自制“图卡”为学校资产管理开启方便之门

摘 要:运用办学软件管理系统,为学校教育教学提供科学的依据。结合软件、绘制图卡为资产管理工作开启方便之门。

关键词:系统管理软件 自制图卡 学校资产管理

学校的工作由两部分组成,即教育教学工作和后勤管理工作。其中教育教学是中心工作,后勤管理工作是围绕中心而又不可缺少的一项重要工作。这两个方面的工作彼此分工,各司其职,相互联系,互相配合,共同承担培养人才、创造教学科研成果的任务,二者缺一不可。没有教育教学工作,学校就不称为学校;没有后勤管理工作,教育教学就失去了物质基础,巧妇难为无米之炊,再好的师资队伍,也不能发挥其应有的力量。因此,学校后勤工作是办好一所学校的非常重要的基础工作。

笔者从事后勤工作几年来酸甜苦辣都尝过,体会最深的是学校后勤工作同样也是一门科学,而且是很少有人重视提炼的一门实用科学。随着国家对教育投资的加大,后勤管理需要高水平、有丰富经验的管理人才,但是随着社会的发展,科技的进步,学校更需要有科学的管理方法。

我国经过30年的改革开放,国力增强、国民收入提高、教育尤其义务教育得到空前的重视,近3年来国家投巨资彻底改变教育不达标问题。我们后勤管理人员必须把国家投资的教学仪器、办公设备等管理好、使用好,发挥其最大作用。要依靠先进的科学技术,运用《教学管理软件》把学校的财产按系统管理,及时入账、销账、上报年度情况。

一、运用办学软件管理系统,为学校教育教学提供科学的依据

办学软件管理系统的全面使用,为我校师生、市区两级教委、区政府教学督导组和一些社会公益活动提供准确数字。

1.利用软件系统为我校教师编排办公自动化管理程序,使得各种用于教学的仪器设备充分发挥其利用价值,物尽其用,人人负责。不仅使办公设备和教学仪器按标准分配使用,而且教学活动有统计,学生实验项目报告、学生班级和人数、师资配备以及学生和教师的比例等方方面面,都由这套软件提供标准数据。

2.市区两级教委运用这套软件随时掌握下属中小学、幼儿园及社会办学等单位的情况,并根据标准为中小学从整体上调整配备所需的仪器设备,使北京市教育均衡发展的长远目标有的放矢,为北京市义务教育提前达到标准起到积极作用。

3.财政局为教育部门预算拨款需要准确数据。例如:每年9月财政局为第二年教育拨款作预算,需要校舍的建筑面积、燃油、燃气、用电情况等为取暖费作预算,统计教师人数、计算机台数、电话总数等为办公费作预算。那么办学管理系统都能为这些项目提供准确的数据。

4.办学管理系统为社会、公共事业提供发展数据。我校经常利用这套软件为街道办事处和城市管理等部门提供数据。如:绿化面积、体育场所的活动情况、在校生人数以及临时避难场所的面积等的一些公益性的数据。

二、结合软件、绘制图卡为资产管理工作开启方便之门

1.区装备处领导重视

几年来我区教委装备处刘文其主任非常重视资产管理工作。其中主管我们工作的崔老师、马老师经常对我们讲:“一定要用好这套软件,要与日常的工作结合使用,要根据资产管理的特点勇于创新,做好学校的资产管理工作。”教委装备处的各级领导非常重视下属学校财产管理,每月底开小组会、半年必须上报学校资产数据,每年要总结各校资产管理工作开展的情况。

2.工作中的不便之处

学校的资产成千上万,大到成套的媒体设备,小到一个试管,一张挂图都要记录在案,因为这些都属于学校的资产。如何给这些东西建立一本形象的台账,使得学校的所有财产不仅财产管理员心中有数,而且能够随时提供检查并且一目了然,这是笔者在资产管理的具体工作中,遇到的最大问题。比如:

(1)笔者在运用和操作软件时发现多个物品,或多种仪器设备存放在一个房间,但是不知在房间的具置,有个别仪器1年作1次实验,每到该用的时候就连实验员也要想一想,给我们的工作带来很大的不便。

(2)办公设备由于使用性质的不同,存放在校内各个办公室、实验室、功能厅等房间内,只是从实用角度出发,仅有财产保管员了解存放的具置。

(3)教委装备处领导经常到我校指导和检查工作,区政府督导小组检查财产是一项督导内容。在我校督导时检查办公用计算机和多媒体教室时,知道我校计算机总数(有软件备份)但是不知道在哪个房间使用?更不知道在房间的具置?只能到房间看到具体实物才能分出这台电脑是纯平显示器,那台是液晶显示器。久而久之上级领导来校指导和检查工作时拿着打印好的材料逐一清点,即耽误时间又影响工作效率。

3.绘制“资产平面管理图卡”用科学管理的方法解决工作中的具体问题

遇到问题之后,笔者开始动脑筋、想办法,根据以上工作的不方便,结合办学软件管理系统与实物对照,从实用出发,绘制资产平面管理图卡。笔者按照绘图要求:上北、下南、左西、右东,将学校所有的资产用图卡的形式进行登记,建立一本明确的资产管理图卡。在绘制图卡的过程中,笔者力争做到准确、形象地将图卡上的实物表现位置和物品的实际摆放位置完全一致,这样做的效果十分明显。不管是谁只要翻开图卡,学校的所有财产存放的具置都能一目了然地跃然纸上。这个创意大大地解决了以前为了找到一件长久搁置不用的东西绞尽脑汁,冥思苦想,或者到处去翻。同时也为上级领导的检查随时提供形象的文字和图卡资料。

经过几年的反复摸索,笔者已经将学校的所有资产都绘制成了“资产平面管理图卡”。对个别设备或仪器绘图有困难的,笔者就用数码照相机拍摄下来,在电脑中挑选和整理,以达到最佳效果。仅以我校政教办公室为例,如图1。

图1 政教办公室资产分布图

4. 绘制图卡的最佳效果

(1)在每一份图卡上都表明了每一样财产的使用人,并且有明确的使用责任,使得管理上更加到位,达到爱护公共财产人人有责的目的。

(2)能够使得财产的管理人,用最短的时间,最省事的办法,最直观的视觉,一目了然地掌握本单位的资产分布情况。

(3)方便了上级领导对我校财产的监督和检查。市区两级装备管理人员、督导人员和其他领导到我校检查此项工作时,随意走到学校的任何一个房间,一张“资产平面管理图卡”随之映入眼帘,它会对本房间内的各种资产情况一一进行展示,清清楚楚、明明白白,无论哪一级领导,或者是否专业财产管理人员,都能了解我校财产的分布和使用情况。

我校化学实验室资产由设备储存室、实验准备室、学生实验室三部分组成,虽然房间多、设备复杂,而且各种仪器分布范围较广,但是来我校检查指导工作、相互学习交流的领导和教师,一旦有这张图卡就能运用自如,如图2。

图2 化学实验室资产分布图

5.资产平面管理图卡作用

两年来我校利用图卡为市区教委装备处及时提供准确数据,为社会提供了方便,为我校整体布局和科学管理提供参考。

(1)为了加强对资产的使用和管理,我校每个房间配备一份图卡,提醒各位师生爱护财产,合理使用。既提示同学爱护自己所使用的桌椅,又提示在其它专业课时同样爱护仪器设备。

(2)管理人员一目了然,掌握本单位的资产动态。比如个别教师电脑出问题了需要调整;学生因住址变动需要转学,桌椅需要增添或回收库房;教学仪器存放的位置,等等,笔者都能利用图片,在第一时间准确无误指出我校的资产所在位置。

2010年3月区政府到我校督导,主管资产的工作人员看到我校的图卡,并随意点出设备和教学仪器以及学生课桌椅,多媒体等,每项设备和教学仪器笔者都能如数家珍地报出哪位教师或哪位同学在使用,并存放在哪个房间。这项工作得到了上级领导的认可,区政府主管资产的领导充分肯定资产管理图卡的使用价值,并对此表示称赞,建议在全区推广使用。

5年来,办学管理软件系统经过了使用、完善、再使用、再完善的过程,该系统可以完成教育装备的配备、管理、使用、统计、分析,实现对教育装备状况的动态跟踪,为投资决策、效益评估提供准确数据参考。为我市办学条件提前达到国家标准提供准确数据;使市区装备处动态管理,掌握基层单位办学规模有的放矢;对基层校长在办公桌前调动全校的教学活动,了解自己学校在市区的位置,起到积极作用。

在近几年的工作中我们几乎每天都使用这套管理系统,而且取得了很好的效果,因为有了这套管理系统,使得我们的日常工作更加得心应手,我们资产管理员有了用武之地。为此笔者感到十分欣慰。我们不再是以往只管采买发放的保管员了,我们也成为了学校以至北京市教育系统的管理者了,我们为教育事业肩负的责任更重要了,我们很自豪。

北京市中小学校办学条件管理系统(以下简称办学管理系统)使用5年来,学校资产全面实现了数字化管理,已经进入到了无纸化办公(但是有纸质备份)。从宏观上讲不仅使市区教委装备处两级领导对下属单位资产了如指掌,洞察办学规模,而且确保上级领导对中小学校办学条件的动态管理,提供科学的数字依据。从微观上看教委所属基层部门单位的资产,全部进行微机管理,准确调整本单位办学条件的配备和使用,并且知道自己单位是否达标情况。

总之,学校后勤管理是一个非常重要的工作,是国家教育一盘棋中不可缺少的一颗棋子。后勤管理人员只要有全新的理念和科学的管理方法,就一定能做好学校后勤工作,使后勤工作更好地为教育教学服务。