采用品管圈缩短档案资料查找时间

【摘要】 目的 缩短档案资料每次查找时间。方法 QCC小组活动。结果 资料查找时间由改善前的6分钟/件，至改善后的2分钟内/件。

【关键词】 品管圈；档案资料；查找时间；缩短

1 选题原因

医院档案管理是医院基础管理水平的重要体现。做好医院档案工作，一方面要按照档案管理规范，加强档案管理，提高档案管理质量；另一方面要重视档案的开发和利用，充分利用档案信息资源，为医院建设发展提供真实、有效的档案信息。

就医院而言，在各项工作与各类检查中，资料是必备的文件资料，透过资料的窗口可以看到医院的综合管理水平。就各部门而言，资料是检查医院每项工作计划、实施过程的总结，资料的归档、整理、查阅是各部门人员工作内容之一，查找资料的速度可以反映出部门办公效率。为此，我们将“缩短档案资料每次查找时间”作为本次QCC小组活动。2 品管圈概况

2.1 圈名 大雁圈。

2.2 圈员组成 办公室全体人员。

2.3 圈徽 大雁时常在苍茫的云天中翱翔。寓意办公室人员志存高远，蓬勃向上，奋发有为。大雁在诸多鸟类中组织纪律和群体意识最强。寓意办公室人员相互协作，同心协力，众志成城。大雁能够全天候飞行。寓意办公室人员不怕艰难，勇于实践，锐意创新。大雁群的飞行方式，多为“人字形”或“品字形”。寓意办公室“以人为本”和“品质至上”的理念。大雁南飞：春天来了，阳光灿烂，管理队伍，充满希望。

2.4 活动计划进度表。

＊ 虚线…………表示预定进度；＊ 请以实线———表示实际进度。3 现况把握

3.1 参与人员 圈全体成员。

3.2 检查时间 2012年1月21日-1月31日。

3.3 检查方式 现场查找文件、统计。

3.4 检查分工 现场调查1人，数据统计、整理2人，质量监督1人。4 现状调查

4.1 电脑资料整理分散，每台电脑重复内容多，不及时更新，文件名不规范，没有时间注明，分不清最新文件。

4.2 纸质资料整理不规范：文件盒文件名字体大小不一，命名不规范，文件盒内资料不及时整理归档，有的文件放错文件盒。同一内容多个文件盒（总共95个文件盒），很多5年前的旧资料未归档。

4.3 旧文件柜生锈，开关不方便，柜高度影响文件盒放置。

4.4 旧文件柜生锈，开关不方便，柜高度影响文件盒放置。

4.5 新员工培训不到位，找资料需要主管资料的同志协助。

4.6 数据统计（调查资料合计：95盒）。

主要问题 件数（件） 所占比例（%） 累计百分比（%）

资料陈旧、重复未清理、归档 850 71.5 71.5

电脑资料重复 179 15.1 86.6

同类文件标识不一 95 7.9 94.5

资料分散多个盒 44 3.8 98.3

文件放错盒 20 1.7 100

5 选题目标

缩短资料查找时间，由改善前的6分钟/件缩短至改善后的2分钟内/件。6 原因分析 7 制定对策

序号 不良项目 原因分析 改善目标 改善对策 完成情况 完成日期

1 电脑资料整理分散，重复内容多，不及时更新 资料分散保存在4台电脑上 实施资料网络共享 1.对电脑进行编号，在第2台电脑为主机，在G盘设置"办公室共享"夹，将共用的请示、计划总结、上报材料放在共享夹内，其它电脑点击"办公室共享"文件夹只可共享。每台电脑均可对文件进行修改，修改后注明修改时间 2012.2.18

2．每个文件夹上文件按时间设置，建立年度文件夹。 完成 2012.2.9

2 纸质资料整理不规范 资料陈旧、重复未清理、归档 2011年前资料全部分类归档 把所有的资料全面大清理，分类，分年度清理，重新建立2012年文件目录 完成 2012.3.15

3 旧文件柜不实用，取放资料不方便 型号不同，不能满足文件盒要求 换资料柜 更换两个旧资料柜 完成 2012.3

4 各块资料标签不统一 不同时段，不同人员贴标签 统一规格标签 文件夹用红色标签，标签字体：黑体48号字。柜外用白色标签。 完成 2012.3.16

5 员工培训不到位 新员工调整未及时培训 人人熟悉资料放置 资料整理完毕进行培训 完成 2012.3.20

8 实 施

9 效果确认

资料查找时间由改善前的6分钟/件，至改善后的2分钟内/件。10 总 结

我品通过QCC活动能够达到主题预期的目标，使全体成员的自信心、责任心、品管手法、和谐度、沟通协调能力、解决问题能力、积极性、团队凝聚力得到了提升，同时可以缩短档案资料每次查找时间，提高了工作效率，值得在医院各部门推广。