作的基础是医院管理制度,实行有效且完善的档案管理制度不仅能够提高基层公共卫生档案管理工作的质量,还能够提升档案管理工作人员的积极性[4]。制定出适合基层公共卫生档案管理的完善体系,包括档案管理人员的职责、档案管理工作的定时指导以及对档案管理工作的管理三个主要方面。档案管理人员的工作积极性同样具有重要作用,为能够有效提升档案管理人员的工作积极性,基层公共卫生档案管理部门可以制定并完善相关考核和培训制度。实际工作时,首先应该选取具有多年档案管理工作的人员构建带头工作小组,而小组内部需要储备一名具有专业技能的技术指导人员;通过广泛收集各科室意见的方式,制定具有可行性的管理制度,以促进基层公共卫生档案管理工作能够达到规范化和科学化,其主要目的在于为基层公共卫生档案资料连续性及完整性提供切实保障。

2.3管理人员素质的提升 由于基层公共卫生档案管理工作是一项规范化、科学化、现代化以及制度化的高标准体统工程,不同于各门类档案管理的简单化集中性管理[5]。针对目前我国基层公共卫生档案管理工作中人员素质较低的问题,不仅需要重视档案管理组织人员的业务培训,而且需要强化人员的管理意识。此外,可以通过引进相关的考核晋升制度的方式,实现调动管理工作人员积极性的目的。强化工作人员的管理意识,首先需要得到相关领导的支持下,其后以开会强调或者突击检查等方式快速提升全体人员对档案管理工作的重视程度,主要是因为全体人员完全熟悉档案管理工作后有助于形成规范化的档案收集工作。

2.4提高档案管理工作的信息化 完善的基层公共卫生档案管理需要不断提高档案管理工作的信息化,即利用现代化设备对档案进行管理,可以在实现减少档案储存空间的同时节省管理工作中的资源消耗,继而有效提升基层公共卫生档案管理工作的效率[6]。①采用多样化的储存方式,为有效避免出现储存空间不足、查找困难、共享性差等情况的出现,可采用电子文件的方式进行管理,将其储存在硬盘或者磁盘内;②采用网络化管理方式,网络时代促进网络化的发展,其主要在人事档案网络化、病例档案网络化以及文书管理网络化三个方面进行有效的网络化管理。

3结论

传统的管理体制中存在管理体制不健全、管理人员不专业、现代化管理水平较低以及档案管理模式落后等方面的不足。针对基层公共卫生档案管理工作中存在的问题,从完善管理模式、创新管理制度、提升管理人员素质及引进现代化技术四方面对基层公共卫生档案管理工作创新和改革,可有效提升基层公共卫生档案的整体水平及工作的质量。

参考文献:

[1]周小微,董惠楠.公共卫生系统档案管理的创新[J].兰台内外,2014,5(5):69.

[2]周小微.简述公共卫生档案管理的创新模式[J].科技创新导报,2012,11(22):211.

[3]王凌.我国基层卫生发展状况和档案管理模式研究[J].中国卫生产业,2014,12(26):187-188.

[4]丁志详.浅谈基层公共卫生档案管理工作[J].才智,2013,13(06):262.

[5]丁莉.强化档案意识,加强基层公共卫生档案管理[J].中国卫生产业,2012,21(02):180.

档案管理工作方案范文第6篇

一、财政组基本情况

鄂州市西山财政组位于滨海西路59号。现有人员18人,大专以上文化程度17人,高中文化程度1人。根据“鄂州组通【2003】45号”精神确定财政组为双重管理单位,市财政局为主管单位,街道办事处为协管单位。近几年财政组主任曾昭主带领一班人通过抓文明创建、规范化乡镇财政所建设和创先争优活动,各项工作取得了辉煌成就。财政组连续三届荣获省级文明单位荣誉称号,2011年度被评为全省财政系统先进集体,2012年度通过评审成为全省第一批规范化乡镇财政所验收合格单位,同时档案目标管理的工作实现了新的突破,拿到省二级档案管理合格证书。

二、档案规范化管理达标工作开展情况

(一)加强领导,措施到位,将档案工作规范化管理纳入单位重要工作。一是为确保开展好档案规范化管理工作,成立了档案规范化管理和达标工作领导小组。由财政组主任但任组长,财政组预算会计专门负责抓档案规范化管理达标工作,办公室具体负责工作实施,并配备了专职工作人员。二是财政组各办公室广泛参与档案规范化管理达标工作,做到统一协调、职责明确、相互协作,将该项工作纳入年终考核。三是列支了专项资金,保障了工作经费。

(二)严格执行标准要求,制定详细工作方案。按照《湖北省机关档案工作规范化管理标准》的要求,结合财政组的实际,制定了切实可行的《西山财政组档案规范化管理工作达标实施方案》。方案明确了工作任务和实施步骤。将每一项具体的工作任务分解,落实责任人员,并确定了完成期限,尤其对各类编研材料,根据工作分工和个人特长,落实到相关人员。同时,加强对达标方案落实情况的检查,督促有关办公室及时完成下达工作任务。

(三) 领导高度重视,各部门积极配合。单位领导十分重视加强和改进档案管理工作,经常关心、过问档案工作。在开展档案达标过程中,适时召开档案工作会议,听取达标工作进展情况汇报,及时解决工作中遇到的困难。

档案工作是一项涉及全单位的工作,离不开各办公室的支持和配合。他们通过学习宣传和开展档案知识竞赛等方式,进一步提高了全体干部职工对档案工作的认识,调动了大家参与档案工作的积极性。在档案管理达标工作中,大家主动配合办公室和档案管理人员收集整理档案资料,在编研资料过程中,提供了大量的原始资料、数据。确保了达标工作如期完成。

(四)认真开展自查、整改。在开展达标工作过程中,他们经常对照《标准》要求进行阶段性的工作自查,对存在的问题及时整改。 由于财政组档案管理工作基础薄弱,财政组档案达标升级工作得到了市档案局的指导和支持,得到了鄂州市财政局的帮助。不仅对财政组档案管理人员进行了业务培训,还对档案达标工作进行了全程指导。

三、档案管理工作现状

(一)成立了综合档案室。综合档案室按阅览室和档案库房进行了功能分区,库房面积40平方米,能满足当前工作需要。档案室安装了防盗栏、加固了门窗,保证了档案的安全。

(二)落实了档案管理工作机构,配备了专职档案管理人员。档案管理工作财政组主任负总责,分管副主任具体抓,办公室配备了一名专职档案管理人员。

(三)加大投入,完善了硬件设施。档案室库房配置了5组档案柜,电脑1台,使用了电子文档管理软件,配备了打印机、数码相机等设备,安装了温湿度计、灭火器等防潮、防火器材,购置了档案装订设备等。

(四)建立健全了管理制度,促进长效管理。他们按照档案管理法律法规的相关规定及档案管理工作中的一些具体问题,形成了一套比较完整的档案管理制度,涉及了档案归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面,并按要求做到了制度上墙。

(五)各类档案实现了集中统一管理。严格按要求开展档案的收集、整理、归档和编目等工作,保证了档案资料的全面性、完整性和系统性。截至2012年12月档案室共有其中文书档案33盒,专业档案61盒,会计档案凭证1120册,照片档案2册76张,电子文件档案3盘,实物档案112件。

四、档案信息开发和利用情况

档案室采取主动提供档案信息、分类发放目录、电子查询等办法为领导提供服务,做到查找档案迅速准确,利用档案方便快捷。较好的发挥了档案室作为资料库和信息库的作用,为执法检查、行政管理和领导决策提供了良好的服务。

在市档案局的指导下,通过开展档案规范化管理达标工作,进一步提高了管理局档案规范化管理工作水平,西山财政组档案管理工作取得明显的进步,基本实现了档案整理规范,管理科学有效,利用方便快捷的目标。西山财政组决心继续努力,开拓进取,不断改进和完善档案管理措施,不断提高档案工作规范化管理水平。

档案管理工作方案范文第7篇

1.建立完善的档案管理制度,规范档案管理

作为一项文件性管理工作,档案管理活动具有很强的条理性,在这一现实情况下必须要确立明确的档案管理标准规范才能保证其条理性的实现。所以,院方要分析现阶段内部管理工作的具体情况,将《档案法》作为基本的参考标准与遵守原则,如收集归档制度、档案保管制度、档案使用制度、档案鉴定制度等等,为医院档案管理工作的有序进行提供切实可行的依据与保障。

2.加强学习《档案法》,提高依法归档的自觉性

医院管理这也应该加强自身的学习提高对档案管理工作的重要性的认识,分析档案管理工作于医院发展二者之间的关系,从意识形态上位档案管理工作提供基本的支撑。以身作则带领医院每一个成员严格遵守《档案法》的标准规范:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方而的利用。另外在档案法规标准方面,医院管理十部及医、教、研人员的认识也不是特别重要。甚至有很多医务工作者根本没有接触过任何《档案法》,在这方面的自我意识不强,所以医院应该组织专门的活动加强大家对《档案法》的学习。

3.以综合效益为导向,改善医院档案管理工作质量

档案管理工作的的一个重要的目的就是充分地将各项管理信息进行有效地利用,通过深层次开发可以提高医院整体工作水平,为广大人民群体提供更加优质的医疗服务同时也能促进医院的长远发展。另外,提高档案信息资源的利用率也可以为各项医务工作效率的提高提供基本的保证,实现医院经济效益的提高,提高档案管理信息化程度,可以为各部门各科室医务工作提供方便,通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务,来提高档案管理科的整体工作效率,让档案管理工作在医院管理工作中将全部的作用发挥出来,提高医院的整体管理水平。

4.加强硬件建设,提高现代化管理水平

第一,引进先进的档案管理设备,如摄像机、照相机、扫描仪、录音笔等,负责档案管理工作的员工,要坚持高尚的职业道德情操认真做好各项信息资料的录入工作,通过这种方式来保证数据库资料信息的质量与时效性;第二,在档案管理工作中应该加大对计算机技术的使用,并将医院业务及行政上的各种档案存储在计算上,这样可以为广大医务工作者提供检索与查阅的便利,节省人力物力提高工作效率,提高医院整体管理水平。

二、结语

总而言之,在实际的管理工作中,档案管理工作者应该坚持与时俱进,不断探索寻找最佳工作方案,通过这种方法来适应时展的需要。同时还应该充分体现出档案管理应有的价值,不断提高自身素质,深入开发档案信息资源,医院档案工作就会在新形势下呈现新的生机。

档案管理工作方案范文第8篇

在近三年的升格筹设工作中,濮阳市委、市政府高度重视,在市土地、财政、税收、规划、征地、人才引进等部门给予了强力保障。新校区位于濮阳教育园区,占地685亩,总投资7.8亿元,总建筑面积17.8万平方米,目前已部分建成并投入使用。学校面向全国招聘引进高学历、高职称人才60人。学校共有专任教师194人,副高级以上职称54人。市财政拨付2510万元用于图书、设备招标采购工作,图书馆现有图书达到19万册,总价值近500万元,实验设备2753件(套),总价值达到1520.744万元。学校在基础设施、专业建设、教学科研水平、临床教学基地等各方面,已具备医学高等专科学校的基本条件。学校建设的日新月异,飞速发展,给档案管理工作带来了很大的压力和挑战。在筹设过程中直接形成大量的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录,是极其珍贵的信息资源,是国家档案资源的重要组成部分。学校重大活动档案的收集、保管、利用对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。濮阳市卫生学校在软硬件等方面已经基本具备医学高等专科学校的办学条件。学校在筹设期间先后制作了《申报材料合订本》、升专宣传画册、宣传片等资料,整理升专备查资料443盒,这些工作离不开档案部门大力支持,同时为档案管理工作也带来了更大压力和挑战。因此,加强升格期间中的档案管理工作,是档案工作人员义不容辞的责任和义务。

2存在的问题

2.1对档案工作的重视不够。

卫校作为医疗卫生单位,大部分教职工是从事卫生职业教育的专业技术人员,行政人员中学档案专业的也较少,对文书管理和档案案管理知识了解得较少。同时,由于迎评资料有一定的应对性和临时性,工作任务较重、时间较紧,工作重点一般侧重于在时间节点内迅速地完成迎检任务,档案管理的工作一般会放在靠后的位置。

2.2材料归档意识不强。

各部门缺乏收集整理重大活动档案和向校档案室移交材料的自觉意识,没有明确专人负责材料收集,由于升专涉及重点部位较多,如人事、基建、教学等工作,过程中形成的档案材料大量存在于科室中、工作人员手中,移交材料不主动。同时,对筹建医专过程中形成的各种档案材料不太重视,只重视相对比较重要的文件,对产生重要文件过程中形成的凭证材料往往认识不到其中的价值,得不到完整的保管。如在申报项目、资金过程中形成的各种证明、报表、总结等材料,数量多而琐碎,事情办完就过去了,不能及时完整地收集。

2.3档案管理比较分散。

学校没有设立综合档案室,校档案室设在校办公室,室藏档案主要有文书档案、基建档案、照片档案等,其他门类档案归各职能科室的兼职档案员保管,管理较为分散,且归档程序不规范,不利于档案的保管和利用。

2.4档案管理人员队伍素质亟待提高。

虽然大多数科室安排了专门人员管理档案,但大都兼任着其他行政、教学工作,没有经过档案管理方面系统的培训,对档案业务知识了解较少,缺乏档案管理的专业型人才,影响了档案收集归档的质量。

3加强档案管理的措施

3.1提高思想认识,加强组织领导。

校领导班子要高度重视档案管理工作,进一步加强对升专档案管理工作的领导,要将加强档案管理作为升格工作中一项重要工作来抓,列入工作目标。创建办要明确专人负责档案收集工作,各科室确定档案联络员,负责本科室的档案收集和移交工作,形成创建办综合协调、各科室积极参与、专职档案员和各科室联络员齐抓共管的档案管理网络。要加强对全体教职工档案知识的培训,提高教职工对档案管理重要性和必要性的认识。要按照迎检工作进度制定《筹设期间档案管理工作方案》,确定归档材料的范围、内容、接收时间等,把档案工作作为当前及长远的重要工作来抓。

3.2完善管理制度,落实保障措施。

要以升专工作为契机,进一步提高学校档案管理工作的整体水平。要加强档案管理人员对档案法律法规和业务知识的学习,熟练掌握档案整理技能,增强责任意识和服务意识,团结协作,拓宽收集渠道,确保各项资料完整归档。要不断适应学校发展建设的新形势、新任务和新要求,建立完善与专科学校相适应的档案管理规章制度。结合《河南省重大活动档案管理办法(试行)》,制定《学校重大活动档案管理办法》,要明确濮阳医专升格工作档案收集、整理的具体责任部门和人员,落实工作经费以及保障措施,同时要建立健全档案管理工作的督查督办机制,加强对重要材料归档的督办。对文件质量和完整程度进行把关,确保制度落实到位。各相关部门应在重大活动、重要会议结束和重要文件办理完毕之日起30天内将文件材料、照片、视频、录音和电子文件等分类、排列后,向校档案室及时完整地移交。由于材料使用率高,归档时间不好确定,应做好重要文件的备份工作,避免原件纸张的磨损和老化,确保原件能及时完整归档。

3.3提高工作标准,加强队伍建设。

一是要提高工作标准。医专筹设工作是对学校办学水平的综合检验,是学校的管理水平、综合实力、业务素质的整体反映,要以升专工作为契机,进一步提高学校档案管理的整体水平。要严格按照文件处理规范开展工作,制定本部门开展档案管理工作方案,抓好工作的落实。二是要加强档案管理人员的队伍建设。要加强档案管理人员对档案法律法规、业务知识的学习,熟练掌握档案整理技能,树立良好的职业道德和敬业精神,积极主动地开展工作。三是要抓好源头管理。从源头上抓好原始文书材料的积累和收集,创建迎检工作与档案管理工作同步,文书处理程序与平时立卷同步,利用和保管同步,加强对重要材料的跟踪,对文件质量和完整程度进行把关,把日常的档案收集工作做细做扎实。四是要加强档案普及教育。要加大档案管理重要性的宣传教育工作,让每个教职工都对档案工作有所了解,从而主动配合收集和整理工作,积极参与到学校的各项中心工作中去,进一步提高工作效率。

3.4加强档案编研,提升档案价值。

濮阳医专筹设工作被列入濮阳市2013年20件大事和濮阳市建市30周年50件大事,是全市386万人民群众殷切期盼的重点工作。因此,要做好濮阳医专筹设工作的档案编研工作,以达到满足社会利用需要的目的。学校档案室先后编研了《濮阳医学高等专科学校(筹)迎接省评审组检查工作资料汇编》、《濮阳市卫生学校迁建升专工作历程图片集》和《濮阳市卫生学校近三年新增规章制度汇编》等。针对濮阳医专筹设工作实际,要做好材料的汇总和升华工作,去粗取精地提炼材料,筹备编研《濮阳医学高等专科学校筹设工作大事记》、《濮阳医学高等专科学校筹设工作重大活动资料汇编》等资料,充分开发档案信息资源,创新工作方法,编研出切合实际、高质量的编研成果,最大限度地发挥档案的价值,更好地服务于学校的发展。

3.5做好搬迁准备,超前科学谋划。

一是要做好搬迁前的档案收集工作。学校即将搬入新校区,为避免在搬迁过程中材料的遗失和丢弃,档案主管部门要制定《材料鉴定和接收方案》,有步骤地对各部门材料进行鉴别、销毁和接收,各部门要丢弃的材料要经档案工作人员查看后才能进行销毁。档案管理人员要强化大局意识、保密意识和责任意识,进行全面排查、集中运送和保管,为升格后建立高标准的档案室打好基础。二是要做好升专后综合档案室的建设工作。根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》,高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。档案管理部门要创造性地开展工作,超前进行科学谋划,制定濮阳医专综合档案室建设的合理化方案,按照高等院校的标准建设综合档案馆(室),及时为校领导提供决策依据,建立健全管理制度,加强基础设施、基础业务建设,努力开创濮阳医学高等专科学校档案事业科学发展的新局面。

档案管理工作方案范文第9篇

【关键词】高校 档案管理 创新 数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升,科技技术的不断创新,促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变,并且进入到全新的管理形式,解决了以往的高校档案管理工作出现的问题,同时满足了现阶段高校学生和人们的需求,有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展,主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中,从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载,从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是,实际发展的过程中,高校实施的档案管理工作较为落后,因此需要实时创新,从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据,全面依据现代管理观念和形式,结合优质的管理形式和设施,突破以往的管理形式,促使高校档案管理更具备创新观念,引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析,有非常多的特点,例如占据的空间相对要小,减少了资源的流失和浪费,信息储存的形式多变,同时数量也在不断地增加,个性化的管理形式不断的推广,还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度,保障信息资料传播的有效性,提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此,现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中,想要到达创新,进行数字化管理并不是简单的工作,需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

(一)档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同,促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说,其时间的差异性,促使技术也存在一定的不同,从而导致档案管理工作无法统一,设施应用的效率和时间等也存在不同,这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

(二)管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进,这是时展的需求,具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段,我国越来越关注档案管理现代化发展,但是随着科技技术和社会经济的不断提升,在实施高校档案管理工作的过程中,大部分的高校没有满足时展的需求,缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快,促使档案管理也需要具有创新观念,从而满足时代和人们的需求。

(三)数据库构建缺少实用性。现阶段,国家在投资高校管理经济上,依据对档案管理工作的投资非常的少,因为投资金额较少,但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制,无法及时更新优质的设备,促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性,数据库模式的减少,标准不完善,形式单一化,同时没有规范的管理,以此无法满足时代人们的需求,从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

(一)完善档案管理的系统,减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化,最先要完善管理系统的软件,从而奠定有效的基础,以此高校需要提升软件的开发工作,开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术,需要具备以下几个特点:第一,满足各种形式的档案需求。第二,可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三,应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中,依据上述三点实施创新,不但要提升软件的有效性,还要满足工作人员的需求。例如,可以构建优质的专属服务器,促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息,确保信息的有效性。

(二)构建数字化档案管理,促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分,并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此,在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理,有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难,需要制定完善的工作方案,有效的实施工作。之后,现阶段的档案工作都将实施数字化,需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式,从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长,不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式,还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理,依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善,以及及时解决问题,保障数字化管理工作的质量。

(三)提升数字班培训,提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求,需要制定有效的档案数字班培训工作,从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班,可以学习新的知识,优化自身具备的知识系统,并且掌控新的计算机管理能力,满足档案数字化管理的要求,提升整体工作的质量和效率。

结束语:综上所述,计算机技术和网络平台的不断发展,促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变,信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分,更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分,结合了创新的理念,满足了现阶段时展的人们需求,同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献:

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014,03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛,2016,15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理,2016,05.

[4]江心乾.高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中

档案管理工作方案范文第10篇

内部审计档案是内部审计部门辛勤劳动结果的最终见证,内部审计档案管理也是内部审计工作的重要组成部分。认真做好内审档案的管理工作,可以更好的总结内审经验,提高内审质量,交流内审成果,研讨内审理论,同时也能为今后利用内审工作档案材料,提供完整而充分的原始资料。 一、内部审计档案管理主要包括以下四方面内容: 1.立项性文件材料。主要有:审计通知书;审计工作方案;审计项目委托协议书(授权或委托审计通知书);单位自查报告;被审单位基本情况;上级机关对本项目审计的指示和意见。 2.证明性文件材料。主要有:被审计单位情况表;审计承诺函;审计证据(审计取证,旁证材料);审计工作底稿;依法做出审计结论的法规目录或摘录;上级机关对本项目问题处理的政策界限。 3.结论性文件材料。主要有:内部审计报告;审计报告征求意见书;被审单位对审计报告提出的书面意见;有关审计项目的请示、报告、批复、批示等文件材料;审定审计报告的会议纪要;审计意见书;审计决定;被审单位执行审计意见或审计决定情况报告等。 4.其他备查文件材料。主要有:审计报告执行情况复查;新闻报道;项目工作总结或经验介绍;单位负责人有关档案资料等。 二、加强内审档案管理,应该重点做好以下五个方面工作 1.提高内审部门负责人的认识。提高认识是加强内审档案管理的前提。内审部门负责人应该本着对事业负责的精神,加强对内审档案管理工作的领导,在人员配备上,挑选素质高、责任心强的审计人员担任此重担。 2.制定规章制度,加强规范管理。内审部门所在的单位应该制定《内部审计档案管理办法》,使内部审计档案管理工作有章可依,促进企业内部审计达到制度化、科学化、规范化。 3.认真收集整理内审项目的审计资料。在审计过程中,所形成的审计通知、审计方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告、被审计单位的反馈意见、审计结论和决定等,均是审计档案的原始资料。同时,部分外界材料也是审计档案保管的对象,如:外单位对被审单位的调查报告、新闻报道等。因此,在进行一个审计项目时,内部审计人员认真收集整理有关内审项目的各种审计资料。 4.认真抓好立卷归档工作。内审档案立卷归档要按照“谁审计,谁立卷”的基本原则,即由审计项目负责人立卷。在审计过程中,项目负责人要结合审计工作的具体分工,确定审计人员收集整理资料的范围内容,加以分析综合,形成立卷材料,按审计档案立卷规定的具体要求立卷归档,以确保审计档案质量。内审档案一般按照所属单位(部门)立卷分类,然后再根据审计项目分类,如可以分成:财务收支审计类档案;经济责任审计类档案;建设工程审计类档案;专项调查审计类档案;授权及委托审计类档案等。 审计档案的立卷归档可以采用人工与微机相结合的办法。即:档案管理人员将应立卷的资料进行收集归类,然后分类进行编号输入档案管理软件。这样通过人工和微机相结合处理的审计档案,案卷既整齐规范,查找时一目了然,也为利用者提供了迅速、准确、快捷的查找方式。 5.做好内审档案管理的监督工作。内部审计档案的管理工作有较强的政策性、科学性和技术性,内部审计部门负责人要经常督促内审档案管理人员做好立卷归档工作,不断提高内审档案管理水平。

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