秘书最难干好的七件活

秘书所承担事务中最好干的是领导要求明确、指导意见清晰、工作内容熟悉、时间相对宽裕、矛盾头绪较少的活儿；但时间长了往往消磨同志们精明强干、时刻待命的大脑，时间再长还可能让同志们在不知不觉中温水煮青蛙、自废武功。换个角度看，经常承担难度较大、富有挑战性、激发创造性的工作任务，不但可以促进同志们知识常用常新，而且还会通过反复历练而虑事周密、更加成熟。哪些事情比较棘手呢？大概有以下七种情况。

一是多头指挥、众口难调。

秘书虽然以领导为核心开展工作，接近权力金字塔顶，但由于职位属职级底层，按照常理直接接受分管领导指挥，在具体操作中同一件事可能接受几个上级领导指挥协调，如果几个领导意见不一致，但又很难说谁妥、谁不妥，特别是遇到那些虽然不是主事、但又斤斤计较的领导，就可能把秘书弄得左右为难甚至逼疯。这种情况下，秘书要小心谨慎把握好规则程序，既要严格遵守原则性，又要注重灵活性与原则性有机统一，既要把事情干好，还要不能得罪人。任何领导都不能得罪，得罪了谁后果都很严重。工作事务不问由几位领导负责，基本都会由一名领导牵头，并由牵头领导提出主导意见。秘书在接受工作任务之时就要明白所承担工作由谁具体负责审核，由谁负责审定，紧紧围绕自己—审核领导—拍板领导“三点一线”操作就没有问题，其他领导提出意见可作为参考并可酌情吸收，但要第一时间报告负责审核的领导，由负责审核的领导决定取舍，并决定是否跟牵头领导请示汇报。其他分管领导如有意见，一般会跟负责审核领导或拍板领导沟通。这种严格按照规则运作的“三点一线”流程在现实中只是理想状态，更多需要秘书做好沟通衔接与微妙平衡，不能偏离“三点一线”主线。同志们还要记住秘书工作始终是在落实领导意见，遇到问题都要请示汇报，让信息顺畅通达，不能让信息滞留在自己这里，也不能自作主张决定事情，更不能越级请示汇报，防止信息不对称，造成“三点一线”规则紊乱无序。

二是时间紧急、疲于奔命。

办文办会办事都是实实在在物理过程，需要必要时间和空间，哪怕是传达领导的简单意见，也很少有打个电话就能搞定的事情，都要给自己与方方面面留出必要应急时间，留给有关方面充分时间做好落实或安排工作。例如组织会议，从预订会议室、制发通知到起草相关材料都需要准备时间。部分重要会议可能还要提前召开若干个小型筹备会，充分酝酿会议印发的重要文件或重点事项，才能有效保证会议效果。特别是会议材料基本都要消耗大量时间，从熟悉会议主题、收集材料、起草初稿、修改润色到送审把关、审核定稿等环节，哪个环节都不能缺少，哪个环节都要相关人员配合及必要时间保障。这些工作如果没有足够时间保障，就会让秘书焦头烂额、疲于奔命。为在有限时间内完成工作任务，秘书不得不牺牲休息时间加班加点，甚至为赶制材料经常开夜车。对于秘书来说，事情永远做不完，材料永远写不完，会议永远开不完，时间永远不够用。时间紧、任务重基本属于秘书工作新常态，需要同志们牺牲很多休息和娱乐时间，减少很多陪伴家人的机会，需要得到家人的理解和支持。

三是工作更新、现学现用。

秘书工作接触面广、内容更新较快，既要熟悉单位主要业务以及各类新政策、新动态，又要紧跟领导节奏更新调整业务知识，还要熟悉联系部门的重点业务。俗话说：“要想人前显贵，就得背后受罪”。同志们要想做事得心应手，获得领导赏识和部门尊重，就得自觉主动加强学习，掌握新知识、熟悉新工作、适应新变化，少讲外行话，少做外行事。

四是情况变化、难避差错。

秘书工作经常面临不确定因素，需要灵活应对和妥善处理，顺利完成各种任务。较为典型的就是安排考察拜访及重大经贸活动，经常遇到领导日程变化问题，特别是党政代表团或企业高层考察之类重要活动，往往包含考察、洽谈、会议等系列活动，涉及双方领导时间统筹安排，需要来来回回调整磨合，最后才能确定。重大经贸活动同样涉及这些问题，参加活动的重要领导如果定不来，餐叙桌次、活动议程及个性化活动安排等环节都难以及时确定。面对不确定因素，我们需要保持心境稳定、足够耐心，做到临大事有静气，处变不乱、进退自如、有条不紊。

五是意见不明、揣摩费脑。

秘书主要根据领导意见处理各种事务，如果所服务的领导习惯给出明确意见就好干活，不容易出差错，当然也会少耗费无谓脑筋。特别是材料起草工作，如果领导改得越多，秘书就越好把握材料重点，按照领导修改意见完善之后基本就可定稿。如果领导看完材料之后，把同志们找到办公室讲具体修改意见，也可以让同志们少走很多弯路。如果领导让你把材料拿回去，也不明确具体修改意见，就说重点不够突出、内容空洞、再完善完善等模糊意见，同志们就会云里雾里摸不着头脑，最后只能关起门来自己揣摩斟酌，不但非常痛苦，而且还会事倍功半。在接受领导交办各类事务中，同志们也要清楚理解领导意见，特别是对时间、地点、材料、着装、人员等具体信息要做到入耳入心、清清爽爽、没有歧义，不清楚就要主动询问，千万不要凭经验、靠感觉，所有工作不能建立在“我以为”、“好像”、“差不多”、“大概”、“似乎”等模棱两可字眼之上，否则必然差错连连、满船漏水。不管领导多么严厉，同志们都要坚持宁可多问挨批、也不意会误事的不二信条，坚持准确把握领导意图，才能有效规避差错。

六是头绪复杂、巨细不漏。

秘书工作因为处于权力核心，涉及方方面面人头、事情。每个板块的人、事又都不会完全按照统一步调齐进共退，总是处在参差不齐动态调整之中。特别是重大活动，从方案到材料、从会场会务到食宿安排、从考察调研到迎来送往，事无巨细、纷繁复杂。哪个环节出现差错，都可能对整体活动成效产生直接影响。如果领导分工范围较多，涉及方方面面事务也是不一而足、各有不同，大事小事事事都要你去烦心，大领导小领导在你面前都是领导。不问头绪如何繁杂，同志们都要坚持做到“三个一”：即一个记录本、一个事务簿、一周回顾梳理。一个记录本就是养成随身携带记录本的习惯，领导交代事情或自己想起事情随手记到记录本上，俗话说：好记性比不过烂笔头。大事小事记到本子上了，就很难忘记或疏漏，不问事情有多复杂，也能理出头绪及轻重缓急。一个事务簿就是把近期办理或关注的工作内容，以条目化形式集中整理进事务簿，并要根据情况变化经常更新，保证事情不问头绪多少，始终全在掌握之中。一周回顾梳理就是每周要把近期工作系统梳理一下，看看完成了哪些事情，下周需要抓什么事项。这些工作看起来琐碎，对秘书来说不仅非常重要，而且还可以培养同志们独立思考和处理事务的能力。

七是同质相较、优劣自见。

不怕不识货、就怕货比货。秘书没有怕做材料的，但要和同仁在同一个时间做相同主题的材料，就要甩开膀子加油干，使出全身智慧，拿出看家本领，捧出最好作品。同一个主题材料摆在一起，不用多说优劣自见。例如，会议交流发言、年度述职述廉报告、年度工作总结等材料，从主题提炼到内容安排，从框架结构到标题层次，都具有强烈的可比较性，材料水平高低优劣，明眼人一眼就能看出差距。对于这些材料，秘书要十分用心，领导也会非常用心。

秘书难干的活儿还有很多，并非上述短短文字所能概括。不同领导、不同环境等因素都可能给秘书工作带来意想不到的挑战。需要秘书根据实际、积极应对、发挥智慧、主动化解，不埋怨、不放弃、不言败，坚决不能退缩不前、手足无措；任何时候都不能活人被尿憋死、和尚不能被庙逼死，固步自封、止步不前。（本文发表于上海大学2017年第9期《秘书》）