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1.1系统的技术结构框架
采购管理系统使用struts+sPring+Hibemate的结构框架进行设计,近些年以来的系统开发过程中,不断产生各种多层结构框架的设计模式。Struts+Spring+Hibernate属于其中的一种类型,SSH结构框架是现阶段应用较为广泛的架构体系,大多数大型企业的官方门户网站都是选择这种结构框架作为企业业务管理的支撑架构,其相应的实际开发应用流程己经进入到成熟的发展阶段。由于这个系统对于计算机网络存在着一定程度的依赖性,因此对于计算机系统的网络通信接口要求标准也相对较高。计算机网络协议需要遵循相应的TCP/IP协议,另外应当确保8080端口处于不被占用的状态,因此这系统的服务器默认形式通信连接端口为8080。
1.2数据库表的设计原则
1)逻辑结构的设计要点。使用表格的形式进行信息存储处理,主要包含系统管理员的信息表、采购员的采购信息表、供应商的产品信息表、采购清单的信息表、竞标单的信息表与供应单的产品信息表等。2)物理结构的设计要点。采购管理系统具体使用的数据存储要求为数据库,各个数据选项应当在数据库中进行存取操作,存取的单位是表格,存储区域通常是存储在系统的硬盘内部,系统数据应当满足保密性原则,各个系统用户都需要设置各自的权限,只有达到权限标准的系统用户才可以运用某项具体数据,在系统用户输入相应的用户名时需要进行权限判断处理。
2采购管理系统的实现分析
2.1管理员模块实现
选择菜单项中的查看预审核采购订单通知,可以看到当前需要进行审核操作的采购订单通知数目和具体列表,选择各个通知右边位置的查看选项,可以查看到其它的具体通知。进行采购清单的管理时需要选择菜单项中的汇总分配,可以看到当前需要操作的采购清单列表,这部分采购清单一般是对各种不同产品的具体要求。进行汇总时系统会将产品根据具体的类型进行分类处理,统计具体的总数量同时显示出来。点选择返回按钮可以返回到之前出现的页面。点击选择按钮以后系统会相应显示确认的提示性操作,选择确定之后将对应的采购订单分配到相应的采购员。在汇总分配过程中需要同时操作多个数据表:对于采购清单表实行相应的修改操作处理,状态位置为1,对采购订单表实行添加操作处理,对采购员和产品的对应关系表实行查询处理。
2.2采购员模块实现
输入系统用户名与密码之后假如通过对应的数据库验证则会跳转到对应的采购员功能页面。选择相应的采购订单菜单,则可以进入到采购订单的页面。系统页面显示系统管理员要求采购员需要的采购订单信息,选择按钮则会相应弹出需要确认的窗口。
2.3供应商模块实现
供应商模块通常包含了四个方面的实际功能,其分别为查看系统通知、竞标、竞标单管理与订单管理。系统通知一般包含了两个部分,其分别为查看待签订单通知与取消订单通知,查看取消订单通知通常只能够查看由系统管理员取消的采购订单。
3结束语
企业采购管理系统的目的一般在于利用计算机应用技术来达到各项工作的执行目标,同时需要保持较高程度的灵活性和易操作性。为了可以使采购过程变得更加简洁,有助于企业管理效果的提升,开发应用采购管理系统可以促使企业管理趋向于结构化与模块化发展。对于采购管理系统的本身可以将其应用到大、中、小等各种规模的企业采购部门当中,通过采购管理系统采购员能够方便地进行产品采购,工作人员能够迅速了解自身需要达到的工作目标,系统管理员能够更加科学有效地对产品采购工作实现统计查询操作目的,从而提升企业的实际工作效率。
关键词:采购管理;应付款帐期;帐龄
中图分类号:TP315 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2011) 14-0000-02
The Design and Realization of the Purchasing Management System
Zhang Lin
(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)
Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.
Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age
一、引言
采购是供应链当中的一个重要环节,它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言,将正确的原材料和半成品以正确的价格,正确的质量在正确的时间送到正确的地点,是至关重要的。随着市场竞争的日趋激烈,采购管理的作用也显得日趋重要,如何通过提升采购管理来加强采购流程控制,降低采购成本和采购风险,提高资金利用率,是每个企业必须面对的问题。随着信息技术的迅猛发展,通过实施先进的计算机采购管理系统来提升企业的采购管理水平,进而提升企业的核心竞争力成为可能。
二、需求分析
(一)系统目标
本系统要求界面友好、操作简便、安全、实用,能对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪;在采购计划审批、质量检验、采购价格审核、采购付款等关键业务点通过先进的身份认证技术对操作人员的身份进行认证,增强系统的安全性能,降低采购风险;通过采购付款帐期控制避免提前付款,增加企业的流动资金,提高资金利用率;通过提供及时的数据查询功能和详细的统计分析报表,为企业的采购管理提供必要的数据支持,提高企业的采购管理水平。
(二)业务流程
采购管理的流程比较复杂,为了保证采购管理系统能够满足整个采购流程的控制需要,我们通过详细的调研,确定了本系统按以下的流程进行设计:
采购计划申报采购计划审批采购计划分解生成供货通知单采购实物收货质量报检质量检验采购价格审核验收入库采购付款。
三、系统设计
(一)系统功能模块设计
根据本系统的需求分析,按照数据联系的紧密程度和业务功能,将系统划分为基础数据管理、采购过程管理、统计查询与报表三个子系统。各子系统又包括不同的模块,以完成不同的系统功能。整个系统的功能是基于权限管理的,操作人员按照自己的权限进入相应的功能模块进行操作,各子系统下的模块的主要功能如下:
1.基础数据管理
(1)操作权限管理:按各部门操作人员的职责在系统中设置对应的模块权限,只有经过授权的用户才能进入系统操作设定的模块。
(2)采购员管理:对采购部门的员工的信息进行管理,设定每位采购员负责购进物资的类别。
(3)供应商管理:对采购供应商的资料进行管理,包括供应商名称、地址、邮政编码、联系人、联系电话、传真、银行账户等重要信息。
(4)质量检验标准管理:用于设定各种采购物资的质量检验标准,包括检验项目、评判标准等信息。
(5)Ikey身份认证管理:Ikey身份认证是本系统为了加强安全控制而引用的一项加密技术,Ikey内存储的是用户设置的一个密码,用来对用户进行身份认证,该密码与采购管理系统定的操作员相关联,在需要使用Ikey的模块上,系统首先检查Ikey与系统登录用户是否一致,如果不一致Ikey将起不到身份认证的作用,如果一致系统将检查用户输入的密码是否与Ikey上记载的密码相同,只有密码相同才能通过身份认证。在本系统中对影响整个采购品种与数量的“采购计划审批”、对采购物资进行评级的“质量检验”、核定实际结算金额的“采购价格审核”、最终进行财务付款的“采购付款”等关键业务点都用Ikey对操作员的身份进行了认证。通过Ikey身份认证技术的应用,有效的加强了采购系统的安全性能,降低了采购分析。
(6)采购应付款帐期设置:用于按供应商或购进物资设置采购付款最短天数,购进物资收货后,如果没有达到系统设定的最短付款天数,系统不能进行付款操作。通过采购应付款帐期的控制,有效的避免提前付款,增加企业的流动资金,提高资金利用率。
2.采购管理
(1)采购计划申报:采购计划申报部门计划员按仓库的实际库存和当前的需求量申报物资采购计划。
(2)采购计划审批:公司分管领导按实际情况对采购计划进行审批。
(3)采购计划分解:物资采购部计划员将采购计划中的各种物资分解给具体的采购员进行采购,生成采购分解单。
(4)生成供货通知单:物资采购部采购员在供应商将物资送到公司后,按实际到货情况给仓库开电子供货通知单。
(5)采购实物收货:仓库保管员为将货物送到仓库的供应商办理实物收货业务。
(6)质量报检:仓库保管员对收货物资按批次生成质量报检单。
(7)质量检验:质量检验员根据物资检验实际结果,生成电子质量检验单。
(8)采购价格审核:企业管理部会计根据供应合同、供应商供货的历史价格、市场行情及质量检验结果对物资采购价格进行审核。
(9)验收入库:仓库保管员凭供应商提供的实物收货单给供应商办理采购实物验收入库单。(10)采购付款:财务部门结算会计根据验收入库单给供应商办理结算手续。
[关键词]采购管理系统;设计;故宫博物院
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)06-0-02
1 采购管理系统概述
预算和采购是财务管理的两个重要方面,易用、高效、功能齐全的预算管理系统和采购管理系统能使财务管理工作事半功倍。采购管理系统是故宫博物院财务管理系统的一个子系统,它主要用于规范故宫博物院常规采购和政府采购流程的各个环节。首先,其将故宫博物院目前在采购申请工作中的每个流程都加以整理和规范,这主要包括部门申请、财务处审核、故宫博物院采购审核委员会审核、采购办公室制订采购工作方案以及记录正式进入采购工作各个环节流程的信息。其次,其将故宫博物院对采购申请及审核各个环节的管理思想、规章制度纳入了流程管理中。
2 采购系统需求
2.1 核心功能需求
2.1.1 采购流程
采购流程分为采购申请流程和采购执行流程两部分。
采购申请流程如下:采购申请流程由院内任意员工起草,经过层层审批,即科级、处级、财务处初审、财务处处长审核和院办主任审核等流程,完成审批的全过程。采购申请人在采购申请单预算名称选项上只能选择本部、处的预算项目。采购申请单上需要指定采购执行人。
采购执行流程:采购申请单获批之后,院办发文,同时生成支付凭单给采购执行人,由采购执行人填写具体的报销单据,提交财务处审核,审核通过后去财务处报销,完成采购执行流程。
2.2 外部接口需求
采购管理系统作为财务管理系统中的一个子系统,它与财务管理系统中其他子系统,共同形成故宫博物院财务管理的整体解决方案。采购子系统在财务管理系统中,将与预算管理子系统、固定资管理子系统协同完成故宫博物院的采购业务工作。财务管理系统的用户管理模块与统一身份认证系统的LDAP目录结构进行整合,以顺应统一身份认证机制。
2.3 核心业务流程
2.3.1 采购申请
采购申请流程如图1所示。
图1的说明如下。“呈报”向上级提交申请。“征求意见”:可以全院范围内选择要征求意见的对象。“退回”:采购申请单退回上一步操作人。“驳回”:结束采购申请流程。“交院办”:交院办主任,由院办主任决定采购采购申请单下一步的走向。“下发”:采购申请单下发到财务处副处长或财务处的科室。“决策支持”:将采购申请单发到别的部处。“召集政采委”:将采购申请单提交到院政采委的委员。“请示院领导”:将采购申请单提交到院长。“发文”:表示申请流程结束,生成文号。
2.3.2 采购执行
采购执行流程如图2所示。
3 系统设计与实现
3.1 功能模块
采购管理系统主要以故宫院内各种采购申请审核流程为主,其主要功能不但包括采购工作流程控制,还涉及采购执行的模块。同时,还有一些采购单和支出凭单的关联问题。具体内容包括五个部分:①部门采购申请;②财务处采购审核;③院办采购审核;④采购单据执行;⑤综合统计查询。
3.2 其他功能
3.2.1 预算占用
预算占用是指采购申请所占用的金额。每次采购申请开始时都会从预算中预先划出本次申请所占用的金额,其他的采购申请将无法使用此部分的预算金额,当整个采购执行完成时再根据本次采购的实际支付情况释放多余的占用金额。预算支付是指采购执行中实际支付的金额。
在实际采购执行过程中,当多个采购同时申请支出某一项目下的预算时,由于申请人和审核人均无法知晓该项目预算金额的执行和占用情况,因此,曾数次出现“多个采购申请均成功通过审批,甚至发票已开出,结果项目预算金额不足”的问题,给预算执行带来不小的困难。为了解决这个难题,相关人员开发了“预算占用”功能。这个功能将对采购申请资金执行采取“先占用、后使用”的原则,即当采购申请通过本部门领导审批后,申请资金即被占用,其他采购只能继续申请该项目下“未被占用”的预算资金。若采购最终未能执行,申请单被财务处驳回或由采购申请人自行删除,其占用的预算资金将立即释放。若采购成功执行完毕,系统将最终根据支付凭单的金额重新计算该项目的预算占用情况。在采购申请单起草和审批的流程中,采购申请人和审批人能够随时查看本项目预算资金执行和占用的详细情况,如预算总金额、资金占用详细信息、未占用金额、已支付金额以及相应的采购申请单内容,并根据实际情况做出相应的决策。
3.2.2 支付凭单废止功能
自预算调整子系统上线后,年度预算金额与采购金额紧密衔接,在实际操作运行中,存在采购支付凭单填写错误直接影响预算金额真实性的问题,或者由于某种原因要废除支付凭单,重新释放预算金额的情况。该错误的发生一般出现在采购执行完成以后,因此,为释放预算系统中虚占的资金数量问题而设计出了这个流程。财务处触发支付凭单废止流程,将要废止的凭单发给指定人员,该人员填写好相关意见后,经由部门正处同意后提回财务处,经财务处长同意后,该支付凭单废止,同时释放其占用的金额。
4 采购管理系统的应用效果与展望
采购管理系统自投入使用以来,较好地完成了故宫博物院全院的预算执行任务,使工作人员快捷、便利地在线完成报销手续。并由此积累了大量预算执行的^程数据,用于分析、预测预算执行情况,极大地减少了项目安排过程中的人为因素和随意性,为领导提供了决策支持,实现了采购管理的程序化、规范化、科学化、人性化。
当然,系统的完善是无止境的。长远来年,该采购系统在系统架构方向,还应该引入更灵活的扩展机制,支持动态的采购模块配置以及强大的数据挖掘能力,以更为美观、多样的展现方式。此外,还应通过总结历史数据,对未来的预算执行制订给出一些建议,形成一个“预算―执行―完成―分析―反馈―预算”的完整闭环。
主要参考文献
[1]敬辉蓉,李传昭.采购管理理论综述[J].工业工程,2008(2).
关键词:采购;库存;VB
中图分类号:TP315文献标识码:A文章编号:1009-3044(2007)15-30598-02
Design and Implementation of an Enterprise Purchase Management Information System
XUE Xiao-feng
(Jiangsu Teachers University of Technology,Changzhou 213001, China)
Abstract:This paper introduces an enterprise procurement of materials management system. Focusing on the system architecture, business process, database design and main modules of the system, introduces the system design and implementation process. This system chooses SQL server 2000 as the development platform and VB 6.0 as the development tool.
Key words:purchase; inventory; VB
1 引言
采购是企业向供应商购买商品的一种商业行为,企业经营活动所需要的物资大部分是通过采购获得的。随着市场竞争越来越激励,采购管理在“供、产、销”这一物流管理中的重要作用也逐步突出出来。如何降低采购成本、提高企业资金利用率、降低采购风险,是每个企业必须面对的问题。只有使用先进的计算机管理系统,才能有效进行企业的采购管理,提高企业的核心竞争力
2 采购系统的总体设计
2.1 系统设计目标
通过使用采购管理系统,可以方便地为企业内部管理采购货物信息。为此,本采购系统主要分为采购管理、到货管理、库存管理和退货管理4部分。
2.2 系统功能
2.2.1 系统设置
系统设置中可以增加操作员、修改操作员的密码和删除操作员。在增加完操作员信息之后,可以给该操作员分配操作权限。可以备份和恢复数据,保证系统的安全。
2.2.2 采购管理
对采购员信息、供应商信息和采购材料信息进行管理;录入采购订单和查询采购订单信息,完成从供应商处购进货物并且签订订单的过程。在查询采购订单的时候可以根据各种基本信息查询或根据日期查询。
(1)到货管理
管理签订采购订单后的到货信息。对同一张订单可以分批次地到货,并且可以随时查询到任何一张订单的任何一笔到货信息记录。
(2)库存管理
货物到货以后,就应该对货物进行盘点入库。入库是对到货而言的,每一张到货单对应一张入库单。
(3)退货管理
维护退货信息和查询退货信息。可以分批退货和一次性退货。
2.3 系统结构图
采购管理系统功能结构如图1所示。
2.4 业务流程
在采购管理系统中,主要按着采购到货入库退货的流程对采购的货物进行管理,其业务流程如图2所示。
2.5 采购系统的数据库设计
图1 系统结构图
图2 系统业务流程图
在采购管理系统当中,共设计了8张数据表。其中采购定单表Table_cgdd和库存信息表Table_kcb是系统中最重要的数据表。这两张表的逻辑结构如下:
采购订单表Table_cgdd
库存信息表Table_kcb
3 系统主要功能模块设计
3.1 采购定单管理模块
企业依据采购合同进行商业采购活动。在采购定单管理中,单击[添加]按钮,单号自动生成,然后在“货物名称”文本框中按下键选择订货信息,选择完毕后按下键。订单管理窗体中除了数量、批号、金额和备注信息之外,其他信息全部自动录入到相应文本框中,最后输入数量,系统自动核算金额。
图3 采购订单管理窗体
3.2 到货信息维护模块
到货管理是对采购订单中所涉及货物的接收管理。到货管理模块主要实现对订单到货信息的管理。对于同一个订单,可以进行多次到货并且每一次到货后,订单数量都能够相应的减少。
图4 到货信息维护窗体
3.3 库存信息维护模块
库存管理是针对到货信息进行的管理。单击[增加]按钮之后,只需在“单号”旁边的文本框中直接按下键,即可弹出需要入库的到货信息窗口,在窗口中选择所要入库的到货信息,然后单击[保存]按钮将所录入的信息保存到数据库当中。
图5 库存信息维护窗体
4 结束语
该采购管理系统数据高度共享,减少了数据冗余度,能缩短企业资金周转周期,人机界面友好,安全可靠,适用于中小物资企业,有利于推动企业信息化建设,具有较好的推广价值。
参考文献:
[1] 东乐工作室. Visual Basic 6.0 应用与提高[Z]. 1999.
[2] 明日科技. Visual Basic 数据库系统开发完全手册. 人民邮电出版社,2006.
[3] 张勇. 网络进销存管理系统的设计及其安全策略[J]. 现代计算机,2004.
介绍信息管理部自主设计开发的金材采购管理系统的设计思路、系统功能、技术特点、应用效果。
关键词:
采购管理;设计;系统功能;技术特点;应用
1前言
金材公司主要负责柳钢废钢、生铁、热压块、钢坯、次品材、冷轧基板等采购和销售,以及废钢加工业务。金材采购管理系统通过与公司物流系统、MES系统、质量系统、财务系统、人资系统做数据接口,使金材公司各项业务如往来单位、合同、物流、库存、检化验、质量判定、结算、财务上报等全生命周期的数据信息得到自动化管控。金材采购管理系统的开发与应用为金材公司所有业务平稳、有序、按时展开,上下游数据自动获取和流转,提高工作效率,降低人为干预,提升物资监管力度提供了保障。本文总结金材采购管理系统的设计、开发、功能及其应用情况。
2系统需求调研与功能设计
2.1需求调研方法与技巧
需求调研是系统开发的起始阶段,是为项目设计阶段而准备的,需求调研质量直接关系和决定了系统软件的交付结果。由于开发人员不熟悉金材业务领域的细枝末节,金材业务人员也不熟悉计算机应用的实现方法,故需求调研和分析就是要解决这两者之间的隔阂。本次需求调研遵循从宏观到微观、自上而下的原则。首先向金材公司领导者或业务接口人宏观了解业务需求全貌,从而梳理出业务流程,把握业务范围和目标,然后进一步向各级业务人员了解需求。通过不断细化,深挖潜在需求,产生详细、明确的系统定义。在调研过程中主要使用了会议讨论法进行宏观了解和界面原型法进行深入挖掘。深挖过程主要运用了流程和数据双向驱动。
2.2系统需求与功能设计
柳钢金材采购管理系统包括系统管理、基础信息管理、往来单位管理、合同管理、补充文件管理、结算管理、报表中心等6大模块。
(1)系统管理。包含权限管理、信息管理、工作流程管理和接口数据管理。考虑到金材公司组织机构和岗位职能可能会发生变化,系统在权限控制方面必须具备足够的灵活性。本系统采用RBAC技术实现用户权限的灵活管控,权限管理实现对系统用户、角色和功能树的增、删、改、密码重置等功能。通过对系统功能的树型管理,可以在任意功能节点新增下级功能点或修改、删除本功能点,通过功能点的编码规则自动生成有层次的功能树;再通过给角色设置功能树从而给予角色特定的功能权限、数据权限;最后通过给用户赋予相应的角色从而控制用户的可操作功能范围、可查看数据范围等,即可实现用户按权限各施其职并保障系统信息安全。信息管理主要包含常数代码管理、数据字典管理、数据信息管理、组织信息查询、人事信息查询。其中,常数代码管理可以实现对系统常数的前台维护,所谓常数可以理解为一个属性、状态、类别等。例如新增一个常数名称为年份,管理员可以在前台输入所有需要用到的年份并按顺序排列。在任何需要调用年份的地方会自动将管理员维护的年份信息调用出来,极大地方便了系统维护。工作流管理可实现配置型审批流程,即通过配置审批节点和节点扭转约束条件,将节点赋予用户和角色,从而实现自动控制审批流程。
(2)基础信息管理。对往来单位、合同、结算过程中需要使用的基础数据进行集中管理,从而给予金材系统管理员足够权限对系统进行自主维护。提供对基础数据的新增、停用、删除、修改、查询、记录变更履历等功能,主要包括质量评价细则管理、合同类别管理、废钢等级价格、密封容器调价、生铁元素扣款、生铁成分判定、保量价政策、次品材基础信息管理、次品材品名管理、加工项目管理等。
(3)往来单位管理。对与金材公司有业务往来的所有供需方进行管理。包括需方管理、供方管理、供方评价活动、试供方评价、工时管理等。为规范供方评价,金材公司制定了一套具有可行性的供方管理机制,经过深入研究此机制,在设计时将每一个考核点细化到系统业务中进行自动捕捉计算,从而实现对供方的自动考评。工时管理实现了对外协单位的工时申请和自动结算。
(4)合同管理。此模块针对金材公司目前合同业务的实际情况进行设计,尽可能涵盖合同业务流程的各个环节,主要包括合同模板管理、合同管理。合同管理模块展示所有状态的各类合同模板和合同,可以对其进行新增、删除、修改、预付款管理、提交审批、撤销审批、查看详细信息、查看审批意见等操作。通过区分合同类别,设置不同查看权限,并将合同类型做到功能树中进行数据约束,可实现不同用户查看和管理不同的合同模板和合同,既方便系统管理员在角色设置时进行赋权,又可尽量避免日后因金材公司各科室职能调整而造成的系统修改工作,同时将所有合同模板和合同集中在一个界面进行管理也方便相关领导集中查看和使用。
(5)补充文件管理。由于钢铁市场行情时常变化,所以在一个合同执行期内存在不定期价格调整,并且物品出入库时间和结算时间存在时间差。补充文件管理负责对废钢等级价格、生铁元素扣款、保量价、钢坯价、加工费等随市场行情变化时的政策进行统一管理,以支撑废钢、生铁、保量价、钢坯、次品材、冷轧基板、加工费的结算。补充文件作为金材合同变更依据,其信息对结算有最直接的影响。为支撑金材公司的业务自动结算和政策展示,对补充文件格式进行了系统化规范,即补充文件在系统上必须严格按照事先制定好的规则填写。系统自动获取补充文件内容,分别反写到废钢等级价格、生铁元素扣款、保量价政策基础信息中,并记录每次变更的履历(如文件编号、执行时效),以实现废钢生铁自动结算并避免人为因素干扰。对于钢坯、次品材、冷轧基板、加工费合同,当有合同变更时,可以通过选择补充文件编号作为合同变更依据,系统自动关联补充文件,从而避免人为因素干扰。
(6)结算管理。结算管理覆盖金材公司所有外购、外销、加工费结算业务。主要包括废钢结算、生铁结算、钢坯结算、热压块结算、次品材结算、加工费结算、冷轧基板结算、保量价结算、结算单据管理。可以对结算记录进行勾选结算、扫描结算、录入大票信息、质量扣罚、整单清除、单车清除、录入合同号等操作。通过和钢后MES系统、质量系统做数据接口,直接将出入库完毕符合结算条件的信息展示在各结算子模块中供结算人员进行结算操作。
(7)报表中心。覆盖金材业务中涉及到的所有周/月/季/年统计报表。
3系统开发工具与技术
金材采购管理系统由信息管理部自主开发,软件构架为B/S模式,数据库是Oracle11G,中间件选用开源的Tomcat;同异构系统之间采用数据总线实现数据共享,使用WebService数据接口方式;系统开发视图层采用轻量级JS库EasyUI和GooFlow支持前台页面开发并固化业务审批流程,数据层采用Hibernate框架,控制层采用Struts和Spring框架;应用条码扫码技术支撑磅单的扫描结算;灵活的常数代码维护功能方便业主方自行维护系统基础数据。开发平台框架搭建实现的关键技术主要如下。
3.1基于快速开发实施的技术实现
(1)Tiles框架的引入。Tiles框架为创建Web页面提供了一种模板机制,它能将网页的布局和内容分离。它用模板定义网页布局,每个页面模板都是一个简单的JSP页,定义一些由占位符组成的外形,以放置网页内容。执行时,Tiles用相应内容动态的替换占位符,从而创建整个页面即形成布局。Tiles框架是建立在JSP的include指令基础上的,但它提供了比JSP的include指令更强大的功能。Tiles框架具有创建可重用模板、动态构建和装载页面、定义可重用Tiles组件、支持国际化等特性。
(2)自定义标签库。平台定义了一套通用自定义标签库,进而定义了一套页面实现标准标签,有机地将权限机制封装到标签库中,极大地方便了后期开发实现并定义出一组页面实现操作规范,使开发人员在开发过程中真正做到层级分离,有利于保持清晰的业务实现逻辑思维并有效提高开发效率。自定义标签库封装了常用页面标签及控件,包括文本框、选择控件、日期控件、列表显示控件、查询控件等;通过一组标准定义规范,将业务功能中需要用到的页面元素组件化,使页面更加易于实现并保持代码整洁和美观一致,同时极大地增强了开发人员的信心和业务实现乐趣,有效促进开发效率和质量,为项目顺利开发奠定坚实的基础。
(3)自动代码生成。自动代码生成技术是为弥补功能配置的不足而产生的,如果说功能页面可配置及基本操作通用化是为纯前端用户提供的,那么自动代码生成技术的应用则更多是面向开发人员而形成的,相对所见即所得的业务功能配置而言,其具有更大的可扩展性,它将开发人员从繁杂的前期准备工作中解放出来,将更多精力放在核心业务的实现上,大大加快了开发效率和质量。同业务功能配置的实现一样,自动代码生成也需要具备相应数据字典的支撑,在生成时需要指定主信息集、关联信息集、需实现业务功能如新增、修改、删除、导入导出、页面查询、查询条件等,同时还需指定业务功能所在模块、是否新增模块、模块路径等,平台将通过配置信息调用自动代码生成引擎生成一套功能全代码(包括xml配置文件,java业务实现基础代码、JSP页面显示代码等)。通过该方法,开发过程中只需要创建出业务数据字典,就可完成业务基础功能的创建,并在此基础上即可根据实际需求作页面样式及后台业务实现的修改。
3.2权限控制策略
采用基于角色的访问控制模型技术实现用户权限分配。用户及其权限分配在MIS(管理信息系统)中占据越来越重要的地位,本系统平台采用RBAC(角色访问控制)技术,解耦了权限和用户的关系,加入角色(role)的概念,更好地完成用户权限分配。平台的层次结构和框架设计及具体实现,使表示和业务逻辑分离,核心关注点和交叉关注点分离,从而使得平台更加容易维护。应用这个开发平台可提高系统开发效率,缩短开发周期,降低开发成本,且更加易于设计、实现和维护,满足了系统可扩展性和可维护性的要求,在将来的软件开发中很可能会成为主流开发方式。
3.3业务审批流程可视化动态配置
实现业务流程动态配置。针对企业快速发展所带来的业务改变,本平台提出业务流程动态配置这一设计方案,即通过动态配置业务流程更加简洁方便地实现程序上的变更,以满足客户的业务变更需求。业务流程分为通用业务流程及业务流程实例,通用业务流程T_WORKFLOW、T_LINKS、T_NODES记录业务流程定义、流程走向、流程节点信息;当启动某个业务流程后,系统即可生成相应的业务流程实例,并有T_WFIN-STANCE、T_NODESINSTANCE记录当前流程实例的运作情况,系统根据业务所处节点响应业务提醒或操作,从而完成业务审批流程的固化,规范相应业务操作。
3.4接口数据自动解析
为响应公司消除信息孤岛的IT建设战略,打通各信息系统间的数据环节,本次平台设计实现了与各相关业务系统间的数据接口,通过解析规则配置实现接口数据的自动接收并解析,极大地方便了开发人员将更多精力投入到业务实现及数据处理中。自动解析的关键在于系统间约定好接口电文封装及解析规则,包括电文号、电文封装规则(字段、长度、顺序等)。
4结语
用计算机技术、系统化思维尽可能的代替人员手工操作实现企业人、财、物、产、供、销的闭环管理已经成为现代化企业管理的必备手段。金材采购管理系统实际上就是一个小型的ERP(企业资源计划)系统,从需求调研、系统设计到开发实现全部由信息管理部技术人员自主完成,这必将为公司正在着手建设的一体化ERP企业管理项目积累业务和技术经验。
【关键词】企业;集约化;管理;系统;物资采购
企业集约化管理系统涵盖企业管理的方方面面,对于企业利用管理系统实现企业资源、人力、物力、财力、信息等的优化配置,发挥了重要作用。物资采购管理,作为其中最重要的一环,对于企业来说,利用集约化的管理系统逐步推进物资采购管理水平,才能更好的实现企业经营目标。
企业集约化管理系统的应用,能解决并满足现代化生产的业务需求,同时运用网络信息化实现交互式信息和知识传递。集约化管理能将分散的能力转化为团队凝聚力和实现企业间良性竞争的平台。网络信息化的推广,使得采购管理水平有了很大提高。本论文以企业集约化管理系统在物资采购中的应用为主线,论述现代企业物资采购管理中存在的问题,物资采购管理对企业管理的作用,物资采购对企业生产和发展的作用,企业集约化管理特色,如何利用网络信息化提高物资管理水平等方面进行论述,以期为企业提高物资采购管理水平提供可行性建议。
一、现代企业物资采购中存在的问题
现代企业物资采购中,水平低下就是由于信息不畅、缺乏制约和管理规划等原因造成的。在物资采购管理中,缺乏协同精神,甚至在企业的内部部门之间都无法实现正常的数据信息的传递,对供应商的选取过于单一,采购方式过于单一,供需双方缺乏在市场机制下共同发展的空间。
现代企业管理中,由于理解认识上的问题,而对物资采购抱以怀疑的态度,这对于集中采购工作的开展带来了极大的思想障碍。对于物资基础、物资技术和设备等的运用,还处于极端落后的状态。在企业管理集约化系统管理方面缺乏必要的技术人才,使得管理创新和发展成为空谈。在管理手段上,组织模式尚处于老套的长久合作上,采购的效率和合理合规性都有待提高。
概括起来,分为以下几点:
(1) 现代物资管理中,缺乏集中供应厂商,使得企业集团内部无法实现物料信息共享。
(2)在企业物资采购中往往缺乏一个必要的平台来对物资进行集中管理,使得企业总部与分部之间的业务停滞在原始阶段。
(3)物资采购管理中,对物料的短缺和积压没能提供及时完整的信息。使得库存及积压品处于混乱状态,物资采购的库存与仓储间平衡关系失灵。
(4)利用原始手工帐制作的采购价格及物品清单,缺乏必要的公开性和透明度,无法实现物资采购过程存储历史的开放性。
(5)物资采购的供求关系,同市场脱轨。物料的领用,与预算的物料和实际消耗的物料有出入。
(6)对于企业分部门的需求,无法做到正常的接轨,对于他们的申请在批示时往往有其滞后性。
(7)对于物资采购的实际信息和数据交互使用,利用传统的手工记账方式记录,耗时较长,且差错率较高。
二、物资采购管理对企业生产和发展的作用
近年来,随着企业的不断发展,企业经营模式的不断更新。企业管理的不断科学化和创新化,使得供应链物资采购管理,成为源头上推进企业生产和发展的重要助力。物资采购管理的科学化和集约化,更能为企业寻求一条光明的道路。集约化的集中采购,可以帮助企业更好的在市场经济下生存,对于技术和生产效率的提高及引领市场份额,扩大其市场占有率,具有极为重要的意义。
物资是企业的核心资源,物资采购作为其中的最主要成分,是企业管理的重点和难点,同时也是企业做大做强的发展方向。实施物资采购集约化管理对企业的生产和发展具有极为重要的现实意义。
物资采购管理的集约化,可同时为企业财务管理、设备管理、项目管理提供强有力的支撑。及时、高效、有质量、规范性的采购,对于企业来说,无异于显性资产。加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化物资管理系统。企业集约化管理系统中的重中之重,就是建立健全物资供应。即实现物资供应部门与使用单位及相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制的和谐统一。
物资采购之于企业,正如鱼与水之间的关系。无水不活,无鱼不欢。在企业业务中,采购管理对企业的生产发展,具有极为重要的意义。对物资采购管理的运用,在很大程度上,对企业有效组织、实施、规划和控制成本、估价盈亏等综合管理提供了必要的后备支撑。对企业生产来说,物资采购部门对企业的生存和发展,是不能忽略的。对原辅材料的控制和利用,是成本概念中,最不可低估的力量。
三、企业集约化管理系统特色及应用
现代企业集约化管理系统,涵盖企业管理的所有方面,包括企业财务管理、企业安全生产管理、企业人力资源管理及企业物资部门管理。同样的,物资采购管理也是它的重要组成部分。企业物资采购管理包括对企业采购管理、销货凭证管理、库存管理,及项目统计和总分部管理等等错综复杂,形式多样的预算和成本管理等。
在企业物资采购成本中利用集约化系统信息的管理思想,为企业实现管理平台的跨越及资源的有效整合,推动系统运行的集成化、业务流程的技术化,绩效监控的动态化及管理改善的持续化,搭建了一个优良的平台。
企业集约管理中,对采购组织及流程的设计以及供应商的选择和管理,甚至对企业竞争风险的降低和采购绩效的评估管理等,都具有重要的意义。
企业集约化管理的关键是―信息化管理,信息化的建设既对物资管理和企业集约化管理具有双重制约作用,又对物资管理工作起着极为重要的作用。在对物资采购活动实施之初,采购人员交由设计院技术人员对物资采购内部管理系统进行编制,交企业高层领导进行审核通过后,由专门的物资管理系统,进行自动存储。基本实现了材料采购需求的申报、审批、采购订单、验收、发放、统计的全过程无纸化网上操作,同时系统里也自动保存了完整的采购过程及原始凭证资料。
企业集约化管理中,最有代表性的就是ERP(Enterprise Resources Planning,企业资源计划),它是企业集约化管理系统的灵魂和核心。对于企业的资源整合和产业链的优化配置,ERP具有极具代表性的意义。对于物资采购管理而言,是实现集约一体化管理的最佳实现途径。在对物资资料的整合中,实现了物资流、资金流和信息流三方面企业资源的合理配置。
企业集约化管理系统,以其信息网络化和联动机制与物资采购间形成资源共享的良性互动。集约化的管理,最突出的一点不是以竞争中耍手段获利出局,而是从全局利益考虑,将分散的资源统一到企业的生产和流通部门中去。
集约化管理系统最突出的一点就是将物资采购的生命线“质量”真正落实到采购工作的具体行为中去,无论是供应商还是供应管理整个部门,对于物资采购的成本及质量,都有其严格的考核体系及考核标准。企业对物资采购的现有管理水平,能够适应企业集约化管理系统对质量的严格要求中去。
随着企业集约化管理系统的应用,很大程度上提高了物资采购管理水平。对于每个部门的需求计划申报、审批、采购申请申报、采购、领料等各环节能够实施有效的实时跟踪手段,对于需求部门而言,也能够恰当的掌握采购、到货。对于采购策划人员来说,及时掌握计划的执行情况。对于物资管理的领导来说,更能及时准确的掌握物资采购系统中物资的运行状态。在物资采购管理体系中,搭建一个专业、有效的信息和资源共享平台。
四、集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程
企业集约化管理系统是浙江省火电建设公司独立自主研发的一套建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程,包括人的管理和物的管理两方面内容。
(1)在物资管理流程中,企业以调研事实和差异数据分析为依据,对物资资料采购的预算设计进行修改分析,以保证采购实施前集约管理的储备建设。物资采购能否有效进行的关键点在于对物资部门自身的重要性的明确认识,不能将这个传统部门仍然以旧的体系去建设和维护。对于采购部门工作人员来讲,要提高效益,就必须不断的学习。对于物资部门人员的培训和对其技术要求的不断提升,也是企业物资采购部门提高其管理水平最行之有效的策略和方法。
(2)物资采购流程:采购流程――采购申请计划的编制(包括:产品规格描述、需求时间、预算额度、数量、质量等等),都要详尽的涵盖到采购申请计划中去,填写好材料购领清册或零星物资购领单采购计划――(采购部门编写)由项目经理批准核实是否属集中采购――采购计划会审(部门有关人员和财务、纪检等人员参加等)――采购渠道确定(部门有关人员和财务、纪检等人员参与等)合同谈判和订立比较供应商报价或对成本进行分析,与供应商进行谈判;经过对质量、价格、发货等关键要素的评估,与价格最低的合格供应商签约;――根据所下订单,收到对方到货验收合同。执行和管理跟踪供应商合同执行情况,确保如期发货,催货、验货、处理争议问题(应当建立一套比较全面的验收制度,如;验收内容有哪些?什么物料由谁验收?验收有问题怎么办?采购员是否应当参与等?)――入库(库管员办理入库前应得到确认,如:参加会审和参与人员检查签字等)――结算(公司财务人员应当严格按程序对单据进行认真检查,处理好账目。如:对照合同、对照入库单,以及签字手续等),为了保证程序很好得到落实,全过程利用计算机进行控制。
五、如何提高企业物资采购管理水平
提高物资采购管理水平,首先要对“集约化”管理中的“集”具有正确的认识。认识集中采购的优势,才能初步提高采购管理水平。以石油业为例―长庆油田,在生产过程中,采用集约化集中采购对企业采购部门进行管理。既保证了生产效率的提高推进了油田建设的进程,又实现了规模化采购,还扩大了市场份额。对于供应商来说,同时也降低了售后维修成本。利用这种集约思想,通过集中采购,以招标形式遴选出合格的供应商,在源头上,保障了物资采购的质量。
提高物资采购管理水平的关键是信息化管理。以山东省为例,2009年的山东电力集团公司按照国家电网公司SG186工程的统一规划,全面实施集约化企业资源计划成熟套装软件管理系统。对于物资管理的模块,在纵横两方面都建成集成资源管理信息一体化信息平台。信息系统的建设,弥补了物资采购系统中的缺陷,利用系统软件的开发和应用,在系统中实现了物资采购数据的存储和维护,及采购和招标价格的公示。为企业提供准确的数据、保障企业项目的实施、加速管理制度的变革,收到了良好的效果。
提高物资采购管理水平:首先要扩大物资采购规模;再次优化业务流程以实现物资采购的标准化管理;利用网路信息手段反映真实的材料消耗,利用企业集约化管理系统规范企业成本核算;在物资采购渠道上,倡导招标采购以控制和管理供应商;在库存平衡上,还要借助互联网实现其终端系统资源共享及物资采购清单及资金的透明度。
以安徽省某电力公司为例,在对其物资采购进行管理时,首先利用国网为建设蓝图,结合其自身物资采购特点和实际业务需求,在运用集约化管理系统对其物资采购部门进行管理时,就物资管理模块创新出了新特点。通过信息网络软件及ERP,实现其物资采购物料编码和主数据管理的和谐统一,并利用代码对照关联法,降低物资采购管理中的难度,同时对于长期供应商的怠工行为采用招标的方式而进行中止,有效的避免了物资采购中因主观原因对企业造成的损失。
招标工作是实现集约管理和物资采购管理有效和迅疾发展的主要途径,招标工作中的最低评价法、综合评分法及价值系数法,成为采购管理中最制约供应商贪腐的重要措施。这就需要企业结合自身现状,根据采购物品的不同,选择不同的招标方式,对大宗通用物资采用“集”的理念,实行集中招标采购,对于一般消耗性物资材料,使用分散式采购。将企业自身优势充分发挥出来。
提高物资采购管理水平,同样需要对物资采购进行预算和计划评估。作为物资管理的龙头军,组织和协调采购与仓储之间的平衡关系,都需要完成生产和消费的和谐。有计划和目标的物资采购成本核算,才能有效的降低企业成本。对物资采购的集约化管理,克服了传统采购中企业和供应商的短暂、松散关系,消除了可能引发的价格变动因素、质量问题及交货期限的不可靠等诸多不平衡因素,使企业的经营战略朝着更有例的方向。通过集约管理,衍生出企业的可持续资源,不断为企业创造财富。为企业的发展寻找“第三度拓展空间”。在一定程度上对于遏制营私舞弊和以权牟利等等不法行为敲响了警钟。信息网络技术的飞速发展,许多新型的、高效的采购方式应运而生,浙江火电采购管理也需要借助信息化的技术,不断尝试和探索降低采购成本的方法,提升企业采购管理的水平。
最后提到的ERP管理,是利用网络通讯技术对总分部门及企业项目间的信息管理。通过网络平台的构建,完成物资消耗和材料信息的收集、传递、记账、入库等。通过新的监控手段及时准确掌握企业物资消耗和所需,最终作为物资采购管理的有效管理机制而广泛应用。这要求项目前期物资管理人员须根据本项目物资材料大类别加以准确分类,同时及时更新数据,将物资采购管理的优势充分发挥出来。
六、总结
企业在物资采购管理系统中,运用集约化管理系统,将ERP作为其重要技术支撑,实现企业的集约型经济和可持续发展战略。通过网络信息化提高物资采购管理水平,降低企业物资采购成本,提高企业生产效率。集约化管理为实现采购管理模式的优化,提供了先决条件。企业集约化管理系统使得健全的采购流程下,采购活动的全面性和长期性都有了优势对比。从另一种程度上来说,物资采购水平的提高,使企业稳步获利成为可能。
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【关键词】高校政府采购 管理系统 研发 应用
1 项目开发背景
为适应我国高等教育快速发展和招生规模不断扩大的需要,国家用于高校仪器设备购置和维护维修经费也成倍增加。根据政府采购和财政性资金使用的要求,完成一项采购任务需经过指标分配,用款计划、采购申报、采购执行等一系列环节,涉及采购单位、计划财务处、采购管理、采购执行等多个部门。传统的手工管理方式,难以全面把握整个采购流程,难以提高采购效率,难以做到采购数据的及时性和准确性,很难适应与政府采购工作公开、透明的要求和形势发展的需求。所以,开发高校政府采购管理系统,适应高校采购管理提出的新要求,突破传统采购工作遇到的瓶颈,已成为当前高校政府采购必需解决的突出问题。
2 系统目标
高校政府采购管理系统是一个集采购单位、计划财务处、采购管理部门和采购执行部门、评标专家、供应商等多方参与的一体化系统,业务流程涉及采购项目的指标分配,用款计划、采购申报、采购执行等。因此,在设计系统时坚持“统一规划、统一标准、分阶段、分步骤、联合建设及资源共享”的原则,确保数据创建的独立性、唯一性和继承性。
系统要求操作要简便、界面要友好、并且安全实用,能对采购项目的一系列环节的全过程进行有效的控制和跟踪;在指标分配,用款计划、采购申报等关键环节对操作人员的身份进行认证,降低采购风险,增强系统的安全性能;系统需提供及时、准确和详细的数据查询和统计分析报表功能,为高校采购管理提供必要的数据支持,提高采购管理水平。
3 采购流程设计
采购管理系统需要构建个人办公门户及五大支撑平台:采购管理基础平台、统一流程管理平台、统一数据交换平台、统一报表服务平台、统一消息服务平台。另构建预算管理、采购管理及采购执行等三个主要业务子系统。
采购管理的流程比较复杂,为保证采购管理系统能够满足整个采购流程的控制需要,通过详细的调研,确定了该系统按图1所示的流程进行设计。
指标分配:由计划财务处发起,根据中央及地方经费的到达情况,在系统中进行一级经费指标分配,经费主管部门完成二级项目指标的分解并分配至项目负责人。
用款计划:由用户发起,各用户根据经费主管部门分配的可用二级项目指标,在系统中发起用款计划申报流程,经由经费主管部门及各职能部门审批后,由计划财务处下发预算并开立经费卡。从流程中看出,项目负责人填写采购申请后,申请单将自动流转到下一环节,等待各级管理者审批。各级管理者同样通过系统完成相关操作,从而缩短了审批申请的时间。
采购申报:由用户发起,各用户根据计划财务处下达的可用项目预算(经费卡),在该系统中发起设备采购申报流程,经由采购管理部门受理后,根据不同的情况,交由采购中心、竞价系统或招标机构等采购执行机构或系统进行采购。
采购执行:由采购执行机构负责录入采购执行信息,即招标、合同履行等数据。另外,采购中心、竞价系统负责执行的项目,采购执行信息由本系统进行自动同步,保证数据完整。整个采购过程的相关信息都永久保存在系统中,可随时查阅、调用,便于对采购过程的监管。
4 系统设计的关键技术
(1)校内各系统的接口设计与数据同步。校内如已有统一身份论证平台、财务系统、专项资源信息管理系统、采购执行系统等,应实现与其动态对接,及时更新数据,保证数据的完整性、唯一性和数据同步等。如SSO单点登录接口:教职工用户登录统一身份认证平台后,可通过系统内置的“采购管理系统”图标直接SSO免登录进入本系统。再如人事部门及教职工系统、专项资源信息管理系统、采购执行系统等第三方系统提供接口,由本系统数据交换服务定期实时导入数据。对项目采购信息的共享输出:本系统提供接口,由其它对应系统定时负责导出数据。
(2)网上协议竞价系统的对接。高校政府采购中,金额小的零星采购项目很多,其年均采购量达数千笔,采购管理部门很难做到单单监督。对这些项目一般通过网上协议竞价采购。通过竞价系统采购能从手段上彻底解决采购过程中行为不规范的问题,抑制了设备价格,降低采购成本,有效提高采购质量和管理效率。但网上协议竞价的最大问题是基于校内网运行的采购管理系统的数据,如何与校外网运行的竞价系统进行实时的数据交换,其接口和数据安全问题也是本次系统开发要突破的技术点之一。
(3)数据的安全性。由于高校采购管理系统是在校内网运行,而竞价系统、政府采购管理系统及政府采购信息网等在均校外网运行。因此,在网络架构上,采用采购内网和校外网物理隔离与数据交换技术,做到采购内网与校外互联网的物理隔离,最大程度保障了采购数据的安全性,只将可对外的数据传到政府采购外网或竞价系统上,降低了采购数据泄露的可能性,同时,在网络系统中使用防火墙及防病毒软件等安全措施,提高数据存储、数据传输及数据访问的安全性。
(4)用户角色。在用户角色定义中,系统采用统一身份论证平台,系统授权及论证的唯一凭证即职工号登录。按各部门管理的职责在系统中设置对应的操作权限,通过系统管理员授权的用户可以进入系统,并对指定的模块进行操作。系统采用动态授权机制,支持角色和权限的定义,实现信息权限的合理安排和操作权限的合理分配。用户角色有:项目负责人、采购管理部门、经费使用部门、经费主管部门、职能主管部门、计划财务处、采购执行机构等角色。
(5)历史数据迁移。高校采购部门在多年的管理中已经建立或采用了多种系统,积累了多年的业务数据,这些数据是宝贵的资源,应该好好加以利用。在系统开发完毕并上线后,应根据数据中心的基本数据结构和主要业务指标,对历史数据进行整理、汇总和转换,与当前业务相关的数据,得到数据中心甄别可以接受后,再通过必要的、正确的策略迁移到数据中心。
5 系统实现
(1)开发模式选择。根据采购工作流程的性质,在系统结构的选择上,充分考虑到系统分布管理的需要,采用B/S体系结构。同时,系统网络将依托互联网及学校内网双网进行建设。
该系统采用多层架构即数据层、应用逻辑层、访问层三层MVC的设计模式,使用纯.NET开发,使用中间件技术,应用系统符合.NET工业标准,遵循XML数据格式。
(2)开发工具选择。系统的数据库服务器采用Windows Server 2008 64位操作系统,数据库管理软件采用MS SQL Server 2005,应用中间件采用IIS。数据传输平台利用高校公共数据交换系统。
6 结束语
本系统的开发应用,实现了政府采购过程的信息化管理,大大提高了采购效率,降低了采购成本,强化了资产管理,规范了采购数据信息,确保了采购数据的及时性和准确性,方便了数据统计和查询。同时,用户可全面掌握采购进度,实现与采购管理部门信息互通和共享,有效解决了两者之间信息不对称的问题,增强了采购过程的透明度,加强了采购过程的监督管理,提高了采购工作的质量,有力地促进了高校政府采购管理工作公开、透明、公平、公正。
参考文献
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作者简介
付玉芳,女,讲师,计算机科学与技术硕士学位,从事采购管理与信息化工作。
阮慧,女,浙江大学采购管理办公室主任,副研究员,化学工程硕士。
作者单位
关键词:管理系统;工作量;提高;功能模
系统需求分析
1系统边界
采购管理系统是根据厂家对采购信息的管理需要来设计开发的,目标是提高厂家管理采购信息的工作效率,为厂家提供强大的管理支持和查询服务。因为不同厂家对采购信息的要求未必相同,所以系统重点不仅是要具体显示采购的哪些确定信息,而且要增加相应的功能模块,使用户更加方便,快捷,安全的使用本系统。系统主要包括厂家对功能的需求。
(1)采购计划管理
根据生产计划、库存情况及采购规则形成采购计划。
(2)采购过程管理
根据采购计划、供应商选择规则形成采购订单并执行订单。
(3)供应商管理
完成供应商的增、删、改、查等基本功能。
(4)生成报表
根据上述需求可以将采购管理系统划分为以下几个模块,划分结果如下。
1)采购计划管理模块:从生产部门拿来生产情况表单,根据仓库部门库存情况表,经计算自动生成采购计划。
2)订单管理模块:采购计划经过审核生成订单后可以对其进行查询、若原料还需采购可以继续审核后生成订单,若订单生成以后不合理则采购主管可以对其修改或者删除订单信息。
3)采购合同管理模块:合同的增删改查及其状态,从而体现采购流程。
4)供应商管理模块:当收到采购单以后,需确定能够满足此需求的供应商。在这个模块里,先查询数据库中相关供应商,如果数据库中没有合意的供应商,则根据现实信息添加供应商信息,若供应商的某些信息有改动还需对其进行修改,某供应商无法提供合格原料时删除该供应商。
5)入库验收模块:当供应商收到订单并发货时,就进行入库作业。向系统中输入采购后的原料信息生成入库单给仓库部门。
6)生成报表模块:生成订单表,入库表给财务部和仓库部门。
采购管理系统的工作重心:根据生产部门和仓库部门提供的信息和供应商及时联系,适时通知供应商供货,使库房货源充足。
2.系统执行者和用例
采购管理系统只负责供应商管理,订单管理,原料采购等一系列功能,对于企业商品的生产和原料的库存以及使用功能不包括在内。
经上述系统需求可知,采购管理系统有3个执行者,即计划人员,采购人员,供应商客户,采购主管。
1)计划人员:制定采购计划。
2)采购人员:与客户签订采购合同负责监督合同的正常执行,合同执行完毕,设置履约标志。
3)供应商客户:与采购人员签订采购合同,并发送原料。
4)采购主管:参与制定采购计划,审核采购订单。
根据需求分析中客户对系统功能提出的要求,可以找出系统用例。采购是企业主要业务活动之一。为了保证企业采购到合适原料,必须认识了解采购过程,做好采购业务决策,加强对采购过程的监督,确保采购工作的圆满完成。
3.系统开发的必要性
随着企业的扩大,供应商的增加,传统的手工记录或者已有的旧系统已不能满足企业日常需求,而计算机技术的日趋成熟也为开发新系统提供支持,竞争对手给的压力,供应商的需求也会迫使企业进行系统更新,所以系统的开发相互的更替是无法避免也是必需要进行的。
4.管理可行性
采购管理是企业为了达成生产或者销售计划,从适当的供应商,在确保适当品质下于适当的时期,以适当的价格,购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划,事中的执行以及事后的控制,以达到维持正常的产销活动,降低产销成本的目的。
5.经济可行性
采购系统带来的经济效益是明显的,其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支,不仅节省了大量的时间,还为企业的采购决策提供了宝贵的资料,同时可以提高企业的采购效率,从良莠不齐的供应商中挑选出性价比最高的,降低成本并且提高原材料质量,即提高了企业的经济效益。所以说在经济方面,采购系统是完全可行的。
6.技术可行性
该采购系统拥有有好的人机互操作界面,操作人员只需要进行少量的培训,采购系统的功能基本上就能顺利实现。所以在技术上采购系统也是可行的。
7.系统分析
7.1系统层次结构图
8.性能需求分析
根据用户对本系统的要求,确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面的性能要求。
8.1界面需求
1)页面内容:主题突出,站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确,栏目、菜单设置和布局合理,传递信息准确、及时。
2)导航结构:页面具有明确的导航指示,且便于理解,方便用户使用。
8.2响应时间需求
无论是客户端还是管理端,当用户登录进行任何操作时,系统应该及时地进行反应,反应的时间在5秒内。
8.3可靠性需求
系统保证在多人同时使用时不死机,用户能正常使用
8.4开放性需求
系统应具有灵活性
8.5系统安全性需求
公司开发了新一代采购管理系统,该系统根据公司分级管理的要求,由区公司把控生产材料的价格与质量,分公司根据业务需要选购材料。新模式可有效降低库存、增加流通性,更适应本地市场的需求变化并规避风险。
关键词:
采购管理系统;采购模式;分级管理
1引言
随着业务拓展和信息化水平的提高,企业提出整合外部资源和战略合作伙伴的需求,进而需对采购流程进行有效的信息化改造,实现一体化的企业物资供应管理。良好的采购环节管理能为企业提高效益,提高企业的净资产回报率。公司旧有的采购系统采用的是集中采购模式,即由区公司和厂家签订供应合同后分公司上报预计使用的材料,区公司汇总后再批量向厂家提交订单。这种集中管理模式因分公司自主性不够高、时效性不够强,容易造成分公司不顾库存加大购买自己倾向性高的商品,造成仓库材料积压。且订单大批量流入生产厂家,会造成厂家原料采购、安排生产等方面的诸多问题。因而,建设一个符合企业当前业务发展方向,优化业务流程的采购管理系统成为公司信息化建设的新需求。
2系统设计
经济全球化形式下,企业资源逐渐向横向集成转变以实现提高服务质量、降低成本、快速响应顾客需求的目的。因此,系统设计采用横向设计,系统用户间协同工作。一般,供应系统中上下游企业间存在“需求放大”的问题,上游企业得到的需求信息与实际的市场需求可能存在较大偏差,上游企业必须保证比下游企业更高的库存量。这种情况是由于需求信息不够清晰透明造成的,而维持一个高库存会给上下游企业的经营带来诸多隐患,不符合企业运营系统整体最优的原则。因此,系统设计时,要保证信息流通双向透明,各方都要得到完整准确的信息,且尽可能在保证系统逻辑的情况下满足业务部门的需求。
3系统架构
现代企业信息系统众多,为了系统迭代升级一般采用模块化设计方案,减少系统间的耦合。采购管理系统为独立模块,与仓库管理系统、OA系统协同工作,相互间通过接口通信进行事务处理。网络架构如图1所示。供应商通过Internet域名访问系统,分公司则通过局域网访问。用户登录权限验证通过OA系统接口提供,采购系统根据返回的用户类别和权限信息展现相应的内容给用户,采购系统不用维护人员和账号信息。供应商处理订单发货后,采购系统会通知仓库有即将到货的物资,物资到货后由仓库系统接口处理并把结果返回给采购系统,采购系统把仓库提供的数据作为付款依据。采购系统前端采用比较流行的Angularjs+Bootstrap架构,后端采用的MVC和WebAPI架构,使用NinjectWebCommon进行依赖注入,使用EntityFramework访问数据库,数据库则使用SQLServer。
4系统业务流程
系统使用人员包括广电合同管理人员、广电采购业务人员、各供应商订单管理人员、财务人员等。首先,由合同管理人员根据采购需求和潜在供应商签订入围合同,再把合同信息录入系统,其中包括合同详细信息、供应商订单负责人信息、合同附件、商品清单、合同有效范围等。另外,要在系统录入合同供应商的信息、人员账号信息,如此供应商才能登录采购系统。然后,供应商就可以进入系统维护合同商品的详细信息,包括说明、参数、图片等。分公司采购人员可根据需要在商品列表自行选购商品,确认购买后由系统拆分生成各个合同的订单。供应商会在订单列表看到用户提交的订单,根据订单安排发货,填写发货信息等。厂家发货后仓库管理人员就可以在仓库管理系统中看到发货待入库的信息,在收到货物核对后办理入库。最后,财务人员可以在系统中看到仓库入库信息,根据仓库入库情况核对合同进行付款。总体流程如图2所示。系统主要由五部分构成:
(1)用户首页
用户首页是用户使用系统的快捷入口,因此必须涵盖用户常用的功能。系统采用扁平化设计,根据登录用户类型和权限显示不同的功能入口和公告、消息列表,而不用点击导航菜单再次进入常用功能,内容直观,操作便捷。首页上方设置用户个人信息、缩进左侧菜单、进入首页等功能按钮。左侧布局为系统功能菜单,根据用户权限进行加载。中间部分为个人待处理任务入口和待办消息等个性化内容。
(2)合同管理
合同管理模块可以新增、编辑合同信息。合同清单页面可填写合同的商品信息,执行范围页面可设定本合同的适用公司范围,订单信息页面显示该合同的所有订单信息,可直接根据本合同下订单,付款信息页面显示本合同所有的付款单信息,可直接根据合同新建付款单。合同类型为入围合同的,需要供应商参与。选择合同供应商后,该供应商用户即可登录系统维护自己的商品信息,从而及时反映商品的变化。合同也可以指定订单是否需要审核和订单审核人,加强对有特殊要求的合同进行管理。供应商只能收到审核通过的订单,审核不通过的订单会返回给订购人做进一步处理。
(3)商品列表
搜索、显示可购买的合同清单对应的商品信息。系统提供了多样的筛选过滤方式,只列出符合条件的待购商品。购买人员搜索对应的商品后,点击商品名称进入商品详情页面购买商品,或直接填写数量加入购物车。由于商品详情直接由厂家维护,因此内容更加详尽,实时性更高。购买人员不必关心商品的来源,只需关心商品本身的属性即可,买卖双方都是透明的。生产商可把精力集中在订单导向的产品上,而消费者可以选择对自身更优的解决方案。
(4)购物车
电子商务已经发展得越来越成熟,信息系统用户目前对于购物车的使用不再陌生,可以说购物车在电子商务网站已经成为了标配。本系统也采用购物车的方式供采购人员使用,采购人员在购买不同厂家、不同合同商品时不必再一个一个的下订单,可以一次性完成所有购物车内商品的订单,简化了订购流程,在购物车内对商品进行比较时也更加直观和便利。
(5)报表
报表的统计信息是提供决策的重要依据。系统根据业务部门需求开发了面向不同用户的报表。有面向合同管理人员的合同商品统计报表、购买人员的商品订购统计报表、供应商使用的订单明细报表等。合同管理人员可以根据订购情况对相应的合同商品进行调配,实现统筹规划管理的目的。购买人员可以查看自己的订单流转情况,及时对生产进行调整。生产厂家可以在统计页面批量发货,导出订单安排生产。财务人员可以了解企业的进销存情况,掌控资金流,安排付款。
5系统安全
由于采购系统的供应商需要从互联网外部接入公司的内部网络环境,因此必须做好网络安全的防护措施。首先,通过互联网出口防火墙做第一道保障,外网访问Web服务器经过VPN及WAF防火墙。外网用户登录专用的站点,确保安全性和独立性。数据采用SSL加密传输,防止信息被截取泄露。身份认证上采用JSONWebToken(JWT)方式,用户提交账号密码经过身份验证服务器验证成功后,验证服务器会把用户信息对象发送给采购系统。采购系统会对用户信息进行加密生成Token返回给用户,用户访问系统时需要提交Token内容。系统会解密Token信息对用户的权限进行验证,只有合法用户才能收到系统的返回信息。各个系统相互间的调用接口通过esp管理,增加key校验,确保接口安全性。
6结束语
采购环节面对的是上游厂家,而订单都是来自于下游的客户需求,多样化的需求应该直接提交给上游厂家为他们的生产做决策参考。订单的延迟或产品不能跟随市场变化,可能会误导上游的生产企业,导致下游订购厂家利益受损。因此,必须让市场和上游企业建立更紧密的联系,理顺供应关系,清理其中可能出现的障碍,让信息流通更加流畅。
作者:翁毅 赵冠臣 李天日 罗佳宇 单位:广西广播电视信息网络股份有限公司
参考文献
【关键词】 信息管理系统 施工企业 设备采购
随着我国经济的快速发展,国家投资建设步伐逐步加快,施工企业发展迅速。企业间竞争激烈,如何通过降低施工成本来提高企业的竞争力是施工企业走内涵式发展道路的必然选择。当前,施工企业信息化水平利用程度不高,特别是设备采购管理中,由于不透明、不科学和不经济现象比较突出,直接影响到了施工企业的采购效果。如果规范采购程序,增强采购的科学性和合理性,成为一个迫切需要解决的问题。基与此,本文对信息管理系统在施工企业设备采购管理中的应用进行了探讨,以期获取施工企业强化企业管理的新途径。
1 施工企业设备采购存在的风险
1.1 本本主义造成施工设备采购浪费严重
当前,施工企业多是采用以各个项目组为独立的管理单位,各项收入和项目的直接成本挂钩,而和设备并不产生直接的绩效考核关系,施工企业的设备的采购和管理多属于施工企业直接管理,这种权责的划分,容易导致本本主义思想的出现。各项目部可能更多的是考虑水泥、钢材等直接成本的消耗,对设备管理重视程度不够,往往只考虑到设别的新颖和新进性,而不考虑到实际需要或者成本效益因素,甚至有的还采购回伪高新技术的专用设备,导致施工企业设备采购使用效率低下或费严重。例如,某施工企业就花费几十万元采购一台专用设备,因缺乏必要的专业人员以及双回路电源供电,导致施工设备一时间无法满足而闲置,造成了非常大的浪费。
1.2 技术周期更新过快造成施工企业设备采购重复
进入21世纪以来,以科技创新为主导的知识经济在全球开展的如火如荼。随着新技术、新材料和高端技术在建筑施工企业的广泛运用,使得施工专用设备的技术周期缩短,很多不同种类但用途相似的设备也纷纷推层出新,新的设备产品进入的周期不断缩短,而施工企业采购部门多非属于非专业人才,有的施工企业虽然进行招标采购,吸纳设备管理人员担当招标人,但不可能对所有的施工专用设备都了解,导致同质施工设备出现重复采购现象。同时,大型设备更新周期也在不断缩短,由于技术进步也导致设备采购风险增大,有时购进的设备还没有充分发挥作用就淘汰了。
2 施工企业设备采购中的风险防范
2.1 采购前需要进行可行性论证
科学的可行性论证,可以有效地化解设备采购风险。在采购前要进行可行性分析论证,防止出现盲目采购、重复采购现象,对设备的制造商及经销商的信誉、设备的性能及售后服务进行考察论证。在采购中要区分轻重缓急,对投入资金较多的大型设备进行重点采购,对采购资金较少的设备进行一般性采购,在采购前要充分考虑约束性因素,如人才因素、设备使用条件因素等等,如在采购专用设备前,因考虑有没有专业人员以及电源供电、设备存放地方等因素,防止因为制约因素导致设备一时间无法使用而闲置。
2.3 建立健全设备采购监管机构
建立健全施工企业设备采购监管机构,形成既互相制约的工作机制。设备采购也是容易滋生腐败和贪污行为的领域,而产生这些现象的主要原因是监督机制不健全,以及信息的不够透明。重点监督:设备购置计划是否符合规定,采购是否履行了必要的招投标手续,设备购置后是否存在浪费和闲置现象。同时,施工企业要加强信息化系统建设,将采购的全过程在网上予以公布,以接受全体工作人员的监督,确保设备采购监管得以全面落实。
3 信息管理系统在施工企业设备管理中的具体应用
3.1 施工企业设备采购计划阶段
为加强施工企业的可行性论证、购置以及维修的科学规范管理,施工企业要成立施工企业采购委员会,相关项目部负责人担当施工企业采购委员会委员。每年12月份,由各项目部上报第二年的采购计划和拟报废计划,并由信息部门统一汇总,输入施工企业的信息化管理系统,施工企业采购委员会进行综合平衡,并经过讨论、答辩、论证后作出选择,对于临时出差或学习无法参加会议的施工企业采购委员会委员,由信息中心通过网络传送给缺席的委员,并将该委员的意见和建议通过电子文件传会施工企业,视同该委员参加了会议。对于特殊申请购置专用设备的,考虑到当时的紧急状况,施工企业特批不需要施工企业采购委员会通过,但需要通过信息化管理系统及时传送给个委员,委员在内部网络上及时进行审批,1/2以上同意并经过施工企业负责人审批后视同采购程序合法。加强了施工企业采购的灵活性,促进了工作的顺利开展。
3.2 施工企业采购的招标阶段
施工企业将所有的采购都实行了信息化管理,对经过批准的采购计划,在互联网上进行招标公告,实行招标采购。同时,由施工企业的设备处牵头,成立了以财务、审计和设备采购办组成的招标小组。项目部将拟订招标的设备通过信息化管理系统发给各个部门,各个部门对设备进行进一步的论证,论证过程中吸收了请购部门的负责人以及资深工程师组成的技术小组,分析每个投标单位可能出现的问题,以及安排谈判的流程,保证招标的顺利进行。这个过程实行无纸张和背对背办公,防止因为集中讨论而可能因为“内部人”因素而可能无法充分表达每个人的意见,确保了整个招标过程的“公开、公平和公正”。
3.3 施工企业采购的验收阶段
施工企业的验收环节虽然处于设备采购的末端,但工作确极其重要,设备在开箱验收前,由固定资产管理人员和信息管理员共同进行固定资产验收,并在固定资产管理人员签字验收后由信息管理员及时录入施工企业的信息管理系统。固定资产管理人员和信息管理员验收的重点是根据合同和标书的内容并对设备进行拍照存档,重点查看施工企业的外包装是否完整,设备的型号以及内部配件和装箱清单是否完全一致。对于一些新技术、新型号的设备,由于施工企业的稳定性还无法确保,对该类施工企业经过多项或单项的连续运转没有出现任何故障时才能按各项指标及配套设施的数量、质量等进行验收,并由固定资产管理人员和信息管理员共同做好质量的跟踪工作,发现问题及时上报,确定各施工企业的各项主要技术指标都能达标后才能签字验收。
3.4 施工企业采购的成本核算
为推动施工企业的责任主体意识,防止本本主义思想的出现。施工企业将各项目部采购和各项目部考核直接挂钩,挂钩的主要依据是将施工企业的折旧费用和维修费用计入部门的考核中,确保了设备采购、使用和收益责权利相互统一。另一方面,为保障施工企业采购信息化资源共享,避免采购过程中的浪费现象,施工企业将多项目部共同购置施工企业设备,由施工企业统一管理,并由施工企业统一调配使用,确保了施工企业采购的合理以及使用的有效。对五十万以上贵重施工企业无法达到预期效益,则在信息管理系统中给予该项目部红牌警告,并在下次请购中将从严审批。同时,在信息管理系统中建立价值分析法,通过计算机和信息化网络进行多人多部门论证和精确计算,对各中设备进行功能价值分析,寻找到更科学和更经济的采购方式和采购种类,确保施工企业采购的适用性和经济性和科学性。对于多余的或不需用的施工企业及时在施工企业内部进行调剂使用,对施工企业不需要用或多余的施工企业直接出售给一级或二级施工企业,以减少设备折旧的成本支出,提高施工企业的整体效益。
参考文献:
[1]庄福金,刘智军.加强仪器设备采购的监督和管理[J].实验技术与管理,2008,(9).
[2]肖利辉.关于建筑企业强化信息化管理的探讨[J].现代商业,2011年第11期.