时间：2022-10-08 06:21:52
每天,我们一踏入办公室,就会立刻卷入急迫的事情中:那些必须“立即回复”的邮件、看起来只需两分钟就能解决的突然需求(最后都需要一小时才能解决)、开会前要完成的一份报告等。
我们都知道,应该减少做急迫的事情,而聚焦在重要的任务上,为什么我们做不到?
管理顾问特拉帕尼(Gina Trapani)在哈佛商学院部落格中指出,经理人倾向先处理急迫的事,是因为这会让他们变得忙碌,感到被需要。
但是,处理一连串急迫的事件之后,一天结束时,他们常感到虚脱,发现怎么有很多事还没有做?
相反地,重要的事不会像急迫的事件这么需要肾上腺素。重要的事往往需要思考长期目标、需要诚实面对自己。重要的事也包含处理无趣、困难的工作,很容易让人感到无聊。重要的事件会推着你与企业朝向目标前进。
从个人层面来看,重要的事可能包括每天找时间上健身房;从企业的层面来看,重要的事可能就是拟定计划,并化成每个月、每季能够达成的目标,还要评估去年的绩效与今年的计划。
要怎么聚焦在重要的事情上,而不被急迫的事困住?以下有三个方法:
一、每天选择三件重要的事,完成它们。把这三件重要的事写在纸上,放在你能够看到的地方。当你有片刻的时间,不要查你的电子邮件,而是看一下这张纸,处理这些事,看看一天下来你能够完成几件。
二、关闭电子邮件。把Outlook以及新邮件提醒的无线网络关掉,尽可能让自己不受电子邮件的干扰。当你决定处理重要的事件时,你至少得给自己一个小时的时间。如果网路是太大的诱惑,你干脆也把网路关闭。
三、一个星期安排二十分钟与自己开会。把这二十分钟排在自己的行事历里,把它当成和主管开会一样重要。如果你的工作场域是一个开放的空间,不妨预订会议室的空间,和自己独处。在这二十分钟内,准备好专案工作事项、待完成事项等,并且总览过去这个星期你完成的事项,以及接下来一个星期,你想要完成的事。如此,可以帮助自己为一天选出三件重要的事。这么做,也可以让你有效了解你怎么运用时间。
别被急迫推着走,多花时间在重要的事情上,久而久之,你会发现急迫的事情也变少了。
(摘自《世界经理文摘》)