制作预算执行系统全面管控预算执行

摘要：介绍了笔者在全面预算及精细化预算管理的指导思想下，根据本单位预算制定及执行要求，利用OFFICE EXCEL办公平台制作本单位预算执行系统，达到预算动态管理。

关键词：单位预算 执行系统 动态管理

一、单纯依靠会计账务处理系统对预算执行监控存在盲区

账务处理系统记录的财务信息基本满足的是财务人员对单位所发生所有经济业务的归类记录，并根据记录的经济业务汇总产生会计报表和成本报表，总体反映出单位过去某时段经济运行情况，资产负债情况及收支配比状况。

二、利用传统预算管理系统软件存在的不适应性

传统预算管理系统基本与账务系统相连接，根据费用科目编制预算，汇总为本单位总预算。首先在编制上，重统计轻管理，仅起到了限制费用开支的金额标准的要求，不能很系统地反映出经费开支的事项规划和内容。 其次，在预算控制上，属事后管理，所有经济业务只有在支付后进行账务处理时减少该项经费预算，不能及时准确反应出各项经费预算执行情况，也就无法准确地对预算经费开支进行事前控制。

在预算执行上，经费使用部门只是能了解到本部门经费剩余情况，对于具体开支内容还要财务部门进一步统计。财务部门在账务处理上除项目经费外大部分归入预算科目，对于各部门的预算项目开支情况的统计存在一定难度，不利于经费使用部门对于本部门各项预算经费使用情况的掌握。财务部门由于掌握的只是科目预算执行进度，无法从根本上控制各部门事项经费的开支。换句话说，只要预算还有就可以执行，预算经费管理只停留在控制金额上。

三、利用OFFICE EXCEL办公平台制作本单位预算执行系统

（一）出发点

利用OFFICE EXCEL办公平台制作适合于本单位的预算管理系统，可根据本单位的工作特点及经费管理侧重方向，灵活调整监控方式，为各类经费绩效管理提供有力的数据支撑。

根据单位总体工作思路及年度发展计划，全盘分配经费，遵循各经费使用部门归口管理的原则，把“财”交给部门理，各经费使用部门可时时掌握本部门各项经费使用情况，做到心中有数，提高经费使用的有效性。

（二）设计构架

采用总分总的原则。财务部门根据单位年初确定的各部门详细年度经费预算，以经费管理部门为单位导入系统，分发各经费管理部门。各经费使用部门在系统中只能对本部门经费进行开支，经费开支需在系统中制作结算书（经费报销原始凭证封面），结算书的经费开支项目为本部门年初制定的预算项目内容，额度为年初预算执行以来余额，如余额不足系统提示超预算则不能制作结算书。所有制作成功的结算书数据都会保存在系统中，经费使用部门可随时调取本部门经费结算书，也就是本部门各项经费费开支情况。结算书制作后汇总本部门需报销结算书数据，报财务部门审请开支，财务部门根据单位财务总体情况，以及年初以来预算收支执行进度，对各部门报送的开支计划进行汇总审核，并将审核结果反馈给各部门，各部门依据财务部门审核结果持纸制结算书及原始凭证到财务部门集中办理结算业务。

侧重预算执行的数据统计和分析。数据的绝对准确是统计和分析的基础，所以在设计上将填制结算书作为预算执行的依据，结算书的信息录入较为详细，包括预算项目（系统设定）、开支内容、单价、数量、金额、结算方式、收款单位、账号、开户行等信息。这些信息都将成为使用部门查询和汇总的依据，无论是查预算项目的具体执行情况，还是每笔开支的支付信息都一目了然。财务部门有权限看到所有部门制作的结算书的详细内容，时时了解各部门及单位预算执行情况。

（三）设置的监控点

预算项目的准确性。系统的所有预算项目均为年初确定预算项目，使用部门无法临时修改或增加项目，只能在已有的项目中开支，确保预算执行的刚性。从根本上做到无预算不开支。

预算金额的限制性。每一笔经费开支都在相应预算项目限额内，不会出现超支情况。每一张经费结算书都显示经费执行进度。从根本上做到超预算不开支。

经费开支的计划性。所有经费开支必须汇总开支计划后报财务部门审核。财务部门根据单位总体财经情况统筹安排资金，确保流动资金及时足额保障到位。

（四）达到的管理效果

预算执行情况“准”了。所有的经费开支都可以在系统中查到，可以说预算管理系统就是一本预算执行的流水账，可随时查询每一项预算的详细执行情况和进度。

财务经费管理“易”了。过去对于日常的经费开支管理只局限于财务部门，经费使用部门对于经费预算的概念不深，造成只知道花钱，很少考虑钱还够不够，财务部门的经费管理总处于被动状态。现在将经费管理的主动权交给部门，加强了使用部门管钱用钱的意识和自觉性。

经费使用部门“清”了。过去经费使用部门，对于本部门的经费只知道总预算有多少，花了多少根本不清楚，经费花完了，就跑到财务部门查询自己的钱是怎么花的，没怎么用就没了。现在使用部门对自己的经费开支情况一清二楚。

编制预算有“据”了。每年编制预算的时候各使用部门都很头疼，预算要求细化，大家在编制的时候脑子空空，不知道该如何合理分配经费。预算管理系统为新年度的预算编制提供主要的依据。使用部门可参考以前年度预算的制定和执行情况，科学合理地安排来年经费。单位管理层也可根据往年经费开支的绩效情况，审核新年度预算。

（五）进一步完善的设想

预算管理系统网络化。分配不同用户权限，最大限度达到资源共享。与单位财务账务管理系统和现金管理系统共通，对经费开支实现电子审核，进一步优化工作流程，提高工作质量效率。进一步完善预算执行的分析平台。根据不同性质的经费设定考评标准，使经费管理更加科学有效。