探讨如何加强电力工程档案管理

摘要：本文首先探讨了当前我国电力工程档案管理中存在的一些问题，然后结合这些问题探讨了如何进行必要的管理。

关键词：电力工程；档案管理；问题；对策

中图分类号：F407.61文献标识码：A文章编号：

电力企业工程档案管理不仅是电力企业改制背景下的重要内容之一,而且还是确保电力企业施工工程顺利进行的有力保障。本文针对目前电力企业施工工程档案管理中存在的问题探讨了一些解决的措施。

1电力工程档案建设中存在的突出问题

1.1工程建设档案人员业务素质不高，专业性不强

随着国家电网建设网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化，可是，却存在着部分工程档案专职人员的业务素质与时代不相吻合的现象，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，缺乏对工程档案相关的政策、规定、专业业务知识的及时学习；缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。缺乏积极主动地开展工程档案收集工作。

1.2工程档案管理制度不缜密，造成形成的档案质量不高

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在各施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。具体体现在以下几方面：

（1）前期设计阶段

设计阶段处于工程建设的前期阶段，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案变更文件没有使用统一编号，变更单随意修改、签字不合要求等情况比比皆是，这些都为档案管理和利用埋下了隐患。

（2）施工阶段

工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作的轻视，导致基建档案的施工记录不够详细、完整，有的工程联系单没有编号，还有些文件材料和图纸没有注明日期，或有的日期没有印章。有的装置性材料无质量证明文件或质量证明文件为复印件；对于临时性更改的文件图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到更改，最终使得错误文件继续流转下去。

（3）验收交接阶段

工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人员“有章不循”，只是盲目的接收，不追求工程档案的价值性。对于档案的正确性没有时间核查。对于多人验收时，往往还会出现验收盲区，导致重要资料没有存档的现象。

1.3部分工程档案只注重文字记载，不注重声像档案收集

声像档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用等特点，能够准确反映历史事件的原貌。但电力工程项目档案收集时，档案人员往往只重视整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易遗忘。例如，有的部门有积存照片没归档，没记录，最终导致本来是很珍贵的照片，却由于没归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。有时还存在，工作人员认为上级部门检查的是文字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就万事大吉了，而在电力工程建设活动中形成声像等不是档案，认为拍完、录完、上报或交于当事人就算完成任务了，最终导致声像档案的流失。

2电力工程档案管理的对策

2.1充分提高专业档案人员素质，保证档案资料收集的完整性

随着电力工程档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，要求档案人员必须加强业务培训，提高档案人员的工作能力和专业水平。因此，在电力工程建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面要早期介入工程建设活动，实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案要求对工程中所产生的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动地开展工程档案收集工作。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

2.2完善电力工程档案管理体制，建立健全电力工程档案管理规章制度

根据电力工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力工程档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力工程档案管理工作，建立电力工程档案管理机制。

2.3加强电力工程档案的收集工作

电力工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定电力工程档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行电力工程档案归档移交的责任。

2.4电力工程档案管理工作纳入电力工程项目管理过程中

电力工程档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始电力工程档案文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的电力工程档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为电力工程档案归档的准备金，不提交齐全完整的电力工程档案不予付款，有效的控制、监督、检查电力工程档案的质量。采取电力工程档案工作“三纳入”“、四同步”措施，即档案工作纳入基建工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中；电力工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证了基建工程质量。

2.5电力档案整理立卷质量是电力档案管理和利用工作的保证

各参建单位应严格做好职责范围内的电力档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循电力档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对基建档案业务工作进行指导，规范电力工程档案整理立卷工作，统一电力工程档案管理标准、操作方法。

2.6采取灵活多样的方式对声像档案进行收集管理，使声像档案工作标准化

档案人员要经常深入现场和部室了解情况，及时对有价值的声像文件材料加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像文件材料归档，以防日久被人遗忘。在人员允许的情况下，可考虑让专人参与重要活动的摄录工作，这是声像档案积累的最佳方法，其作用是：真正掌握电力工程建设的第一手资料，并对工程的主题、背景、主要人物、时间等有一个深度的印象。在借阅管理方面，充分认识到声像档案是企业档案的重要组成部分，应该严格借阅手续，在借阅使用时间到期后，档案管理人员要及时催交收回声像档案。

结束语

电力工程档案反映电力工程工程项目的真实面貌，电力工程档案管理工作是电力工程工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好电力工程档案管理工作，实现电力工程档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和电力工程工程建设水平。

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