浅论医院科技档案管理的完善

【摘要】 医院是技术知识密集型单位的典型代表，科技兴院已经成为当今医院生存和发展的主要途径。科技档案工作作为医院科研管理的重要组成部分，是提高科技工作质量，更好地为经济和社会进步服务的重要保证。医院科技档案作为科技信息的重要载体，不仅是医学科技成果鉴定的凭据，还在情报咨询、科技服务、专利申请、成果应用推广中起支持作用，充分发挥其服务价值，能更好地提高医院的技术水平和市场竞争力，为广大病人提供更好的服务。

【关键词】 医院;科技档案;管理方法

【中国分类号】 R69.3【文献标识码】 B【文章编号】 1044-5511（2012）02-0317-01

医院医疗技术的高低、服务质量的好坏，直接关系到人民群众的生命安危，决定着一个医院的生存和发展。从循证医学的角度来看，医院医疗技术的提升与医院科技工作息息相关，档案工作显得尤为重要。医院科技档案是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中直接形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中起来保管的科学技术文件材料［1］。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。

1. 医院科技档案管理工作现状

由于医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，许多重要珍贵文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏、散失，给医院科技档案工作带来诸多不利。

1.1 档案种类繁多，数据资料不完整:科研活动的多专业性，决定了科技档案在种类上的多元化和数量、信息量上的庞大。同时，档案载体材料和形式的多样性，如载体材料包括纸质载体、光盘记录载体等。文字材料和实物并存，既有文字材料，又有奖状、奖杯、证书等实物，导致科技档案管理工作量巨大，漫长的科研过程和周期，更加大了科技档案收集工作的难度。因此，就医院目前情况看，档案数据资料的收集困难重重，数据资料遗漏在所难免。

1.2 科研人员科研档案意识淡薄:科研人员科研档案意识淡薄，资料保存不全。部分科研人员只重视科研活动的过程控制和科技成果的鉴定与报奖，忽视科技文件材料的保存和积累，还有部分科研人员认为自己的科研成果放在档案部门不如放在自己身边使用起来方便，不愿上交或不主动上交应当归档的文件材料，从而直接影响到科研档案质量及有效管理。

1.3 科技档案立卷机制缺乏灵活性:有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。

1.4 兼职人员的服务意识不强: 由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序含糊不清，其他日常事务又很繁忙，根本没时间好好地整理，所以很难使科技档案工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，管理意识、服务质量和服务水平尚不能满足医院科技工作的需要。

1.5 科技档案开发利用效率不高:长期以来，档案人员仅是一个收集保管的角色，没有主动走向临床一线为科技人员服务，不能更好地发挥科技档案在科技成果推广应用中的参与和桥梁作用。而科技人员也没有意识到科技档案是连接科技、生产活动的一个承前启后的环节，没有保留比较重要的、有价值的部分，更谈不上科学有效地利用。

2. 加强医院科技档案管理的途径

2.1完善制度建设，健全档案管理体系:加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要，每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，但各个阶段之间都是相互联系、缺一不可、并构成一个内在联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，要重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求。建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。

2.2加强宣传力度，提高档案留存意识:要提高科技人员档案意识，在很大程度上取决于档案管理人员的宣传、引导及其工作的成效。可以通过医院网站、院报、宣传窗等形式和渠道，全方位、多层次地大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，使大家明确做好档案工作是法律法规的要求，是医院发展不可缺少的一部分。

2.3 强化人员培训，提升业务素质:档案管理人员应该热爱自己的本职工作，业务要精，责任心要强，在选配档案管理人员时要考虑德才兼备的原则，要懂得档案工作是在为后人，为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上应具备相应的文化、技术和业务素质，不断总结探索医院科技档案管理工作业务发展，推动医院科技档案管理水平的提高。

2.4 加强开发利用，充分发挥档案优势: 科技档案的建档是为了保存医院丰富的科技信息资源，更好地用于医院和各项生活活动中去。如今科技档案已成为省级、市级临床重点专科评审、医院等级评定、评估医院管理水平高低的重要依据之一，如无锡市第四人民医院在迎接江苏省"三甲医院"评定和复评的系列检查活动中，科研教学占其中很重的分量，仅次于医疗、护理。通俗地讲检查的就是查"台帐"、"资料"，其实查的就是档案。此时，完善的科技档案就可以充分地发挥其利用价值。

加强和完善医院科技档案管理工作，对于促进医院科研事业的发展，推动医院整体工作的进步，具有十分重要的意义。提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科技档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要，使档案管理逐步走向规范化、科学化、制度化。

参考文献

［1］ 查文章，医院科技档案管理方法探讨，中国实用医药，2008.3：211