探讨加强和完善婚姻登记档案管理工作

时间:2022-10-27 09:17:51

探讨加强和完善婚姻登记档案管理工作

摘 要: 婚姻登记档案是婚姻登记工作的原始记录,是维护社会稳定和公民合法权益的重要凭证。《婚姻登记档案管理办法》实施后,我们就要不断加大婚姻登记档案管理力度,认真做好婚姻档案管理工作。婚姻档案的管理必须驶入规范化、制度化、科学化管理轨道,本文主要阐述了加强婚姻登记档案管理的重要性、婚姻登记档案管理的现状以及加强和完善婚姻登记档案管理的几项措施。

关键词:加强;婚姻登记;档案管理

1 加强婚姻登记档案管理的重要性

婚姻登记的目的和作用,是要求婚姻登记机关对婚姻登记当事人是否符合婚姻法规定的结婚或者离婚条件进行审查并依法登记。婚姻登记档案不仅是婚姻登记机关依法履行职责的真实记录,而且也是婚姻登记机关开展工作所必不可少的凭证材料。因此,建立健全婚姻登记档案有利于促进婚姻登记机关的依法行政。

2 婚姻登记档案管理的现状

2.1 婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重

现有的不同年代的各个区都存在着水浸,虫蛀,破损等现象,因此,档案丢失的比较严重,主要的因素就是,婚姻档案的管理不到位,没有系统化的档案管理工作,档案的整理也是不规范的,档案的保管也是存在很大的漏洞的。

2.2 档案利用不规范

婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中,多数未建立档案利用制度,不严格按程序办理,对利用者身份审查不严,保密措施不健全,利用情况未作登记,利用效果未作统计分析,造成在利用过程中对登记内容失泄密,甚至档案原件遗失,既损害了婚姻登记当事人的权益,又造成了严重的社会影响。

2.3 在提供服务利用上,检索效率偏低

最近几年,婚姻登记档案的利用率一直在提高,来档案馆查阅的人也越来越多,但是,由于利用者对原登记的地点和时间的记忆都不是很清楚了,婚姻登记的档案也是非常庞大的,而且还是运用的最传统的手工检索,因此,查阅的的难度也是非常大的,传统的手工检索是既费时又费力的。还有经常查不到的情况出现。

3 加强和完善婚姻登记档案管理的几项措施

3.1 切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》,严格依法办事

《婚姻登记档案管理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案管理的法规性文件,标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。让婚姻登记档案管理人员掌握《办法》,强化他们的科学管理意识和依法利用意识;及时组织婚姻登记档案管理人员认真学习《办法》,逐条领会要求,掌握技术规范,重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定,确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用;各级档案行政管理部门和民政部门要根据《办法》的要求结合本地实际,制定切实可行的实施细则,加强业务指导,严格履行监管职能,监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责;各级档案行政管理部门要加大执法力度,不定期开展专题执法检查,重点检查婚姻登记档案的安全保管和利用情况,加大对违法案件的查处力度,维护法律的严肃性,特别是对婚姻登记档案的利用必须严格按照《办法》第十五条的七项规定执行,确保婚姻登记档案的安全,有效保护登记信息,切实维护婚姻当事人的合法权益。

3.2 强化学习,增强业务素质

为进一步促进婚姻登记档案的规范化和科学化管理,安陆市婚姻登记处定期组织全体干部职工学习相关业务知识,并将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙,便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。还定期开展婚姻登记档案管理工作分析会,集中对档案管理方面出现的问题进行讨论分析,以便于及时有效解决。

3.3 加强组织领导进行婚姻档案补录

开展婚姻档案补录工作,完善电子档案管理,整合社会管理基础信息,实现全国婚姻收养登记信息资源共享,既是婚姻登记规范化建设的一部分,也是“以民为本、为民服务”民政工作宗旨的具体体现。各乡镇要充分认识此项工作的重要意义,高度重视,切实加大组织领导力度,科学制定工作方案,细化工作措施,成立工作专班,一把手亲自抓,分管领导具体抓,落实专门人员和设备,通过定任务、定目标、定责任,增强各级领导和补录人员的责任感和主动性,确保补录工作的进度和质量。婚姻登记历史档案清理工作阶段包括对范围内档案进行收集、分年度整理、登记补录等工作。婚姻登记历史档案的清理建档工作要立足现有条件,克服困难,组织人力、物力、财力,积极协调党政办、计生办、社会事务办等有关部门做好工作。特别是区划调整中婚姻登记档案误归在短期档案或其他资料中保存的一定要全部收集与整理, 确保婚姻登记历史资料不缺失、无遗漏。

3.4 做好装订保存工作

为使婚姻登记档案整洁规范,便于管理、查阅和使用,该处按照要求,统一装订,并配置了档案柜、除湿机、灭火器等设备,做到了防霉、防潮、防火、通风透气,婚姻登记档案由专职人管理,确保档案安全

3.5 分类管理

婚姻登记档案按照婚姻登记性质不同分为四类:结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、婚姻证明类。档案由专人负责管理,分类存放,并定时复查两遍,确认无误后归档。

3.6 坚持婚姻登记档案查阅制度

该处在档案查询服务工作中,坚持便民、利民服务的原则,以群众满意为落脚点,不怕麻烦。遇当事人查阅本人档案,须持有效身份证件;当事人因故不能亲自前往查阅、复印婚姻登记档案有关材料时,须办理授权委托书,委托他人代为办理。司法部门有正当理由需要查阅婚姻登记档案时,须持介绍信经镇主管领导批准,并办理查阅手续。通过加强婚姻登记档案信息化管理,不仅为群众提供了优质高效、便民利民的婚姻登记服务,提高了婚姻登记档案的有效利用率,而且促进了婚姻登记工作效率和规范化建设,确保了婚姻登记工作的即时性、规范性和严肃性,杜绝了违规登记现象,受到广大群众高度称赞。

3.7 实行微机管理

为简化调档程序,为利用者提供更加方便、快捷、有效的服务,档案馆应组织人员,集中时间对所有进馆的婚姻登记档案全部进行数字化处理,全面实现婚姻登记档案的微机检索和管理。只要利用者能提供登记人姓名,并确定档案的形成单位已将这部分档案移交档案馆,就能迅速查到需要查找的信息,从而能大大减少查阅时间,提高工作效率,查全率、查准率可达100%。

4 结语

总之,各级档案部门和婚姻登记机关必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定,加强婚姻登记档案的规范化管理,有效保护婚姻登记信息,切实维护婚姻当事人的合法权益,立足档案工作实际为构建和谐社会服。

参考文献

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