项目管理软件在民营施工企业中的应用研究

摘要：民营施工企业要提高项目管理水平，选择管理软件应根据不同行业特点，量力而行，尽量选用集成的系列管理软件，特别是能与结构设计软件对接的管理软件。企业在项目管理软件应用过程中，要解决项目管理人员对应用管理软件的认识问题，通过建立适应软件应用的组织机构，设计和规范业务流程，制定完善适应管理软件应用的管理制度，招聘培训懂技术、会管理的复合型人才等措施，解决民营施工企业的软件操作技术水平低、管理模式和业务流程的制约问题。

关键词：民营企业；施工企业；项目管理；项目管理软件

Abstract: Private construction enterprises to improve the level of project management, the selection of management software should be based on the characteristics of different industries, according to one's abilities, try to use the integrated series of management software, especially with the structure design software docking management software. Enterprises in the project management process, to solve the project management personnel on the application management software problem, through the establishment of adaptive software organization, design and standardize business processes, establish perfect adaptation management software application management system, recruitment and training of skilled, management of personnel and other measures, solved the private construction enterprise software operation technology level is low, management mode and business process constraints.

Key words: private enterprise; construction enterprise; project management; project management software

中图分类号：F279.23

1 研究背景与目的意义

目前，各种类型的项目管理软件正逐渐在施工项目中普及应用，使用项目管理软件辅助项目管理已经成为项目经理的共识，在一个项目的管理过程中是否使用了项目管理软件已成为衡量项目管理水平高低的标志之一。在有限的资源和时间条件下，施工企业应用项目管理软件对项目进行计划与控制，可以提高施工企业的项目管理水平，降低项目成本，增强企业竞争力，帮助用户更加有效地实现项目最终的目标。

现在施工项目管理过程中使用的软件数量多、应用面广，几乎覆盖了建设工程项目管理的所有领域及建设工程管理全过程的各个阶段和各个方面。目前一些国有大型建筑企业的信息管理水平普遍较高，在项目管理中应用了一些集成系列管理软件，大量的中小型民营施工企业由于技术水平低，资本实力弱等原因，项目管理软件应用范围较窄，主要集中在项目施工的前期，如招投标，造价预算，施工组织设计编制等，而在施工过程中的进度、质量、成本和安全控制方面的应用较少，项目施工管理仍然主要靠管理人员的经验和处理能力，很不科学。因此分析研究中小型民营施工企业项目管理软件应用中的问题，并提出解决这些问题的对策建议 对提高民营施工企业的项目管理水平具有重要意义。

2 民营中小型施工企业应用管理软件的必要性

（1）民营施工企业以中小型为主，一般规模较小，施工项目单一，企业更多的是承担大型施工企业的分包任务。目前大型施工企业广泛应用了项目管理软件，为了加强对分包商的管理和沟通协调，承包商需要分包商也能够应用管理软件编制规范的项目管理实施规划文件；在项目实施过程中，对需要处理的所有信息应用管理软件进行高效地采集、加工、传递和适时共享，减少与分包商之间对信息处理的重复工作，使建筑施工项目管理活动流程的组织更加科学化。分包商安装了项目管理软件，就要按照软件要求定期记录项目实际执行情况的数据，管理软件再对这些数据进行处理，帮助施工企业解决只重视投标、不重视过程控制，计划与执行过程脱节的问题。

（2）项目管理软件中体现了现代的项目管理理念，采用了目前先进的管理技术，民营施工企业应用管理软件对项目进行计划管理，可以提高企业的项目管理水平。如应用网络计划技术编制进度计划，用网络图来表达项目中各项工作的进度和它们之间的相互关系，并在此基础上进行网络分析，计算网络中各项时间参数，确定关键工作和关键路线，利用时差不断地调整和优化网络，以求得最短工期。然后，还可以将成本与资源考虑进去，以求得综合优化的项目计划方案。由于很多项目的工序繁多，协作面广，需要动用大量人力、物力和财力。依靠传统的手工方法计算编制网络计划是很难做到的，必须借助于计算机管理软件来辅助项目管理人员完成 。项目管理软件中有施工企业选用的各种施工项目模版，还有大量的不同行业、不同地域的项目施工定额资料，供企业参考采用。

（3）实施进度、成本与质量目标的协调控制

项目目标之间是相互关联的，其中最主要的是项目的费用和进度的相关性。一般情况下，如果减少费用，资源投入就会减少，相应的进度就会延长；如果赶进度，费用就有可能提高；当然，如果工期过长，又会由于资源占用的时间长而使费用上升。

项目管理是一项复杂、细致和繁重的工作，在项目执行过程中，随着项目的进展、环境的变化，变更是经常发生的，变更会影响进度和费用。为了实现项目目标，在调整项目进度时，必须考虑进度对费用的影响。而项目进度与费用的协调控制的工作量很大，项目管理软件能一定程度上帮助项目经理和其他项目管理人员解决进度与费用的协调和控制问题。

3 民营企业选择项目管理软件的原则

目前市场上开发的项目管理软件种类繁多，按照建设工程项目管理软件适用阶段划分，项目管理软件可以分为两类：一类是适用于某个阶段特殊用途的管理软件。这类软件定位的使用对象和范围比较窄，如用于计算工程量和造价的广联达自动图形计算工程量软件、概预算软件、投标报价软件；以项目进度计划管理为主导的P3软件，微软的Project2003等。另一类是对项目各阶段和各目标进行集成的系列管理软件。如中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所研究开发的PKPM施工系列软件，既包括了工程设计、工程算量和造价，也有项目招投标、项目管理、工程监理等模块。该软件最大的特点是项目管理软件可以和设计系统集成，设计结构模型可以对接算量和造价软件，直接用于计算工程量和工程造价，施工企业内部可以同施工进度、成本、监理等模块数据共享，对施工过程进行控制。民营施工企业不同于专业的项目管理公司，应选择适合施工项目特点的项目管理软件，具体可考虑如下原则：

（1）尽量选用集成的系列管理软件，特别是能与结构设计软件对接的管理软件

集成系列软件的各个模块数据可以共享，大大提高人工输入数据的工作效率，减轻劳动强度。如工程量的计算是造价人员耗费时间和精力最多的工作，特别是在清单模式下，施工企业既要核对招标方提供的清单量，同时还要计算施工方案工程量，需要得到两种计算结果。由于工期时间紧张，要求造价人员仅仅依靠图纸来高效、精确地完成工程量计算，工作量是很大，也容易出错。选用能和结构设计集成的管理软件，施工企业可以从业主或设计单位拿到设计软件的已有数据，从而省去了人工重新录图、重新建立结构模型的工作量。

（2）根据不同行业特点选择管理软件

现在的管理软件中包含了很多的模板和不同行业、不同地区的定额资料，施工企业可以对同类项目的模板进行增删，自动套用软件中的资料做出各种项目管理文档。不同行业的管理软件中，包括的模板和定额资料也不同。如建筑行业的软件不同于设备安装行业，也与园林行业有差别。施工企业要根据本企业所在行业的特点选择适宜的管理软件。

（3）量力而行，循序渐进的原则

民营施工企业资本实力弱，技术水平低，企业可以先选择系列管理软件的一个模块进行试点，取得经验以后再逐步增加其他模块，不要期望一步到位。

4 企业应用项目管理软件需要解决的问题

（1）企业领导对应用管理软件的认识问题

民营施工企业的领导能认识到项目管理软件的重要性，但是他们对软件应用的认识并不全面，认为给各项目部配置上计算机，实现计算机办公自动化，购买了软件安装到计算机上，培训安排人员使用就行了。其实管理软件只是个辅助工具，软件要发挥作用，还要引入新的管理模式。过去项目经理习惯了手工操作、电话或书面直接向公司经理直接请示汇报工作，而现在要求这些工作要在计算机上完成；软件要求各部门按照严密的逻辑关系“协同工作”，原有管理流程也会产生“增删” 等等。民营建筑业项目管理工作比较薄弱，技术水平比较低，这些要求在短时间内使项目管理人员不容易接受，甚至产生抵触。施工企业不解决管理人员的认识问题，即使安装了再高级的软件也可能只是摆设，不能发挥应有的作用。

（2）软件操作技术水平低的问题

现在的管理软件产品的操作方便易学，界面友好，可应用起来还是很困难，原因就是民营施工企业从一般员工到公司经理，大多是农民工出身，文化基础较差，他们在实践中积累了一定的施工经验和管理知识，但是对于软件应用知识可以说是空白。目前逐渐有些大中专毕业生到民营建筑企业就业，他们对计算机的操作水平相对较高，但是他们系统学习过工程项目管理知识人很少，也缺乏实践经验。因此，民营建筑企业缺少既熟悉计算机技术专业，又熟悉掌握工程项目业务处理流程的复合型信息技术人才，影响了管理软件的推广应用。

（3）管理模式和业务流程的制约问题

民营施工企业是按层级直线式的管理模式，企业聘任项目经理，项目经理安排工区负责人，给工区负责人下达任务，工区负责人给项目经理请示汇报工作，项目经理有聘任员工、采购材料、费用支出的权利。应用了管理软件，有了专门的项目管理职能人员，管理活动打破了层级关系，转向了过程管理，业务流程也随之发生变化。专职的项目管理人员通过软件系统可以直接给公司经理报告项目进度、费用支出情况，公司可以通过管理软件直接下达任务，统一安排材料采购，监督项目经理部的进度执行、人员安排和材料使用情况。因此，原有的管理模式不适应项目管理软件的应用，需要进行变革。

5 解决项目管理软件应用中问题的对策建议

（1）建立适应软件应用的组织机构，设计和规范业务流程

根据软件的要求和软件应用后对项目管理的影响，对企业的组织机构应作相应得调整。如：成立项目管理办公室，主要负责项目投标文件的编制，项目计划目标的制定，汇总各个项目部的项目执行情况信息并提供给公司经理；公司在各个项目经理部设置专职的项目管理员，受公司的直接领导，项目专职管理人员负责及时、连续的记录、填报项目任务完成情况、费用支出情况，负责员工考勤、材料消耗资料统计等。

利用项目管理软件等信息化手段，把公司总部与项目部紧密联系起来，总部可利用项目管理软件数据库提供的各种项目信息，迅速进行决策，决策结果能够通过软件迅速同步反馈给相关人员，实现异地监控和指挥。。

根据民营施工企业的技术力量、资金实力等条件，公司与各个项目部之间做不到一次性建立大型的信息管理网络，可以采取分步走的方式：公司项目办公室和各个项目经理部可以先安装项目管理软件单机版，总投资较小，企业容易接受。项目办公室与项目经理部之间的信息可以使用管理软件的输出功能，采用电子邮件、QQ 等传送信息，建立起一个简易使用的信息管理网络，实现管理信息的循环反馈。如图1所示。

图1 项目信息流程图

管理机构的变化和项目管理软件的使用，需要设计和规范业务流程。由于施工企业工作地点分散，项目经理在项目部身兼多职，在人员安排、材料采购、经费支出方面有较多的的权利，经理部与公司之间的项目信息传递，主要是公司经理和项目经理之间的沟通，项目的执行情况仅是项目经理本人给公司汇报。项目经理从公司预支出项目经费，项目部自己负责材料采购和其它日常经费支出，项目经费支出缺乏及时有效地监督，这就难免出现项目部自己聘用较多的亲情人员、费用支出不合理、违规等问题。应用软件以后，专职的项目管理人员按期通过软件系统向公司提供信息，生产要素的供应权也集中到了公司，项目经理部只有使用权，企业管理层和项目经理层之间不是合同关系和承包关系，而是发挥企业行政体制、运转机制和责任制度体系的作用。如在人员安排方面，企业根据项目的劳动力需求量计划安排到项目部，不再由项目经理自行安排；在材料管理方面，公司建立供应商管理档案，大宗主要材料由公司统一从市场采购，按计划供应给各项目经理部。项目所需的特殊材料和零星材料，要求项目经理部事先编制采购计划，公司授权项目经理部采购。项目使用材料时，项目经理部必须建立材料使用台账，记录使用和节超状况；在资金管理方面，项目办公室根据编制的资金需要量计划，及时通知财务部门向经理部拨款，财务部门定期要求经理部结算等。

（2）制定完善适应管理软件应用的管理制度

在浪潮举办的中国建筑施工企业集中管控高层研讨会上，中南集团独立董事兼顾问袁宗旺认为，建筑企业管理转型中要加强“集中管控”，必须要实现两个“转变”，一是适度调整项目经理部权限，实现总部有效的服务与控制、项目部授权管理，使项目部成为在总部指导支持下的“操盘手”的管理角色，逐步改变项目部过度分权的运营模式。二是适度调整激励与约束机制，使总部部门和项目部统一在目标管理的原则指导下，完成公司的管理目标和经营目标，形成公司有效的激励与约束机制。建筑施工企业应用管理软件进行项目管理是企业发展的必然趋势，尽管企业员工对管理软件的应用认识不一致，但是我们不能等待大家都认识一致了才去做，应用软件的过程中要依靠完善的管理制度作保障，软件才能发挥应有的作用。

1）岗位责任制度

首先必须建立项目办公室和专职项目管理人员的岗位职责制度，明确项目管理人员的职责权限。岗位职责要明确规定项目办公室的计划职能，各项目部的项目管理人员必须按规定及时对项目执行情况进行跟踪记录反馈。其次要修订完善公司各部门和项目经理部的管理制度，明确规定项目经理对管理软件应用的责任，并要求各部门支持配合项目管理人员的工作。

2）奖惩制度

有了业务流程和岗位职责，严明的奖惩制度就起到了保证业务流程正常运转，员工严格按职责办事的作用。项目经理是经理部应用管理软件的第一责任人，因此最重要的是改变对项目经理考核方法，结合软件应用设置科学的考核指标衡量项目经理的业绩。目前项目经理薪酬是年薪加奖金，其中奖金部分是公司在年底算总账，提取项目部利润的一定比例奖励项目经理，项目部亏损，项目经理只有年薪，实际是只奖不罚，亏损由公司承担。有的项目经理采取多安排自己的家人在项目部领工资，增加非生产人员，或加大材料采购成本的做法获取个人利益。另外，软件的应用分散了项目经理的部分权力，项目经理难免有大权旁落的感觉，有的项目经理甚至人心思走，不愿在该分公司工作。

项目管理软件的应用实现了及时对项目执行情况进行快速统计分析和考核监督，特别是挣值分析法，可以用挣得值作为考核项目经理的指标。挣得值本质上是实际完成的任务量与合同价格的乘积，用挣得值和项目计划费用、实际费用开支比较，得到项目的费用偏差和进度偏差，偏差真实反映了项目经理的工作业绩，这与项目合同规定的项目目标相一致，当实际费用支出大于挣得值时，就不应该对项目经理进行奖励，因此用挣得值考核项目经理的业绩是科学可行的。

为了稳定项目经理队伍，避免项目经理跳槽给公司业务造成损失，公司应建立起完善的激励约束机制。比如公司应和项目经理签订聘用合同，对项目经理离职后参与同业竞争的行为加以限制。另外，公司可以试用期权的办法，根据项目经理为公司做出贡献大小，给项目经理一定数额的期权，按照期权的比例对项目经理进行二次分配，增加项目经理的收益。若项目经理自己主动离职，则期权终止，用经济手段约束项目经理随意跳槽的行为。

（3） 招聘培训懂技术、会管理的复合型人才

管理软件是提高项目管理水平和工作效率的有效工具，软件要发挥作用，关键还是要用人来操作。民营施工企业普遍存在着文化基础低，技术人员缺乏的问题。操作项目管理软件需要的是既懂计算机软件技术，又会项目管理知识的复合型人才。企业从外部招聘的会操作管理软件的技术人员，或大学生到施工企业就业，他们一般没有实践经验， 企业应首先加强大学生的实践技能和项目管理知识培训，了解项目运作管理和工艺过程，再从事管理软件的操作工作。同时，企业也要从本企业中挑选有一定文化基础、有实践经验的年轻员工，进行计算机软件知识和操作技能方面的培训，解决软件操作技术人员的不足问题。

6 结论

民营施工企业要提高项目管理水平，选用管理软件应根据不同行业特点，量力而行，尽量选用集成的系列管理软件，特别是能与结构设计软件对接的管理软件。在项目管理软件应用过程中，要解决项目管理人员对应用管理软件的认识问题，通过建立适应软件应用的组织机构，设计和规范业务流程，制定完善适应管理软件应用的管理制度，招聘培训懂技术、会管理的复合型人才等措施，解决民营施工企业的软件操作技术水平低、管理模式和业务流程的制约问题。

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作者简介：

刘庆明： 硕士，讲师，主要研究方向：项目计划与控制，项目融资。

李平英：博士，副教授，主要研究方向：企业战略管理， 工程监理。

王仁强：副教授，主要研究方向：项目论证与评估，项目质量管理。