企业人事档案管理系统软件开发及应用效果探讨

随着计算机技术的迅速发展和普及，以及管理手段逐步改善，利用计算机进行日常工作管理已成为提高工作效率、实现办公室自动化的一项重要内容。各种大中型企业由于人事变动、时间跨度等因素造成的档案混乱、易于出错等问题屡见不鲜，急需引入一套完整、高效的关系系统，使各类档案处于准确的管理当中，能够灵活调用。从而使档案管理从繁索、复杂的手工管理走向简便、快捷的自动化管理，使人力资源管理工作向科学化、规范化、智能化方向发展。

一、企业人事档案管理系统开发的必要性

人事档案工作是企业管理工作中的重要组成部分，人事档案是重要的信息资源，它直接参与人事管理的各项具体工作，是人事管理工作顺利进行的有力保证。传统的人事档案管理是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进行操作的，主要包括人事档案目录管理、员工基本信息、劳动合同、考察考核材料、培训、奖惩、干部任免、工资变动、离职等管理内容。应该说，其工作的一个特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，占用了管理人员大量的时间，但又是人事档案管理中不可回避的基础事务。

目前，企业对于人事档案管理越来越重视，但缺少切实可行的操作办法。充分利用计算机技术，可以帮助企业在人事档案管理水平上实现跨越式提升。信息技术在人事档案管理中的应用，将有助于企业优化人事档案管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。因此，建立人事档案计算机信息系统十分重要，它可以简化环节，使人事档案管理规范化、信息化、制度化。变传统等客上门的“守摊式”服务为“开放式”的服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。

二、企业人事档案管理系统应具备的功能模块

企业人事档案管理系统最大的特点就是实用性很强，具有档案输入、档案编辑、统计查询、档案打印、数据维护五个功能模块，使得系统与实际工作更相符、更直观。既节省了人力物力财力，又能克服手工管理造成的低级错误，并实现规范化管理的要求。该系统为了实现企业档案管理，节省人力，减少由于手工管理造成的低级错误，提高工作效率，将做成一个集档案输入、编辑、统计报表的管理系统，并具有部门调整、岗位工资变更等功能。其最大的特点就是实用性很强，使得系统与实际工作更相符、更直观。

企业人事档案管理系统由以下模块组成：

1.档案输入模块。完成员工个人资料、基本工资情况的输入。

2.档案编辑模块。实现员工资料、工资的修改以及删除。

3.统计查询模块。按查询条件，显示符合条件的员工姓名、性别、婚姻状况、学历、职务、部门名称、岗位。

4.档案打印模块。实现员工资料、工资明细表的打印。

5.数据维护模块。实现部门和岗位工资调整。在更改岗位工资的同时，系统会自动更新工资库。

系统数据库由四个表文件构成。其中包括：存放员工的基本资料的资料表存放员工的基本工资情况的工资表、用于存放岗位工资的对应情况的岗位工资表、用于存放部门资料的部门表。

三、应用企业人事档案管理系统好处

企业人事档案管理系统是对人事档案管理的所有领域提供最佳支持的系统，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人事档案的状况，为人事管理提供高效的决策支持。作为系统功能扩展而提供的经理自动服务与员工自助服务功能，将使得决策层可以从人事档案管理系统中受益。

1.为人才的选拔和培养提供的优势。一是有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；二是有助于了解选拔和培训对象的政治历史表现情况，了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；三是人事档案中的学历证明、科研成果记载、专业技术水平，有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平，以利于在人才的使用上做到用其所长、人尽其才；四是有助于确定人才的培养方向。对选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜于向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培养规划，可以对人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划；六是用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于何方向发展，加强人才培养的针对性，可以有的放矢地培养人才。

2.为企业提供全方位的人事信息。人事信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取员工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询员工诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解员工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的员工信息，可以从根本上改变过去那种静态了解员工的传统方式。

3.使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的员工信息。通过局域网可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在人事管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过局域网随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享受之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个员工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解员工的局限性，在信息共享的基础上提高对员工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理人事的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，任免审批表、简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

4.可以使人事任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免员工，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集员工工作、学习、深入生产一线的声像，结合员工考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。他不仅可以提供被任免员工的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免员工的形象、气质和口头表达能力等，使领导领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用员工，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的管理人才。

综上所述，企业人事档案管理系统是计算机技术在人事管理中的应用，从而达到的提高工作效率、优化业务流程、改善服务质量、提供基于信息的决策支持等目的。不仅为人事部门节省了大量的资源，而且还大大提高了工作效率，为企业领导起到了一定的决策辅助作用。