SAP财务管理手动清账功能解析

摘要：本文对SAP系统中财务管理中的手动清账功能进行解析。对账户清账、记账并清账功能进行说明和比较。并对部分支付清账与剩余项目清账进行了分析和探讨。

关键词： ERP SAP 手动清账

每个企业都有自己完整的客户、供应商管理制度，企业的ERP系统应能满足企业客户、供应商管理的需求，及时登记往来款项和准确反映应收、应付账款的形成、回收、支付及增减变化情况并提供按月进行核对和清理的功能。在SAP系统中，用户能详细地记录每张客户发票是否已经收款了，每张供应商发票是否已经付款了，各种未达的资金项是否已经到账了等等，这些功能的实现需要借助SAP的清账功能。

那什么是清账呢？清账（Clearing open items），从系统的角度说，是使客户、供应商及总账行项目从未清项变成已清项的事务操作；从业务的角度说，清账代表着交易的完成，以客户业务为例说明。发生销售业务时，借记客户行项目，形成客户借方的未清项；对客户收款时，贷记客户行项目，形成客户贷方的未清项；在未清账之前，此笔业务的行项目在系统中均以未清项列示，只有经过清账的操作，未清项才能变成已清项，意味着此笔销售业务的完成。

清账一般包括平时手工清账和月末自动清账两种方式。本文主要分析SAP的手工清账。SAP提供两种手工清账的方式，账户清账（account clearing）和记账并清账（post with clearing），两种清账方式速途同归，但适用的情况和操作步骤不同。

一、账户清账

当某账户的行项目既有借方又有贷方，且借贷方相加减后余额为零，可以采用账户清账。账户清账对客户和供应商的余额没有任何影响，当选择的金额和凭证的金额相同，就会产生一张有凭证头的清账凭证。常见的应用业务场景如下：

场景一，某客户或供应商的发票业务和收付款业务相冲减；

场景二，某客户的预收业务冲减应收业务，某供应商的预付业务冲减应付业务；

场景三，某客户或供应商的发票业务与贷项凭单业务相冲减；所谓贷项凭单业务指的是账务处理与发票业务完全相反，需要系统开具红色发票的业务，比如，因物流等原因导致客户实际收货的数量与发票数量不一致，则需要在系统中给客户做贷项凭单。

二、记账并清账

当某客户账户只有借方行项目，或某供应商账户只有贷方行项目，则可以采用记账并清账的方法。常见的业务场景是客户在系统中完成了发票业务，可以在收到客户款项时选择收款记账并清账；供应商在系统中完成了发票业务，可以在对供应商付款时选择付款记账并清账。如果收付款的金额恰好等于所选择的发票金额，则行项目自动从未清项变成已清项，业务完成；但在实际业务中，经常存在收付款金额与发票金额不一致的情况，针对这样的收付款差异，SAP提供了两种处理方式，部分支付清账（Partial payment）和剩余项目清账（Residual items）。企业可以根据实际业务的具体情况选择不同的方式。下面举例说明：

业务场景：某客户因销售业务借方有10000元的未清项，客户本次付款8000元。

如果采用部分支付清账，通常会产生一张新的付款凭证，原来借方10000元的行项目依旧是未清项，账务处理如下：

借：银行存款 8000

贷：客户明细账（应收账款） 8000 （未清项）

如果采用剩余项目清账，则原来借方10000元的行项目会变成已清项，同时产生一新的未清项凭证，账务处理如下：

借：银行存款 8000

客户明细账（应收账款） 2000 （未清项）

贷：客户明细账（应收账款） 10000 （已清项）

三、部分支付清账与剩余项目清账的比较分析

采用部分支付清账，相关的行项目依然作为未清项保留在账户上，包括原来发票的行项目及本次收付款的行项目，只有当发票的全部金额收付讫后，所有的未清项才能变成已清项。部分付款清账的优点是，能够清晰地反映整个往来业务的发生情况，方便账务查询和对账。

采用剩余项目清账，本次付款后的差额部分会形成新的未清项，原来发票的未清项会变成已清项。另外，新的未清项可以根据需要选择保留原来的付款条件还是定义新的付款条件。优点是能随时反映某笔业务当前的未清项余额，但是不能直观地反映出原始应收应付业务的行项目是如何形成的，而且会导致虚增发生额。

清账是SAP财务管理中的一个强大功能，它使得每条业务记录都很清楚，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。