公路事业单位内部控制的建议

2022-05-13 版权声明 举报文章

摘要:我国事业单位的设立是依据国家相关法律法规,也是为了更好地服务于人民群众的生活和工作而成立的一类组织、机构。我国事业单位发展已经有很长一段时间了,其间各种单位管理和制度体系、制度实施等的方面也都出现了各种各样的问题,最近兴起的内部控制管理方面也有很多弊端开始暴露出现,比如单位内部控制环境差、内控氛围不足、内控落实太难、内控监管力度不足、内控制度体系存在严重缺陷、管理内控的专业人才缺乏、内控专项资金少、信息沟通不畅,等等。对于这些问题要尽快解决,否则会严重影响单位的实际运行和发展壮大,所以本文从公路事业单位内控含义、目标和原则进行阐述,认真分析了公路事业单位内部控制过程中存在的问题及原因,并从单位层面和业务层面依次提出了相应完善的整改建议。

关键词:内部控制;公路管理;行政事业单位

事业单位内控的实施可以有效提高单位公共服务质量。研究事业单位内控的理论意义在于:其一,可以有效规避事业单位风险问题,利用内控合理规避和把控风险点;其二,有助于实现事业单位管理质量和水平的提升。对于事业单位实施内部控制的核心目的就是确保单位实际资金和资产的安全、高效输出,保障单位依据法律法规开展经济业务活动。实际意义由于当前基于真实、具体的公路管理事业单位内控研究较少。所以本文对此展开研究,为我国公路管理事业单位内控建设提供可参考案例研究。

一、公路事业单位内部控制概述

公路管理事业单位内部控制是指单位通过采取一系列措施和对策实现其战略目标的手段。单位内部控制的主要目标有保障单位战略目标的合法合规、保障单位资产安全和资产的高效利用率。完善公路事业单位内部控制制度体系是公路管理部门实现自身发展的必然要求。当前阶段随着市场经济的不断发展,很多企业都面临着企业内部及外部的风险,所以各大企业为了提高自身竞争力,稳定市场地位,就要不断加强内部控制力度,进行内部控制建设。公路系统作为我国交通运输部门中的重要组成部分,也是我国国民经济发展的重要推动力,对我国整体经济发展都起到一定的推动作用。在我国当前市场经济体制下,为了更好地应对内部隐患及外部环境风险,公路类事业单位还要在内部控制方面作出更大力度的管控。

二、公路类事业单位实施内部控制过程中存在的问题及原因分析

(一)事业单位层面关于内部控制发现的问题及原因

1.内部控制风险评估期间存在的缺陷及原因分析多数公路事业单位内部风险评估相关的工作内容只是由单位各职能部门自行评定,并没有邀请专业的第三方审计机构或者专业的风险评估专家进行评估,这样的评估一方面准确性有待考究,另一方面只有内部评价会存在着徇私舞弊现象,导致部分员工会受各方面因素约束不会真正把风险点记录在体系文件中。出现这些问题的原因在于我国事业单位内部控制起步比较晚,所以现阶段,事业单位内控仍然是比较新鲜的事物,单位内控整体氛围不到位,内控风险评估环节工作也相对比较缺乏。部分单位领导和工作人员认为事业单位的主要职责在于公益服务和公共事务管理,并不进行生产经营活动,单位也并非营利性质,所以容易在单位日常工作中忽略内控风险评估。[1]2.单位关键岗位轮岗制度无法落到实处的问题及原因部分事业单位在进行关键岗位的人员任用上会自觉忽略轮岗制度,以至于一些重要岗位人员长时间都在同一个岗位上工作,比如出纳员工、会计管理岗位、库存管理部门等六大经济业务活动涉及的关键岗位。出现这种现象的原因追根到底是单位缺乏内控方面的专业型人才,所以轮岗制度即使有文件体系,也很难落实到实际业务活动中。3.关于内部控制信息系统的建设问题及原因很多单位已经在执行内部控制信息化建设系统了,但是多数是单独地使用各个系统软件。这些系统之间并没有建立完整的信息传递接口,所以也无法实现单位内部信息共享和快速传递、衔接。单一系统软件的使用虽然给单位内部控制活动的开展提供了一定的方便,但是也仅仅是局限于各业务环节一部分,缺乏整体的软件操作系统,也无法对单位内部信息实现高效整合和利用,更无法起到很好的内控作用。缺乏信息系统中间衔接环节,就会给信息传递、制度传达、文件下达等活动的合规性、真实性带来一定的人为因素。任何一个中间环节的信息传递因为工作人员个人的疏忽都会给后面一系列活动的顺利开展带来极大的影响。出现这种情况的原因一方面是因为单位内部控制信息化系统的建设需要大量的人力投入,但是由于事业单位人员选拔过程较为烦琐,人员组成架构也较为稳定,现有工作人员多数已经习惯了传统的管理模式,对各种信息化系统的学习使用和新制度、规则的适应能力有限,甚至有些人会对此产生严重的抵触心理。另一方面是因为内部控制信息化建设需要大量的资金投入,部分事业单位财务部不重视内部控制建设,自然也不会对此投入大量资金用于建设内部控制体系。而信息化的建设必须是建立在大量资金、人力、物力之上的。[2]

(二)事业单位在业务层面存在的内部控制问题及其原因分析

1.事业单位实施预算管理整体领域第一,预算编制不合理现象频繁出现。很多事业单位预算编制不合理现象频繁出现,出现预算管理问题的原因如下。一方面是预算编制时间太紧凑、太紧张的问题,工作人员没有办法对预算相关资金进行全面收集,以至于预算编制准备工作不充分。有些单位上级领导从下达预算编制的任务到上交预算编制整个过程只给下属员工两周左右的时间,下属员工要在两周内进行大量资料收集、整合、分析等过程,然后进行预算编制工作,确实存在一定的难度,所以就会导致很多员工为了赶时间粗略收集相关资料,或者资料查找不充分等,那么编制的预算必然也会存在片面性,真实性也有待考究。另一方面是预算编制忽略了全体员工参与。在实际预算编制过程中并未落实全员参与、集思广益。再者是因为预算编制人员能力和专业技能有限,大部分员工并没有接收到国内专业的预算知识培训,编制都是由其他岗位兼任,导致其多数对预算编制工作缺乏责任心和积极性,也不会主动去学习预算方面知识,所以很多预算编制人员其实并不具备科学、合理编制预算的能力和水平。[3]第二,很多专项资金预算管控不严谨,执行率有待提高。很多专项资金预算管控不严谨,预算执行目标没有达到预期效果,其原因是很多员工对预算管理的不重视。同时,在执行过程中会与预算专项资金的下拨存在一定的时间差,有些预算拨付会稍微晚于项目实施过程,所以有时候会出现项目在执行中并没有专项经费,在项目实施完后专项资金才能下拨成功。2.收支管理领域第一,部分单位存在发票不合格。有些单位存在着假发票和虚报发票情况,存在着偷税漏税行为。原因在于单位缺乏严格、规范的发票审核机制。第二,资金支出部分手续、流程存在缺陷。资金支出部分手续、流程存在缺陷主要体现在支出申请表不完整、书写内容不规范、部分审计签名或者资金用途表格为空。发生这些现象的原因在于单位部分工作人员责任意识不强,并没有真正意识到预算管理的重要性。所以其工作态度不端正,填写单据敷衍心理过多。也可能是单位缺乏这方面培训,导致工作人员对此没有形成规范行为。3.资产管理领域审计报告中提出部分单位资产闲置率很高,使用率极其低下,并且没有盘活国有资产,无法合理地保障单位固定资产效益。并且对于无形资产的管理也极其不规范。原因在于:其一,公路管理单位长期存在着“管理和维护”分离的局面,导致单位内部众多资产处于闲置状态,使用率低;其二,单位资产盘活机制不完善,部分固定资产管理办法和出租出借都没有规范的具体操作,给实际操作的员工会带来一定的心理负担。

三、优化公路事业单位内部控制相关建议

(一)从单位层面优化内部控制

1.健全内控体系,划分各职能部门内控职责高效、合理规划公路管理单位内部控制权力和职责,提升工作人员内控意识是公路管理单位有效实施内部控制的前提条件。公路管理单位建立现代化的、强有力的内部控制体系是其落实内控的基本要素。单位内部控制制度体系中要明确规定各部门实际担任的岗位职责和权利,这样也便于员工充分了解自身在内部控制建设中担任的责任,才可以进一步主动参与到单位内控建设中。[4]2.培养内控人才,强化内控人才团队要强化内控人才团队,培养内控人才可以从五个方面进行。其一,注重单位整体人才培训。单位人力资源部门要定期组织员工参与内部控制知识体系培训,让员工了解单位内控实施情况,学习优秀内控部门和其他同行业企业内控经验,并在单位各部门有序推广,同时也可以通过培训活动增加员工之间的交流合作,让员工之间相互了解,便于内控工作的实施。其二,健全关键岗位轮岗机制并落实。对特殊岗位要切实落实定期轮换岗位制度,确保员工在同一重要岗位工作年限不超过两年或三年,具体年限根据单位实际情况制定体系文件。轮岗制度也可以很好地避免员工勾结外部人员共同侵害单位利益。其三,落实全员的奖惩机制。单位要发展就要符合当代发展趋势和社会步伐,把单位内部控制开展作为一项重要的考核因素,以此来带动员工的工作热情和工作积极性。其四,高薪聘请外部优秀人才,加入单位内控团队。其五,招聘年轻化、适合新时代发展背景的实干员工。内控工作量大、信息化操作多,年轻的员工接受新事物能力也相对较强,让年轻员工为单位内控奠定良好的基础。3.加大资金投入力度,为内部控制信息化建设平台的搭建提供资金后盾事业单位要对内部经费支出流程加以审核,对“三公”经费更要严格把控。因为信息化建设不是短时间内可以实现的,而是要经过更长一段时间,并且需要大量的资金作为发展后盾,对于事业单位来说,经费可能有些困难,所以单位可以积极向上级财政部门或者上级管理部门进行申请资金,用于信息化建设中,这些支撑都会为单位开展内控提供可靠支撑。信息软件的建立可以联系专业软件公司帮忙搭建内控大数据平台。4.健全内部控制风险评估机制,增强追责问责管控事业单位内部控制的实施还要健全内部控制风险评估机制,准确把握单位风险点,并进行防范才是风险防控的最高层次,而不仅仅是停留在风险发生加以预防阶段。提前进行预测、分析、防范也是单位内控的重要任务,对各业务活动环节中可能发生的风险点加以识别,并加以预防,同时单位应该把对风险的识别、查找、判断、改进、预防等工作作为事业单位实施内控的一部分重要工作。对于一件事情的防范是关键,但是也不排除运用强制手段加以防范,所以单位为了保障内部控制实施的效果,还要加大对违反制度体系人员的惩罚力度,以增加犯罪成本的方式来进行内控犯罪的预防,把单位内部控制体系逐渐演变成单位不可触碰的高压线、红线,也是对部分心术不正人员的警示。在单位实际运行过程中总会有些员工抱着侥幸心理去试探违法犯罪的底线,要把这种思想彻底扼杀在摇篮中。另外,事业单位一些重大内部控制事故发生时,除了要追究当事人责任外,还要对涉及的部分领导和其他成员进行问责,按照合理的责任界定对其问责,保障问责不流于形式。

(二)优化业务层面内部控制对策和建议

1.科学编制预算公路管理事业单位要进行高效的预算管理,首先要保障预算编制的合理、科学、可行。其一,关于预算编制时间太紧张的问题,事业单位应提前准备好关于预算编制需要的基本材料,如车辆、房屋、设施设备、人员成本等。其二,对于预算编制工作,各部门之间要加强沟通交流,合理分配编制任务,集思广益才能实现单位预算的合理编制。其三,强化对员工的预算管理培训,让员工更加详细、准确地了解预算管理工作,也便于后期预算编制过程中,全体员工能够积极参与,尽其所能帮助编制预算。同时安排专门的人员负责项目协调、跟进度,保障可以按期完成资金预算支付。公路管理事业单位还要保障单位专项资金预算支出的平衡性,确保预算执行可以高效完成,最好保障在100%,保障各环节预算支出完美符合预期。但是100%一般是理论状态下,实际在执行中总会因为各种因素的影响,使得预算存在些许不足。2.加强支出管理公路管理事业单位应该完善发票管理制度,各发票经手人员要对发票的信息真实度和准确度负责,然后经过业务部负责人、单位会计(财务科长)审核、单位负责人签批等一系列人员签字审批后才可支付,坚决杜绝假发票、虚开发票等违法现象发生。表1是某公路管理单位货币资金支出审批流程关键控制点范例。3.加大对闲置资产的管理力度,使其规范化、合理化第一,单位要制定具体、可行的资产管理制度,包括对外出租出借设备管理、对外投资等,然后对其单位所有闲置资产进行汇总。然后由单位专业的资产评估专家对现有闲置资产进行评估审计,如有必要可以邀请外部该领域专家,资产评估后再根据相关制度体系进行租借,收取合理范围内的费用,为单位日常运行提供一定的资金流。第二,单位固定资产管理负责人可以把单位实际使用的资产进行大盘点,如果有长时间未使用的设备设施要及时上报上级资产管理部门,通过上级资产管理部门公示不同单位的闲置资产,给各单位间资产调配提供一个桥梁,以此来提升资产的使用率,尽可能盘活单位资产。第三,单位管理人员及普通员工都要加强对单位无形资产的管控,不能忽略对无形资产的监管,并且配备一定的人员负责无形资产采购、验收、管理、使用等流程,科学制定无形资产使用年限,并按照政府会计制度准则摊销无形资产。第四,单位要建立动态化资产管理系统,对单位固定资产和无形资产实现全方位、动态化、标准化的管理。四、结束语对于事业单位而言,内部控制是其强化单位内部治理效果、改进工作作风、充分实现单位效益和社会效益的必经之路。目前,事业单位已经普遍在推行内部控制制度体系,但是不同类型的事业单位在内部控制实施过程中具体措施也有所不同。对于公路管理事业单位内控来说,本文整体从单位层面和业务层面进行分析内控问题及原因,本文也相应提出了改进单位内控的建议,以加强单位内控力度,提升内控效果,促进其单位整体健康稳定长久的发展。

参考文献:

[1]王璐.行政事业单位内部控制的审计问题探究[J].中国乡镇企业会计,2021(10):125-126.

[2]田闯.内部控制视角下行政事业单位预算绩效管理的思考[J].中国市场,2021(30):53-54.

[3]张忠城.加强行政事业单位内部会计控制的思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2021(11):134-136.

[4]许慧.行政事业单位内部控制建设中存在的问题与对策研究[J].商讯,2021(28):172-174.

作者:李翠艳 单位:广西壮族自治区桂林公路发展中心

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