夯实基础开拓创新

2019-10-07 版权声明 举报文章

【摘 要】社会发展进步离开不创新,档案管理工作不创新就不能满足利用者的需要。作者从主客观条件分析创新的方式、方法,又提供了一些可借鉴的创新案例,很有操作性。

【关键词】企业;基础;创新

创新是一件永恒的事。社会的进步,企业的发展,无不是创新求变的结果。世事时时刻刻都在发生变化,著名企业家马云说:我每天考虑的不是企业当下的事,而是五年以后的事。他强调一个新,他也是赢在新上。他在淘宝上取得的成功,完全颠覆了人们的生活方式。创新就是生命。

随着现代信息技术的广泛应用,档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。档案工作者若能抓住这个机遇,开拓创新,实现档案管理信息化,必能使档案管理水平有质的飞跃。

首先我们先来解决几个与创新有关的问题。

一、主观上要有创新的愿望

创新是一种对待事物的积极态度。档案管理目前已有许多标准和规范。如果老老实实地按照现有的规范和标准做,什么错也没有。但是还可以有一种更积极的工作态度。能不能在原有标准上有所改动,使之更便于整理和利用?档案说到底还不是为了用吗?在工作中,我经常想:要是变一种做法是不是更好呢,能不能变通一下呢?国家档案局颁布的10号,我认为是一个质的创新,正是我所期待的变通。它第一次规定了企业管理类档案以件为保管单位。这种整理方式真正适应当今信息化的特点,因为有计算机的辅助,在查找利用档案方面非常便捷。国家档案局适应新的时代特点和企业新的办公方式,从根本上对档案保管方式做出调整,是适应时展的主动改变,得到广大档案工作者的积极拥护。

二、客观上要考虑创新与现实的需要

工作创新不能脱离现实情况,为创新而创新。由于档案的产生是在一项工作结束后,是对所做工作的记录。如果没做某项工作,就不可能形成某项工作的档案。如果一个单位没有实现办公自动化,自然就产生不了数字化的文件,当然就不可能形成数字化档案。档案信息化,它必是在办公流程实现数字化后才可实现。由于每个单位的自动化办公程度不同,这就导致每个单位对档案信息化需求的程度不同。如果不考虑单位的实际情况,一味追求创新,搞所谓的档案信息化,将纸质档案扫描,以为就是档案信息化了。其实档案信息化是一套流程,是配合单位办公自动化而产生的,它是为办公自动化服务的,是办公自动化的一个组成部分。如果没有办公自动化的环境,就算将档案扫描了,也只是档案多了一种保管形式,它不放在整个办公自动化系统中,实际利用的人不会很多。所以档案人员应结合单位的实际情况,不要闭门造车,眼睛要紧盯单位的工作实际,需要什么,提供什么。目前,企业档案管理实行的是纸质档案与电子档案共存的“双轨制”。纸质档案与电子档案有自各的特点,各有各的长处,电子档案一统天下的时代不可能马上到来,纸质也不会很快就退出历史舞台,纸质档案与电子档案将长期并存,双轨运行。所以,没有必要觉得档案是纸质的就是落后的,要根据单位的实际情况,有选择的逐步推进档案数字化建设。

三、接收方式创新

过去我们的做法是按年度归档。各部门兼职档案员根据规定的时间将一年的档案整好交到档案室。现在有了自动化办公平台,我们把档案的信息化融入到办公自动化系统中。根据所开发的软件,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,不需跑到档案室。可以做到随办随归。

四、提供利用的方式创新

开展在线服务,将档案室搬到网上。传统的档案利用方式是到档案部门查档案,档案人员为其提供档案原件查阅,再复印一份给他。现在生活、工作的快节奏,让人变得做什么都要快,忍受不了时间长的等待。原来的那种手工查询档案目录再到盒子里找到档案原件的方式已不能让利用者满意。而档案信息化恰好满足了人们求快,求便捷的愿望。我们根据每个员工的级别,工作内容,给他们设置了不同的查寻权限,通过档案信息系统,可以快速检索到所需档案。

五、工作方式创新,变被动为主动

由于公司经营范围大,涉及港口建设、内河航道建设、大桥建设、物流园区建设、房屋建设、供水、供电、楼宇物业、旅游等各个领域。各种门类所产生的档案信息量很大,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心和加工中心。现在从事档案工作的人员无论从文化水平还是知识结构上较以前都有很大提高,完全有能力从浩瀚的档案中挖掘出有价值的东西。档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。档案人员可以将单一的档案信息与文件、图书、情报资料的综合起来,汇编一些专题信息如:科技信息,帮助公司引进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,为企业维护合法权益服务。将过去那种你用什么,我提供什么,上升到我主动提供给你可能用得上的信息。档案工作者的任务就是要有的放矢地开发档案信息资源,轻整理,重挖掘,把有限的时间用在档案的编研上面。

六、工作方法上创新

作为集团公司总部,过去的工作方式主要是对下属公司提要求,去检查,做指导,纵向的一对一的关系。现在的做法是加强横向联合,将9家二级公司的档案人员集中起来,充分发挥整体优势。由集团公司牵头,搭建一个全集团系统的档案工作平台。整个集团上下联动。改变以前集团总部一家一家去检查指导的方式,每次指导把9家公司的档案人员集中到一起,由9家公司的档案人员一起对某家公司的档案管理工作进行指导和学习交流。集团公司下属9家单位的档案管理工作有强有弱。其中港口公司和大桥公司两家的档案工作做得特别好。通过组织各家公司实地参观学习,让做得好的公司介绍好的工作方法,更有针对性和操作性,而且,在交流的过程中大家互相通气,还可以获得许多与政府机关和其他公司打交道的信息,对每个公司都很有参考作用,可以少走不少弯路。通过这个平台,整个集团的档案管理水平得到了很大提高。同时,因为有了这样一个平台,对档案员提高业务能力提供了支持,使他们的工作更加有得心应手,不会因为不知怎样做而烦恼、焦虑,在心里上获得了很大的安慰。下一步考虑把整个集团的档案信息化系统进行整合,实现档案信息资源共享。这是一个巨大工程,也是我们的最终目标。

七、用人机制创新

目前,大多数机关、企事业的单位的档案部门都是非独立结构,隶属于办公室、总工办、工程部等。这就使档案部门和档案人员受制于所属部门。在工作上不能专心从事档案工作。好多档案人员身兼多职,做基本的档案收集、整理、借阅利用工作时间都很紧张,根本无暇从事档案的研发工作。特别是企业集团总部的档案人员,不仅要负责集团总部的档案工作,还要对下属的档案工作进行指导,检查。时间就更不够用了。档案学作为一项专门学科,真的需要静静下心来,心无杂念的专心研究才能取得些成绩,如果总是不停地被一些行政事务所打断,根本没办法进行研究。就算做档案整理归档工作,如果被打断也很影响工作效率的。所以,我建议档案行政管理管理部门明文规定企业集团层面安排专职档案人员,这样就算研究不出什么多高水平的档案学理论,至少可以把整个集团的档案管理水平全面提升。精品是时间的堆砌。

八、加大宣传工作,可以有事半功倍的效果

档案工作是企业各个业务部门工作的集中体现,企业档案管理得好坏是企业综合管理水平的体现,档案人员要改变过去那种默声不响,只顾埋头苦干的工作作风,要在日常工作中大力宣扬“档案工作不是档案员一个人的事,而是每个员工的事。”要把这个理念灌输给每一名员工,特别是单位领导。领导重视是搞好档案工作的有力保证。现在整个集团有一大批兼职档案员,事实证明,宣传工作做好了,人多一起干,确实比档案员一个人做效果要好。

九、知识储备是创新的基础

知识匮乏是创新思维的绊脚石。要创新,只有创新的愿望是不够的,还必须有创新的能力。由于档案工作的单一性,乏味性,令大部分的档案工作者知识结构断层、老化、单一,墨守陈规,不思进取。这就需要我们改变原有档案培训的内容,把原来以学习档案学理论知识,培训档案整理的手工操作,转向增加知识结构,提高人文素养和科技素养上来。开设信息、工程、历史、心理学等多多门学科,把档案人员由专才培养成通才。

十、档案创新的几个误区

(一)档案创新就是否定旧标准,全盘采用新标准

创新不是凭空想象,不是“空中楼阁”,创新必须在原有基础之上进行。这些基础是创新的根基,对创新有着很强的指导意义。因此,创新绝不能抛开这个基础,要在认真研究、总结现有的基础上,分析当前的着眼点和未来的发展趋势,在过程中寻突破。以这次国家档案局的企业管理类档案归案范围和保管期限表来说,它也是在原来企业档案 “十大类”的分类基础上,再融进一些新的东西进去,它的整理规则也是按十大类的整理方式一类一类排放的。这其中有共性的地方,所以不能全盘否定过去的整理规范,而要把两者进行有机的融合。这样,档案的收集和整理才会更全面,更科学。

(二)不能因技术手段的创新,而让档案的服务意识下降

档案信息数量庞大,门类繁多,内容复杂,检索工具不一,使得利用者很难对其有一个全面、深入、充分的了解。再加上有时对查找的东西只有一些粗略的线索或一个大致的方向。这就需要档案人员协助其一起进行查找,以便缩短利用者查找的时间,而不能因为开放权限让利用者自己查找,就不闻不问,还是要主动帮助他们掌握检索方法,遇到查找不到的时候,主动帮助查找。在利用者面对几份各不相同或相互矛盾的档案材料而无所适从时,耐心地为其解释档案的来龙去脉。

总之,企业档案管理创新是一种新的管理思想、管理模式和管理方法的引入和利用,所以必须要进一步放开思想认识,打破原有的思维定式,树立大胆的创新意识,使原有的档案资源发挥更大的作用,释放更大的效能,为企业创造更多的经济效益,为社会带来更大的社会效益。档案工作者要从“后台”走到“前台”,大力宣传档案的重要性,积极提供服务,为企业的发展做贡献。在思想认识上不能停留在原有认识上,在管理方法上不能停留在原有的方法上。努力排除一切干扰和阻碍,增强开拓创新意识,突破创新管理中的思维障碍,不断地学习、不断地创新,才能使档案工作有高度、有深度、有特色,真正实现可持续发展。

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