电子计算机在物资供应管理信息系统的应用

【摘 要】随着科技的不断发展，电子计算机技术被普遍的应用在各个领域。本文从加强电子计算机在物资供应管理中的必要性、物资供应管理信息系统在工业企业中的特点及电子计算机在物资供应管理信息系统的应用等方面进行了分析。

【关键词】电子计算机；供应管理；应用

一、前言

物资供应管理信息系统的不断完善，使得电子计算机技术引起了人们的重视。我国在此方面也取得了一定的成绩，但是依然存在不足和需要改进的地方。所以，我们要加强对电子计算机在物资供应管理信息系统应用中的分析。

二、加强电子计算机在物资供应管理中的必要性

当今社会的一大主题是发展，其内容包括社会的进步和技术的进步，而技术进步是社会进步的前提。目前，技术进步的主要标志是社会的高度信息化。在物流管理行业中有一句行话：“三分技术，七分管理，十二分数据”，因此，准确、统一、规范的基础数据以及必要的代码化处理是系统建立的前提。

三、物资供应管理信息系统在工业企业中的特点

在工业企业生产经营活动中，主要贯穿着两种运动，一种是物流；另一种是信息流。物流是企业最基本的运动过程。要达到经济效果好，必须促进物流的加速运动，以缩短储备周期，生产周期。物资供应管理工作，由编制计划、合同订货、验收入库、出库、整个过程产生的信息，是业务、统计、会计核算的基础。

四、信息技术在企业物资供应管理中的应用

（一）物资供应信息的分类、特征和要求。按照所起的作用不同，物流信息分为：订货信息、库存信息、生产指示信息（采购指示信息）、发货信息、物资管理信息。物资管理信息具有下列一些特征：物资供应管理信息涉及多方面，而且绝对量多，每天发生信息的单位大；信息发生的来源、处理场所、传达对象分布在很广的地区；与企业内部其他部门的关系密切；物资供应管理对信息的要求主要表现在信息充足、信息准确和通讯顺畅三个方面。

（二）物资管理系统的信息处理流程。为了满足物资管理者的信息需求，信息系统需要完成大量的信息处理工作。信息系统的基本流程可以概括为以下几个方面：一是数据收集，二是数据传输，三是数据加工，四是物流信息的解释，五是信息的输出。

（三）信息技术对物资管理信息化的支持作用。物资管理信息化主要表现为物管信息收集的数据化和代码化，物管信息处理的电子化和计算机化、物管领域网络化的基础也是信息化。这些都需要现代化的信息技术予以强力支持。

五、物资供应管理系统软件

（一）物资供应采购管理系统可分为四大功能模块

（1）采购计划管理。制定各单位物资申请领用计划、自制与外出订购物资计划，完成对物资计划的查询、修改、汇总等工作。本模块还可根据历年消耗情况采用加权平均法进行预算，为制定下年物资消耗计划提供辅助依据。

（2）采购合同管理。完备对订货合同的修改、汇总、查询等工作，建立合同卡片，进行合同跟踪、履行、变更情况分析，可随时看到合同的到货情况，并打印合同注销、变更便函，确保每一份合同按“经济合同法”有关规定办理。其中包括完整的“厂家通讯录”及供应商的资质、实力、信誉程度等资料的管理功能。

（3）供应商的管理。对每一类物资建立供应商产品名录库（包括物资名称、规格、型号、最小订货量、最低报价），同时可对每一种物资在各类供应名录库下建立其供应子库，实现采购物资的最优值，从而节省采购资金和采购费用。

（4）采购到货管理。对到达的货物按合同进行物资名称、规格、批次、数量、价格的系统化管理。

（二）库存管理

以灵州物资公司供应系统为例。

（1）入库登记管理。依照到货物资验收人库办法，以“验收单”的录人形式，完成人库登记工作。其中记录了供货厂家名称、物资名称、规格、型号、到货数量、验收情况、订购价格、运杂费处理情况等有关数据，为财务核算提供了原始的数据。

（2）出库登记管理。按开据“领料单”这种形式，完成物资出库登记工作。其中记录了领料单位名称、领用物资名称、规格、型号、“请发数量”、“实发数量”、开票人、提货人、提货日期、单据编号等数据。完成微机自动开票工作，单据经过保管员发料后返回录人，可自动将数据登记到帐本上。

（3）物资调拨和借出管理。在生产经营中，会经常发生物资的调拨和借出，对这一环节的管理，通过本系统可自动跟踪每一种物资的调拨和借出情况，系统将显示调拨和借出物资的状态，做到了调拨到哪里，借出单位及借出归还情况，通过对工作人员权限的管理。

（4）物资库存盘点管理。系统随时查询和统计物资库存的核算功能，自动结余各种物资库存数量、领用数量、借出数量及其价值。自动平衡账表，做到账实相符，自动完成盘盈、盘亏处理。

（5）统计查询管理。打印与查询经汇总运算生成的各种报表中数据的备份、删除、恢复、排序、索引及物资编码库、厂家通讯录的修改、增删。企业领导根据数字和报表，了解和掌握企业经营管理水平、结构、发展变化。

（6）系统维护。完成系统参数设置、打印机选择、系统数据的备份、删除、恢复、排序、索引、物资编码库、厂家通讯录的修改、增删。

（7）联网通讯。完成各仓库与供应公司之间数据通讯工作，无需再派专人送报表。

（三）会计处理

（1）库存财务管理、帐本管理。此功能模块可单独使用，特别适合仓库保管员使用，在此模块中有一套独立的出人库记帐方法，使用起来方便、灵活、直观，将以往的“手工记帐”模拟出来，呈现在用户面前，使得每笔帐目井井有条、历历在目。

（2）报表管理。下设库存明细表、资金汇总表、各单位物资使用明细表。

（3）物资帐薄的查询。建立了库房保管帐、材料明细帐、材料差异帐，以及采购物资到货和采购资金的日报和月报，供随时查询和统计。

（4）转帐处理。每一种物资，从编制采购计划一签订合同一到货人库一领用（借出、调拨）一归还等，各种报表就随每一流动环节自动生成，供领导随时掌握资金占用情况，加快资金周转，为制定计划提供参考，方便并加强了采购管理和库房管理。

六、结束语

综上所述，电子计算机物资供应管理信息系统可以促使企业取得较好的经济效益和社会效益。所以，在今后的物资供应管理信息系统中我们要加强电子计算机技术的应用。确保企业的发展。

参考文献：

[1]陆新.企业管理学（第三卷）[J].复旦大学出版社，2012（8）：75-78.

[2]唐晓云.面向企业过程重组的信息系统策略[J].管理信息系统，2011（2）：12-15.