如何提升办公室秘书公文写作能力

中图分类号：F272.92 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）11-000-01

摘要 秘书的工作不仅仅是处理有关文书的日常工作，还会协助机关掌管文书，所以综合的来说办公室秘书的主要任务还是撰写文稿，所以写作能力是基本功，因此提升办公室秘书的公文写作能力就显得非常必要了。秘书主要为领导服务，所以秘书的工作紧密联系着公司的机关高效运转。

关键词 办公室秘书 公文写作 提升能力

随着中国社会的不断发展，现代化的进程在不断加速，所以各行各业的竞争压力越来越大，与此同时各大企业的总裁工作也会越来越繁忙，那么，如何帮助公司领导分担任务就是一项非常重要的活动了。分担领导工作，辅助和安排领导日程是一个秘书的职责。而公文写作又是办公室秘书的主要日常工作之一，而且在秘书这份职业中会经常书写公文。文章针对如何提升办公室秘书公文写作做出了思考与探讨。

一、公文的初步概念

公文主要是指党政机关或者公司内部的书面命令，是辅助公司进行运行管理的凭证，并且具有法律效力。该公文不单单在公司使用，党政机关也同样会用到公文来发公告，属于一种书面通知。公司的领导人主要根据公文来执行对公司的管理，写作公文的主要目的就是帮助相关机构的管理与运行，是公司管理的一种重要手段。公文作会有很明显的要求，内容非常明确，比如支持表扬或者贬低批评某些方面都会在公文中有明显显示。

二、提高秘书公文写作的原因

提高秘书公文写作不仅仅是当下社会发展的需要，还是相关企业工作能够顺利开展的需要，还是服务上下的需要，最后就是自身提高能力的需要。

（一）社会发展的需要

秘书这个职业其实很早以前就有，但是随着社会的不断进步，中国企业在世界上的地位越来越高，秘书这个职业又有了新的内涵。而且秘书这个职业的重要性是不容忽视的，渐渐地走进人们的焦点视线。有的人对于秘书的工作产生一种误解，认为秘书不过是送茶递水，传递文件，简单的打几个字，善于人际交往的人就能够胜任秘书这一职业。其实不是，秘书不仅仅要进行贵宾的接待和沟通，根据当代社会的发展趋势，优秀的公文写作能力也是必不可少的能力。

（二）开展工作需要

公文的写作和行文要求都是比较严格的，在很多企业用人单位和执政机关都发挥着及其重要的作用，从大会召开前的准备工作一直到开完会的向上级汇报工作，都要以公文的形式上交给领导，其次还有，年终员工的工作效率总评，以及优秀员工的评选，奖金的下发制度，都要通过公文的形式下发到个体。所以，用人单位工作开展的是否高效迅速，跟公文写作的有很大关系。

（三）服务上下

服务上下的意思就是，秘书不仅仅是要给领导汇报工作，反馈信息，同时还要下发通知，联系相关部门做好工作，沟通好之后分配任务，当然这些都是要根据公文来执行的，秘书起到了上传下达的作用。

（四）提高自身需要

实际情况下，提高书写公文能力，是很锻炼人的能力的，不仅可以汲取广泛的知识，还能开拓视野，从各个方面获取动态及时的消息，还能够提升一个人做事的条理性、计划性。在写作的过程中还能够提高思维能力，从多个视角考虑问题。

三、培养方法

至于如何提升办公室秘书书写公文能力，可以从以下几个方面考虑，首先写公文时选用的材料必须真实，其次主旨必须要明确，最后就是公文的结构必须完整。

（一）材料真实、有价值

办公纸秘书所搜集的材料可以分为很多类，历史材料、现实材料、理性材料、感性材料等，虽然搜集材料是为了写作，但是也是有一定的意义。公文的写作第一就要求必须绝对真实，绝对不允许可以的编纂内容。必须根据实际情况报道，所以在收集材料的时候要注意信息的真实性。其次要注意，写公文必须要具有说服力，能够让用人单位的员工认可。除此之外，还要看公文需要的内容是什么，根据要求来写。

（二）主旨鲜明

对于一篇优秀的公告来说和优秀的文章是一样的，都有自己的中心思想，要表达出主要的态度和内容。公告必须符合实际情况，根据党的基本原则，社会主义现代化道路来写公告。公告完成时要让读者立刻明白主旨。

（三）结构完整合理

其实公文的结构就是为文章的主旨服务的，也可以换句话说就是谋篇布局。这里所提到的公文合理性要求，内容与主旨相契合，所以要求秘书在书写公文时，认真的搜集资料，避免出现文不对题的情况。文章前后都要安排合理，详略得当，突出主旨。即使搜集的材料不同，也要主旨相同，尽可能的搜集互相之间有联系的材料。一般的格式就是开头、主体、结尾，更应该注意结构和内容的统一性。除此之外，一般的公文都有固定的格式，所以注意不要丢掉要素。

（四）语言准确

在写公文时一定要表明自己的观点，不用含糊的词语，不说虚假的内容，语言是组成公文的主要形式，所以语言必须准确、真实。无用自、多余字要反复检查删除后，才能正式公文。

（五）具体方法

对于办公室秘书来说，要多学多记，多看书，多搜集资料。在保持原有写作优点的基础上，提出新的想法和观点，梳理树立创新思维，提高自己的学习意识。而且要多多练习，找到不足，最好可以每天都有进步。

四、结语

综上所述，写作能力可以提高一个人的综合能力，不仅在工作中效益高，还能不断提高自身修养。

参考文献：

[1] 王朝辉.如何提升办公室秘书公文写作能力[J].办公室业务，2014（6）.

[2] 袁爱媛.提升办公室工作人员公文写作水平的四要素[J].办公室业务，2015（2）.