利用VBA进行结构化数据审计研究

摘要：通过VBA编制宏程序，可以高效完成对结构化数据的筛选、统计、分析，快速锁定审计重点、疑点，同时与使用软件相比，VBA具有简单易用、开发便捷、节约资金等优势，用好VBA可以提高审计质量和效率，节省审计人力物力。

关键词：VBA；结构化数据；会计科目；询证函

中图分类号：TB

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.16723198.2017.13.093

1什么是VBA和结构化数据

VBA是“Visual Basic for Applications”的简称，它是微软 Visual Basic 的宏语言版本，也可以说是一种应用程式视觉化的Basic脚本，用于编写基于Windows 的应用程序，内置于多个微软程序，特别是office系列的excel、word、power point中。通过Visual Basic 编辑器可以通过编写或修改代码来创建宏，宏是一系列命令和指令的组合，可以作为单个命令执行来自动完成某项任务，特别是需要频繁使用的任务。掌握了VBA，可以将多个步骤的手工操作变得简单迅速，而且通过可视化的界面，可以将结果更清晰的呈现出来。例如，企业的销售部门有统计合同信息的excel表格，相应的采购、生产仓储部门都有自己的统计信息表格，每月为了统计合同执行情况，分析人员可以先抓取合同统计表中的合同号，然后在其他表格中按合同号筛选对应记录，再把相关信息手工粘贴到新的表格中，如果合同较多的话，这一过程将十分繁琐。如果使用了VBA编制的宏，可以从多个表中，自动生成按合同号来跟踪采购量、入库量、出库量、生产量、销售量和库存量的统计清单，统计分析任务将会十分轻松。

结构化数据是信息的集合，这类信息能够用数据或同一的结构来表示，如典型的excel表格中，一行或一列是一类数据，行首或列首为标题栏，列出的是这类数据的属性，如“姓名、年龄”等，下面是具体数据，如“张三、李四”等。对应的是非结构化数据，这类数据无法构成典型的表格，而是离散的，如视频、音频、图片等形式。

2利用VBA进行结构化数据审计的优势

（1）功能强大。企业财务或业务系统不论使用的是ERP系统还是用友或其他系统，数据都是存储在数据库中的，典型的数据库如SQL Server、Oracle存储的都是结构化数据。为发现问题或疑点，审计人员往往要从大量结构化数据中寻找线索，确定审计重点和方向，进行数据分析、比对，完成审计目标。这一过程可以通过审计软件完成，同样也可以通过VBA完成，因为VBA是结构化数据处理的利器，它的设计初衷就是自动处理大量重复的工作，这与审计工作需求相一致。可以说，使用VBA可以处理结构化数据审计中的绝大部分工作。

（2）简单易用。审计软件要使用专门的数据抓取工具钠笠档男畔⑾低持刑崛∈据，再转化为审计软件可以识别的数据，这一过程非常复杂，且耗时较长；使用VBA可以直接在excel上操作，只要从企业信息系统中把数据导出到excel表格即可，审计人员均可操作，简单快捷。审计软件往往甚至很多功能，如果没有较好的操作手册，很难完全掌握，容易给人复杂难用的印象；使用VBA可以就一项功能编写一个宏，通过增加注释可以进行傻瓜操作，目的性强，操作直接。

（3）易于开发。审计软件功能固化、系统封闭，使用者无法接触原始代码，如果想要增加新的功能，只能求助于原开发者继续开发或购买新的升级版本；VBA是完全开放的，只要需求发生改变，任何人、任何时间都可以修改或新建代码去满足需求，而且因为VB语言逻辑性强，开发者并不需要特别高的要求，经过一定学习就能掌握，也利于开发新的应用。

（4）节省资金。审计信息化建设必须足够的建设经费作保障，购买服务器和软件、搭建审计信息化网络、网络维护等都需要大量资金投入。而且，重建设、轻应用，重硬件、轻软件等现象普遍存在，相关硬件与软件购置之后束之高阁，造成很大的浪费。VBA是基于office办公软件的编程工具，只要有可以正常使用的excel或word软件，除了编写VBA程序的投入外，几乎不需要多余投入。

3应用举例

3.1对应科目分析

在财务报表审计中，审计人员往往需要查找某科目的对应科目，以判断会计处理是否正确、是否使用正确科目、是否存在疑点等，如“收入”、“应收（付）账款”、“银行存款”、“其他应收（付）款――其他”等。在excel中可以先筛选出包含本科目的记录，再查找凭证号，然后通过具体凭证看到对方科目，这一过程繁琐低效，容易出错。使用VBA可以实现这一功能，

代码中sRow代表数据起始行，初始值=2，eRow代表数据终止行，Range（i，3）代表月份，Range（i，4）代表凭证号，kName代表拟查询的科目名称，sTure为判断标志，i为查凭开始数，j为查凭结束数，初始值均为sRow。

内在逻辑为：从sRow开始，如果下一行的月份加凭证号=本行的月份加凭证号，说明它们是一张凭证上的，此时查凭结束数j+1，指向下一行，同时再判断本行或下一行的科目名称是否等于kName，如果等于，sTure=1，表示这张凭证是要抽取的；如果下一行的月份加凭证号不等于本行的月份加凭证号，说明一张凭证查完了，此时判断sTure如果等于1，把第sRow行到第j行的第9列都设为1，然后让sRow指向i+1行，同时清零sTure，如果sTure不等于1，不做操作。如此循环一遍，包含科目名为kName的凭证都被标记出来，就可以很轻松的看到对方科目了。

3.2生成询证函

当企业客户、供应商、银行账户较多时，可能需要编制上百件询证函，通过手工复制、粘贴耗时耗力，此时可以使用VBA自动插入功能。首先设计好询证函模板，如单元格h3代表编号，单元格a5代表单位名称，单元格c12代表金额；然后把统计信息填入“函证信息”表格，每行第1列代表编号，第2列代表单位名称，第3列代表金额。在询证函模板后面复制一张新表，在新表单元格h3、a5、c12分别赋值函证信息中的一行数据，然后打印新表，打印后删除，完成一份询证函后，计数器加1，再循环生成下一张询证函。主要代码如下：

除了上面举例以外，VBA还可以应用于审计抽样、实质性测试、审计底稿编制等方面，如果用好用精，可以帮助审计人员从庞大的数据梳理出审计疑点，锁定审计目标，通过实时的或动态的检查和监控，大幅提高审计效率和质量。

参考文献

[1]桂嘉伟.基于Excel VBA的审计自动抽样系统设计与应用研究[J].中国管理信息化，2015.

[2]Microsoft Visual Basic 6.0 循序渐进教程专业版[M].北京：北京希望电脑公司，1999.

[3]李小遐.Excel VBA在办公自动化中的应用[J].电子测试，2014.