关于在《档案法》中增加电子文件立法的思考

摘要:在现行《档案法》中增加电子文件的内容,是《档案法》修改的重点内容之一。本文分析了电子文件的法律效力,提出了在修改《档案法》时增加电子文件立法的几点建议。

关键词:电子文件 立法 修改 档案法

随着计算机技术的发展和电子文件的与日俱增,传统的纸质档案的管理办法和标难已经不能适应电子文件和电子档案的管理要求。因此世界各国在档案立法方面都开始着重对电子文件和电子档案法规的完善。我国电子文件的立法严重落后于电子文件发展的客观要求,应当加强这方面的立法工作。在现行《档案法》中增加电子文件的内容,是《档案法》修改的重点内容之一。

一、电子文件的法律效力

电子档案能否具有法律效力,关键在于它能否为事实提供法律证据,这是电子档案能否具有法律效力的基础。按照我国现行法律的规定,证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实,它具有客观性(也称真实性)、相关性、合法性三个基本特征。显然,电子档案在理论上具备法律证据的三个基本特征:电子档案作为办公自动化的产物,是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果,是人类现代生活的客观真实反映;电子档案作为人类社会活动的新型历史记录,必须与社会各项事务息息相关,是社会各项工作的直接记载;在证据的取证程序合法的基础上,电子档案作为证据符合我国《行政诉讼法》所规定的七种类型证据中的“视听资料”类证据。《人民检察院刑事诉讼规则》第一百九十二条规定:“扣押犯罪嫌疑人的邮件、电报或者电子邮件,应当经检察长批准,通知邮电机关或者网络服务机构将有关的邮件、电报或者电子邮件检交扣押”;《中华人民共和国合同法》第十一条规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式”;《电子签名法》第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”;第七条还规定:“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。可见,在以上法律条文中电子文件仅仅可以作为证据使用,使用的范围仅仅在民事活动中,其法律证据性范围还是比较狭窄和片面的。《档案法》中对电子文件法律证据性的条款有必要单独列项:电子文件与纸质文件具有等同的法律效力。

三、对《档案法》中增加电子文件立法的几点思考

(一)加快电子立法相关标准的制订和实施

自1998年以来,我国完成了《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,及《电子公文归档管理暂行办法》,这些标准的出台对档案界管理电子文件是个极大的促进,但不是说这些制度都是完善的,《电子签名法》是电子文件立法的基础,但该法对电子交易、电子签章、数据与隐私权保护、消费者权益保护等涉及交易安全环节的有效性、安全性和相关方权益保护的问题方面,却基本没有涉及或涉及很少,应增加有关保护消费者权益特别是用户隐私与商业秘密的相关规定,将其作为电子认证服务商的法定义务。因各种原因,不能排除电子认证服务商有可能泄露甚至出卖电子签名人的信息。因此,消费者权益保护的内容在该法中应得到增补。所以,完善电子文件相关法律法规也是完善现行《档案法》的重要手段之一。

(二)明确规定档案的开放期限

国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。二十年以来,我国档案的管理、开放一直遵守并履行这个规定。电子文件的出现加快了信息的传递,特别是经济、科学、技术、文化等类信息的更新速度加快,使得人们对这方面信息的需求也不断增多。随着《政府信息公开条例》的颁布,政府公开的信息会越来越多,这部分的文件多以现行文件的形式存在和公布。所以,建议现行《档案法》第十九条修改为:国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,开放期限为十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。并增加一款作为第二款:政府已经公开的信息一经归档,划归于开放档案,以方便公民随时查阅。建议第三款为:国家档案馆、公共档案馆和机关档案室应当定期公布开放档案的目录,中华人民共和国公民和组织,持有本人身份证、工作证、学生证等有效证件即可利用已经开放的档案,可以进行检索、复制、邮寄。对公民要求公开的信息要做出及时响应;对公众提出的公开申请,国家档案馆、公共档案馆应在十五个工作日内做出可以公开或不予公开的决定;对一些特殊需求,如果须花费较多的搜寻时间应及时向利用者说明,但延长答复的时间不能超过三十个工作日。

(三)明确规定电子文件认证服务机构的设立、权利和义务

在网络环境下,行为主体的身份往往难以确定,单单具有技术手段还不能保证其法律效力。电子文件在作为档案进馆保管时,也需要对电子文件的原始性进行认定,那么认定的标准是什么,由谁认定呢?这些问题在《档案法》中应该得到解决。《电子签名法》中对电子认证服务机构的设立、权利和义务作了明确规定。如规定电子认证服务条件,规定政府对认证机构实行资质管理。建议《档案法》明确电子文件认证机构的职责和权利。条款内容建议拟为:为保证电子文件的真实性、完整性、可靠性,机关、团体、企业事业单位和其他组织必须统一归档,并由符合国家规定的电子认证服务机构认定。

参考文献:

1.张畅,肖文建.关于《电子签名法》的几点认识.山西档案, 2005(2).

2.陈楠楠.《档案法》中添加电子文件内容的几点建议.湖北档案,2009(2).

3.沈学义.试析现行《档案法》存在的若干问题.黑龙江档案,2009(2).