小浪底水利枢纽工程档案管理

小浪底水利枢纽是治理黄河水患、开发利用黄河水资源的民生工程，也是部分利用世界银行贷款建设的国际招投标工程，是我国水利工程第一个全面与国际工程管理体制接轨的工程项目。

小浪底水利枢纽工程(简称小浪底工程)位于河南省洛阳市以北40公里的黄河干流上，坝址上距三门峡大坝130公里，控制流域面积69，4万平方公里，占黄河流域面积的92，3％，处在控制黄河水沙的关键位置，是黄河干流在三门峡以下唯一能够取得较大库容的控制性工程。小浪底工程建设工期11年，主体工程工期8年。1999年9月1日主体工程正式开工，2001年12月主体工程完工。2009年4月，通过国家验收。小浪底工程投入运行管理10年来，在防汛抗洪、河道减淤、城乡供水、生态改善、电力开发等方面作用突出，取得显著效益。

总结小浪底水利枢纽工程建设经验，尤其是研究小浪底水利枢纽工程档案管理特点，对促进工程档案管理，推动档案事业的发展具有十分重要的意义和作用。

以工程师为纽带的档案管理体系

，小浪底工程建社按照国际通用的FIDIC(菲迪克)合同条款，采用项目法人负责制、招标投标制、建设监理制的管理体制。FIDIC的中文全称为国际咨询工程师联合会(International Federation of ConsultingEngineers)是世界工程咨询行业权威组织，其制定的有关工程建设项目管理的一系列合同条款等，已被联合国有关组织、世界银行、亚洲开发银行等国际开发银行和国际组织普遍承认并广泛采用。FIDIC(菲迪克)合同条款的“工程师”与国内技术职称的工程师具有本质的区别，在“菲迪克”条款中，工程师是独立的第三抗工程师应公平、公正、公开履行合同中规定的职责和权限。项目法人与国际承包商的工作联系，包括公文传递、工程资料的收集都是通过工程师完成的。

水利部小浪底水利枢纽建设管理局(简称小浪底建管局)作为小浪底工程建设项目法人，承担建设管理任务；小浪底工程咨询有限公司受小浪底建管局委托承担小浪底工程建设监理和咨询任务，即履行FIDIC(菲迪克)合同条款中的“(工程师”职责。小浪底工程咨询有限公司下设4个工程师代表部和5个职能部门，每个代表部下设综合部、合同部、工程技术部、现场部等部门，全天候、全方位实施工程监理工作。工程师代表部负责项目法人与承包商往来文件的收发、翻译、流转、存档等。工程师代表在主持分部工程验收时就要检查工程资料整理情况，使其基本具备移交条件，在单位工程验收时承包商要按照合同要求整理应移交的工程资料，工程师代表部重点审核工程项目的施卫情况、质量检测情况、进度控制情况、资金运作情况等材料的完整性、准确性、系统性以及是否符合档案管理规定，从而把整个项目施工形成的大量资料，都纳入到小浪底建管局档案管理范围，成为建设项目档案的重要组成部分。承包商移交的工程资料达到档案管理部门的要求后再组织竣工验收。因此，工程师成为档案资料收集整理的纽带和桥梁。

以合同管理为核心的档案管理机制

国际招标工程项目的运作完全是依照合同进行。因此，工程项目合同中关于施工、竣工资料移交条款，从根本上制约着建设项目档案的管理。如在大坝标台同文件第六章合同特别条件12款规定：“承包商应提交此合同和技术规范规定的图纸和技术资料。提交的材料应包括设计资料，计算，目录表，图表说明，安装、操作和保养说明书，所有有关永久工程设备的必要细节，关于承包商设备的详尽说明与性能资料关于临时工程的详尽说明、图纸与计算，有关施工方法与程序的细节，有关实验室和现场检验程序的详细说明。所有提交的材料必须加盖印章或附有承包商签字的证明书以表明这些资料已由承包商审核。提交材料E的印章或证明书向工程师表明，承包商已确定和核对了所有的工程量、尺寸、现场施工标准、材料、目录编号和类似资料，同时表明已根据合同文件的要求对每份材料进行了审查。”按照该条款规定，承包商就必须对工程施工、竣工图纸、使用说明书、合同管理、信函往来等大量资料按照我国档案管理规定进行分类、整理、立卷，经过工程师审查后移交小浪底建管局档案管理部门。

在小浪底工程建设中，合同管理处于工程建设的核心地位，承包商把工程合同当作圣经，因为工程合同是根据国际通用的菲迪克条款签订的，整个工程建设的一切行为都必须围绕合同进行，小浪底工程合同主要有以下特点：一是工程规模大、工期长、技术复杂，最大单项合同额约30亿元人民币，合同工期最长8年；二是“双轨制”管理，不断出现国内项目管理体制与国际合同执行的矛盾；三是合同主体构成复杂，存在多层次，多方面复杂的利益博弈，管理协调难度大，四是项目法人为中方人员，国际承包商的主要管理人员为外抗施工队伍或劳务为中方，新型的管理机制对合同管理构成较大挑战，五是工程建设期间国家政策法规、汇率和价格机制发生较大调整。合同的复杂情和多样性必然在合同管理过程中形成的大量资料，如小浪底建管局与工程师、承包商往来的大量信函、人员管理、设备管理，现场管理等基础资料都是档案收集的重要范围，也是解决合同争议的重要依据

以反索赔为重点的档案利用

档案最终目的就是利用。在小浪底工程项目建设实践中，档案的有效利用在与国外承包商的索赔与反索赔中发挥了巨大的作用。国外承包商为了中标一般是采用低报价高索赔的经营战略达到盈利的目的。因此，索赔与反索赔从工程建设伊始就埋下了伏笔，随着工程建设的进展，这种博弈逐渐明朗，以至于愈演愈烈，在小浪底主体工程建设过程中，大坝标承包商提出索赔15项；泄洪工程标承包商提出索赔80余项；引水发电系统标承包商提出索赔35项；索赔额度高达数十亿元人民币。

索赔与反索赔的法律依据是合同，证据就是现场记录，也就是档案资料。档案资料是否完整、准确、系统成为反索赔的关键。小浪底建管局在工程建设中，按照合同要求及时收集档案资料，仅泄洪工程就收集了3万余卷，从合同文本到谈判备忘录，从监理工程师日志到承包商现场记录，大量完整、准确的档案资料为反索赔工作提供了直接的证据。在与承包商索赔与反索赔的谈判中，小浪底建管局坚持以合同为准则，以事实和。档案资料为依据，既坚持原则又充分协商，积极发挥国内国际各行业专家的作用，对承包商提出的130余项索赔驳回100余项，大幅度降低了索赔额度，牢牢掌握索赔争议处理的主动权，为国家挽回了巨额经济损失。

以信息化为标志的档案资源共享

计算机及其网络系统是小浪底工程建设中处理信息的主要手段。所有的信息通过计算机及其网络系统进行处理、整理、分析。归类后存入网络信息系统进行资源共享，网络中的各个工作站可以调用和共享信息资源。在小浪底工程建设中，信息来源包括承包商和工程师之间的大量往来信函，现场监理值班日报、施工进度周报、施工进度月报、支付凭证、各种会议纪要、备忘录、现场地质素描，以及其他信息简报，如质量简报(周、月报)、测量计量简报(周、月报)、原型观测简报(周、月报)、工程监理信息、施工现场安全监测、安全生产简报、环境保护月报等。为确保小浪底工程项目建设信息的准确、科学、及时交流，项目法人和工程师开发建立并完善了项目管理信息系统，并实现了合同信息管理的数字化和数据共享。在进度计划管理中较早使用了美国Primavera公司的P3进度管理软件和Project软件；车间图的编绘和审查，广泛使用AutoCAD软件，使工程管理中的技术信息数字化；使用文字识别技术、图形扫描技术、位图转换矢量图技术，把工程管理中的纸质信息数字化。通过Access、Paradox等数据库软件的使用，使庞大的原始数据得以及时、高效、合理地处理和分析，整理输出了合同管理和领导决策需要的数据、曲线、图形等资料，为合同问题处理提供了可靠依据。在此基础上，对各种信息进行分析加工，实现了由实物信息管理到数字化信息管理的转变，使工程管理从现场直观管理上升为以数据为基础的精细化管理。

信息资源数字化为档案管理网络化奠定了基础。2004年，小浪底建管局配置了专业档案管理系统，实现了计算机查阅档案目录，2007年，开始对重要的纸质档案进行数字化加工，按照档案的保管期限、重要程度、查阅次数确定了数字化加工工作程序和工作内容。到2010年年底，小浪底水利枢纽配套工程――_西霞院主体工程档案已全部完成数字化加工，小浪底水利枢纽部分重要档案也完成了数字化加工。在小浪底建管局办公区，只要经档案管理部门授权，任何一台计算机都可以实现网络查阅档案。

小浪底工程是治理黄河的重要控制性工程，它以技术要求高、管理难度大而受到国内外水利水电行业的普遍关注。研究小浪底工程建设历程，特别是工程档案管理实践，对加快水利工程建设，完善工程档案管理具有一定的借鉴意义和参考价值。