加强科研单位设备仪器采购前期论证的思考

摘 要：设备仪器是一个科研院所科研水平、科研质量的最直接体现，文章从科研院所当前设备仪器采购前期论证的重要性入手，针对前期论证工作存在的问题，提出一些具体的措施和改进意见。

关键词：设备仪器；采购；前期论证

近年来，随着国家对科研院所固定资产投资力度的加大，设备仪器的采购数量越来越多，设备单位价值越来越高，设备仪器作为一项重要的固定资产，是一个单位科研水平和研发能力的最直接体现，是最能体现单位“生产力”的标志。

1 设备仪器采购前期论证的重要性

科研院所新购置的设备一般可分为两类，一类为市场可采购到的通用类设备仪器，另一类则一般无法在市场上直接采购到，并且无相关标准，需要由使用者提出技术要求，委托相关厂家进行研制或生产，称为非标或订制设备。

设备仪器的长久、稳定和最大化使用不仅仅关系到设备本身在全生命周期的使用状态，更直接关系到整个单位的长足稳定发展与进步。采购的前期论证工作一方面在于论证其可行性，即决定是否进行该项采购，另一方面则是在确定采购后，确定其主要技术要求，并对多家供应厂商及产品的情况进行综合比较。一旦决定实施采购后，财务、使用部门、工艺等部门都将各司其责开展工作；一旦设备技术要求确定后，后续一切工作将以此为标准并开展实施；一旦供应商确定后，其产品质量、售后服务等也将大致定性，无法更改。

所以，前期论证工作将影响设备仪器的全生命周期，是整个设备管理工作的重中之重。

2 当前采购前期论证工作的问题

2.1 组织不规范

目前，大部分的科研院所都制订了专门的设备仪器的采购管理办法，但实际执行过程中，仍不可避免地出现一些问题：一是流于形式，有时为申请经费，调研人员在仅调研了一家供应商的情况下甚至在从未调研的情况下，炮制出一套设备方案，敷衍交差，造成后续实际采购时方案不健全，甚至不具备可行性，概算偏离严重等问题；二是无专门的调研团队，调研工作往往较为粗放，对整个单位现状和需求统筹不够，不能完全满足科研或生产实际需求，三是可能出现技术人员直接充当采购人员的角色，私下与供应商直接确定采购产品的性能、配置等，甚至已在确定采购的情况下泄露本单位在该项设备的预算让供应商直接根据预算进行产品配置并进行报价。这些情况都将造成后续设备采购和管理工作变得困难，主要原因是规章制度不完善，执行力度较小甚至流于形式。

2.2 供应商管理制度不完善

供应商管理制度建立较晚或尚未建立，没有完善的供应商数据库，供应商信息无法及时反馈给论证及调研人员。调研人员选择的厂家未必为合格的供应商，无法在研发或生产能力、质量、服务、价格等方面对供应商进行综合论证。

3 加强设备仪器采购前期论证的几项措施

3.1 加强制度建设

不断完善制度，及时梳理采购过程出现的各类情况，加强制度建设，规范设备采购流程，确保设备采购工作的科学合理。

3.2 设备管理部门的早期介入

设备管理部门参与设备前期论证工作，是根据掌握的情况与认识，协助和协调各部门，尤其是对技术或工艺论证部门反馈现有设备仪器的配置情况、使用情况和维护情况。通过设备管理部门的前期介入，完成设备管理的闭环。

3.3 加强调研过程管理

调研工作是论证的基础，只有以调研结果为基础的论证才有意义。调研形式可以多样化，采用走出去，请进来，或者走出去请进来两者相结合的方式都可以。但是无论哪种方式，调研人员都要带着问题去进行调研，每次调研都应该有明确的调研目标和调研内容，除设备本身的技术问题外，还应收集厂商的基本情况、资产经营情况、产品应用情况和售后服务情况等，并在实事求是的基础上认真进行分析，写出详细的调研报告。

3.4 加强设备技术协议管理，尤其是重大设备的技术协议管理

在项目调研阶段，调研人员根本无法完全考虑到设备安装、调试、验收环节中可能发生或存在的问题。根据单位实际情况，可将设备分为一般设备、重要设备、重大设备、非标定制设备、重大非标定制设备等几类设备。针对每类设备的前期论证采用不同的管理策略以达到提高效率和提高采购质量的目的。技术协议管理可分为技术协议拟定和评审两个过程，对不同类别的技术协议的管理适用不同的管理流程，举例来说：对一般设备，基层使用部门完全有能力提出符合自己使用需求和使用条件的技术要求，可将技术协议管理权限设置在部门/车间级，在基层部门进行技术协议会的会签即可，可在满足使用要求的情况下，有效提高采购效率；对于重要设备、一般非标设备，除基层部门外，还需由计划/生产管理部门，设备管理部门共同参与，负责对基层使用部门提出的技术协议进行会签或会审；而对于重大设备和重大非标设备，因投资巨大，需从工艺需求、价格，投入产出比，安装/运行条件，运行维护成本，操作/使用人员的配备等多方面综合考虑，除计划/生产管理部门，设备管理部门外，还应会同财务部门，工艺部门及单位主管领导一同进行论证，并可视情况申请外部专家评审或提交咨询服务，最终经集体决策并确定最终技术协议。

3.5 建立供应商动态管理制度

对拟采购设备的供应商或厂家，应进行调研和查证，尤其对重大设备的潜在供应商应实地考察，考察其资产及经营情况、资质情况、生产能力、管理水平、质量状况等情况，确认该厂提供的设备符合要求；同时在采购合同履约和售后服务过程中，对供应商实施动态评价，建立合格供应商的准入和退出机制，保证合格供应商的动态平衡，为保证设备仪器采购质量提供进一步助力。

4 结束语

总之，前期论证作为科研院所设备仪器采购前的重要工作，必须通过不断探索采购前期论证管理的新对策，进而促进设备采购管理水平的提升，既提高了单位设备仪器采购效率，又能保证采购质量。

参考文献

[1]杨国华.高校设备采购前期论证工作的管理与思考[J].中国现代教育装备，2007（4）.

[2]殷静燕.对高校实验室管理工作的思考[J].科技风，2015（5）.

作者简介：李成（1983-），工程师，从事项目管理工作。

苏鹏辉（1977-），工程师，从事质量与计量管理工作。