文档管理系统的研究与设计

摘要：文件档案管理系统是办公自动化系统的一个重要的组成部分。本系统的重点在于将文档按照部门机关和文档类别进行分类列表，从而方便用户查询文档信息。文件列表减少了用户在查找时所耗费的时间。强大的管理功能保证了文档资料能够最大化实现其价值，作为公司各个部门有力的参考资料，优化企业资源。

关键词：文档管理；数据备份与数据恢复；；VB

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)08-10ppp-0c

1 引言

在日常工作和学习中，我们必然积累了大量的文档资料，这些资料大部分是以Word、Excel、PowerPoint、Notes公文、各类图片等形式存在。随着时间的推移，这些资料积累越来越多，特别在企业信息资料和文档的管理带来了许多难题。我们分析了大量的中小型企业和公司，在企业信息和文档的管理上普遍存在以下问题：文档管理较乱，查找困难企业在运作过程中积累的大量图形文件、设计文件、Word文档，代码文件等等目前采用的仅仅是操作系统提供的文件管理功能，所有文件存放在各自使用的计算机或文件服务器中，分别由不同人来维护，往往造成同一设计文件有多处备份。 文档安全性差，由于目前企业的大量文件存放在各自使用的计算机或文件服务器中，分别由不同人来维护，需要共享时，一般都只是利用局域网简单的共享文件，这样容易造成文件被不需要的人拿到或者看到，造成信息泄密。并且由于缺乏安全的备份策略，有的文件甚至会被人恶意的删除掉，给企业造成重大的损失。可以说企业信息是企业生命所在，没有企业信息的安全就没有企业的安全。

因此，我们需要一个专门的文档管理系统来管理那些凌乱的资料，它可以是我们的工作更加趋向与高效率和高质量。还可以是我们的文档信息更加具有安全性。

2 文档管理系统的简介

本系统实现了企业对大量文件、资料的规范管理，可以将企业的所有设计文档全部按产品结构树进行分类管理，并且提供了完善的版本及权限管理机制，确保技术文档管理的安全性和有效性;另外，系统提供的图档关联功能可以将同一图档关联到其它多个产品结构树分支上，实现一图多用，保证了图档的一致性。

本系统能改善企业现有的图文档管理现状，提高管理规范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性，从而提高产品数据信息的利用率，改善电子设计资料管理混乱的局面，为提高企业的技术创新能力和产品设计及研发效率起到非常重要的作用，同时也为后期的PDM 系统集成奠定良好的基础。

文件档案管理系统是办公自动化系统的一个重要的组成部分。本系统是以为前台开发工具，SQL SERVER 2000为后台数据库的文档管理系统，其数据库连接主要运用了中的控件。本文档系统主要由用户查询、文档管理和用户管理三个大的功能模块组成。用户查询是一般用户登录系统到一般用户界面可以对文档进行查询然后查阅文档内容。管理员主要负责对文档信息的管理和用户信息管理，文档信息管理主要是对归档文档信息的更改，删除等操作。用户信息管理同样是对用户信息的添加，删除，更新的操作。本系统的重点在于将文档按照部门机关和文档类别进行分类列表，从而方便用户查询文档信息。文件列表减少了用户在查找时所耗费的时间。强大的管理功能使管理员对文档信息和其他信息在长时间里做到实效性的维护，对文档进行了合理有效的管理。保证了文档资料能够最大化实现其价值，作为公司各个部门有力的参考资料，优化企业资源。

3 流程分析

文档管理系统数据流程图如图1所示。

图1 数据流程

4 数据库设计

4.1 文档管理系统功能分析

4.1.1 功能需求分析

该系统的主要功能是有效的管理用户在工作中积累的大量文档资料，使用户更加有效的管理资料和保证用户资料的安全性。文档要是保存到文档管理系统，就存入了数据库中，数据库具有很高的安全性。而且系统的数据备份与数据恢复功能可以有效的避免资料的丢失等问题。该系统还要有数据的查询功能，这是用户所必须的。用户可以很快的从大量的文档资料中查找出自己所需的资料。用户还可以打开数据库中的文档资料进行修改，然后保存到数据库中。用户可以把所需要的资料保存入库，随时在系统中打开。要是用户想打印文档，可以直接在系统中打印。

4.1.2 功能设计

系统分为系统操作、系统维护、系统管理三个模块。系统操作包括：对树形结构图中的节点的操作（增加节点、删除当前节点、修改当前节点），当在菜单栏或用快捷菜单进行操作是都会实现其功能。用户可以修改或添加节点来增强系统文档的名称，从而使文档更加有条理，更清晰。添加文档是用户可以将打开的文档保存入数据库中。系统维护包括：数据备份和数据还原系统初始化，用户可以在必要的时候进行数据备份，以防数据丢失。就算丢失了还有一招就是可以数据还原。在数据备份的时候选好路径就可以开始备份了，当备份完成是会弹出备份完成的消息栏。

4.2 数据库的设计

打开SQL SERVER中的企业管理器，连接好服务器之后，右键单击数据库，然后新建数据库，新建数据库表。建立4个表，分别命名为表excel,表txt,表doc和表image. 然后用导入数据的方式将excel、txt文档、doc文档和image类型文档将他们存储在不同的表中。必须注意的是存储它们的数据类型要用image类型。在建立一个数据库表是存储用户名和用户登录密码的表，命名为用户。系统是通过用户表在用户登录时验证用户名和密码。如果密码和用户名都正确用户才能进入系统主界面，如果密码或用户名错误，则会显示密码或用户名错误的信息提示。

5 结构图的设计

各功能模块的设计图如图2所示。

图2 系统结构图

6 系统的实现

6.1 系统界面的设计

6.1.1 登录界面如图3

图3 登录界面

6.1.2 系统主界面设计如图4

图4 系统主界面

6.1.3 数据还原与备份界面如图5

图5 数据还原与备份界面

6.2 系统部分功能代码

6.2.1 命名空间里输入以下代码

Imports mon

6.2.2 Form1的load事件代码

Private Sub Form1_Load(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load

With OpenFileDialog1

.Filter = "Office Documents " & _

"(*.doc,*.xls,*.txt)|*.doc;*.xls;*.txt"

.FilterIndex = 1

End With

TreeView1.ImageList = ImageList1

Dim n1 As New TreeNode("所有文件")

n1.ImageIndex = 0

Dim i As Integer

For i = 1 To 10

Dim n2 As New TreeNode(i)

n2.ImageIndex = 1

Next

End Sub

6.2.3 新增节点代码

Private Sub 新增节点ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles 新增节点ToolStripMenuItem.Click

Dim newnode As TreeNode = New TreeNode("节点名称")

TreeView1.SelectedNode.Nodes.Add(newnode)

End Sub

6.2.4 删除当前节点代码：

Private Sub 删除当前节点ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles 删除当前节点ToolStripMenuItem.Click

TreeView1.Nodes.Remove(TreeView1.SelectedNode)

End Sub

6.2.5 添加文档代码：

Private Sub 添加文档ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles 添加文档ToolStripMenuItem.Click

Dim strFileName As String

With OpenFileDialog1

.FileName = ""

.ShowDialog()

strFileName = .FileName

End With

If strFileName.Length Then

oDocument = Nothing

WebBrowser1.Navigate(strFileName)

End If

End Sub

6.2.6 数据备份代码:

Dim conn As New SqlConnection("server=" & TextBox1.Text ";database=Erms;Integrated Security=SSPI")

Try

Dim comm As New SqlCommand

conn.Open()

Dim flie As String

flie = TextBox1.Text

If Len(Dir(flie)) Then

Kill((flie))

End If

'ComboBox1.Text 为数据库名称 flie 为要备份的路径

mandText = "backup database " & ComboBox1.Text & " to disk='"

Flie+"’ "

comm.Connection = conn

comm.ExecuteNonQuery()

MsgBox("备份成功!", MsgBoxStyle.Exclamation, "提示信息")

Catch ex As Exception

MsgBox("发生异常,异常原因:" & ex.Message, MsgBoxStyle.Exclamation, "

提示信息")

Finally

conn.Close()

End Try

6.2.7 数据还原

还原的时候一般还原本系统的数据库时候都会报错,显示数据库正在使用,所以我们需要先销毁进程,然后在别的数据库中来还原我们使用的数据库。在master数据库中新建这样一个存储过程。

create prockillspid(@dbname varchar(20))

as

begin

declare@sqlnvarchar(500),@tempvarchar(1000)

declare@spid int

set@sql='declaregetspidcursorfor

selectspid fromsysprocesseswheredbid=db_id('''+@dbname+''')'

exec(@sql)

opengetspid

fetchnextfromgetspidinto @spid

while@@fetch_status =0

begin

set@temp='kill '+rtrim(@spid)

exec(@temp)

fetchnextfromgetspidinto@spid

end

closegetspid

deallocategetspid

end

然后再在数据还原中写入以下代码：

If sql("execute killspid '" & ComboBox1.Text & "'") Then

Else

Exit Sub

End If

If sql("RESTORE DATABASE " & ComboBox1.Text & " FROM DISK = '" &

TextBox2.Text & "'") Then

MsgBox("还原成功", MsgBoxStyle.Exclamation, "提示信息")

Else

Exit Sub

End If

7 系统实现效果（如图6）

图6 系统实现效果图

8 结束语

本系统能改善企业现有的图文档管理现状，提高管理规范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性，从而提高产品数据信息的利用率，改善电子设计资料管理混乱的局面，为提高企业的技术创新能力和产品设计及研发效率起到非常重要的作用，同时也为后期的PDM 系统集成奠定良好的基础系统制作的难点在于如何将数据库中的文档与树形结构中的节点绑定并显示在WEBBROWSE控件中。

参考文献：

[1]徐国智,汪孝宜.SQL SERVER数据库开发实例精粹[M].北京：电子工业出版社,2006.

[2]Michael Halvorson,著,李宏益,赵明,陈强,等,译.VISUAL 程序设计[M].北京：清华大学出版社,2003.

[3]赵松涛.SQL SERVER2000系统管理实录[M].北京：电子工业出版社,2002.

[4]刘保顺.Visual 数据库开发[M].北京：清华大学出版社,2004.

[5]耿文兰.SQL Server2000数据库管理与开发[M].北京：电子工业出版社,2003.