刍议水电工程档案管理

摘要： 简要介绍了水电工程项目资料的归档及要求，对工程项目的相关资料及时进行纸质和电子归档，保证水电工程资料的完整性、系统性、准确性和可追溯性，并结合工作实际情况谈了体会。

Abstract: Paper based on filing of hydropower projects documents and its basic demand are simply introduced, together with the practice of filing the relevant documents of the project, both in paper and electronic form, which ensure the completeness, systematization, accuracy, and traceability of the hydropower projects documents. At last, some understanding and experience are discussed according to the fact.

关键词： 水电工程；文件资料；归档管理

Key words: hydroelectric engineering；documentations；filing management

中图分类号：TV7文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）09-0059-01

0引言

从事水电工程设计的企业工程项目周期长，相关的文字报告、图纸数量多，信息量大，对这些信息及时进行归档管理，以免造成遗漏和缺项，保证水电工程资料的完整性、系统性、准确性和可追溯性。

1纸质档案与电子档案

随着计算机的普及，档案由过去单一的纸质档案转换成纸质档案和电子档案两种形式。纸质档案与电子档案相比具有自身的优点，它可以作为档案的原件，发挥着重要的法律凭证作用，因此不仅需要归档，而且还需要对之进行必要的整理，以便与电子文档相互呼应，更好地保管和利用，进一步有效地发挥纸质文档的作用。现阶段水电工程项目的文档仍以签阅为准，在签阅过程中体现了各级人员的设计意图、思想等，是设计过程的真实写照。

1.1 纸质文件的归档具有原始凭证价值，但纸质档案与电子档案相比，缺点也相当明显。①纸质档案占用空间大，随着近年来水电工程项目的增多，需归档管理的纸质文件材料越来越多，这些文件材料占用大量的空间。②查询难，水电工程项目一个重要特点就是经验性强，需借鉴类似工程项目的成功经验，避免犯同样的错误，对纸质档案进行查询相对困难，而电子档案在计算机系统内几秒钟之内就能找到你想要的文件。③整理工作量大，对各个工程项目的直至归档文件材料整理，检查是否有缺漏，编制索引目录，是一个相当繁琐和浩大的工程。④利用率不高，耗费大量的人力、物力的整理出来的档案，存在查找效率低下，准确率较差，这些因素严重制约了档案信息资源的有效利用。

1.2 电子档案与纸质档案相比，存在比较明显的优点，电子档案保存不占库房的空间，查询方便、快捷，但与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性，包括有电子产品的依赖性，存储介质的风险性，原始数据的合法性和电子文件保密性等缺陷。

2水电工程归档资料的要求

2.1 归档是档案工作的基础，为档案工作提供工作内容和素材，因此，归档资料必须具有完整性、系统性、准确性和可追溯性。

2.2 收集资料是档案工作的起点，一个工程项目在完成或告一段落以后，必须将所形成的工程和技术文件材料加以系统整理，保管单位填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查后，及时归档，为了保证归档资料的完整性、系统性、准确性和可追溯性，要求在规定过程中的各级人员认真负责，确保归档资料的“四性”。

①设计人员将设计过程中的校审单和原稿收集，对照校审意见修改设计产品。并对校审意见提出自己的书面处理措施，最后将原稿和校审意见交给项目负责人，项目负责人校对后交与部门秘书。②部门秘书将收集好的归档资料，进行相应的检查工作，卷内是否有缺页、三级校审表是否填写到位、报告是否有不符合的色笔改报告、签字页是否有漏签等现象，如有问题及时更正，移交档案室人员手中等待验收，此时的整理工作暂时告一段落。③档案人员要经常督促部门秘书做好收集工作，不要出现漏归、缺文的现象，由于工程项目一般持续时间较长，因此归档资料收集工作时间也较长。

3水利工程的归档管理的新探索

水电工程项目在体系运行与实际工作结合方面开展了大量工作，内、外审及管理评审均有效实施，按照“质量管理体系”文件的认真执行，体系运行在质量管理方面取得了显著成绩。结合工作实际，在文档管理工作方面有以下几点体会。

3.1 充分认识电子文档的重要性，加强电子文档的归档管理，做到纸质文档和电子文档一并归档管理。纸质文档归档工作虽然繁琐，但由于其原始性和凭证性，必须加强对纸质文档的管理工作，另一方面由于电子文档的方便快捷，利用计算机检索功能强大，方便查找。因此，电子文档的归档工作也同样重要。

3.2 加强培训，提高与文档管理工作中各相关人员的重视，其中领导的支持是搞好文档管理的必备条件。领导重视，在人力、物力和财力方面给予支持，文档处理后归档就会快速、及时，文件丢失现象就会减少。对于文档管理工作各相关人员的进行培训，提高他们对文档管理工作的重视，积极主动地进行归档，有利于文档管理工作的开展。

3.3 提高文档管理人员的自身素质，水电工程档案管理人员不仅要认真自觉地学习并掌握档案管理业务理论和知识技能，而且要在工作时间中加强学习工程建设知识，虚心向工程技术人员请教，了解掌握工程项目的总体规划和安排，积极介入工程的有关活动，及时收集工程各个阶段的档案资料，变被动工作为主动服务。同时，要积极学习和借鉴先进的国内外水电工程建设档案管理经验和手段，熟练掌握并不断提高档案业务知识，结合工程建设的实际情况，采用现代办公手段，整理出完整、准确、系统的工程档案，为水电工程建设贡献一份力量。

3.4 制定措施，形成文件，促进文档的归档管理工作。各生产处室的每项工程项目负责人，对其在生产活动中所形成的文件材料都要归档，工程竣工后一个月内，档案员主动与工程负责人密切配合，督促检查、指导、协助项目负责人做好归档文件的整理和立卷工作。把档案归档工作作为年终考核目标，凡没有归档、没有档案室验收盖章项目，不能结算产值，不能参加评优、评奖。

4结语

工程档案已形成制度化，上下重视，杜绝了以前项目竣工后拖拖拉拉和为个人使用方便而不归档现象。在设计任务书下达计划同时，提出归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果的同时验收档案材料；上报和评审奖励科技成果需档案室同时出具专题归档情况证明，使水电工程档案归档材料完整、准确、系统，案卷质量完全符合质量标准。

参考文献：

[1]江鸥，武志辉.《企业信息化工程项目档案的收集与管理》北京档案，2006（9）.