县域婚姻登记档案管理调研报告

摘要：婚姻登记机关在办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录就是婚姻登记档案。它是国家档案的重要组成部分，也是民政部门的一种专业档案。所以说，做好婚姻登记档案工作，不仅是婚姻登记机关的重要任务，也是档案行政管理部门的一项重要职责。特别是随着近年来县级婚姻登记档案利用频率的不断加快，其在管理工作中的弊端也日渐凸显，所以，如何加强对县级婚姻登记档案的管理，已成为当前亟待研究和解决的重要课题。

2006年1月23日，《婚姻登记档案管理办法》颁布和实施后，有力地推动了我国婚姻登记档案管理的规范化。在此之后，笔者也有幸进入到民政部门从事婚姻档案管理工作。但工作中，笔者发现，县级基层婚姻登记档案管理部门，仍存在着一些实际问题，严重影响了婚姻登记档案管理工作的开展。针对此问题，笔者就我县开通镇、瞻榆镇、团结乡、向海乡等四个乡镇及几个社区的婚姻登记档案进行了调研，现将调研结果报告如下：

1 婚姻登记档案管理现状

1.1 档案资料保存不完整。根据笔者对1985-2013年27年间的2000份婚姻档案进行调研分析

从调研分析结果可以看出，我县婚姻登记档案缺失、不规范等问题仍然存在，究其原因主要是：一是婚姻登记档案缺失。仅以团结乡为例，1985-1989年期间的婚姻登记档案缺失现象就很严重，早年的档案虫蛀、鼠咬、水浸等问题也较为严重。5年间造成缺失婚姻档案占该乡总婚姻档案的7%。由于以前机制体制的问题，由于婚姻登记是在各乡镇办理，档案也由该乡镇保存，后来撤销了各乡镇民政办的婚姻登记业务，以及人员变动等因素造成了在移交给县民政局的所有档案中，最早的是1985年档案，大部分合并乡镇只移交区划调整以后年份的婚姻档案，且各乡镇移交的档案材料极不完整，有的整年缺失，个别档案缺失的现象十分普遍。二是立档资料不齐。主要表现为当事人身份证或户口簿复印件不齐全，婚姻登记档案的核心材料所用的纸、笔、墨不规范，部分证件复印件模糊不清等，不利于档案的长期保存。究其原因，客观上是因为以往婚姻登记档案分散在各乡镇民政办（所），跨越时间长达几十年。许多档案无专人负责，无固定地点保管，导致婚姻档案在移交中遗失和毁损。主观原因是管理体制不健全以及管理人员素质不高。婚姻登记档案工作人员多是兼职，大部分档案管理人员没经过系统的档案业务培训；档案管理人员责任心不强，对档案工作认识不深，工作懒散马虎，忽视了婚姻登记档案对构建和谐社会的重大作用，导致立卷归档移交不及时、不完整，甚至不归档、不移交，人为造成损毁遗失。

1.2 档案硬件建设受限制

一是硬件投入无保障。婚姻登记部门无专门的档案室，甚至有的无档案柜，更不用说添置档案室所需的通风防火防潮防损等设施设备，通榆县婚姻登记处2004年成立以来，各乡镇（除瞻榆镇管辖的七个乡镇外），乡一级的婚姻登记业务取消，婚姻登记档案陆续上交，由县一级的婚姻登记机关保管。但是由于当时办公环境简陋，设备条件有限，婚姻登记档案一直，存放在民政局的物资储备库中，每逢当事人查阅档案，登记处的工作人员，必须带领当事人雇车去储备库查找。非常不便，这种情况到2006年才开始有所改变，在民政局的大力支持下和全体工作人员的努力下知道2010年所有的婚姻登记档案才全部整理完成，并按照乡镇、年份、月份全部归类上架，至此，四十多年的历史遗留问题才得到解决。二是档案管理建设不科学。档案集中管理后，现代化档案办公设备及安全设施配备仍不齐全，自上而下无统一的婚姻登记档案管理软件、2004年之前的婚姻登记档案查阅全靠手工。由于当事人反映时间不具体，定位不准确，致使工作人员每查一次档案，耗时短则20多分钟，长则2个多小时，极大加重了工作人员的工作负荷，严重影响了工作效率。

1.3 档案利用管理不规范

据调查，婚姻登记档案保管多数未建立档案利用制度，没有明确责任分工和流程安排，没有严格按程序办理，对利用者身份审查不严，措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中可能会产生泄露当事人隐私等现象。这些问题既损害了婚姻登记当事人的权益，又可能造成不良的社会影响。婚姻登记档案之所以利用管理不规范，主要原因就是没有健全的管理制度和约束机制，档案管理工作干得好与坏，没有评定标准和奖惩措施。即使建立了管理制度，大多数情况下将相关制度束之高阁，没有按制度办事，行同摆设。

2 加强基层婚姻登记档案管理工作的几点建议

针对档案管理现状，我建议从以下三个方面着手，健全机制，查漏补缺，推动通榆县婚姻登记档案管理工作的健康发展。

2.1 加大对婚姻登记档案管理工作的投入

加强婚姻登记档案管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是加强婚姻档案管理的组织领导，配齐专职的婚姻登记档案管理人员；二是加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案管理的硬件条件；三是稳定从事婚姻登记档案工作人员，以保证工作的稳定性和连续性。

2.2 严肃《婚姻登记档案管理办法》的实施

根据《婚姻登记档案管理办法》的要求结合本地实际，制定切实可行的实施细则，加强业务指导，严格履行监管职能，监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责。同时明确档案工作职责，婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。因此，婚姻登记档案管理部掌握婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用，强化工作人员科学管理意识和依法利用意识，推动婚姻登记档案的规范管理。而且要加大执法力度，开展不定期专题执法检查，重点检查婚姻登记档案的安全保管，加大对违法案件的查处力度，维护法律的严肃性，确保婚姻登记档案的安全，有效保护登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益。四是严格具体操作，按照《婚姻登记档案管理办法》规定立卷归档，婚姻档案分为四类，即结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记、出具无婚姻登记证明，按人立卷，按时间顺序分设流水号，进行分类装订归档，认真填写归档内容、档案盒封面、背脊内容等，确保档案标准规范完整。

2.3 切实做好婚姻登记档案的服务和利用工作

虽然《婚姻登记档案管理办法》从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作做了相应的规定，但要规范化管理婚姻登记档案工作必须要有具体的约束机制，并制定健全的规章制度，确保工作人员有章可循，有法可依，按制度办事。要求婚姻登记档案管理部门应当建立档案利用规章制度，明确办事程序；对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其他诉讼人、其他单位组织和个人利用婚姻登记档案，分别做出了实体性和程序性要求，并规定利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容，不得损害婚姻当事人的合法权益；婚姻登记档案不得外借，复印时应加盖档案保管部门印章。因此，婚姻登记档案管理部门要健全制度，依制度按程序，为合法查借阅人员提供准确、及时的信息资料，切实维护婚姻当事人的合法权益，为构建和谐社会服务。