论述房地产档案管理问题及加强措施

2019-10-28 版权声明 举报文章

论述房地产档案管理问题及加强措施

摘 要:文章主要结合笔者多年的工作实践和总结,阐述了房地产档案管理的重要性,从而针对房地产档案管理过程中存在的主要问题进行分析,从中提出了相应的加强措施。

关键词:房地产;档案管理;重要性;问题;措施

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:

房地产档案管理是一项十分重要的基础业务建设,是房地产管理部门重要任务之一,是进行房地产行政管理和发展房地产业的必备基础资料,也是研究房地产业的过去、现在和将来不可缺少的依据。本文主要就如何加强房地产档案管理中存在问题及加强措施进行论述。

一、房地产档案管理的重要性

房地产档案是在房地产审批、建设、管理等环节中,形成的具有一定价值的文件、图纸、音像等不同载体形式的档案资料。由于房地产档案具有的动态性和广泛性特征,使其成为今后城市规划的决策依据,是我国实施财产清查的重要依据,也是解决房地产纠纷化解产权争议的主要参考资料。只有合理利用房地产档案,才能发挥其应有的作用,避免房地产档案资源的浪费。然而,从目前的房地产档案管理实际来看,房地产档案管理重资料管理,轻档案利用;重档案信息收集轻档案信息服务;缺乏有效的档案信息检索体系,档案管理人员的素质有待提高等。因此,加强房地产档案管理,合理利用档案信息为决策机构、人们生活等方面提供信息服务,具有非常重要的意义。

二、房地产档案管理中存在问题分析

从目前的房地产档案管理来看,我国房地产档案管理取得了相应的成效,基本上实现了信息化管理,档案数字化也在进一步推进,档案资料也日渐充实。然而,也不可否认,房地产档案管理仍然有一些不尽人意的问题,主要有以下几个方面:

(1)房地产档案的利用率低。建立房地产档案的目的,就是为了让档案用户使用,最大限度提高其资源利用率。而从房地产档案管理的实际来看,房地产档案的开放度极低,即使检察院要获取相关的房产资料,也有相当的难度,对普通老百姓来说,想利用房地产档案资料来化解纠纷,在当前实施起来很困难。

(2)档案信息服务形式单一。房地产档案管理部门所提供的信息服务不仅有限,而且服务方式单一,仅仅是相关的房地产政策、动态等,缺乏对用户的需求研究,难以提供深层次的信息编研服务。

(3)缺乏有效的档案检索体系。从目前来看,很多省市的房地产档案管理都实施了信息化管理,但是由于缺乏有效的检索体系,用户对档案信息的利用方式不熟悉,造成用户很难搜索到需要的房地产档案资料。

(4)房地产档案管理人员的素质差。随着档案数字化步伐的加快,提供高质量的房地产信息服务成为今后档案管理人员的主要工作内容,这就要求档案管理人员不仅要具有房地产档案知识,还要具有敏锐的信息洞察力,能够根据用户的需要,提供有价值的房地产档案信息给用户;同时还要具有相应的信息技术,能够创建动态的信息界面,这就使得仅仅具有档案管理知识的档案管理人员面临着素质与能力的提升问题。

三、加强房地产档案管理的措施

综上分析,面对以上房地产档案管理中存在问题,应采取以下几个方面的加强措施:

3.1 树立全员管理档案理念

城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实记录,是城市面貌和发展的历史见证,是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此,重视房地产档案工作的管理和发展,不只是房地产开发企业的一项一般意义的工作,乃是现代化建设事业中应有内容在档案管理工作中,不仅要真实地记录和留取材料,保证档案的真实性和可靠性,还要积极地开发和利用档案资源,为改革、发展和稳定提供必要且优质的服务。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识,认识档案的功能和作用,树产全员参与管理、全员重视档案的观念,在房地产开发企业和各项管理工作中强化档案意识,以对历史负责的责任感奉献我们的聪明和才智。

3.2 实现档案管理的网络化

房地产开发企业应根据《档案法》对档案实行集中统一管理的原则,使之适应经营管理的据要,在直管公房档案管理上实行三级管理制。具体应采取集中和分级管理相结合的方法,建立档案管理领导小组,由其负资统筹、协调、组织和管理档案工作,中层科室应有分管档案工作负责人,并配备专职档案员,由其负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移文等工作。同时,要建立综合档案室,作为本企业档案工作的专业管理部门,以实现其输入 (收集、接交) 和输出 (利用) 的双重功能,把档案管理工作与全面的整体管理工作结合起来,提高档案的利用率及其利用价值。

3.3 加强房地产档案基础性工作力度

房地产是人民群众生活四大要素之一,其自然属性日益显现。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产,而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多,出现了房屋产权的多元化;原来房屋的结构分为钢混沛专混、石专木、简易四种并以砖混为主,而现在混合、钢混、钢结构己成为主流;房屋的设计用途由原来的以住宅为主,逐步发展为商业、教育、科研、办公等多种用途并存。因此,要加强对房地产档案信息的管理,必须加强房地产档案信息分类的基础性工作,使其更加衬合房屋的自然属性,更加便于档案的利用。要结合各地房地产档案管理工作的实际,采取多种方式:一是要建立房地产档案信息检索体系。对于不发达地区,要建立手工形式的档案信息检索体系,既要建立案卷级的,又要建立文件级的,以提高检索效率对于发达地区,要建立电子计算机档案信息检索体系,以满足利用者的计算机检索和 网络检索,实现档案信息资源的社会共享。二是要开发房地产档案信息资源,深化房地产档案信息的编撰研究工作,为城市建设决策、活跃房地产市场、服务广大群众提供系统的档案史料。三是房地产管理部门要解放思想,更新观念,变被动为主动,积极地为利用者提供优质的服务。

3.4 加速房地产档案现代化管理

房地产档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程,不能一蹦而就,必须分阶段有步骤实施。近期的主要任务是:编制完善的检索工具和提高系统的完全防范。计算机检索途径应有尽有,数据中的每一个产权要素都可以作为检索点包括产权更新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等,为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工 互补的档案信息检索体系,以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件,又高效地满足利用者的需要。同时要提高系统的安全性。系统的安全性指的是保护系统硬件和软件免受 自然灾害和人为的破坏,做好防病毒工作 抓好用户权限管理只有保证系统的安全顺利运行,房地产档案管理现代化的目标才能得以实现,否则一切都无从谈起,因此做好系统的安全防范工作是重中之重。

3.5 提高房地产档案管理者的素质

实现房地产档案现代化管理,离不开高素质的管理人才。人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提,是开发利用房地产档案的基本条件。因此,房地产档案管理的现代化,要依赖于档案人员素质的提高。加强房地产档案管理人员的培养,要着重抓好以下二个方面工作。一要提高思想政治素质。档案工作人员要牢固树立为社会主义现代化建设服务、为房地产事业健康发展服务、为人发群众服务的思想,需要既要懂专业知识,又要掌握计算机应用技术和网络技能,具有熟练驾驭计算机技术、灵活利用网络档案信息的能力;二要提高业务素质。房地产档案工作者必须具备扎实的业务基本功,熟悉和掌握房地产领域中的专业知识,努力成为行家能手。尤其要注重对房地产开发项目的前期管理,对己接收与保存的档案进行二次加工。同时还要熟悉本单位房地产档案所藏的数量、内容、价值、存放位置 ,做到得心应手,迅速调出案卷,准确回答查询者提出的各种问题。

参考文献:

[1]肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空,2007(12)

[2]陈丽宏.房地产档案的精确化管理之我见[J].中小企业管理与科技,2009 (04)

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