区域轨道交通档案信息化建设论文

天津轨道交通档案资料来源于各轨道交通单位，包括地铁、轻轨、地方铁路、有轨电车等，并分别由各单位形成保管。具有数量大、涉及专业广，同时管理分散的特点。因此，轨道交通档案信息化建设尤为重要。为贯彻落实京津冀协同发展国家重大战略和对京津冀协同发展的总要求，构建京津冀建设项目档案管理工作的合作监管服务机制，利用档案为京津冀协同发展建设项目服务。实现区域三大轨道交通网络化发展，及各个交通体系之间的互联互通，在区域轨道交通大发展的背景下，开展轨道交通档案信息化建设满足社会需求[1]。

一、建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的管理团队

档案信息化建设工作需要计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术的应用，并涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化等档案管理的专业理论。为做好轨道交通档案信息化工作，就要建立一支科学、合理，专业知识过硬的团队。团队成员应具备正确坚定的政治信念，热情向上的工作态度和细致严谨的工作作风，有较强的事业心、责任心和使命感。能熟练运用相关信息工具，特别是网络传输工具；能快速、准确地获取数据库中的相关信息；能准确判断、筛选、分析数据信息；能有效地加工、提炼信息。拓宽引进人才的范围和视野，不断从不同领域物色领军人才、高端人才，特别是引进工程技术专家、档案管理专家、信息化专家组成专家组，使其成为档案信息化建设的中坚力量。

二、建立健全轨道交通档案信息化标准规范

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。针对轨道交通档案信息化建设，我们要以相关国家标准和法律法规为依托，编写有针对性的标准规范和实施细则，形成一套完整的贯穿轨道交通档案信息化业务始终的操作规范，使轨道交通档案信息化建设工作有章可循、有法可依、有据可查。例如，轨道交通档案信息著录的规范化。档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。搜集元数据，进行档案著录是建立轨道交通档案信息数据库的第一步。通过元数据的著录，可以将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，经过计算机的处理，形成档案信息数据库。统一的著录规范有助于避免在出现同一工程点位或同一工法有不同的名称，而不同的工程点位或不同的工法却具有同一名称等一系列问题时，出现同一检索点的条目前后不一致的现象。保证轨道交通档案数据库目录检索的精确和高效。目前，我们可以参考的国家标准有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等，要求我们根据现有的规范体系，结合轨道交通档案信息特点，建立有轨道交通工程档案特色的信息著录规定。

三、以各单位为主体进行档案数字化处理，集中管理电子档案

各单位以建设项目法人为主体，进行档案的收集、整理、归档等工作，包括从项目立项、设计施工至竣工验收、投产使用等全过程形成的各种载体的全部档案，遵循项目文件的形成规律和成套性的特点，有利于档案资料的科学分类、合理组卷和保持项目文件的有机联系。各单位依据轨道交通档案信息化标准规范，遵循真实、完整、有效、安全的原则，对各种载体的全部档案进行数字化处理，形成符合标准的电子档案，并通过接收平台在线或离线传输到轨道交通档案信息综合管理部门审核，审核通过后进行统一整合，重新分类整理，集中保管并结合电子数据备份管理工作和脱机载体异地备份等工作，确保电子数据的安全。

四、分类整理档案数据库，建立索引

各单位以工程项目为单位进行的档案收集、整理、归档等工作，遵循项目文件的形成规律纵向组卷。大致可分类为：工程准备阶段文件（包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘测、设计文件；工程招投标文件、合同；建设项目开工审批文件；设备采购文件；财务文件；建设施工监理机构及负责人等）、监理文件（包括施工管理；施工安全控制；施工质量控制；施工进度控制；造价控制；合同管理文件；验收资料等）、土建及附属工程施工文件（包括工程管理与工程质量检查验收资料；施工管理资料；施工技术资料；施工测量及监控量测记录；施工材料资料；施工记录；施工试验记录；施工质量验收记录等）、机电设备施工文件（包括综合管理文件；施工文件等）全线测量、竣工测量文件、竣工图、竣工验收文件，以及各类声像档案资料。为轨道交通电子档案数据库中的海量信息进行分类、提取、分析、加工、管理。以需求为导向，综合分析轨道交通工程建设中对档案资料的应用情况，提出科学合理的横向分类方案，并建立索引。方便用户利用模糊查询、组合查询、分类查询等多种查询方法在数据库中快速检索出需要的档案信息。

五、建立轨道交通档案公共信息服务平台

常见的档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。要建立轨道交通行业信息交流网站，具备服务功能、宣传功能、交流功能等多功能于一体。平台建设要既能满足档案人员日常的计算机管理要求，又能满足行业内查找各类资料的需求。主要内容包括轨道交通建设工作信息、轨道交通企业信息、轨道交通档案资源信息以及轨道交通档案利用服务信息等。目前，各单位都有自己的OA系统，可以实现实时归档。在此基础上，可以通过建立信息服务平台实现与各单位OA系统之间的互联互通。我们可以在完善各单位文档一体化工作的基础上，通过信息服务平台建立与轨道交通各单位间的互连接口，实现电子文件的实时归档，实时上传，实时更新数据库信息[4]。

六、轨道交通数字档案馆的建立与联通

轨道交通档案信息化建设的最终目标是建立轨道交通数字档案馆，实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用。为实现这一目标我们必须要步步为营，稳扎稳打。首先，各单位要利用信息化手段，按照“存量数字化”要求，全力推进各类传统载体档案的数字化工作，完善文档一体化工作；积极开展方便机检的目录编制工作，开发适应轨道交通行业要求的档案检索工具；建设一批具有轨道交通领域特色的档案信息专题数据库[5]。其次，开发区域版电子档案数据管理系统，在档案业务网络平台上开展在线指导、在线培训、视频会议、资料传输等信息化应用，实现轨道交通数字档案馆和各单位数字档案室的信息共享、业务交流、协同办公。依托电子政务内网、专网和外网，与全国其他区域的轨道交通数字档案馆实现“馆馆通”。全力打造区域轨道交通档案信息门户网站，建立依托轨道交通信息化建设工作的信息平台和查询利用系统，最大限度地实现馆藏信息的社会共享[3]。当前，天津正处于加快建设美丽天津的关键时期，正在五大战略机遇叠加期，积极应对困难和挑战，主动适应经济发展新常态，努力实现有质量、有效益、可持续发展。在这一发展过程中，将产生大量档案，各项工作也都要记录在案，许多工作要汲取历史经验，有的工作还要追根溯源，这些都需要档案按工作及时跟进、发挥作用。轨道交通档案信息化工作将融入美丽天津建设实践，与全市工作大局同频共振，必将对区域轨道交通建设工作产生积极的促进作用[2]。

作者:宋妍 单位:天津轨道交通集团有限公司

参考文献:

[1]天津市档案局，北京市档案局，河北省档案局.关于印发《关于做好京津冀协同发展建设项目档案工作的意见》的通知.津档发〔2015〕3号[Z].

[2]天津市档案局.关于印发市委常委、市委秘书长、市委宣传部长成其圣同志对档案工作的批示和市政府秘书长张强同志在全市档案工作会议上讲话的通知.津档发〔2015〕5号[Z].

[3]天津市档案局.关于印发《2015———2017年天津市档案信息化发展规划》的通知.津档办〔2015〕31号[Z].

[4]周风云，赵焕中，姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路[J].山东档案，2004（2）.[5]崔丽君.档案信息化建设刍议[J].当代经理人，2006（6）.