新时期企业文秘

摘 要：近几年，文秘专业学生就业的主要方向是企业，企业文秘随之产生。企业文秘除了要具备传统秘书应具备的素质和要求外，还应具备时代提出的新要求。只有这样，才能做好本职工作，促进企业的发展。

关键词：企业文秘 能力 素质

企业文秘是在21世纪知识经济时代下，在企业中以办文、办会、办事、办信为基础工作的新型办公行政人员。是领导与员工、上级与下级、领导与各部门之间联系的桥梁和纽带，在企业日常事务中起着管理者的作用，为领导工作提供便利，使领导决策工作能快速高效地执行。企业文秘的一言一行，都直接、间接地影响着企业的形象。

企业文秘与企业经济效益的发展有着密切关系，以努力为企业创造价值为目标，以共同的认知系统和习惯性的行为方式下的企业文化来熏陶自身修养。这是企业生存和发展的需要，也是新时代文秘人才培养与经济社会发展的必备要求。

一、企业文秘应具备的能力

实际上企业文秘是“综合文秘”，具体工作过程中，要身兼数职。除必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其它非文秘专业基础知识。不仅要具备办文、办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟练驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导做对外“窗口”接待，还要为企业领导处理日常工作事务。

企业文秘应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的会议速记能力，有一定的法律、法规功底，当然更要有操作电脑、文字组织、数据、图表处理、办公管理知识、文档管理知识的基本能力；迎来送往的基本礼仪常识；现代企业管理知识；还要对该企业以及与业务有关的法律、法规（包括：涉外法律、法规）有一定的了解。企业文秘在具备以上能力的基础上，还要满足时展提出的新要求，具备相关素质。

二、企业文秘应具备的素质

1、企业文秘要强化形象，提高自身素质。

秘书是一个单位对外的“窗口”，企业文秘的一言一行都代表着企业的形象。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个企业的作风建设。秘书人员只有随时随地注意维护企业的形象和声誉，做到工作认真、态度端正、处事果断，才能真正提高秘书工作的质量和水平。因此，企业文秘必须具备较高的综合素质。因市场经济需要，企业文秘不仅要懂涉外法规、涉外礼仪、涉外经济；还要了解企业产销规律的特点，具有一定的策划能力；为适应客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产知识；掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任以适应企业的新需要。文秘的参谋咨询作用相对于企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的文秘为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。

2、企业文秘要变被动为主动

秘书工作的辅决定了秘书工作的被动性，但是，在具体工作中，企业秘书要学会变被动为主动。在把握工作的客观规律、了解服务对象的意愿、目的、要求后，充分发挥自己的主观能动性，以积极的态度开展工作。企业文秘在企业中承担着桥梁和纽带的作用，要想使企业能够高速有效的运转起来，秘书要学会主动工作，做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，善于观察，善于沟通，对未来的工作有准确的预见性，提前做好充分的准备，既想领导之所想，更谋领导之未谋，积极地关注和研究与企业发展相关的重大问题，积极主动地策划、思考工作方案，在主动服务中争取更大作为，而不是被动的接受任务。

3、企业文秘要强化职能与服务

秘书工作是以领导为轴心的，企业文秘在企业中处于关键性的地位，但是一定要意识到自己是领导的参谋与助手，是为领导和企业服务的，应严格按照领导的指示和意图办事，不能自作主张，更不能自行其是。文秘作为直接服务于领导的事务与信息助手，工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。文秘的含义和特点决定了文秘工作不管有多少项职责，都离不开 “服务”两个字，要把握根本，认真做好办文、办会、办事、办信等工作，提高服务水平。

4、企业文秘要细致、认真、负责，具备办信能力

秘书的工作千头万绪，纷繁复杂，帮助主管领导分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议、会谈等工作的安排、起草信函、文件以及内部和外部的沟通等各方面工作，同时对于企业来讲，决策的正确与否关系着企业的发展，甚至生死存亡，秘书工作必须做到细致、认真、负责，善于总结、归纳，才能更好的为企业服务，才能为领导做出正确的决策出谋划策。

面对千头万绪的工作，面对繁杂的信息，秘书必须具备办信能力。信息社会，信息工作变得越来越重要，企业秘书是企业和领导的信息库，为做好信息工作，必须下苦功夫，在日常工作中，按照全面、系统、及时的原则，善于收集整理信息，对收集到的信息进行加工整理，为领导做决策时提供正确的参考和依据。

5、企业秘书要做到进取、开拓、创新。

市场经济的高速发展，对秘书工作的要求也越来越高。过去只负责抄抄写写的文秘已经不能适应企业对文秘人才的需求，企业对文秘从业人员的能力结构也提出了新的要求。 信息时代的秘书人员，要不断地提高自身素质与能力，

现代社会的发展日新月异，知识更新快，市场竞争越来越激烈，企业秘书不仅要有工作效率和质量，还要不断地学习，更新观念，接受新事物、新知识，进取向上，努力工作、敢于担当。黑格尔说过：“要是没有热情，世界上任何伟大事业都不会成功。”

对于企业来讲，要么创新，要么破产。企业发展是一个不断创新的过程。秘书是领导沟通上下、联系内外、传递信息的中枢，是协助领带决策、处理日常事物的参谋与助手，要做好工作，必须把创新思维落到实处，贯穿到各个环节，开拓思维，更新观念，与时俱进，这样才会取得更好的业绩，才会在激烈的市场竞争中立于不败之地。

6、握好业务与事务、主线与一般的关系。

秘书主要是为领导服务的，与领导工作相关的事务很多，对于企业来讲，每天都有很多工作要做。作为企业秘书，业务的重点应放在文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高上，同时，还要处理与自己负责的业务相关的事务工作。企业文秘必须通过做大量细微的事务服务，才能不断适应环境、适应领导的工作特点并不断熟悉岗位的职责和流程。面对繁琐的事务工作，不能眉毛胡子一把抓，一定要分清主次，分清轻重缓急，做好计划，条理清晰，一步一步的做。只有这样才能发挥助手作用，同时也会因为具备了这种全局在胸的意识和总结归纳的能力，把重复琐碎的企业文秘事务工作做的更好。

综上所述，企业文秘只有具备了以上的能力和素质，才能在激烈的竞争中立于不败之地，给企业带来经济效益。

参考文献：

[1]关于新时期企业文秘的若干思考 [J]，商场现代化 2013年第30期

作者简介：

乌彦巍，（1984-） 女，内蒙古赤峰人，硕士研究生，讲师，研究方向：文秘专业