高校科研管理及档案管理策略研究

时间:2022-10-17 10:26:56

高校科研管理及档案管理策略研究

一、探寻新的档案分类方法,确保科研管理中材料的支撑力

目前科研档案的分类方法是按时间、事由等进行的,所以对于一些涉及面多、时间跨度大的科研项目,按目前这种分类方法就会出现科研档案管理“肢解”项目的问题,一些材料利用上就存在着“找不到”的情况。档案工作本质就是提供信息服务,当需要时档案没有能形成足够的材料支撑力,那么档案工作就变得毫无意义了。所以,如何保证在需要时“找得到”、“找得快”,是档案工作最为关键的问题。这就需要在符合《档案法》《高校实体分类法》大原则的条件下,将科研档案按学校科研管理模式进行细致化分类,使科研档案与科研机构的管理无缝链接,档案分类呈垂直分布,这种分类管理不仅使得科研档案管理真正成为科研管理的延续,还会大大提高检索效率,从而进一步发挥档案的证据作用,以确保科研评审、验收等工作中的材料支撑能力。

二、探寻新的档案收集方式,保障学校知识储备和技术储备

目前高校科研档案文件材料的收集存在着“重行政轻项目”、“重上级轻自产”的问题,对于科研工作中的行政文件和上级来文管理的比较到位,但对于随科研项目产生的“自产文件”的管理则有缺失。项目中一些非常重要的“论证报告”、“原始试验数据”、“计算文件”、“设计文件”等资料都没有归档。这些文件对于项目后期研究以及整个学科发展都是非常重要的,属于学校的无形资产,这些文件没有得到及时保存,随着一些科研人员的流动,会使得学校遭受损失,甚至影响一个专业、学科的兴衰。而且对于科研项目“自产文件”归档还应与项目同时进行,如果在科研项目进行阶段不对其明确归档要求或资料没有交齐,后期很难追回或者归档的不是最终有效的文件。同时在档案文件材料收集过程中还要关注档案的“价值”,一定要研究档案文件材料的甄别方法,否则花再大力气收集到的档案文件材料都是没有意义的“垃圾”文件。这就需要加强档案部门与科研主管部门的协作,构建全新的由科研主管单位负责,档案部门具体承办的科研档案管理机制。这不仅突出了科学研究过程中档案文件材料收集的重要性,还使对科研档案全过程的监督更加有效,科研档案由结果管理转变为过程管理,保证科研档案工作与科学研究同步进行,从而进一步保证档案质量。同时强化归档资料责任管理,明确各级人员签字和盖章,确保文件责任人可追溯,从根本上保证“收的全”、“有价值”的问题,保护学校知识和技术成果,保障学校的实力和竞争力。

三、探寻新的档案利用方式,促进科研人员之间的交流协作

长期以来,由于档案具有“孤本”、“不可替代”等特性,使得档案的利用一直采取严格、谨慎的方式。尤其对于科研档案的借阅,不仅仅限于以上特性,还要考虑项目密级等,这就使得档案借阅手续繁琐、复杂。值得注意的是,科研档案不仅是学校发展的见证,更是科学研究的基础,尤其是研究实验阶段的档案文件材料,可以使我们在以后的研究中规避很多风险,提供很多借鉴。对于科研档案有条件地开放查阅权限,可以进一步促进科研人员之间相互借鉴、交流和科研团队之间的协同发展,有助于形成学校内部良性竞争环境,实现人才跨越式发展,进而起到推动学科发展的作用。这就需要在保密制度的原则下,对科研档案知悉范围重新审定,力求使科研人员更多地获取所需信息,并在可控的范围内尽量简化档案查阅程序,提高档案利用效率,充分发挥档案的借鉴作用,从根本上保证档案“用的好”。

四、探寻新的档案管理方式,使档案成为全面提升科研管理工作的有力抓手

目前高校的科研档案管理方式是在管理职能上平行、归档上滞后的方式,也就是科研部门与档案馆是按职能进行分工,双方对于科研档案管理没有明确的隶属关系。在这种情况下要实现科研档案的完整和准确归档,就必须相互协调、沟通,否则就会由于职责边界不清、阶段衔接不好,从而产生项目管理空白点。而且各课题组是在项目结束后,才把形成的文件材料移交到档案部门,所以项目档案的质量管理带有明显的滞后性。今后如果可以把档案管理纳入到科研管理的全过程,不仅可以保证档案质量,还能有效追溯责任,使档案管理工作处于受控状态,进而提升科研管理水平。档案管理实质上是一种质量管理,要求在每个环节中都要按计划、执行、检查和处置四个具体步骤去开展,形成闭环管理,所以通过档案管理的工具作用来全面提升科研工作的综合管理水平,应成为我们全面构建档案管理方式的新目标。这就需要高校将科研档案管理和科研管理进行一体化设计,让档案管理成为全面提升科研管理工作的有力抓手。档案管理遵循证据链、可追溯的原则,将从根本上实现管理的过程控制,并能进一步规范办事程序和管理流程,使管理工作中的各个环节都处于受控状态,实现对各职责履行情况的有效监督。

五、结语

本文结合笔者自身的实际工作经验,从科研管理与档案管理协同发展策略的角度出发,分析了当前科研档案管理中存在的问题,并提出了改进措施。笔者相信通过建立全新的科研档案管理体系,并强化同步管理、过程控制、移交把关等方面的约束,不仅可以进一步拓展科研档案管理的职能,还将有助于提高科研管理人员对科研档案管理的认识,将对推进科研项目规范建设、有序开展起到积极作用,进而全面提升科研管理水平。

作者:岳鹏 单位:哈尔滨工程大学

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