关于医院档案应急预案编制的几点看法

随着现代化进程与全民保障的不断发展，民生档案逐渐进入人们关注的视线，其中医院的病例资料、出生记录、科研教学记录等档案材料因为与人们社会经济生活息息相关，受到更多人们的关注。而现代社会中，各类社会及自然类突发事件频频发作，影响档案材料的各种不安全的因素也逐渐增多，因此，制定相应的档案管理应急预案是十分必要的。通过应急预案，可以提高对档案重要性的认识，并通过加强防范，针对不同情况进行应急演练，从而避免或减少损失，最大程度的保持档案的完整与安全，起到防患于未然的作用。下面，笔者就应急预案的制定谈一些自己的看法。

1 医院档案的作用

医院档案包括医院在医疗业务及相关活动中形成的文件、报表、图像、图表、录音、录像、光盘等各种档案。档案不仅记录了医院历史和现今的管理工作，也包括医嘱、病程记录、手术记录、会诊记录、病理报告、X光胶片、各种检查图文资料等医疗文书档案，事关广大人民群众的生命健康和医学学科学的发展，对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

2 医院档案应急预案编制的目的

档案的安全保管及险情处置是档案管理工作的重要内容之一，也是医院整体安全工作的重要组成部分。档案资料是不可再生的资料，一旦毁损，很难补救。为了有效预防、及时控制和迅速消除突发灾害事件对重要档案造成的损害，提高工作人员对各类突发事件的反应和处理能力，加强各部门对各种险情的应急指挥和协同作战能力，达到处置得当，减少损失，确保档案信息安全为目的，就必须根据本单位实际，编制科学合理的应急预案。

3 编制依据

主要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和省、市档案局的《档案管理突发事件应急工作预案》及医院各项应急管理规定，并结合本医院实际情况，制定应急预案。从而做到有法可依，科学实际。

4 工作原则

4.1 以人为本，档案优先的原则。档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突发状况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下最大限度的减少对档案的影响。

4.2 主动预防的原则。应急预案主要是以预防为主，所以在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责，加强学习和宣传，增强安全意识。

4.3 完善工作机制和防范手段。实行全院一盘棋，全科一盘棋，强化分工与协作，层层分工，各负其责，落实定期检查，落实责任追究制度。

5 应急突发事件种类及范围

编制应急预案时，要充分考虑到各类突发事件，并制定出相应的处理意见。灾害可以分为自然灾害和人为灾害两大类。

5.1 自然灾害。是指自然现象引起的，如洪水、台风、暴雨、地震等。

5.2 人为灾害。主要是因人而引发的。一是安全事故，由于安全防范不当引发的，如插座电路引发火灾、设备老化导致的不安全因素等；二是各种人为破坏，如恐怖事件、蓄意纵火、偷盗、爆炸等。

6 健全领导机构，承担职责

领导机构主要是指要成立相应的档案安全应急领导小组和档案抢险救灾队伍。领导小组职责是：

6.1 负责召开应急领导小组会议，传达上级相关文件与会议精神，部署检查落实档案保存安全事宜。

6.2 负责制定单位应急预案。

6.3 负责日常工作的管理，加强宣传和教育。

6.4 负责发生突发事件时，宣布应急状态的启动和解除；全面指挥调动应急组织，调配应急资源，按应急程序组织实施应急抢险。

6.5 做好处理中的报告、统计工作。

7 应急队伍的建设

在应急预案中，要制定一整完整的应急指挥体系，一旦发生应急事件，根据事件性质，各应急队伍能听从指挥，及时主动地赶赴场参与。应急队伍主要包括火灾应急救援人员，档案工作人员，伤员抢救人员和设备维修人员、安保人员等。平时，还要根据预案要求，经常组织桌面推演或实兵演练。可以使各队伍能在紧急情况下，各司其职，密切协作，采取最有效行动消除对档案、资料的威胁，保护、抢救好档案、资料。

8 强化预防备灾工作

8.1 建立灾情预警联络系统。指定安全责任人，负责与公安消防、水文、气象、地震、人防等部门联系，建立有关突发性重大事件报告制度。档案室列入医院重点安全管理部门，及时沟通信息，按要求做好灾情预警工作。

8.2 建立联动机制。一旦发生突发事件，不仅要与医院内的应急队伍配合外，还要加强与公安、消防、武警之间的联动，以确保处置及时有效，保障档案安全。

8.3 完善抢险救灾的日常训练工作。做好科室人员救灾能力的培训，定期开展应急演练活动，使所有人员均熟悉自己的抢险岗位、职责、消防器材的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力，抢救迅速。

8.4 办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查（更换）一次，并与相关处室配合，保证消防通道畅通。档案室均应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室主任保管以备急用。

8.5 建立档案安全检查制度。特别是要制定日常检查制度，落实到人。把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对档案室安全情况进行检查登记，加强检查，发现问题和隐患及时整改。杜绝安全隐患，加强巡视。

9 应急处置程序

9.1 预案启动。一旦发生突发事件，第一时间通知领导小组和救援队伍，及时出现场，指挥扑救工作。启动预案后要及时上报卫生局等相关领导部门。

9.2 处置程序。根据现场情况，及时作出判断事故的严重程度，按照预先的应急计划实施救援。

9.3 善后处理。应全面客观核实受灾情况，保证灾情数据的准确性。同时要全面分析事故发生原因，提出处理意见和整改措施。做好转移后档案的保管工作。

10 奖励和惩处

档案突发事件发生后，参与处置的人员要反应迅速，各司其责，处置得当，行动有序。对在抢险救灾中有功人员进行表彰和奖励，反之，对、消极冷漠、贻误战机、不听指挥者给予处分，对有关事故主要责任人将按有关规定进行严肃处理。以确保政令畅通。

总之，编制医院档案工作的应急预案，要从实际出发，根据各单位档案保管的特点，建立和完善应急管理体系，加强安全防范，提高全体工作人员对档案工作的重视意识。同时，还要采用一些高科技的手段，充分发挥各类专业人员的作用，提高预警能力，把不安全因素尽量消灭于萌芽中，全面提高医院档案室应对各类突发事件的能力。

参考文献

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[2] 张捷，《医院档案管理工作中应注意的几个问题》，《中国误诊学杂志》，2003年第11期。

[3] 曾红，《试论信息网络环境下档案管理》，《档案学研究》，2008年第1期。

[4] 赵顺田，刘冰，畅小琴，《如何建立医院信息系统应急预案》，《科技情报开发与经济》，2005年第14期。