管理工具

1个人知识管理工具的类型

个人知识管理是知识识别、获取、开发、共享、利用和评价的过程。研究者从不同角度对个人知识管理工具进行了不同的分类。钟琳从企业中知识的生命周期角度将其分为3类:产生、编码和传播工具。潘旭伟等人从知识管理概念模型角度,将其划分为知识获取、知识开发、知识锁定、知识共享、知识利用、知识评价工具6类。徐福缘等人从知识转化过程的角度将其分为知识社会化、知识外化、知识转换、知识内化工具4类。

本文从个人知识管理工具所实现功能的角度。将其分为功能单一的知识管理工具和综合性的知识管理系统。①功能单一的个人知识管理工具主要实现某种特定功能。比如:时间管理工具Desklook,Atnotes,Outlook,Gmail,Google日历等,文档管理工具TotalCommander.Office等,知识获取工具Google、鲜果、百度等。知识积累工具Blog,Wiki,知识的交流共享工具ICQ,MSN,QQ等;②综合性的个人知识管理系统。包括PKM2,Mybase,No—teExpress.Evemote,OneNote,针式个人知识管理系统,Websaver(网博士)等。它建立在多种知识管理技术之上,综合了多种知识管理功能。通常包括:导人导出各种类型的文件;对导人的记录具有编辑功能;网页抓取功能;逻辑检索功能;隐私保护功能;自动备份功能。

2个人知识管理工具的比较

2.1操作维度

2.1.1操作的便捷性 当前各款知识管理工具都考虑到了操作的便捷性,使用户更方便地获得和管理知识,提高效率。

PKM2的主要功能均可通过拖放操作。网页上的文字或图片可拖放到悬浮窗保存.目录的分类可通过拖放重组,文章也可以通过批量拖放重新分类,附件可以通过拖放导入附件框。

Mybase的监视剪贴板功能可以在不离开Web或其它应用程序的情况下自动粘贴、命名、保存所选取的内容。同时。它的Web收集器功能可以直接从IE中捕捉Web页面并保存到My.base中。

OneNote支持手写和语音输入,并能将其转换成文本。在会议上,使用OneNote进行记录最为方便快捷。其“随手键入”功能允许在窗口任意位置记录.退出时不用按“保存”就可以把记录保存下来。

2.1.2操作的安全性

在使用知识管理工具对个人的知识进行管理时,难免会因操作上的疏忽或意外断电而导致重要信息的丢失或泄露。因此,安全性成为评价个人知识管理工具的一个重要指标。

PKM2将所有数据均保存在Projects目录的各个子项目中,拷入、拷出相应文件夹即可完成数据的备份和恢复。针式个人知识管理系统具有自动备份功能,并且可以设置两个自动备份路径,使重要资料得到最大程度的保护。CyberArticle则将所有数据保存在数据库中,依托于数据库的安全性和稳定性进行数据的可靠保护。Mybase不仅将所有数据保存在相应的数据库中,而且还允许对数据库加密,进一步提高了数据的安全性。Ever-Note为了防止数据的丢失采取了数据备份、数据库同步、保存资料修改历史3种策略,同时也提供了加密功能。相比而言,Note.Express不支持数据库加密,保密性不高;但是它支持回收站,因而可以避免资料被误删。

通过比较可以得出.EverNote在安全性方面考虑的更为周密。因此,在操作的安全性方面,EverNote是人们用来管理个人知识的首选。

2.2知识处理维度

2.2.1知识的获取

在知识获取方面.PKM2以拖放方式采集网页内容,以导入文件的方式采集本地文件内容,以笔记方式记录思想片断和知识点。Mybase采用IE而非内置的Web引擎来展现所获取的网页内容,它只在需要浏览网页时才调入IE,因此首次查看网页时有一点停顿,此后就非常平滑,减少了内存和系统资源占用Websaver不仅可以用多种方式保存网页、图片、FlasWord文档、PDF文档、信息片段等,还支持自动保存、批量保存和完全可定制的过滤保存,如过滤掉广告或仅保存大图片等EverNote通过高亮度选择文本或者图片然后点击鼠标右键的“cliptoEverNote”自动保存所需资料。同时,其快捷按钮还自动嵌入到IE浏览器的工具栏中,方便用户在浏览网页的同时及时存储所需信息。

在抓取网页内容方面,Evernote功能最为强大,不仅能准确订制抓取范围,而且内容在进人Evernote后,完全像一则笔记而不是网页。

2.2.2知识的组织

在知识组织方面.绝大多数知识管理工具采用传统的资源管理方式——树形分类管理系统,这样的结构能够使各个知识点一目了然,同时也符合人们使用习惯。在目录树重组时。当前文件夹、下级各文件夹及各文件夹包含的文章均保持原有关系结构划人新类。

WebSaver采用了标签管理的思想,其左侧的树状结构不再是原意义的目录,而是标签。两者最明显的区别是,一个节点只能属于一个目录,但可以拥有多个标签。这样就可以为每篇文章添加一个或多个标签,方便了浏览和管理。另外,WebSaver的快捷分类功能可以自动的把具有相同属性的文章聚合到一起.最大限度的提升了信息组织和管理的效率。

Mybase的树型分类管理系统允许直接输入任意大小的文本、表格,或以附件形式加入任何类型的文件,并可选择对资料库进行l一8级压缩,以节省存储空间。

EverNote则采取综合性资料管理方式:左侧仍采用树形结构,右侧则变成笔记的线性序列,将所有笔记组织为一个长长的纸带,并按照录入时间的先后顺序将它们排列起来。只要拖动滚动条,就可以浏览所有笔记。新建笔记时,也只需在纸带最底端的空白处填写新内容即可。

PKM2带有一个HTML所见即所得编辑器,界面和功能与Word编辑器相差无几,可以实现对表格、图片、文字、段落等对象的复杂排版。

WebSaver和CyberArtiele中带有内置的网页文本编辑器.通过它可以完成大部分的网页编辑操作。比如插入图像、超链接、表格,设置文字格式、对齐方式等;支持外部阅读器和编辑器,可导入外部编辑器来编辑网页。此外,WebSaver网博士新增加的网页橡皮功能可快速清除网页中的各类广告、无用图片等。

Mybase所有资料信息都以RichText格式来保存,除基本的编辑功能.Mybase允许用户将事先编辑好的“Mybase文件夹”定置为模板,使用时可直接从模板中导人定置好的资料结构。

OneNote是微软Office中的一员.它继承了Word中强大的文字编辑功能,与Office其它软件的兼容性更好。