信息资源共享系统绩效评估的理论意义与实践原则

[摘要]在界定信息资源共享系统绩效评估概念的基础上，介绍国内外信息资源共享系统绩效评估的进展，论述信息资源共享系统绩效评估的必要性，分析系统科学理论、利益相关者理论、成本／效益理论、信息资源配置理论作为信息资源共享系统绩效评估支撑理论的指导意义，提出信息资源共享系统绩效评估的若干原则。

[关键词]信息资源共享系统　绩效评估　理论研究

[分类号]G253

应该重视信息资源共享系统的绩效评估研究

随着社会信息化发展的广泛和深入，信息资源共享的问题越来越引起人们的关注。世界各国特别是发达国家都将信息资源共享系统的发展作为国家信息化建设的重点。在美国，OCLC、OhioLINK、RLIN等全球性或地区性的信息资源共享系统，自建成以来，开展了卓有成效的信息资源共享活动。英国则以国家计划为指导，以竞争与合作相结合的方式组织和实施了一系列信息资源共享项目，如e―Lib，SCHR(Specialised Col-lections for Humanities Researchers)计划等；澳大利亚也实施了PANDORA(Preserving and Accessing NetworkedDocumentary Resources of Australia)计划等。在我国已陆续建设了中国高等教育文献保障系统(CALIS)、国家科学数字图书馆(CSDL)、国家科技图书文献中心(NSTL)等部级的信息资源共享系统，一些区域性的信息资源共享系统也相继建立并得到发展。国家对信息资源共享系统的投入逐年加大，而与此同时，各级信息资源共享系统运行的效果和效率、系统建设和维护的投入产出、系统提供的服务所产生的经济效益和社会效益、用户获取和利用信息资源的满意度等信息资源共享系统绩效评估问题也成为业界关注的问题。

毫无疑问，开展信息资源共享系统绩效评估的研究，对促进信息资源共享系统的健康、协调发展，避免信息资源共享系统的重复建设和盲目投入，构建科学合理的信息资源配置机制，建立以用户需求和服务为导向的信息资源保障体系，提高信息服务质量和效率，进而推动国家信息化发展战略目标的实现，具有重要的意义。

国外自20世纪70年代起就开始了对信息资源共享活动评价的研究。近年来的研究多集中于对特定信息资源共享系统和活动的绩效评估。2003年，OCLC启动了馆藏图书比较评估(Comparative Collection As- sessment for Books)研究项目，旨在对馆藏图书利用绩效进行调研，并为推动馆际互借制定相应的策略。澳大利亚通过对近十年全国文献传递和馆际互借等开展绩效评估，为数字环境下信息资源共享系统建设和运行机制改革提供参考。Lars E Leon等学者的研究则力图通过实施馆际互借的常规绩效评估提高信息资源共享系统整体运行效率。国内学者对信息资源共享系统绩效评估的研究，主要涉及对信息资源共享进行成本分析、对馆际互借、联机检索和网络检索等信息资源共享的不同模式进行的社会收益成本分析、对信息资源共享效度评价的研究、对信息资源共享评估机制的研究、对区域性信息资源共享评估的研究等。目前迫切需要的是从技术、经济、制度、人文等多角度，从微观、宏观等多层次对我国信息资源共享系统的运行绩效评估问题进行研究，构建一个既符合数字环境下信息资源共享规律，又适合我国国情的信息资源共享系统绩效评估指标体系。

本专题汇集的4篇文章，是国家社科基金项目“文献资源共享系统的绩效评估研究”课题成果。文章探讨了信息资源共享系统绩效评估的概念、意义、理论依据，信息资源共享系统绩效评估的若干原则；从不同的视角分析了信息资源共享系统评估的要素，提出了确定信息资源共享系统绩效评估要素的主要方法；根据不同评估方法的应用特征，论证其对信息资源共享系统评估的适用性问题；在分析信息资源共享系统绩效评估的要素、确定评估指标选取原则的基础上，设计了评估指标体系并讨论了指标内涵。当然这些还只是对信息资源共享系统绩效评估问题进行的初步研究，后续的研究我们仍在进行中。

自20世纪60-70年代OCLC、OhioLINK、RLIN开展了全球性或地区性的卓有成效的信息资源共享活动以来，世界各国特别是欧美发达国家都相继将信息资源共享系统的发展作为国家信息化建设的重点。20世纪90年代以来，我国也建设了中国高等教育文献保障系统(CALIS)、国家科学数字图书馆(CSDL)、国家科技图书文献中心(NSTL)等部级的信息资源共享系统，一些区域性的信息资源共享系统也相继建立并得到发展。随着国家对信息资源共享系统的投入逐年加大，信息资源共享系统运行的效果和效率、系统建设与维护的投入产出、系统提供服务所产生的经济效益及社会效益、用户获取和利用文献资源的满意度等信息资源共享系统绩效评估问题也成为人们关注的焦点。

1　信息资源共享系统绩效评估的概念

信息资源共享系统是集文献信息采集协调合作、馆藏文献数字化与数据库建设、网络信息资源的开发整合、联机合作编目、联机公共检索服务、馆际互借与电子全文传递服务、虚拟参考咨询服务等功能于一体的集成系统。图书馆联盟则是这种信息资源共享系统目前最为普遍的组织形式。

绩效，从字面上理解，“绩”是指业绩，侧重效果，“效”是指效率、效益，侧重过程。“绩效”则是对两者的综合，就是指完成工作的效率与效能。

对于绩效评估的定义，由于视角不同，国内外学者说法不一，但是不管如何表达，绩效评估的本质是一样的。所谓绩效评估，是指运用数理统计、运筹学原理和特定指标体系，对照统一的标准，按照一定的程序，通过定量定性对比分析，对项目在一定经营期间的经营效益和经营者业绩做出客观、公正和准确的综合评判。

由于绩效是从过程与效果两方面进行评估，因而可以从行为与结果两方面来定义信息资源共享系统绩效评估：①信息资源共享系统运行过程中的有效性，以及用户使用满意度；②信息资源共享系统对其设定共享目标的贡献和实现程度。

综合以上分析，笔者将信息资源共享系统绩效评估定义为：根据信息资源共享系统绩效评价指标体系，以事实和数据为依据，通过定量定性对比分析，对信息资源共享系统的有效性和运作效率是否达到预期目标做出客观、公正与准确的评判及分析。

2　国内外信息资源共享系统绩效评估研究进展

自20世纪90年代末以来，国外十分重视对信息资源共享系统的绩效评估。1998-2000年，欧盟图书馆信息通讯计划(Telematics for Libraries)中的图书馆绩效评价质量管理系统EQUINOX项目启动，目的是寻求一种适应新的网络数字环境的绩效评估指标和方法，并为图书馆管理人员开发一种绩效评估与质量管理的集成工具。美国研究图书馆联盟(ARL)开发的ARL统计和测度计划(ARL statistic and MeasurementProgram)中的电子计量项目(E-Metrics Project，2000―2003年)，其目的就是通过对成员馆关于电子信息资源和服务的调查、统计，研发电子信息资源及服务的统计标准和绩效评价指标。启动于2002年3月的网络电子资源在线使用统计项目COUNTER(Counting Online Usage of Networked Electronic Resources)，目的在于设立在线电子资源统计标准，促进在线使用的统计记录和交换以一种稳定、协调一致的方式进行。2003-2004年，OCLC启动了馆藏图书比较评估(Com-parative Collection Assessment for Books)研究项目，旨在对馆藏图书及其馆际互借的利用绩效进行调研，并为推动馆藏发展和馆际互借服务制定相应的实施策略。除此之外还有如美国著名地区性图书馆联盟OhioLink、英国联合信息系统委员会投资的JUBILEE项目(JISC User Behavior in Information Seeking)，国际图书馆联盟协会(International Coalition of Library Con-sortia，IOCLC)等都做了一系列绩效评估的调查研究。

在我国，对信息资源共享系统的绩效评估，也随着信息资源共享系统的发展开始受到重视。有学者通过文献研究和实践调研，从技术设施、使用、成本、服务及用户满意度5个方面来构建适合中国目前数字馆藏服务绩效评估的指标体系，其中共包含12项绩效指标；有的学者从图书馆联盟绩效评价人手，提出以信息资源共享率、信息输出、输入率和信息资源贡献率作为评价和改进资源共享工作的几个主要的评价指标。有的则按照有用性、可靠性、有效性、准确性、实用性、比较性原则提出联盟评价两级指标体系。有的学者以上海科技文献共享系统为例，提出了将文献资源的可知晓性、可获得性和获取便利性应作为文献资源共享评价指标，并探讨了如何建立合理的评估机制。然而在实践层面，我国对信息资源共享系统的绩效评估还是一个相当薄弱的环节。

3　信息资源共享系统绩效评估的必要性

3．1有助于客观准确掌握信息资源共享系统运行的绩效状况，制定优化的绩效提高策略

通过评估可以获得信息资源共享系统整体及各环节运行的客观、准确的数据，通过系统本身在不同阶段绩效的纵向对比、现实绩效与目标水平的对比以及各项评估内容之间的对比分析，可以整体、客观、科学地审视信息资源共享系统运行的绩效，明确优势，发现所存在的薄弱环节，制定最优化的绩效提高策略。

3．2有助于系统成员了解系统运行绩效，调动其参与共享活动的积极性

任何参与信息资源共享系统的成员，都会十分关注其所参加的本机构所参与的资源共建共享活动能否取得预期的收益，是否降低了信息资源建设的成本，在多大程度上丰富了本机构的信息资源，在多大程度上提高了满足用户信息需求的能力，为本馆带来了多少直接和间接的经济效益和社会效益等等。通过绩效评估，成员单位可以获得这些问题的科学、量化的数据，从而做出正确的决策。

3．3有助于国家和社会了解信息资源共享系统运行状况，增加对系统建设的投入

信息资源共享系统建设有赖于国家和社会的投入。作为投入主体，国家和社会必然关注信息资源共享系统的经济效益和社会效益，从而决定是继续增加投入，还是减少乃至停止投入。通过绩效评估，国家和社会可以更加清楚和准确地了解信息资源共享带来的

显著效益，从而增加对信息资源共享系统建设的投入，同时也会使投资决策更具有科学性。

4　信息资源共享系统绩效评估的支撑理论

信息资源共享系统绩效评估是一项实践性很强的社会工程，然而它也需要有理论的指导。系统科学理论、经济学中的成本／效益理论、信息资源配置理论等都为它提供了重要的理论支撑。

4．1系统科学理论

系统论认为，系统就是由若干相互联系和相互作用的部分(要素)组成的具有特定结构和功能的有机整体。信息资源共享系统就是这样一个由相互联系的不同类型的信息机构组成的具有特定功能的整体。

系统的整体性原则是系统方法的基本原则，其核心是，系统的整体功能不等于要素功能的简单迭加。这一原则对于信息资源系统绩效评估指导意义在于，应该着眼于对系统整体功能，如信息资源共享系统运行效率、资源保障能力、资源利用情况以及用户满意度等要素的全面评价，而不能局限于单个要素或子系统的绩效评估。从目前的文献调查来看，芬兰的FinELib项目，就是对图书馆联盟绩效进行整体性评估较好的实例。

系统的联系性原则是系统方法的又一重要原则，它是指系统要素之间、系统和环境之间存在着相互联系、相互作用的关系，其中各个部分的组成状况及相互联系就构成了系统的结构。系统的联系性原则对于信息资源系统绩效评估的意义，首先，表现为在设立指标体系之前，应该全面分析影响信息资源共享系统绩效的内部和外界影响因素，以保证指标体系设立的科学性和全面性；其次，在指标体系设立时，应该具体分析指标之间的逻辑关系以及一级指标、二级指标设立的层次性等；同时也表现在应该根据具体的评价指标，选择合适的评估方法，综合应用各种评估方法。

4．2利益相关者理论

1963年，利益相关者作为一个明确的理论概念由斯坦福研究所提出。利益相关者理论认为任何一个公司的发展都离不开各种利益相关者的投入或参与，比如股东、债权人、雇员、消费者、供应商等，企业不仅要为股东利益服务，同时也要保护其他利益相关者的利益”。在利益相关者理论的研究领域，企业绩效评价是整个理论的核心。

在信息资源共享系统中，相关者主要涉及到信息资源共享系统本身、参与建设的成员馆和用户。因此信息资源共享系统的绩效评估就要从系统本身的运行情况、用户、成员馆三者角度出发。对于系统本身来说，主要的“利益要求”包括：信息资源共享系统的成本与收益、信息资源共享效率。用户的“利益要求”主要是指共享系统为用户所带来的服务的便利性，用户信息需求的满足；成员馆的“利益要求”主要是指共享系统为成员馆所带来的经济利益以及资源采集和服务上便利。在绩效评估中应该围绕这些相关者的利益要求来进行评估。

4．3成本一效益理论

成本一收益分析(Cost-Benefit Analysis)是通过权衡收益与成本来评价公共项目可行性的一种系统经济分析方法，是实现决策管理的良好工具。在这里可以将成本一收益分析应用到信息资源共享系统绩效评估中，从经济角度来评估资源共享系统。

绩效评估的一个方面就是信息资源共享系统运行的效益问题。经济学上的效益指的是投入和产出之比，比率越大，效益就越高。效益观念的本质就是用有限的投入带来尽可能大的产出。信息资源作为一种重要的资源，其共享系统同样存在成本效益的问题。信息资源共享系统的生产成本主要指系统建设投入的经费。信息资源共享系统创造的效益包括直接效益和间接效益。直接效益是指信息资源共享系统运行所产生的直接效果，即提供了哪些可供利用的资源与服务以及资源服务的使用情况。主要通过这些方面表现出来：信息资源共享系统的文献保障率、信息资源的可获取性、信息资源的利用率等。而间接效益是用户在使用信息资源和成员馆提供信息服务时所表现出的间接效果。信息资源共享系统所带来的经济效益主要是指通过共建共享带来的开支节省、人力物力资源购置成本的减少等。信息资源共享系统所带来的社会效益主要是指资源得到更多用户的有效使用，人们的素质得到了提高等，促进了成员馆工作效率的提升、工作质量的提高、成长与竞争力的加速等。根据以上分析，将成本效益分析法应用到绩效评估中是可行的，从经济学的角度来评估系统的成本与效益是非常有必要的。

4．4信息资源配置理论

资源配置理论的主要内容是研究在给定的生产技术和消费者偏好下，如何将有限的资源分配于各种产品的生产，以便最大限度地满足人们的需要。这一理论同样适用于信息资源，因为信息资源与其他传统资源一样，同属于经济资源的范畴，具有作为生产要素的人类需求性、稀缺性等经济学特征。

在进行信息资源共享的过程中，能否合理配置各种有限的资源至关重要，配置得当，信息资源的效用可以得到最大程度上的共享，配置不当，信息资源就会被限制和浪费，发挥不出应有的效用。因此，在信息资源共享系统中利用信息资源配置的相关理论是有必要的而且是可行的。

在信息资源配置理论中，普遍应用“帕雷托最优”来衡量信息资源共享单位之间通过组织协调而实现的经济效益。经济学意义上的“帕雷托最优”是指资源的配置已经达到这样一种状态：无论做如何改变都不可能同时使一部分人受益而其他人不受损。资源配置帕累托最优有三个基本的条件：生产的有效性，指不可能再找到另外一种生产方式增加一部分信息产品的产量而又不减少其他信息产品的产量，即信息生产的产出／投入最大化；各种产品比例的有效性，即生产出来的产品符合消费者的需求偏好；交换的有效性，即市场中不存在交易障碍，产品的分配与交换是充分的。

“帕雷托最优”原理同样适用于信息资源共享系统。在信息资源共享系统中，信息资源配置中存在这样一些问题。只有各图书馆、文献服务机构大力加强信息资源建设，才能保障资源共享，但是这样是不是能充分保证资源共享的效率呢?在信息资源建设中，信息资源的简单相加并非意味着信息资源总量的增加，资源的重复建设只能是增加了成本投入，却并没有增加共享效率。只有合理的文献资源协作采集方式以及资源建设结构，才能以最少的成本获得最优化的资源。所以在信息资源共享系统绩效评估中，要注重从资源建设方面来考察信息资源的配置效率。关于产品的有效性，在信息资源共享系统中主要体现在要根据用户需求来进行资源建设和提供服务，否则都是无用功。在绩效评估中，也需要针对用户的信息需求进行调研。关于交换的有效性，主要涉及到信息资源共享系统提供资源的可获得性、服务的便利性以及为用户提供的利用平台是否方便使用，是否易于用户接受等，在绩效评估中这方面也需要体现。

在信息资源配置中，虽然“帕雷托最优”是一个几乎无法满足的理想状态，但是信资源共建共享单位和部门之间可以通过评估、反馈来不断改善，实现“帕雷托改进”，以提高信息资源共享的经济效率。

5　信息资源共享系统绩效评估的原则

5．1科学性原则

首先，科学性体现在评估方案与具体的评估方法要合理，能真实客观地反应评估对象的情况。其次，评价指标体系的制定也应贯彻科学性原则。指标体系是理论与实践的结合，各指标的制定是对评估内容的一种抽象描述，要简练、符合客观实际。同时各个指标概念的内涵与外延不能模糊含蓄，要做出具体的、科学的规定。再次，统计指标的原始数据必须客观准确，具有可行性，所以数据采集的方法和途径也要具备科学性。

5．2可行性原则

评估指标体系的设计最终是要应用到评估过程当中的，所以除了具备科学性外，还要具有可行性。具体来讲就是：首先，相关的部门都要求能快捷方便地使用，所以要求评估指标体系在保证评估指标全面、客观的情况下，评估指标尽量简化，不能太繁琐，突出重点，各评估指标之间的各项指标都要有明确的含义和内容，相互之间逻辑关系要清楚；其次，评估指标所需要的数据要方便采集，易于量化。统计方法也要明确，易于操作。

5．3系统优化原则

系统优化原则要求指标体系要从整个文献资源共享系统出发，兼顾共享建设的各个环节以及各个环节中涉及到的各因素。同时还要统筹整体与要素，要素与要素，整体与环境适应的关系，最终要统一到追求信息资源共享服务的最优化上。同时系统优化原则还体现在评估指标体系的结构方面，从综合绩效评估出发，依据各系统的具体特点，系统优化指标体系。在评估方法的选择上也可以体现系统优化的原则，那就是综合考虑绩效评估的内容，比较各评估方法的优缺点，准确分析评估方法对评估内容的适用性，根据具体情况，选择合适的评估方法。

5．4动态性与开放性原则

首先，随着共享系统的建设与发展，反映信息资源共享系统绩效的统计数据和评估指标会不断变化，只有以发展的眼光认真考察各种影响因素，才能使制定出来的指标体系具有与时俱进的适应性；其次，涉及文献资源共享系统效益的评估内容，包括现实效益和潜在效益，因此文献资源评估工作不可能一次性完成，要定期地进行追踪评估；最后，信息资源共享系统评估对数字化技术和工具的依赖性很强，随着数字化技术不断进步，评估工具不断更新，因此绩效评估中相关的评估方法、技术也要保持高度动态性。