水电建设项目档案安全管理应对措施

2021-10-13 版权声明 举报文章

1引言

水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全,但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素,往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进,档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题,提出了具体的对策,以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。

2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题

2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善

近年来,随着人们档案意识的逐步增强,水电企业,特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求,结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系,明确了项目档案工作分管领导,并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构,配备了专职档案管理人员。但是,在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确,未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系,未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时,未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况,参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控,而忽视项目文件的收集和安全保管等工作,使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面,虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度,但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。

2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全

在水电建设项目的实施过程中,大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房,但由于水电项目建设项目周期较长,项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间,施工单位为了控制生产成本,大多没有单独设置档案库房,往往是档案库房与项目部办公室混用,加上项目建设期间人员流动较大,项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多,以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失,使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋,或将档案库房设置在了地势低洼的位置,使得项目文件长期处于潮湿的环境,减损了项目文件的寿命,甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外,随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用,由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多,但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编,时常因仪器设备的故障造成数据丢失,从而造成无法弥补的损失。

2.3档案信息安全治理意识较弱,信息安全管理的复合型人才缺乏

随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展,对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年,有着丰富的档案管理经验,对日常档案业务工作驾轻就熟,但在水电建设项目档案安全管理方面,牢固树立档案“安全为天”,落实档案安全管理责任,创新项目档案安全管理措施,构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强,档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务,又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏,使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统,但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。

3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施

3.1建立健全档案安全管理体系,落实档案安全管理责任

如果把档案安全比作一艘航船的话,那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此,首先应从落实档案安全管理职责入手,在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作;二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方,要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人;三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样,通过建立岗位责任制,层层抓落实,才能将项目档案安全管理工作落到实处。

3.2不断夯实档案安全管理基础,完善档案安全管理制度

有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此,只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度,将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节,制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等,从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次,针对电子文件与电子档案的安全管理,确保电子文档的安全和信息的可用性,需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》,将电子文件从产生形成,直到被永久保存或销毁,实施全程控制与管理,这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三,为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件,确保档案信息资源的安全,需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》,并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样,才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。

3.3创新档案安全管理措施,提高档案安全管理水平

3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求,业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室,配置满足“八防”要求的设施设备,并配置相应的档案库房管理人员,而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房,并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查,及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中,一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来,做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作,严格落实防汛责任,将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实,督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》,组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练,加强与消防、气象等部门联系,在预警信息上实现资源共享,增强研判能力,形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制,开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作,严格节假日期间的值班值守制度,并配备和更新档案安全保管的设施设备,同步定期做好检修维护,以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中,应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设,由信息部门负责;同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中,借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等,以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施,对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护;采取加载水印和工作流的方式,对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管,并实行异地备份存放,以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训,全面提高档案人员安全意识确保档案安全,是对档案工作者的基本要求,是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去,请进来”等方式,加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训,为档案安全工作提供人才支持。

4结语

影响档案安全的因素无处不在,档案安全工作只有进行时,没有完成时,永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线,应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置,坚持档案实体安全与信息安全并重,切实提升安全保障能力,对档案部门、档案工作者来说,安全永远第一,安全重于泰山,安全高于一切。

参考文献

[1]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电,2014,33(01):142-146.

[2]王宏月.县级档案馆做好档案安全工作的几点思考[J].兰台内外,2020(33):13.

[3]赵凌云.数据时代档案信息安全治理策略探析[J].档案天地,2020(11):31-34.

作者:赵环利

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