高校货币资金的安全管理

【摘要】近年来随着高校管理体制改革的深化和办学自的不断扩大,经济活动日趋增多。如何建立良好的内部财务控制体系、安全防范对策及风险分析,以保证货币资金的安全,已成为高校财务管理亟待解决的课题。各高校应进一步树立法治观念,加强财务管理,完善学校的内部控制制度,树立资金安全观念,以保证高校各项事业的健康和顺利发展。

【关键词】货币资金 安全管理

近年来,高校随着管理体制改革的深化和办学自的扩大,经济活动日趋增多。高校财务管理遇到一些亟待解决的新问题:一方面学校财力在经济发展中不断壮大,集中的资金量日益庞大;另一方面为了适应学校教学事业的快速发展,各校在基建、教学、科研等各方面的投资也急剧上升,投入的资金数额动辄数百万元甚至上亿元。面对如此巨大的财务收支,高校的高层领导以及各相关部门人员,缺乏资金运作过程中所应有的安全意识,使高校资金在运作过程中出现了一些安全隐患,如何保证高校资金安全是当前比较突出的问题之一。现笔者就如何建立高校的内控体系,安全防范对策及货币资金风险防范进行探讨。

一、建立和完善高校内部财务控制体系

(一)货币资金预算管理控制

预算管理一般由货币资金预算编制、货币资金预算执行控制、货币资金预算考评等环节构成。高校在编制本单位预算时,首先要树立法定预算意识,牢固树立坚持先有预算后有支出,没有预算没有支出的原则,把各项收支,资金结余和经济业务全部纳入预算管理和单位合法账户中核算,不得存在脱离预算的财务行为。

其次,要严格执行职务分离制度,即货币资金预算的编制应与处理、记录相分离。货币资金预算编制完毕,财务总监应认真监督预算的执行,定期比较发生过程中实际收支与预算的差异,对重大差异仔细分析,并采取必要措施来调查实际收支结果,形成一个事前、事中和事后过程的控制系统。

(二)货币资金授权批准控制

实施授权控制,首先必须明确一般授权和特别授权的责任,即明确这两种授权的管理层次及范围,每个管理层次的内容、标准和限度等。其次,明确每类经济业务的授权批准程序。高校的经济业务既涉及高校与外单位之间的资产与劳务的交换,也包括高校内部资产和劳务的转移和使用。因此,每类经济业务存在一系列内部相互联系的授权批准程序。再次,建立授权批准的检查制度。严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。高校应对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人有权拒绝办理,并向审批人的上级授权部门报告。高校重要的货币资金支付业务,由院长办公会集体决策和审批,以防贪污、侵占、挪用货币资金行为。

(三)实行不相容职务相分离控制

高等学校内部不相容职务有:授权审批职务、业务经办职务、财产保管职务、会计记录职务和审核监督职务。明确各有关部门和人员的岗位职责、权限,保证货币资金业务的不相容岗位相互分离,相互制约和相互监督,定期进行岗位轮换。

(四)货币资金有关文件记录控制和保护控制

文件记录可分为管理文件和会计记录。管理文件是以书面形式明确高校各部门和人员的任务、职权和责任以及高校所有的方针政策,以便有关人员了解和掌握内部控制制度的文件,如组织图、岗位工作说明、方针和程序手册、系统流程图等。对货币资金而言,需要建立货币资金收付款程序、财务部机构设置、人员岗位职责等。会计记录反映经济业务发生的过程和结果。健全、完整的会计记录有助于正确反映高校经济业务活动,有助于保护资产的安全和完整。货币资金与记录保护控制是指通过对有关货币资金和记录实施特定的保护措施以保证其安全和完整的一种控制方式。

(五)内部审计和稽核控制

从高校的治理角度看,内部审计机构的职责除了审核高校会计账目外,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和高校内部各组织机构执行相应职能的效率,并向学校最高管理部门提出建议性报告。

内部稽核指由有关部门中独立人员验证与复核另一人或部门执行工作的正确性的一种控制活动或方式。通过内部稽核,可以及时发现已发生但尚未造成影响或损失的错误或舞弊,发挥内部控制的预警作用。这是财务处设置稽核会计的目的所在。

(六)货币资金集中管理控制

设立校内结算中心,将校内结算中心的核算与管理纳入财务处范围之内。各二级单位货币资金的收付都在结算中心办理,使学校能控制其资金流向并利用各单位沉淀资金时间差调度和融通资金,增强其资金调控能力。这样财务处能对货币资金收付的合规性、安全性和效益性进行审查,确保货币资金的流动完全置于学校监控之下。

(七)加强会计电算化的内部控制

在会计电算化方面,要注意计算机反记账功能的开发运用。所谓反记账就是将已经登记的凭证予以取消,再将更正过的会计凭证重新登记入账。反记账功能是会计电算化条件下,会计凭证、账簿发生错误而进行有效更正的重要方法之一。反记账功能的运用必须要有严格的授权操作制度,其操作者权限的分配必须由财务负责人统一掌握。要明确规定系统管理人员和计算机维护人员不得兼任会计出纳人员,会计凭证的录入和修改要分别由专人负责,要建立计算机资源访问授权和身份认证制度。但目前高校受编制限制,许多财务部门都没有专门的计算机管理人员,几乎都是某会计兼任系统管理员。系统管理员操作权限过大,能够调动系统的所有功能,行使会计主管的功能。要明确系统维护员的职责是系统的管理和维护,保证计算机硬软件系统的安全运行,管好会计数据。因此,从保证会计信息的可靠性出发,必须确保系统数据安全管理,就不得不对系统维护员上机操作会计软件做出限制,更不能让系统维护人员兼任出纳工作经管现金和银行存款。

(八)建立具有操作性的道德规范与行为准则

高校应根据内部控制结构的要求,针对各岗位的特点建立起具有操作性的行为规范与准则体系。在办理货币资金业务方面,应当配备合格的人员,要对货币资金管理人员进行严格考核,要求办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。从“人”的角度加强货币资金内部控制。

二、建立安全防范对策

(一)依法制定切实可行的发展战略及科学决策机制

高校要制定切实可行,科学合理的发展战略,各种筹资、投资决策要运用财务管理手段,进行科学的论证,结合定性分析、定量分析等方法,认真做好预测、决策、预算、控制和分析,避免少数人随意决定重大问题以及决策者对决策后果不负责任的情况发生。对负债资金的流程进行全程跟踪和监督。检查负债资金是否按计划使用,有无超支、浪费情况,发现问题后,应立即采取有效措施加以解决。同时财务部门要对负债资金加强成本核算,提高管理水平,加快资金周转,努力降低资金占用额,盘活用活资金,提高资金运作效益;要研究负债资金的运作规律和制约因素,提高负债经营效益,使负债资金的运作进入良性循环。

(二)构建高校内控框架

高校应设立专业委员会,由专家构成,对重大事项进行决策。如设立预算管理委员会,对学校的年度预算进行审批,并监督其执行;设立招投标管理委员会,对重大的采购进行招投标管理;设立审计委员会,对学校的经济活动进行审计,并指导内部控制制度建设和完善;设立战略管理委员会,对学校的长远发展进行规划;设立投资管理委员会,对学校的投资进行可行性论证;设立科学技术委员会,对学校的科研活动进行领导。实行职务不兼容制度,避免权力过于集中。

高校重要的货币资金支付业务,由相关职能部门提出方案,由专业委员会论证,并由院长办公会通过,提高了决策的民主性和科学性,保证货币资金的安全就有了合理的制度基础,避免了少数人决策的种种弊端。

此外,还要加强沟通,防止外部风险。应经常与银行沟通,让银行了解单位的情况,以便遇到可疑的结算业务能及时发现。充分利用好银行的监督功能,可以防止利用金融票据进行诈骗的违法犯罪活动。

三、加强高校财务管理,有效防范资金风险

(一)提高资金使用效益,使资产保值增值

货币资金使用效益是各个高校都要思考的问题。高校应当合理使用,严格管理教育经费,提高教育投资收益。如何在保证资金安全的前提下,让货币资金产生尽可能大的效益:首先应本着鼓励创新,提倡科学技术转化为生产力的做法,对有影响力的科技研究作重点投入,达到见效快、收益高。其次,利用高校本身的科技优势,结合本校专业特点投资举办校办产业或者转让知识产权及其他科学技术成果的收益用于高等学校办学。最后,要合理运用银行存款,一般采用“活改定”,将多余的银行存款以定期形式存放在银行,或者参照有关单位的做法,设立校内银行,取得较高的利息收入。

(二)对货币资金进行分析,防范风险

1.用现有货币资金存量来分析保证正常支付能力。具体包括两个分析指标:

现实支付能力,该指标是用年末全部货币资金的结存额与全年月均支出额相比,计算出年末结存货币资金可供正常支付的周转月数。该指标越大,表明现实支付能力越强;反之则越弱。一般来说,周转月数为3个月较为适宜。

潜在支付能力,该指标用年末全部货币资金的结存额加上可变现的债券投资、应收票据、借出款,减去借入款、应缴财政专户和应缴税金,与全年月均支出额相比,计算出年末速动资产减去流动负债后的资产可供正常支付的周转月数。该指标越大,表明潜在支付能力越强;反之则越弱。

2.从资金分配角度,分析现有货币资金存量来源构成,明确学校可支配的自有财力及不能支配的非自有财力所占比重。

非自有资金金额占年末货币资金的比重是用年末借入款加上年末应缴财政专户、应缴税金、应付票据、应付及暂存款、代管款项、未完项目收支差额的值与年末银行存款和现金之和的比值。其比值越大,表明学校可支配的资金越少;反之则越多。对于应付及暂存款、代管款项的结余资金,高校在保证其正常使用的前提下,可以临时用于周转和支付,但决不能依此为基数安排高校的经费使用计划,否则,可能形成潜在的资金缺口。

自有资金余额占年末货币资金的比重是用年末事业基金减投资基金加年末专用基金减留本基金的值与年末银行存款和现金之和的比值。该比值越大,表明学校可支配的自有资金越多;反之则越少。当该指标值小到一定程度时,表明学校可支配的自有资金到了警戒线,出现了潜在的危险。

自有资金净余额占年末货币资金的比重是用年末事业基金减投资基金加年末专用基金减留本基金、应收及暂付款中非正常周转垫款的值与年末银行存款和现金之和的比值。该指标值越大,表明学校实实在在可支配的自有资金越多;反之则越少。

3.进行偿债能力分析。

高校短期偿债能力的分析评价指标主要有流动比率、速动比率和现金比率3项。流动比率是高校流动资产与流动负债之比。它反映了高校货币资金和可转化为货币资金的其他流动资产偿还到期短期债务的程度。速动比率是高校的速动资产与流动负债的比率。速动资产是高校流动资产中偿债能力较强或变现速度较快的资产,如货币资金、有价证券、各项应收及预付款等。现金比率是高校可立即动用的资金与流动负债的比率,即货币资金与短期债券之和与流动负债的比率。通常情况下,流动比率、速动比率越高,反映高校短期偿债能力越强,债权人的权益越有保证。同时,表明学校拥有的运营资金多,可以抵偿债务,可变现的资产数额大,债权人遭受损失的风险小。

高校长期偿债能力的分析指标有资产负债率、净资产负债率、负债与净资产比率等。资产负债率是高校负债总额与资产总额的比率。该指标表明在高校总资产中有多大比例是通过借款来筹集的,以及高校资产对债权人权益的保障程度。该比率越低,负债的安全性越强,财务风险越小。净资产负债率是指负债总额与净资产总额之间的比率。这一指标反映由债权人提供的负债资金与所有者提供的权益资金(即净资产)的相对关系,表明高校基本财务结构是否稳定。净资产负债率高,说明高校是高风险的财务结构,反之,说明该高校是低风险的财务结构。

总之,随着高等教育事业的不断发展,各高校要进一步树立法治观念,加强财务管理,完善学校的内部控制制度,树立资金安全观念,以保证高校各项事业的健康和顺利发展。

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