基层档案管理浅识

【摘 要】档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作。档案管理不仅对基层单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案管理水平如何以及档案服务质量优劣 ，直接取决于档案的管理人员。

【关键词】档案管理

文章编号：ISSN1006―656X（2014）05-0322-01

多年来一直从事对档案的管理工作，总结几点基层档案管理的粗浅认识。

档案管理工作的现状：

（一）档案意识不强，领导重视不够

很多基层单位的档案工作不能与其他工作同步规划同步发展，这是普遍存在的问题，有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案工作可有可无，不重视也不会有对单位的发展造成不利影响，更认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性。

（二）档案室管理机制和设施不健全

基层单位的档案室没有专人管理，各项管理制度落实不到位，管理设施不健全，分管领导也不过问。有的单位没有独立的档案室，和行政办公室在一起；有的档案室里堆放单位的各种杂物象“仓库”；有的档案室被挤占，装具不足，不能统一保管档案，各类档案立卷后各管各的。给档案保管和利用带来了诸多不便，存在着严重的安全保密问题。

（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差

由于基层单位对档案工作重视不够，档案管理人员一身兼多职，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，多数档案员刚熟悉点档案业务就换新人，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了档案管理水平的整体提高。

（四）档案管理人员缺乏爱岗敬业精神

部分档案管理人员不能用一种严肃认真的态度对待自己的工作，对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。

针对以上问题，调整思路，改进方法，做好基层单位档案室管理工作。

一、充分认识档案管理工作的意义

档案是过去工作和历史情况的记录，使瞬间变成永恒，它可以为基层单位各项工作提供备查的依据、进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。

从一定意义上说，档案本身也属于无形资产。无形资产是宝贵财富，档案作为无形资产的重要载体，对于无形资产的保值、增值起着重要的凭证作用。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真实的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印鉴；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、文件等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

档案作为一种历史记录，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实的记录和反映人类各项社会实践活动的过程，而且也反映了实践活动的广度，为人类认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。

二、重视员工的档案知识培训，培养全员档案收集的意识

要保证一个基层单位档案的真实性和全面性，只依靠单位的一两名档案工作人员、甚至兼职人员是做不到的，因为档案工作的极为重要的一个环节就是档案的收集工作。

档案收集工作在整个档案工作中处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是基层档案室取得和积累档案的一种手段；收集工作质量高低的，它直接关系到档案工作的其他环节。

只有每一名员工有档案收集的意识，及时将各项工作过程中产生的档案交于本单位档案员存档分类管理，才能保证基层单位档案的全面性、及时性、真实性。

三、不断提升档案管理人员的素质

档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。档案工作的质量高低，直接取决于档案人员的素质高低。《档案法》第九条明确规定 ：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识 ”。这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。随着社会的进步、经济的发展、档案业务也在不断地更新和拓展 ，特别是信息时代的到来 ，给档案工作提出了更高的要求，这就对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。面对新时期档案工作的需要 ，档案管理人员应如何提高自身素质，笔者认为，应从以下几个方面做起：

（一）爱岗敬业，培养良好的职业道德

档案工作是一项服务性劳动，是档案与利用者之间的媒介与纽带。默默无闻、无私奉献 ，是档案工作的突出特点。所以 ，做好档案管理工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。企业档案管理人员应该树立正确的人生观、价值观，树立全心全意为企业生产和发展服务的思想 ，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利 ，在平凡中创造不平凡。

（二）严谨的工作作风

严谨的工作作风 ，是基层档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度 ，对每卷档案 ，从整体到细微 ，都要尊重科学，尊重客观 ，做到精益求精 ，严谨务实，一丝不苟。

（三）过硬的业务技能

档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁 ，因此 ，企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外 ，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识 ，从而保证企业档案管理水平的提高。

（四）强化服务意识，提高服务水平

做好档案管理工作，强化服务意识 ，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员从一开始就要树立 “工作就是服务 ”的观念。以 “增强服务意识 ”和“主动服务 ”作为工作的出发点和归宿。

（五）加强业务学习，提高自身素质

做好档案管理工作，加强业务学习，提高自身文化素质是保证工作质量的需要。档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，建立相关运行机制。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。

四、利用现代化技术，实现档案管理规范化

做好档案管理工作，利用计算机管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中 ，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。