浅谈航运企业船舶燃油业务内部控制

2019-10-16 版权声明 举报文章

浅谈航运企业船舶燃油业务内部控制

摘要:面对不断飚升的燃油成本,航运企业加强船舶燃油业务内部控制势在必行。本文通过梳理燃油业务的供油、存油、消耗、废油回收等控制点及应对措施,加强船舶燃油成本支出的内部控制,实现降本增效管理目标。

关键词:航运企业;船舶燃油业务;内部控制

中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2012)12-0-01

一、船舶燃油供油环节内部控制

(一)供油计划环节。在年度计划制定过程中,根据下年度的生产计划安排,测算燃油的总体需求指标,并在对燃油单价合理预测的基础上,测算出资金的需求总量,对现金流出量进行统筹和合理安排。

(二)供油申请、采购环节。一是建立燃油供油申请、采购审批制度。船舶提出加油申请,填明加油品种、数量、规格、加油时间、加油港口、航线,岸基业务主管对船舶加油申请进行审核,并经分管领导审批后确定供油。二是建立科学的供应商评估和准入制度。建立供应商管理信息系统,对各港口燃油供应商进行适时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。三是建立采购定价机制。结合加油审批、港口、供应商等实际情况,采取协议采购、谈判采购、询比价采购等多种方式,并经审核审批后合理确定采购价格。四是拟订采购合同或协议。根据供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同或协议,明确双方权利、义务和违约责任,按规定权限签订采购合同。五是建立相关岗位人员绩效考核办法。

(三)供油加装环节。燃油供油加装环节规范运作可以避免经济损失或信用损伤。燃油加装环节内控关键点:一是船舶油料加装前的准备工作应充分,应将有关事项落实到相关岗位;二是应重视油料加装过程中的监督检查;三是加装环节的各项检查、验收记录应按时进行并保存或传递。

(四)供油付款环节。船舶供油付款环节控制是确保采购成本合理性的重要环节。付款控制点:供油款项支付应严格授权审批程序,供油原始凭证(验收凭证、发票)应由经办人签字,经办部门负责人和财务部门负责人审批并签字,原始凭证应填写完整;定期追踪核查预付款及定金。

(五)供油分析环节。通过对供油相关指标的分析,以利于选择加油港口和供应商,并充分利用企业的信用,获得更多的价格和付款期限优惠。供油分析主要指标有:供油总量和总金额、加油单价走势、平均付款期限等。

二、船舶存油环节内部控制

为确保油料的安全和完整,满足船舶正常周转需要,避免浪费损失,便于资金调度平衡,应对船舶存油环节进行控制。根据航运企业运输船舶的流动性特点,船舶存油控制点:一是明确各值班轮机员负责燃油耗存量的测量和计算;二是每日测量主、副机的消耗量,并做好轮机日志;三是每月汇总测量和计算的结果并与轮机日志和报告表核对一致;四是建立油料存量记录台账;五是岸基相关部门根据船舶周转情况对船舶存油进行测量核对,对存在的差异进行原因分析,按规定权限批准后处置。

三、船舶燃油消耗环节内部控制

(一)船舶燃油消耗计划环节。为有效的控制燃油消耗,公司根据发展战略及生产经营计划,考虑经济政策和市场环境等因素,按照上下结合、分级编制、逐级汇总的程序、编制全年燃油消耗预算,经总经理办公会批准后下达实施;燃料消耗量以船舶航行里程单耗作为定额指标,根据船舶主副机转速、油料单耗等,制定每艘船舶的燃油定额消耗指标,总经理办公会通过后分解到各轮实施。这样,可促使轮机人员加强对船舶设备的维修保养,使之保持良好的运行状态,起到节省燃料消耗的目的。

(二)船舶燃油消耗分析环节。公司将年度预算分解月度、季度预算,通过实施分期预算控制,实现年度预算目标;主要控制点:一是船舶定期上报油料变动情况,主要是每日午报测量,定期上报航次油耗报表;二是相关部门审核检查,对上报的资料进行审核,组织人员定期现场检查;三是根据船舶上报资料及财务信息,定期对燃油预算执行情况进行分析报告,反馈预算执行进度、执行差异和对预算目标的影响,解决存在问题,提出改进措施。

四、废油回收环节控制点及应对措施

船舶运营过程中产生或多或少油污水,没有安装托油盘和油水分离器,或回收不及时,造成跑、冒、漏油现象,严重污染水资源,危害人类生存和发展的环境,废油回收环节控制是避免燃油损失和危害的关键。废油回收控制点:船舶安装托油盘和分离器,将油污水分离;废油回收应由轮机长事先报告船长,由船舶申请,船舶主管部门安排有资质的单位进行回收,主管部门应根据燃油排渣比例对需要回收的数量进行把关审批;回收废油原则上安排在白天进行,特殊情况必须事先征得主管部门同意;回收废油时轮机长、轮机员与政委必须三人在场,严禁私自处理废油;船舶政委对船舶废油回收的全过程进行现场监督,按规定填报公司党工部;废油回收退料单应由经办人员签认,经船长签认后上报船舶主管部门;船舶主管部门应与各港口废油回收单位联系,寻找有资质废油回收机构签订废油回收协议,明确权利、义务和责任,确保废油及时、安全回收。

五、建立船舶燃油业务的考核机制

通过建立和完善燃油业务的考核机制激发员工加强燃油业务内控的主动性、积极性、创造性。考核控制点:一是对燃油成本控制职能部门分月度、季度、年度整个船队耗油总量控制情况进行考核,综合考虑航线、运能变化因素情况下,通过同比、环比等分析比较,分析船队总量节支情况;二是在确定船舶燃油定额的情况下考核船舶具体节油量,对比同航线船、同类型船耗油情况,奖优惩劣;三是结合船舶经济航速使用情况、船舶航行率、船舶航路的选择、以及乘潮发航情况等进行考核。

总之,船舶燃油业务内部控制是一项涉及环节多、过程长的系统工程,公司需要通过设置专门机构负责油料管理,将油料申请、采购、存油、消耗、废油处理等控制点有机连结,形成一个完整的控制链,结合预算管理和定额消耗管理、纪委监督、定期量油等办法,定期分析跟踪燃油采购、存量、消耗执行情况并考核,配备商务、海务、机务专业人才,研究节约燃油成本办法,实现节能减排和燃油成本控制目标。

参考文献:

[1]财政部、审计署、证监会、银监会、保监会2008年联合.企业内部控制基本规范.财会[2008]7号文.

[2]财政部、审计署、证监会、银监会、保监会2010年4月26日联合.企业内部控制配套指引.

[3]刘天芸.航运企业船舶燃油成本管理.世界海运,2006(6):36-37.

[4]王振博.船舶节能――高油价时代航运企业必走之路.中国远洋航务,2007(5):71-73.

[5]袁帅.国内航运企业燃油成本管控现状及对策分析.物流科技,2012(8):87-88.

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