提高内业资料管理水平的方法

摘要：强化项目办内业管理是铁路工程建设不断发展的客观要求，因为项目办内业是整个工程项目从启动到结束甚至延伸的完整记录，是对工程管理的反馈，是每一个环节的节点，它直接反映了一个工程项目的状态和责任，是一个项目管理工作的基础，是铁路工程项目管理规范化的直接表现。工程项目主要还是依托政府部门或事业单位来主管负责，项目管理办公室也通常由这些部门派生，管理制度和运行机制相对固化严密，这就需要从各个方面加强工程项目的管理，尤其是内业资料的管理就必须更加完善、科学，以利于充分体现工程项目的管理实施情况及日后的审计、改扩建等方面的延伸。基于南疆铁路库阿增建二线ZH4标工程内业资料管理，提出几种科学有效的内业管理理念，可有效解决大型施工项目内业管理水平，进而提高项目利润率。

关键词：提高；内业资料；管理水平；方法

中图分类号：C935文献标识码： A

一、前言

随着现代化施工机械设备、材料、高尖端专业技术人才的加入及各种新工艺、新工法的研发投入到生产中，基建设备的完善等，施工质量、安全、进度皆得到良好的控制，施工周期大大缩短。但就我个人参加的几个项目而言，由于前期对内业资料管理的疏忽，后期施工内业资料整理占时较长，人员投入较多，成本投入较大，编造问题时有发生,大大降低了工程实体的真实性。

二、提高内业资料管理必要性

针对南疆项目ZH4标工程，全线长152km，大中小桥43座，框架桥52座，涵洞402座，铁路沿线新建、改建房屋共计30座，沿线各种附属工程复杂繁多。针对该段线长、点多、工程复杂特点，前期内业资料管理规范性差，技术人员调动频繁且交接手续不完善、不具体，诸多因素综合造成前期内业资料丢失，施工记录日志缺少，由于前期的内业资料管理混乱造成施工后期整理内业资料过程中增加繁重的工作量，甚至无依据可循，进而造成竣工后期内业资料归档工作量繁重、成本增加。

三、提高内业资料管理的措施

3.1三阶段

1、前期准备阶段

按照分部工程划分，建立分部技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制。配备专职资料管理员，负责内业资料收集整理工作。

2、过程控制阶段

按照单位工程划分，资料管理员收集各个开工项目的分部工程图纸会审记录文件、开复工报告相关资料、技术、安全交底记录文件、施工组织设计文件、施工日志记录文件、各种试验资料文件、设计变更文件、工程测量记录文件、施工记录文件、工程竣工文件等基础资料，做好基础台账，并根据实际施工情况定期归档。此过程中，技术负责人必须严格要求技术人员每天完成当天工作量，并定期检查。技术员详记当天施工日志，完善基础资料，建立个人内业资料专柜。

3、立卷整理阶段

档案管理员没有特殊情况，尽量不要更换，因为大量资料的收集和整理集于一身，更换过程容易造成资料丢失。再者，在资料搬运过程中，必须由资料管理员亲自盯控，并按照资料管理员的要求进行摆放。待施工项目完工后，技术人员进行组卷时，按照单位工程划分，依据基础资料台账和档案馆立卷要求，可快速补齐所需的资料，并进行立卷归档。

3.2四流程

1、原始资料搜集流程

①施工原始资料的作用：一是工程出现了质量事故时通过查阅施工原始记录弄清原因、划分责任；二是工程后期养护维修时通过查阅施工原始记录弄清施工过程、施工工艺和工程结构，便于养护和维修；三是工程附近其它建筑施工过程中，通过查阅施工原始记录，可避免施工干扰等问题。

②施工原始资料的搜集：施工原始资料必须由现场技术人员或试验检测人员进行搜集，现场直接填写在相关表格上，必须保证原始记录的真实性。另外还有很多更细致的要求也要注意遵守，例如各种记录应该用黑色签字笔填写，严禁用其它颜色笔填写；使用的各种表格及表格中内容、字体大小等必须按照施工质量验收标准要求进行编制填写。此外，表格中所有栏目均应填满，空缺项目用“/”划掉，表中可继续填写内容的空白处用波浪线划掉，以免有人另外填写内容造成混乱。各种记录必须按照规定权限有人签证，并签认记录日期。

2、施工报验流程

施工过程中每道施工工序完成后，施工单位应按照质量检验评定标准规定的项目进行自检，将自检结果填写相应检查表报专业监理工程，经监理抽验合格，在《工程报验单》签字认可后由施工单位保存。报验资料主要包括工程报验单、原材料检测试验、检验批质量验收计录表、各种检查证等。另外，部分工程按照甲方要求需要第三方试验室检验的必须按照要求进行报验，并将合格的各种试验报告单收集存档。

3、施工内业资料整理流程

①工程实体资料的整理：施工单位在开始施工之前应按照《铁路工程施工质量验收标准》的要求对标段工程进行单位、分部、分项工程和检验批的划分。施工过程中按照报验资料顺序，由检验批、检查证、原始记录等组成分项工程，再由分项工程组成分部工程，再到单位工程。这样一个单位工程实体资料就形成了。

②试验资料的整理：一是原材料试验如：钢材、水泥、粉煤灰、外加剂等外购材料必须出具出厂合格证，材质单和试验检测报告单一起存放，各种材料按品种、规格报告编号为序排列；粗细骨料等就地取材使用的材料各项试验检测报告应按使用部位不同，以使用时间及报告编号为序排列。二是各种混合料组成设计试验，包括各标号砂浆配合比试验，各标号混凝土配合比试验以及试块强度报告等按施工时间或报告编号为序排列。三是路基压实度、含水率等试验报告按照施工段施工层为序进行排列整理。（注：所有试验资料原件必须留有存根）

③其他施工资料的整理开、竣工报告及批复文件；施工合同及施工安全协议书；施工组织设计；工程施工小结；竣工工程数量表；定位测量、设计交接桩记录及复测记录表；图纸会审记录、变更设计通知单；建交表；竣工验收报告；施工日志；竣工图等。这些资料除了部分在竣工验收阶段前准备之外，很多都是需要由技术人员在施工过程中搜集准备的。在竣工归档阶段，主要是需要将其和钢材实体资料及试验资料按照顺序整理装订成册。由此可见施工过程中对资料搜集的重要性，内业资料的整理需要各部门之间相互配合来完成。

4、施工内业资料归档流程

内业资料是施工单位施工的前提条件，同时也是竣工计价和竣工验收的重要依据。就乌鲁木齐铁路局档案馆要求，对所搜集的竣工资料按照如下顺序进行组卷装订：开工报告及批复文件工程施工合同、施工安全协议书（组综合卷）施工组织设计、安全施工组织设计工程施工小结竣工工程数量表变更设计通知单建交表原始记录、试验记录、检验批铁程检原材料出厂合格证分项工程分部工程单位工程工程竣工验收报告安全质量评估报告工程质量监督报告（组综合卷）工程竣工文件审核单工程竣工计价单（组综合卷）固定资产移交目录（组综合卷）工程日志竣工图。以上竣工资料组卷装订仅限于乌铁局档案馆（仅供参考）。装订前应按顺序进行打码、扫面。按照乌鲁木齐铁路局档案馆要求内业资料在左侧打3孔，外加竣工文件封底、封面，由一根线装订完成后，应加编统一页码，加索引目录等，然后装入档案馆统一规定的科技档案盒内。图纸不需要装订，折叠成297~210毫米的尺寸大小按照先后顺序散放在科技档案盒内。

四、内业资料管理合理化建议

4.1内业资料整体发包

根据工程特点，结合其它项目内业资料整理所发生的成本进行对比，通过前期预算，可整体工程内业资料通过招投标，进行整体发包，发包内容包括日常内业资料编制、搜集、整理归档、交验等。

4.2配备专职资料管理员

有些项目建设周期较长、有些工程结构复杂、分项工程资料多，因此可在开工之日起配备专人妥善整理，分类保存，为竣工交档打下良好基础。

五、结束语

内业资料的搜集整理与归档是一个及其繁琐而漫长的过程，需要具备充分的耐心和细致，更需要和外业技术人员及试验人员的沟通合作，如果在这个过程中工作没有做好，在竣工归档阶段将会非常的繁琐。

参考文献：

1、《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）

2、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档2002]8号）

3、乌鲁木齐铁路局工程项目组卷资料。