加强社区档案服务管理工作的思考

时间:2022-10-18 01:10:49

加强社区档案服务管理工作的思考

建立新领域的档案工作,就要在拓展新领域档案工作过程中积极探索档案服务管理工作的机制创新。坚持档案服务管理工作的机制创新,实质上就是要把档案部门的各项服务功能挖掘和开发出来。在不断拓展新领域服务中,我们把基层档案和社区档案工作作为工作的一项主要内容。因为社区档案工作是社区基础建设的重要内容,也是档案事业的重要组成部分。努力为社区建设提供服务,是档案部门践行“三个代表”重要思想的具体体现,要充分认识到社区档案管理工作是新时期社区建设的客观需要,是档案工作紧紧围绕县委县政府中心工作,服务大局,服务社区,服务群众的重要保证。几年来,我县档案局积极探索社区档案服务管理的有效途径,先后召开社区建档工作现场会,拉开了我县社区建档工作和社区档案建设三步走的序幕。使社区档案工作从无到有,从简陋到规范,从点到面广泛的开展起来,取得了显著成绩,真正使社区档案为促进社区建设、维护社会稳定和解决群众实际困难发挥了有效的作用。结合几年来我县社区档案服务管理工作的实践,就如何加强社区档案服务管理工作谈些粗浅认识。

一、完善社区档案管理机制,整合社区档案资源。

社区工作涉及到党委政府的多个部门,开展工作的内容包括:党建宣传、劳动就业、社会保障、计划生育、扶贫帮困、综合治理及创卫等项工作,抓好社区档案服务管理指导工作也是我们的一项任务。在社区档案工作中存在着,有的工作开展和对文件材料的收集标准不统一。如:计生部门对社区开展计划生育工作的文件材料的收集整理是一个标准,民政部门对低保相关文件材料的收集整理是一个标准,创卫部门对创卫工作的文件材料的收集整理又是一个标准,与文书档案整理的要求相差很大。这些材料又分别集中保管在业务专干人员手中,造成了专门档案材料不集中,影响了社区档案资源门类的完整,也不利于安全保管和利用,很容易造成遗失。为进一步加强社区档案工作,应根据工作实际,建立和完善社区档案工作岗位责任制和档案的收集、整理、保管、利用、移交等各项制度,与相关部门达成共识,对社区档案资源进行整合,集中收集、集中整理、集中保管,确保档案的收集齐全、整理规范、保管有序、利用有效。使社区档案最大化地发挥作用。同时做好区域内名人、民俗风情、名胜古迹、社区面貌变迁等珍贵资料的征集工作,丰富社区档案,使社区档案成为社区一个不可替代的文化阵地。

二、加强档案宣传工作,增强做好社区档案工作的意识。

社区档案是一种资源,要充分利用社区自身优势宣传档案、共享档案资源,发挥社区档案的社区服务功能,为社区发展提供信息保障。首先,提高社区领导对社区档案管理的认识。由于社区领导构成比较复杂,在任社区领导机构中,有的是从事居委会工作的、有的是从下岗再就业推选出来的、还有的是从街办下派的,由于社区承担的职能工作太多,在实际工作中只注重事务性的很快能见到成效的工作,产生了对档案管理工作的认识错位,只是“嘴上说档案工作重要”,只有在需要档案来“说话”时,才感到档案工作的重要,导致重利用轻管理思想。因此,作为领导者必须要重视档案工作,要走在档案人员前面,以自身的操守引导档案人员,稳定档案人员,激发干劲,从机制和制度上得以保证。其次,提高社区全体人员的档案管理认识。要明确社区档案收集范围,引导他们将日常工作中和所分管工作,需要经常查询或参考的有一定利用价值的文件、材料、工作计划、总结以及集体形成的会议记录等收集或留存。做到及时准确、完整齐全归档,保证档案的完整性,实行专门统一管理。这将有利于为社区居民提供有效的服务,有利于社区功能的完善。

三、因地制宜搞好社区档案工作,不能搞一刀切。

由于社区经济条件不同,在社区建设水平上也存在较大差异,因此必须因地制宜的开展社区档案工作。对社区档案工作要求,不能向机关档案一样对待,只能引导和帮助,实行“自我管理”。社区应该收集或留存的档案,在收集范围方面不宜过宽,不要“以多为好”,而要以实际需要经常查询或参考的有一定利用价值的收集或留存。一般社区档案保管期限不宜过长,不需要永久保存。在社区档案整理要求上,不能一刀切,而根据条件进行指导,对各方面条件方面较好的社区,通过业务指导帮助,使社区档案工作健康、持续地开展下去,使管理工作再上一个台阶,逐渐达到市、省级档案目标管理标准。

四、做好社区档案移交工作。

由于社区是一个社会群众性组织,社区干部流动性较大,对社区档案移交工作要做到:一是做好社区换届人员资料的移交工作,避免社区领导将本届的会议记录、财务账簿和社区开展其它一些重要活动有价值的资料存放在自己手中,不能及时移交。二是做好业务专干和档案干部的移交工作,严格交接手续,做到帐物相符、手续齐全,符合档案工作交接的基本要求。

五、加强培训,提高档案人员的业务素养。

档案人员是档案管理的基本要素,由于社区档案干部来自社会不同阶层,文化程度差别较大,接受能力不同。因此,要求做好培训前的准备工作,授课内容尽可能贴近工作实际,直观生动,操作性要强。形式上采取集中培训与个别辅导相接合,理论知识与实际操作相结合,业务指导与参观学习相结合。以激发档案人员工作的热情,调动其积极性,提高他们档案业务知识和业务技能。同时还要为他们提供参加业务培训、专题讲座,普及档案知识等活动的机会,广泛汲取各方面的知识。尽而增强档案人员的档案意识,不断提高自身业务素养,以适应新时期条件下社区档案管理工作的要求,确保社区档案工作能始终为新形势下新的社区工作提供最佳服务。

六、主动服务,规范管理。

由于管理体制上的改变,社区职能加强了,管理范围扩大了,从某种意义上讲,真正改变了居委会以往居家式的管理模式。为了使档案工作与社区工作同步进行,按照上级档案管理部门有关社区档案管理工作要求,在制定社区档案工作计划和措施的同时,将社区档案工作纳入档案局年度档案检查和各街道办事处档案评优工作中。为社区档案工作提供良好的服务,并结合实际有针对性地开展,在全县社区建档的基础上,通过社区档案目标认,使之规范化、标准化、科学化,提升社区档案管理水平。通过社区家庭档案的建立,扩大档案的影响力,使档案走进家庭,贴近生活,让更多的群众从能够接受到乐意接受,提高社区居民自觉维护社区整体利益的意识。

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