企业采购管理系统的设计与应用

摘要：文章介绍了企业采购管理系统的设计与应用，通过借鉴质量管理的思想和方法，融采购业务与管理监督于一体，以流程固化支撑采购活动的开展，与外部系统对接实现数据共享，并在项目关键环节自动进行信息公开。系统应用后，不仅规范了采购运作，也提升了采购效率。

关键词：企业采购；管理监督；数据共享；信息公开

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）11-0022-02

浙江烟草一直重视规范采购行为，加强对于工程、货物和服务采购的管理与监督。但在实际采购工作中，仍存在着几大突出问题：一是对规范运作的重视程度不够，员工思想上不够统一。二是制度执行力不强，一些管理制度的针对性差、可操作性不强，为自由裁量留下很大空间。三是程序执行不严格，在实际操作中人为变通的现象时有发生。四是监管不到位，在一些具体项目上，监管部门参与监管的时点和方式不明确，造成监管滞后。为解决以上问题，就需要开发一套既符合业务实际，又具有行业特色的采购管理系统，以信息化确保制度执行到位，最大限度地减少人为干预，保证采购运作规范、阳光和透明。

1 系统目标

系统建设需实现三个主要目标：

1.1 支持决策管理

通过系统固化项目审批和采购方式决策规则，做到项目立项及采购方式决策依制度、依标准和依程序。

1.2 加强业务管理

通过信息手段固化采购流程，保留所有业务痕迹，实现关键资料的自动归档，做到手续完备、运作规范和材料齐全。

1.3 强化严格监督

系统融事前、事中、事后和日常监管于一体，监管部门依权限对项目进行审核与监管，确保监督的常态化和规范化。

2 系统设计

系统包括采购过程管理、采购信息库管理、信息公示管理、统计分析四部分功能。

2.1 采购过程管理

2.1.1 计划管理。各单位于年底前提出下一年度采购需求，系统自动汇总采购项，编制完成集中采购目录。采购目录共分类，分别为办公耗材、信息、物流、安防、车辆、烟叶、服务和保险，每类货物最多具有三级目录，并可设置不同的归口管理部门进行初审。系统提供同类货物的合理打包功能，化多次采购为集中采购，有利于降低采购难度和成本。计划草案经审核后，依据定额标准编制预算，其数据通过财务系统接口自动导入，最终形成年度采购计划。需进行计划追加或变更的，应在系统中重复以上流程，确保监管到位。

对于基建、装修、信息系统建设等工程投资项目，为保证全省总投资额不超过上级批复额，故在系统中设置投资额上限刚性控制。在不超过批复投资额的前提下，各单位可以自行根据项目执行情况调配投资额，系统提供内部调剂、外部调剂两种手段，确保投资额可流动，而具体项目的运作不受影响。

2.1.2 采购实施。具体项目在立项时可参照已下达的采购计划，确定采购方式后进入相关实施流程。系统支持公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源五种采购方式，其中公开招标作为主要采购形式，采用其余方式需经过较为严格的审批手续。在立项环节，需根据项目实际合理划分标段，设置不同的拦标价和供应商资质条件，每个标段可采用不同的采购方式，但标段金额之和必须与项目总金额保持一致。在项目实施过程中，监管部门对采购的五大关键环节，即预/概算、拦标价、供应商资质、履约保证金和主材进行重点监督，较好地解决了监管什么、何时监管、怎么监管的问题。

2.1.3 合同管理。包括合同起草、审核和签订。在审核环节设置会签流程，法规、财务、审计等部门对合同初稿进行审查，审查意见返回至拟稿者，待正式合同签订后，合同正本需扫描后上传到系统作为重要文档资料。

2.1.4 资金支付管理。包括付款申请、付款审批、款项拨付登记。根据采购进度和合同约定条款，经办人需在系统中提交付款申请，通过与财务系统的接口转入相应的审批环节，线上审批完成后方可在线下进行付款，以此保证线上与线下流程同步。

2.1.5 验收管理。项目合同执行完毕，经主管部门审核后通过验收。验收后需对供应商的服务态度、业务能力、信用状况等进行评价，作为对于供应商履约能力的重要考核。

2.1.6 监控与档案管理。由于采购的步骤较多、流程较长，系统提供了实用的流程监控功能，相关人员可通过流程图掌握项目概况、业务处理、审批流转情况等信息。业务流程中上传的所有文档将按项目阶段、流程环节进行展示，实现“一项一档”的管理要求，同时也保证在相关纸质流程停止后，所有的项目文档都可以在系统中查询到并调取。

2.2 采购信息库管理

包括供应商、招标单位、专家管理等内容。系统通过综合评价建立合格供应商名录，加强对供应商的动态管理，对评价不合格的供应商，暂停或直至取消其供货资格。招标单位及专家库管理除基本的引入、退出，还实现机构抽取、评标专家抽取、组建评标小组等

功能。

2.3 信息公示管理

系统与浙江烟草已建设的内、外网的信息公开专栏进行对接，在项目立项、招标公告、中标公示等环节，按预定的格式自动生成公开消息，并通过系统接口转入专栏中进行，避免了信息的重复录入。公示信息可按照采购项目性质、实施环节等不同维度进行展示，既面向职工和公众进行信息公开，也广泛地接受监督。

2.4 统计分析

包括各类采购活动的汇总、统计、分析、查询功能。针对公开招标率、计划执行率、预算执行率等重点指标，系统根据考核办法自动计算各单位得分，并在办事公开专栏上予以公布，以此促使各单位重视合理申报计划以及严肃执行计划。

3 系统应用效果

本系统在全省上线后取得了以下应用效果：

3.1 业务操作规范化

将纸质的管理制度固化为可执行的业务应用，确保业务操作严格按制度执行，实现采购项目的规范运作。

3.2 业务监管一体化

系统一方面实现业务流程的自动化，使业务部门严格按程序操作、加强业务管理，另一方面实现监管部门对关键环节的严格监督，实现业务处理与监督管控的一体化。

3.3 业务流转效率化

通过短信提醒、工作委托、集成待办等手段，提升采购运作效率。在系统应用后，各单位逐步取消原先的纸质流程，较好解决了传统纸质审批受时间、空间限制等

问题。

3.4 全局监控可视化

系统提供项目全局监控和管理评价功能，相关人员可清晰地了解项目进展情况，并根据预警情况进行业务催办和督办。

4 总结和展望

系统的应用较好地支撑了采购活动的开展，在规范采购行为的同时通过流程优化、数据集成等方式尽可能地降低操作难度，减轻了采购人员的工作负担。但由于采购规范化程度的不断提高，本系统需要支持更多的采购行为，如通过公开招标形成定点供应商库，而后通过竞争性谈判或询价方式进行多批次货物采购，又比如多家单位提出联合采购，由一家单位承担采购实施，多家单位分签合同并执行这样的复杂采购行为。接下来，我们将继续做好系统的优化和完善，增强流程配置的灵活性，提高功能易用程度，使系统更好地适应业务的发展和变化。

参考文献

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基金项目：浙江烟草专卖商业系统2012年重点信息化建设项目（ZJYC201202）