全面规范婚姻登记档案管理工作

时间:2022-10-15 03:00:16

全面规范婚姻登记档案管理工作

摘 要:随着我国的经济的快速发展,人们对公共档案的认识也日渐提高,尤其在婚姻登记档案管理工作上。婚姻登记档案是证实婚姻关系的重要档案,特别是现在婚姻关系和财产,房产都有很密切的关系,因此全面规范婚姻登记档案管理工作就显得非常重要。本文主要阐述了全面规范婚姻登记档案管理工作存在的问题以及以后工作中需要改进的意见。

关键词:规范;婚姻登记;档案管理

1 婚姻登记档案管理工作的现状

1.1 责任不强,档案资料保存不完整

一是婚姻登记档案遗失。由于区划调整,登记处撤并,人员变动等因素造成婚姻登记档案遗失严重。二是立档资料不齐。主要表现为当事人身份证或户口簿复印件不齐全,婚姻登记档案的核心材料所用的纸、笔、墨不规范,部分证件复印件模糊不清等,不利于档案的长期保存。究其原因,客观上是因为以往婚姻登记档案分散在各乡镇民政办(所),跨越时间长达几十年,历经了行政区划的变更和区乡镇的撤并过程,无专人负责,无固定地点保管,导致婚姻档案在移交中遗失和毁损。主观原因是管理人员素质不高。婚姻登记档案工作人员多是兼职,大部分档案管理人员没经过系统的档案业务培训;档案管理人员责任心不强,对档案工作认识不深,工作懒散马虎,忽视了婚姻登记档案对构建和谐社会的重大作用,导致立卷归档移交不及时、不完整,甚至不归档、不移交,人为造成损毁遗失。

1.2认识不高,档案硬件建设受限制

档案工作不同于一般的“政绩工程”,它不会产生显著的社会效益和经济效益,工作成绩难以得到肯定,导致少数领导档案管理意识薄弱,没有把婚姻档案工作纳上议事日程,档案管理无专人专职。这样,难免形成两种结果:一是硬件投入无保障。少数婚姻登记部门无专门的档案室,甚至有的无档案柜,更不用说添置档案室所需的通风防火防潮防损等设施设备,主要体现在以往分散在各乡镇的档案管理上。二是档案管理建设不科学。档案集中管理后,仍有部分单位无专人专职负责档案管理,现代化档案办公设备及安全设施配备不齐全,自上而下无统一的婚姻登记档案管理软件、档案无法按照《办法》规定立卷的内容和要求实行纸制档案和电子档案双位建档相结合的管理。婚姻档案集中到县级民政部门管理后,多数地方对几年前的档案至今没录入电脑,无法实行电子查档,档案查阅全靠手工。由于当事人反映时间不具体,定位不准确,致使工作人员每查一次档案,耗时短则20多分钟,长则2个多小时,极大加重了工作人员的工作负荷,严重影响了工作效率。

1.3 制度不全,档案利用管理不规范

据调查,婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中,多数未建立档案利用制度,没有明确责任分工和流程安排,没有严格按程序办理,对利用者身份审查不严,保密措施不健全,利用情况未作登记,利用效果未作统计分析,造成在利用过程中对档案内容失泄密,甚至造成档案原件遗失。这些问题既损害了婚姻登记当事人的权益,又可能造成不良的社会影响。婚姻登记档案之所以利用管理不规范,主要原因就是没有健全的管理制度和约束机制,档案管理工作干得好与坏,没有评定标准和奖惩措施。即使建立了管理制度,大多数情况下将相关制度束之高阁,没有按制度办事,行同摆设。

2 规范婚姻登记档案管理工作的改进意见

2.1 认真学习贯彻《办法》

各级民政部门要认真组织学习《办法》的内容,领会基本精种。婚姻登记档案与人民群众的利益息息相关 婚姻登记档案工作是婚姻登记工作的重要组成部分。从事婚姻登记工作的人员要通过深入学习,全面掌握《办法》的各项规定,不断增强贯彻执行《办法》的自觉性,重点把握归挡范围、整理方法和查询利用方面的规定,切实履行好婚姻登记档案工作职责,保证婚姻登记档案的科学管理、安全保管和有效利用。同时要落实“统一领导、分级管理”的婚姻登记档案工作体制,明确工作职贵,查找工作中存在的突出问题和薄弱环节,并采取切实有效的措施,积极进行整改提高。

2.2 加强组织领导,建立婚姻登记档案管理工作机制

近年来,该局高度重视婚姻登记档案管理工作,将婚姻登记档案管理工作纳入婚姻登记工作重要日程,列入全局总体工作规划。不仅列入局年度工作计划,还制定了专项工作安排;并将婚姻登记档案管理工作作为局机关管理事务中的一项重要内容纳入年度目标考核体系,与其它工作同部署、同组织、同考核,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。

同时,为确保婚姻登记档案管理工作有人负责、有人落实,专门安排2名婚姻登记员负责婚姻登记档案管理工作,并明确了档案管理工作的职责和要求,为婚姻登记档案管理工作走上规范化,提供了强有力的组织保障。

2.3 提高婚姻登记档案管理水平

《婚姻登记条例》施行以米,各区县(自治县、市)婚姻登记机关坚持依法行政、为民服务的原则,切买加强婚姻登记档案的管理,保证了婚姻登记管理工作的正常开展,维护了婚姻当事人的台法权益。但婚姻登记档案工作水平还不平衡。归档不及时、整理不规范、保管不安全的问题依然存在。市民政局拟在今年适当时候举办培训班,对婚姻登记人员进行轮训。希望各区县(自治县、市)民政部门要以学习贯彻《办法》为契机,发挥职能部门作用,要保证档案装具符合标准,档案库房具备防火、防盗、防潮等基本条件,积极创造条件,建立方便利用者的档案阅览室;要加快信息化、数字化进程,已经实现婚姻登记信息化菅理的区县(市),要积极进行婚姻登记档案的数字化工作,使纸质档案与电子档案建立起有机的联系,实现婚姻登记档案的“双套制”保管,确保安全,方便利用。市民政局、市档案局将在年底适当的时候对各区县(市)贯彻学习《办法》和婚姻档案整理情况进行抽查。

2.4 要做好婚姻登记档案的保密工作

《婚姻登记档案管理办法》第十五条对婚姻登记档案的利用作出了明确规定:要求婚姻登记档案管理部门应当建立档案利用规章制度,明确办事程序;对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其他诉讼人、其他单位组织和个利用婚姻登记档案,分别作出实体性和程序性要求,并规定利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容,不得损害婚姻当事人的合法权益;婚姻登记档案不得外借,复印时应加盖档案保管部门印章。各级国家综合档案馆和其他婚姻登记档案管理部门在开展查档服务时都必须严格遵守上述规定,不得违反。

3 结语

总之,婚姻登记档案是婚姻登记机关在依法办理婚姻登记、撤销婚姻、离婚登记和补发婚姻登记证等工作的真实记录,是婚姻当事人的婚姻关系和婚姻状况是否合法的真实凭证,与广大人民群众的利益息息相关。所以,要想更好的全面规范婚姻登记档案管理工作,就必须加强组织领导,认真学习《办法》,提高婚姻登记档案管理水平,更要做好婚姻档案的保密工作。

参考文献

[1]肖贵云.加强婚姻登记档案管理之我见[J].四川档案,2010年05期.

[2]卜鉴民.婚姻登记档案管理中的若干问题[J].档案天地,2006年05期..

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