办公自动化系统建设方案的设计

摘要：针对企事业单位信息化建设的特点，本文中对办公自动化系统要求的基本功能、开发的相关技术以及设计中对安全性要求进行了描述，提出了适合于企事业信息化管理的建设方案。

关键词：企事业单位；信息化；OA；OAS

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 23-0000-01

Office Automation System Program Design

Zhang Min

(Gaoling Luge Road 113 Gaoling Rural Road Management Station,Xi'an 710200,China)

Abstract:For enterprises characteristics of information technology,office automation systems in this article on the basic functions required to develop the relevant technical and safety requirements for the design are described,for proposed construction of enterprises and information management program.

Keywords:Enterprises and institutions;Informatization;OA;OAS

一、引言

近些年来，企事业信息化建设得到社会各界的普遍重视，广大企事业单位的管理信息化也取得了显著的进展，大部分企事业单位都已建成了覆盖所有办公场所、生产现场的计算机局域网，计算机已成为广大企业管理人员普遍使用的设计工具，适用于企业管理的办公自动化系统也普遍得到应用。由于企业管理的业务特点，所使用的协同办公系统（OA）也有其独特之处。本文以中小型企事业单位为例，提出了适用于企事业单位的OA系统建设思路和初步方案，仅供参考。

二、办公自动化系统的需求分析

尽管计算机在企事业单位的使用已非常普及，但对处于转型期的单位来说，管理信息化大都处在单机应用阶段，信息化建设的程度普遍不高，具体有这样一些问题：一是在行政事务管理方面仍以传统手工作业方式为主，现代信息技术应用的水平不高；二是许多信息资源限于部门内部甚至个人使用，资源的共享程度比较低；三是管理处在转型期，管理流程、工作程序处在变化当中，具有一定的不确定性。

针对企事业单位管理信息化的不足，建设办公自动化系统主要解决以下问题：

（1）创造一个集成化的办公环境，为管理人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务所需要使用不同工作环境的问题；（2）支持信息传递、无纸化设计，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的有效提高；（3）提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门的共同管理的协作问题，推动部门间的高效率协作；（4）提供集成处理与信息的管理工作平台，解决以往信息收集、处理和过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高管理工作便利性；

三、办公自动化系统的建设目标和原则

（一）建设目标。在仔细分析需求特点的基础上，所建设的办公自动化系统要实现如下的目标：

1.各种文件、报表、通知等的起草、传阅、会签、签发、归档等实行电子化流传，真正实现无纸化办公，推动工作流程的规范化；2.初步实现文件管理、档案管理、图书管理、仪器设备管理等事务性管理工作的自动化，提高工作效率；3.实现各类信息资源的统一管理，各种数据只需一次录入，便可提供不同部门、不同级别的人员使用，各种报表、报告自动生成，保证数据信息的准确性、协调性、一致性。

（二）建设原则。为使该系统能够保证整个系统建设目标的实现，系统的建设方案应遵循如下原则：

可管理性――系统的技术方案要为学习型组织提供多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。可扩展性――系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集成在一起，系统的结构要合理，要具有良好的可扩展性。可维护性――信息化建设是一个长期的过程，系统建成后仍需不断修正和完善，所以设计中应充分考虑系统的可维护性，系统的文档资料应规范齐全。

四、办公自动化系统的技术实现思路

（一）建设思路。对于首次进行信息化建设的单位来说，应以简单、实用为原则，不要求面面俱到，具备基本功能即可，但需保持今后升级提高的能力。通过建设，为单位今后的信息化建设积累经验，打好基础。

（二）技术路线。构建企事业单位办公自动化系统的技术实现方面，可采用基于IBM Lotus Domino/Notes 这一目前主流办公自动化系统支撑平台来进行系统的设计开发。

（三）基本功能。考虑的办公自动化系统采用协同办公系统（OA），具有以下七个方面的功能：

1.行文管理。一般性管理文件在网上进行申请、传阅、手写批注、签署、等工作，具有电子印章和签名功能，初步实现无纸化办公；2.日常事务管理。（信息沟通、公告、文件传阅、人员去向、事务督办）；3.技术文档管理。技术文档的起草、传阅、审批以电子文档的方式进行，实现项目组、科技部、计划部、档案室之间文档管理的协同互动；4.档案管理。按照国家有关档案管理的有关法规和标准，对已归档文件进行统一管理，生成卷内目录、专题目录、责任目录等，用户可对档案进行检索、借阅；5.图书资料管理。科技图书的登记、入库、借阅、库存情况查询、借阅情况通报、新书等，同时还建立电子图书馆，提供图书资料电子文档的查阅、下载；6.人力资源管理。包括员工的入所、转正、考核、续签、培训、提职、调动、离职、退休、解聘等信息；7.设备、办公用品管理。包括设备及办公用品的登记、领用、检定、维修、损废、转让、库存情况查询、领用情况通报等。

五、安全性设计

在系统各功能模块的设计中，也将充分考虑安全上的需要，在应用层的设计实现过程中，将通过如下方式解决：

（一）细分数据库的访问权限。在系统管理模块中，根据每个功能模块的安全控制需要，将每个模块的权限细分为：管理者、编辑者、读者、作者、存放者、拒绝访问，使得用户对系统具备不同的访问权限，保证系统中的数据被授权的人正确使用。此外，可以设定IP网段的访问权限，保证系统的安全性。

（二）使用角色、群组简化安全管理。在系统的设计中，将借助数据库的角色、群组特性，在进一步细化安全管理粒度的同时，还将简化安全管理的操作。

（三）操作日志。在设计中，将把用户对系统数据的重要操作全部纪录下来，以便于出现安全问题时能够回溯。

六、结束语

信息化建设是企业实行现代化管理的主要手段，对于规范管理流程、整合管理资源、提高工作效率有着重要的意义。为使信息化建设能有效发挥作用，各类人员在管理理念、工作方法、流程控制等方面都必须有所调整，才能保证信息化建设取得实在的效果。

参考文献：

[1]杜栋.信息管理学教程.清华大学出版社,第2版,2004年1月1日

[2]杨波.信息管理与信息系统概论（第2版）.中国人民大学出版社,第2版,2009年11月1日

[3]邓淑玲.信息化管理与自动化办公新视野.吉林科学技术出版社.第1版,2008年8月1日