研究生学位论文电子版远程提交的实践与思考

作者：孟凡红,亢力,何前锋,谢琪

【关键词】 学位论文；电子版；远程提交；中国中医科学院

研究生学位论文是高等学校或研究机构的研究生为取得硕士或博士学位,在导师指导下完成的科学研究、科学试验成果的书面报告,包括博士学位论文、硕士学位论文及博士后研究报告。学位论文电子版作为一种“原生态”及特色馆藏数字化资源,对其收集、整理及利用是图书馆的一项重要工作,从2000年起各高等院校图书馆陆续开展了收集工作。近年来,科研机构图书馆也开始重视此方面的工作。

1 中国中医科学院研究生院概况

中国中医科学院是国家在中医药科学技术方面的最高学术研究机构,也是培养高层次中医药人才的重要基地。中国中医科学院研究生院是国务院学位委员会最早批准的中医药专业学位教育单位之一,现有中医学、中药学、中西医结合3个一级学科所涵盖的所有学科专业的博士、硕士授予权,具有临床医学专业学位授予和在职人员申请学位的资质；设有中西医结合、中医学、中药学3个一级学科的博士后工作站。

2 学位论文电子版的提交方案

2006年,中国中医科学院图书馆提出了收集学位论文的建议,所领导对此非常重视,与科学院及研究生院有关领导多次商议此项工作,得到了各级领导的支持,于2007年开始收集学位论文电子版工作。由于网上提交平台未建好,收集方式采用通过e-mail发送,或研究生本人亲自到图书馆将电子版学位论文拷到图书馆电脑上,因此病毒传播不可避免,工作人员的电脑多次受到病毒侵入,影响了图书馆的工作。由于经验不足,提交要求考虑得也不全面,给图书馆工作人员对论文审查带来了不便。由于提交工作比较集中,论文审查也需要一些时间,致使出现让研究生等候浪费时间的情况。采取这种方式提交上来的论文不能自动形成数据库,不能供用户查询检索,需要图书馆工作人员利用电子文档重新建立数据库。我们总结了2007年收集经验及出现的问题,并与研究生院商议,联合决定2008年采用远程网上提交的方案。具体方案如下。

2.1 论文提交规定

学位论文答辩通过后,学位申请人必须向图书馆提交电子版学位论文,纸本论文仍然沿用过去的提交方式。从2008年开始,电子版实行网上提交。提交论文之前需要下载并签署中国中医科学院学位论文电子版授权协议书。论文电子版审查通过后,由图书馆指定工作人员在“回执单”上签字盖章；不合格者需要重新提交。回执单上无此项认证签字及图书馆盖章者,研究生院将不予颁发学位证书,且不予办理毕业离院手续。

2.2 提交时间

①应届毕业的博士、硕士研究生及应在通过学位论文答辩后、毕业离校前,通过网上提交。②以同等学历申请硕士学位的在职人员,须在通过学位论文答辩后两周内通过网上提交。③博士后研究人员在出站前两周内通过网上提交。

2.3 提交内容

包括3个部分：个人信息、导师信息、论文信息(题录摘要与全文)。

2.4 提交要求

①文件格式：word或pdf文档。②提交论文的电子版在排版形式及内容上与印刷版必须保持完全一致。③要求将电子版全文合并为一个文档,word文档后缀为.doc,pdf文档后缀为.pdf。

2.5 保密论文的提交

为了保护作者的知识产权,对论文我们只要求研究生在网上提交个人、导师信息及论文题要部分信息,而全文文档不采用网上提交,而是需要持盖章后的“保密申请表”及“中国中医科学院学位论文电子版授权协议书”,直接到图书馆找图书馆管理员提交学位论文电子版全文光盘。

3 提交情况分析

2008年提交论文182篇,其中硕士123篇,博士59篇。要求保密的论文有7篇。保密年限有2年、3年、10年,最多要求20年。保密论文主要涉及中药材研究,创新药物研制,新发明新发现而未申请专利,内容创新、文章尚未发表,科研课题未完成、科研数据需保密,与企业合作的新药开发、合同有保密条款、中药作用机制研究等。

4 建议与思考

4.1 加强学位论文的开发与利用

我院研究生学位论文是我院的重要文献信息资源和科研成果,具有很高的学术研究和科技开发价值。论文选题比较新颖,涉及的内容比较前沿,一般是中医药学研究的热点和难点问题,具有一定的独创性和创新性。因此,学位论文是了解中医药学最新学术动态、热点及前沿问题的有效途径之一,尤其对科研人员的选题和知识创新起着很好的参考作用。学位论文不但是一种重要的文献信息资源和科研成果,而且是国家的战略信息资源之一,具有重大科技创新和经济利用价值[1]。因此,对其整理开发利用是目前的主要任务。目前,我馆收藏2006年以前的学位论文印刷本有1 000余种,这些重要文献没有受到充分重视,至今未建成书目查询系统,无法得到有效开发及充分利用。

目前,我国已经建立了4个有影响的学位论文资源库：万方数据的《中国学位论文数据库》、清华同方(cnki)的《中国优秀博硕士论文全文数据库》、国家科技图书文献中心(nstl)的《学位论文库》、中国高等教育文献保障系统(calis)的《高校学位论文库》[2]。但由于4个数据库的数据库来源不一样,其收录的数量也不相同。笔者调查了4个数据库收录我院研究生学位论文情况：cnki收录336篇,其中《中国优秀硕士学位论文全文数据库》收录218篇,《中国博士学位论文全文数据库》收录118篇(收录年限范围为2005－2007年)；万方数据的《中国学位论文全文数据库》(收录年限范围为1998－2007年)、《中国学位论文文摘数据库》收录945篇(收录年限范围为1987－2007年)；nstl收录共计1 005篇(收录年限范围为1987－2007年)；calis未收录。4个数据库收录我院2007年毕业的研究生学位论文情况见表1。表1 4个学位论文库收录2007年中国中医科学院学位论文情况(略)

而我馆收集了2007年我院研究生学位论文印刷本157册,电子版154篇。

从以上数据可以看出,我国主要学位论文库收录我院研究生学位论文很不齐全,也不完整。无论从我馆文献资源建设、学位论文的开发利用,还是从我院机构库建设等角度来说,加强我院学位论文数据库的建设都是非常重要的。

4.2 加强网上提交过程的计算机病毒防治

计算机病毒始终是困扰计算机用户的一大问题,尤其是面对来自近200个不同作者提交的论文,病毒防治尤为重要。实际上,也确实有相当数量的电子文档含有宏病毒,处理这些文件要特别小心。因为含有宏病毒的文件一旦被打开,就会感染文档模板,之后打开的任何word文件都会感染此病毒。建议给服务器安装病毒实时监控系统,一旦发现病毒,系统将自动报警并提示是否清除。

4.3 尽快开发新的提交系统

目前使用的提交系统功能很不完善,界面也不美观,查询检索及控制功能也不完备。目前提交过程中,研究生遇到了很多问题,文件太大无法上传全文,文本编辑器在字体、段落控制方面功能太差等。另外,此系统不具备回溯建库功能,也不具备版权保护功能。建议购置功能完备的、成熟的商业化学位论文提交及管理系统,如trs、清华同方tpi、idl、北大方正等学位论文提交与系统。

4.4 注意规避相关知识产权风险

在学位论文开发利用过程中会产生很多知识产权风险。学位论文属于非正式出版物,设有公开、内部、秘密和保密4个级别。对于传统的印本论文使用和服务各个图书馆采用的服务办法基本相同：公开的论文限定在馆内阅览,不提供外借,内部、秘密和保密的论文在解密后提供馆内阅览[3]。因此,印刷本在收缴过程中没有特别强调学位论文的授权许可。在网络数字环境下,电子版论文的传播方式和版权控制极为复杂,涉及到著作权、信息网络传播权等问题,为了促进学位论文的交流和利用,电子学位论文的授权就要采取相应策略。取得学位论文的授权,明细授权方式及范围是开展论文后续服务的基础[4]。采用论文授权方式可有效的实现学位论文的使用,避免侵权纠纷。如我馆2009年规定：在电子版学位论文提交之前,要求论文作者(研究生、导师)同时签署“学位论文电子版授权协议书”,同意中国中医科学院中医药信息研究所/中国中医科学院图书馆在下述时间内以下述形式使用本学位论文电子版：在本论文提交后,同意在中国中医科学院局域网内提供网上文摘查询浏览服务；在本论文(公开密级)提交1年以后,同意在中国中医科学院局域网内允许读者浏览并下载全文；保密学位论文在解密后同意在中国中医科学院局域网内允许读者浏览并下载全文。

5 结语

学位论文电子文档的收集工作可以说是一项复杂的系统工程。不仅仅是图书馆、档案馆有积极性就能做好的事情,还需要学校及研究生管理部门下达指令性通知,需要有一个先进的网络、便捷的提交系统以及每一位研究生的理解与配合。我们2008年的初次尝试虽然遇到了一些问题,但总体上是成功的。

【参考文献】

[1] 贺德方.国家学位论文服务体系研究[j].情报学报.2004,26(6)：697－702.

[2] 程海?.我国四大学位论文库的比较研究[j].图书馆学研究,2008,(1)：25－28.

[3] 贺德方.国家学位论文资源管理现状及其对策研究[j].情报学报,2006, 25(5)：531－539.

[4] 陈传夫,刘 婧,孙 凯.学位论文开发利用中的知识产权风险与对策[j].图书与情报,2008,(4)：8－11.