招标机构如何适应新形势新要求

【摘要】工程项目招标是招标机构永恒的话题。本文通过介绍建立招标投标机构的科学管理思路，编制高质量招标文件等一系列的有效途径和方法来提高招标质量和招标业绩。

【关键词】招标；质量管理；

1 建立招标投标机构的科学管理思路

将先进的管理方法在招标投标行业中运用, ISO.9001 质量标准吸纳了当代国际最受尊敬的一批质量管理专家在质量管理方面的理念, 结合他们的实践经验及先进的理论分析技术, 用最简洁的方式将企业运行的模式进行概括, 指明了企业管理的基本流程。ISO.9001质量管理体系, 是一个全员参与的质量管理方法, 招标投标机构采用符合ISO.9001 质量标准要求的管理程序, 并通过认证, 使运作程序规范、合理、可操作, 这是招标机构在提高质量管理水平方面迈出的重要一步。

要使质量管理标准要求更符合企业运行的需要, 从而使企业的质量管理水平得到更好的提高, 项目经理及其相关人员须接受系统的项目管理知识的培训, 有了专业领域的知识与实践, 如果能将项目的管理知识和经验有机结合, 一定会提高项目的管理水平; 与此同时，也应实行项目管理人员知识技能资格考核制度, 让项目管理人员自觉补充学习项目管理的知识和一些常用工具和方法。同时将“卓越领导、顾客导向、不断改进及全员参与”的全面优质管理理念贯穿ISO.9001 质量体系运行的各个过程中, 使公司的质量体系融进了新思想、新文化,使质量体系更具企业自己的特色。ISO.9001 质量体系是全员参与的质量体系, 除依靠全体员工的参与和支持外, 须有领导的重视, 如果质量体系没有基层人员的认真执行, 那么质量体系将形同虚设。同时在制度上鼓励和加强项目经验总结工作, 使得项目总结及时并且具有指导意义而不是走过场。

2 编制高质量招标文件

我们要制定高质量的招标文件用以规避投标过程中存在风险。在这之前，我们要克服几种可能出现的不良倾向。例如:市场调查浮光掠影,成本测算粗枝大叶，招标文件技术要求编制过于简单等。这些将会使各投标人报价大相径庭，甚至出现漏项，给评标造成不必要的困难甚至引起质疑和招标失败；二是招标人有强烈倾向性，为了满足招标人要求，在制定评标办法时主观分数过高或设置歧视性条款，容易使更优秀的投标人望而却步，招标缺乏竞争性，往往招标人也得不偿失；三是评标办法不够科学，目前我们还没有建立起一套科学的评标办法，以至于有些招标人，单纯看重报价高低，且整个评分方法重定性评分，轻定量评分，从而难以选到性价比最高的产品。其次，在招标文件过程中，要重点把好三个环节：一是项目前期主动参加招标人与潜在投标人的技术交流会，与招标人和项目的设计单位进行充分沟通，获准可靠信息后，要有针对性的编制招标文件初稿；二是全面准确地吃透招标人意图和项目技术定位，按设计要求，编写招标文件技术条款；三是编制科学合理的评标办法。因此，我们必须做到编标精益求精，招标知己知彼，评标认真负责，方可百战百胜。

3 建设高素质的招标经营队伍

当前，招标经营队伍整体素质不适应招标市场要求的矛盾越来越突出，建设一支高质量的招标经营队伍迫在眉睫。在要求招标经营人员具有过硬的专业技能和项目管理经验的同时，还要求项目负责人员对企业忠诚，勤奋廉洁、爱岗敬业，具有特别能吃苦和特别能奉献的精神，否则，难以担当招标经营工作重任。在日常的人员调配和整个队伍建设上，要从长计议，集中精力，重点培养三支专家型骨干力量：一是培养承揽项目专门人才，使他们熟悉国家招标相关政策，以自己独特的社会关系和尖端的业务水平，为承揽项目工作发挥重大作用；二是培养招标商务专门人才，使他们具有高水平外语能力和法律知识，能熟练翻译外文资料和处理招标过程中的法律纠纷；三是培养招标项目经理专门人才，使他们熟练掌握国家招标投标法律法规，能对招标人意图充分理解，二者相结合编制出的招标方案和文件科学合理，令人信服，并能有序组织招投标活动。

4 招标投标机构要注重内外部沟通

在内部沟通方面, 要制定有效的沟通制度和沟通机制, 对由于缺乏沟通而造成的事件进行通报作为教训提醒, 以提高沟通意识； 对于特别重要的内容要采用多种方式进行有效沟通以确保传达到位,例如除发送邮件外还要电话提醒、回执等；外部沟通主要是与业主相关人员及有关行政监督管理部门的交流, 良好的外部沟通交流能够较好地了解招标人的需求及项目人员组成情况, 行政监督管理部门对政策法规执行情况、监督尺度, 对提高招投标项目的服务质量有帮助。项目经理在编制招标文件前, 多与业主沟通, 合理地确定投标单位的资格要求、技术要求及评标办法, 是招标成功的关键环节。

我国人口众多, 地区经济及社会发展不平衡, 还有众多的少数民族自治地区,各部门有各自的招标投标管理办法,对政策法规执行情况、监督尺度, 省、市、区级之间, 部门之间, 地域之间有差异, 如前述七部委12 号令中“有效投标不足三个”的处理, 据我所知在云南的一些地州和昆明的部分监督部门不管是否有竞争性, 一律按流标处理。

5 组建强大评标专家库。

一支强大的专家队伍是招投标活动中评标工作顺利完成的重要保障，也是提高工程项目招标质量的坚实基础。我们应广泛收集各行各业中经验丰富、专业水平高的专家信息并邀请其加入评标专家库。在专家群的支持下，我们就能够在项目前期通过资料分析、市场分析、产品分析，为招标人提供详细、准确的客观资料，以便招标人对工程项目做出正确的定位。而在招标实施过程中，依法为项目单位严格把关，择优选定施工单位、设备材料供应商和服务单位。

6 建立重大、重点项目协调机制，分工协作，形成合力。

重大、重点项目具有规模大，投资大，技术复杂，社会影响大及对项目负责人的素质要求更高等特点。针对此类项目应建立协调机制，如由公司高管分工主管，业务部门负责操作，公司后勤部门紧密配合。在整个招标工作中，一要加强信息收集和管理，项目前期通过考察学习其他地区相类似项目招标经验，或通过书籍、网络查询和收集与项目有关的资料等途径为招标人的项目出谋划策，取得招标人的充分信任；二要搞好内部相互协调，避免各自为战，内部竞争现象的发生。对一些具有拓展市场战略意义的项目，公司领导要充分发挥指导和协调作用，组建项目组，选调经验丰富员工担任项目负责人，举公司之全力完成项目招标工作；三要及时总结经验教训，完善提高。招标工作中不确定因素较多，很难考虑周全，因此，要对以往的招标评标工程中出现的问题特别是投标人提出的质疑进行理性思考，分析原因。在这些原因中，哪些是主要原因、次要原因，哪些是经过努力可以做好的，哪些是自身根本无法做到的，哪些是需要妥善运作才能解决好的等等。同时，明确各要素部门应承担的相关责任，形成整体优势和整体合力，以增强招标经营的实际效果。

7 加强监督，规范招投标活动。

在招投标活动中，从招标、投标、评标、定标到合同的签订，都有严格的程序和规则。这些程序和规则具有法律约束力，任何人不得随意改变。我们应邀请纪检监察人员全程参与招投标活动，对整个招投标活动进行监督。对于违反《招标投标法》或国家、地方有关法规的行为，报请监督管理部门，依法追究责任和给予处罚。一个经得起检查、招标人满意、投标人信服的招标结果才是一次高质量的招标。作为招标机构，必须遵循“公开、公平、公正”和诚实信用的原则，杜绝一切招投标活动中不良行为，严格按照国家有关招投标法律法规规定程序组织招投标活动，从以上七方面完善自我，我们可以使招投标市场秩序一步一步的走向规范化，法制化的轨道，以提高工程项目招标工作的质量和水平。