基于用户需求的企业档案开发与利用

档案具有历史凭证和现实参考的双重作用，企业档案工作应发挥档案保管与档案利用的双重功能。核电企业作为以安全发电为主线的生产型企业，档案价值开发和利用与档案保管同等重要，而用户需求作为档案管理的源动力，在企业档案价值开发和利用方面发挥着重要的导向作用。秦山第三核电有限公司通过文档用户满意度调查，结合长期以来的文档工作实际经验，分析并总结了生产型企业档案利用者的需求特点和影响因素，通过全方位、多角度的改进措施，提升了企业档案价值开发与利用工作的效能。

档案利用者的需求特点

1.利用目的的普遍性和针对性

生产型企业以安全生产为中心工作，档案工作也必然以企业的安全生产为服务对象，档案利用者的利用目的具有为企业的生产服务的普遍性。同时，科技革新永无止境，部分利用者为了企业某一领域的技术改进或创新，对企业档案信息的利用趋向专深和特殊；还有部分利用者，要了解市场行情、进出口信息，以及与自身行业相关的国际政治、金融投资、商品营销等信息，他们时刻跟踪本职领域内的发展动向，补充自己所需要的资料，对企业档案信息的利用目的更具针对性和个性化。

2.利用方式的便捷性和及时性

企业信息化建设日新月异，利用者要求企业档案部门提供便捷的电子档案查阅和利用服务，并要求尽量做到及时、高效，另外，还要求具有用户参与性和自我服务性的特点。

3.利用内容的知识化和综合化

在现代生产型企业档案的海量产生和专业化分工日益严密的背景下，内容单一、形式零散的档案已经不能满足利用者的需求，他们要求档案工作者事先对海量档案信息进行筛选、过滤，对零散的档案进行知识加工和组合，对隐藏的档案信息进行再开发，为他们提供综合化的“知识重组”。

4.利用模式的多样化和个性化

当前，档案利用的时间和空间已经被无限拉伸和拓宽，档案信息的利用模式也由过去的单向被动利用和多向被动利用拓展为单向主动利用(档案工作者根据用户需求分析结果将档案信息传递给事先确定的用户，诸如定题档案查阅、决策支持服务等均属于这种利用模式)和多向主动利用(企业档案管理部门按一定的原则和目的组织档案信息并将其传递给事先没有确定的用户，诸如厂务公开、档案展览、档案编研等都属于这种利用模式)，利用模式逐渐多样化和个性化。

影响利用者需求因素

1.利用者的职业特征和岗位角色

档案利用者在企业中的职业特征和岗位角色是产生档案信息需求的直接动因，它决定着用户的利用目的和利用内容，不同的职业角色决定了不同的档案信息需求。

2.利用者的知识结构和查档经验

档案利用者的知识结构和查档经验决定着用户的利用模式和方式以及利用深度和广度，它影响着利用者获取信息的数量和质量。

3.企业档案工作的基础业务建设

企业档案的收集、鉴定、整理、编目、装订、著录、保管和利用等基础业务建设是提供档案信息服务的前提，科学规范的基础业务可以为利用者提供准确、及时和高效的信息服务，而低水平的基础业务工作只会阻碍用户利用，使用户的利用内容、模式和方式失去载体。

4.企业档案信息服务质量和水平

扎实的档案基础业务工作，加上高质量的服务水平，会使企业档案工作如虎添翼。档案人员的职业素质、知识水平、沟通技巧和服务意识影响到利用者的利用模式、利用习惯和利用效率，是影响利用者需求特点的重要因素。

档案价值开发与利用的提升措施

核电企业档案用户的需求具有一定的特点和规律，根据其形成因素和工作实践，档案价值开发与利用工作效能可从以下几方面进行提升和改进。

1.加强对档案利用者的需求分析和行为引导

每一个档案利用者都是一个独立的自然人，都具有各自独特的思想意识、心理特征、行为习惯和职业角色，企业档案工作服务于企业全体员工的档案信息需求，众口难调，要想以用户需求为导向，提升档案利用效能，必须首先加强对档案利用者的需求分析和行为引导，找出利用者的需求特征和规律，“对症下药”。

首先，要加强对利用者需求特征的研究，建立企业档案利用者和利用部门的信息库。用户的需求特征直接影响到档案服务的内容，只有掌握用户群组或个人的需求特征，才能有针对性地开展工作，为进一步开展优质高效的档案服务工作提供依据。

其次，要加强对档案利用者的行为引导，促进他们了解档案工作的相关法规与标准，了解企业档案工作的流程，引导他们正确使用档案检索工具，准确识别有效信息，尽量消除利用过程中的障碍。

再次，要建立档案利用工作的再反馈机制。用户利用完毕并不代表利用工作的结束，档案人员还要对用户的利用效果进行跟踪和评价，以获得第一手的利用事例。对利用事例的分析一方面可以调整档案服务的方向和重点，另一方面对宣传企业档案工作、提升档案部门的地位也有着重要作用。

2.以企业的安全生产为档案信息服务的中心

安全是生产型企业的政治生命线，生产是企业的经济食粮，企业的一切工作都以安全生产为中心，以为企业创造价值为核心，档案利用者的利用目的具有为生产服务的普遍性，因此，档案信息服务也应以企业的安全生产工作为中心。档案部门应该正确定位自己的职能角色，发挥企业信息中心的优势，找准工作方向，抓住工作重点，为企业生产和技术工作提供及时准确、高效便捷和多元化的档案信息服务，为企业价值增值贡献力量。

3.提高档案管理过程中的用户参与度

如果要提升档案整理的科学合理性，提高文件组卷的针对性，改善企业档案的，利用效率，必须动员档案用户参与到档案管理的全过程中。在文件产生阶段，可联合档案用户实施文档前端控制，提高文件生成质量；在档案整理阶段，可征求用户意见，按用户需求组卷，或实行业务部门立卷，提高案卷的实用性；在档案利用阶段，可联合用户进行编研和信息开发，提高档案的利用价值；在档案价值鉴定阶段，可参考用户意见，确定档案的存毁消亡。

4.开展档案信息资源的深加工

档案信息资源的深加工是档案人员主动服务企业生产和一线用户需求的有效途径。开展档案信息资源的深加工具有现实必要性：―方面，以文件编码为排列标准的科技档案信息以“点”状分布在纷繁的信息库中，如何将分散的“点”状信息组合成有一定构成体系的“面”，是摆在档案人员面前的艰巨任务；另一方面，大部分企业科技档案是脱离电厂系统和设备实体而孤立存在的信息源，系统和设备实体与其档案之间缺乏必要的关联，档案人员很难准确定位每一份档案所对应的设备，技术人员也无法确定某台设备具备哪些可供利用的档案信息，往往会造成资源的浪费，档案信息的深加工是“聚点成面”、挖掘档案信息利用价值的有效途径。因设备档案是核电企业科技档案的重要组成部分，以设备档案为例，具体可从以下几方面开展档案信息的深加工：

(1)加强设备档案整理阶段的著录标引工作

设备档案的著录标引是检索利用和开展深加工的前提，只有科学地、全面地将设备档案中关键信息提炼出来，才有可能利用这些信息与设备之间建立关联。企业应根据国家规范建立自己的主题词库，并形成规范的检索标识，在档案整理阶段，设备名称、设备编号、BSI编码、物理位置、SCN号(库存编号)、部件或零件编号,关联设备编号等重要信息应该作为必填项反映在检索标识中。

(2)建立设备档案数据库与电站设备管理系统之间的关联

信息的集成管理和资源共享是现代企业管理的大势所趋。在秦山三核EDMS(电子文档管理系统)建设中，利用设备档案著录信息，建立设备档案数据库与企业资源集成管理系统之间的有机联系，共享电站设备数据信息，实现设备档案与对应设备之间的实时关联和动态管理，将改变设备档案利用在时间和空间上限制，有效拓展设备档案的利用价值，为设备档案信息的深加工创造条件和基础。

(3)开展设备档案信息的编研工作

设备档案编研可深可浅，可繁可简，整个工艺系统的档案信息组合是深加工，单套设备的档案信息组合也是深加工，将同一设备在不同生命阶段形成的档案进行组合，形成该设备的完整信息库也是深加工，其表现形式可以是“设备管理指南”，也可以是“设备变更改造记录汇编”，还可以是该设备在采购、安装、运行、维护和改造阶段的文件汇编。

(4)挖掘设备档案信息中的隐性知识和数据

更深层次的信息加工需要档案人员具备基本的电站工艺系统知识和设备管理知识，并加强与技术人员的合作，共同开展设备档案的历史数据研究、现状分析或运行趋势预测，为设备的可靠运行和日常管理提供参考或依据，这是文档管理人员的努力方向，也是今后电站设备档案管理工作的提高方向。

(作者单位：中核集团秦山第三核电有限公司314300)