柔性管理在图书馆管理中的应用

时间:2022-10-06 06:54:06

柔性管理在图书馆管理中的应用

摘要:柔性管理以文化和情感为基础,从马斯洛需求层次理论出发,有利于调动人的积极性和有效地发挥人的潜力。图书馆在应用柔性管理中,应该更加的注重沟通的艺术,人与人的交往和合作需要交流,尤为体现出沟通的作用。在管理中以人为本,注重馆员的差异,发挥出柔性管理的优势。

关键词:图书馆 柔性管理 马斯洛需求层次理论 沟通

柔性管理的思想最早起源于日本丰田公司的柔性制造系统,此后逐渐被应用到管理领域,并在管理领域中得到新的发展。柔性管理是相对于刚性管理提出来的,刚性管理是以制度和职权为基础,利用约束、监督、强制、惩罚等强制手段进行管理;相反,柔性管理是通过研究人们心理和行为规律的基础,采用非强制方式,产生一种潜在的说服力,从而把组织的意志转变为人们的自觉行动,使人们心悦诚服的接受管理。它是以文化和情感为基础,运用尊重、激励、引导、启迪等方法进行管理。由于其更适应人性本身的特点,更有利于调动人的积极性。图书馆作为文献信息服务交流最重要的场所,也应该引进柔性管理思想,发挥刚性管理所发挥不了的作用。

一、马斯洛需求层次理论所体现的柔性管理思想

“柔性管理”的主要特征是“以人为本”,以满足人的多层次需求为出发点,这与马斯洛需求层次理论有着共通之处。马斯洛理论把人的心理需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求五类,层次由较低层次到较高层次排列,前三类属于低一级的需求,这些需求通过外部条件就可以满足;而尊重需求和自我实现需求是高级需求,他们是通过内部因素才能满足的,而且一个人对尊重和自我实现的需求是无止境的,是发自内心的、渴求发展和实现自身潜能的需求,尊重需求得到满足能使人对自己充满信心,对社会满腔热情,体验到自己生存的价值,自我实现需求是在努力实现自己的潜力,使自己逐步成为自己所期望的人物。马斯洛的早期著作中还提及到求知需要和审美需求,他认为二者应居于尊重需求与自我实现需求之间。基于人类需求的人才管理,很大程度上就是满足员工的高层次需求, 以科学的方法使人和事相互配合,激发其行为动机,起到激励的效果,最大限度发挥人的潜能。在图书馆人力资源管理中,以满足馆员的求知需求建立起科学合理的育人机制,以满足馆员的尊重需求实行人性化管理,以满足馆员的自我实现需求完善考核评估制度、引入竞争的激励机制,使馆员个人规划合理,实现其个人规划与图书馆长远目标共同发展。

实行柔性管理应注重馆员的承受力。柔性管理是在研究被管理对象心理和行为规律的基础上,在其心目中产生一种潜在的说服力,进一步把组织意志转变为个人自觉的行动。对于图书馆而言,它是以馆员技能、目标、战略为核心,重视馆员自身的作用强调馆员的精神状态和文化素质,以充分调动馆员的主动性和创造性。柔性化的激励机制,可以使人拥有的多种需求得到相应满足,以此激发更高层次的需求。通过制定一套灵活、多样的柔性激励机制,让馆员体会到工作给其带来的动力,也可以尽量满足其对社会地位、荣誉、自我实现等需要,最终使馆员和图书馆本身的目标高度一致,实现馆员的自主管理。此外,还要尊重读者意见,让读者参与图书馆管理中来。图书馆要广泛征求各方面读者的意见,吸取他们对图书馆管理、服务、图书馆文献资源建设的合理化建议,以促进图书馆工作的发展。可以通过设立读者意见箱、读者热线电话、定期召开图书馆座谈会、发放读者意见调查表、在图书馆网页上开辟读者意见专栏等多种方式及时反馈读者意见,加强与读者的沟通,促进图书馆的和谐发展。

注重个体差异的管理原则。由于分工不同,馆员从事的具体工作具有差异性。管理中要对应馆员个体之间的差异,满足他们不同需求,按照个体需求进行不同层次的管理,发挥人的自主性和主观能动性,使个人自主性与社会责任感和谐一致,创建出高效和谐型组织。如对实干型馆员可适当授权给他们,让他们承担更多的责任,显示出领导对他们的关注和信任,并经常表扬、肯定他们的工作;对知识型馆员,他们工作更多是追求成就感,工作中注重思考和分析,有很强的自主性,对此要给予肯定和尊重;对服务型馆员,往往业绩不突出而不受重视,会影响他们的工作积极性,对此在公共场合有意识地表扬他们对图书馆所作的贡献,让他们受到激励后更好地回报到图书馆工作中。不同的岗位都彰显出每位馆员的重要性,越是平凡普通的岗位,馆员付出的反而更多,在管理中尤为注重他们的积极性和情感。

平等性原则在管理中的体现。对待不同工作岗位的馆员,无论是采访、分编、信息咨询、自动化管理这些学术性、专业性、技术性强的部门人员,还是书库、流通等一般工作人员,都应该一视同仁,馆员只有感觉自己受尊重,才能有信心做好工作,领导者尊重馆员,馆员才能更好的配合上级并做好份内工作。加强民主管理与民主决策,增强馆员的主人公意识,鼓励馆员积极参与管理,为图书馆发展出谋献策,充分调动馆员的工作积极性,让馆员充分感受到自身价值的存在, 当其尊重需求得到满足,就能激发他们的工作热情,共同把工作做到最好。

二、柔性管理中沟通的作用

实施有效管理的重要手段就是实行柔性的人际交往,也是图书馆管理中沟通领导层与馆员之间的绿色通道。通过沟通艺术,化解矛盾,消除隔阂,促进和谐的伙伴关系,增添馆员的使命感、责任感。首先要做到的是管理中心的转移,管理工作不能以自我为中心,而是要把“被管理者”转变为共同管理者和参与者,取消管理者与馆员之间的不平等制度。管理中往往用过多、过细的制度去约束、规范馆员行为,从而限制了馆员的能动性发挥;其次是借助沟通的技巧,化解不同的见解和意见,建立共识。在沟通时,可以使用柔性的表达方式来增强语言的感染力,缩小人与人之间的距离,增加彼此的信任感;三是要根据对象的不同确定具体的表达方式,巧妙的运用沟通策略。由于各个馆员的差异性,存在着性格的差异和人生阅历的不同,管理者需要采取不同的沟通方式,确保每个馆员都能发挥对工作的热情。

其次,沟通有利于图书馆上下级之间、各部门之间的协调、有效的工作。图书馆各部门之间、上下级之间是相互依存的,这种依存性决定了协调的程度,依存的关系越大,对协调的需求就越高,沟通是实现协调的必需的途径。如采访部采购图书除需征求各专业专家意见外,流通部反馈的信息也至关重要。读者需要什么书直接反映给他们,各种图书流通率的高低经他们统计、整理再反馈给采访部,两部门工作相互沟通、协调一致便可大大降低购书的盲目性。如果没有适当的沟通形式,管理者对下级的指导也不会充分,下级就可能对分配给他们的任务和要求产生误解和不支持的行为,致使部门工作无法达到预期效果和目标。

沟通有利于管理者做出正确决策。任何决策都会影响到馆员的具体的工作。管理者需要从本馆内部员工的沟通中获取必备的信息,然后进行决策;下级也可主动与上级管理人员沟通,提出自己的意见和建议,供上级进行决策时参考。图书馆内部的沟通为管理者进行决策提供了有效的信息,避免了决策的盲目性,增强判断力。

再次,沟通有利于管理者激励下属工作的积极性。建立良好的人际关系和工作氛围,提高馆员的工作热情。图书馆内部除了需要协调性信息外,馆员还需要的对其工作能力有―个准确恰当的评价,如果管理者的表扬、认可或者满意能够及时传递给馆员,就会造成某种工作激励。同时,图书馆内部良好的人际关系更离不开沟通。思想和感情上的沟通可以增进彼此的互相了解,消除隔阂和猜忌,即使达不到完全理解,至少也可取得谅解,使图书馆有―个和谐的工作氛围。

管理中要注重沟通,领导者与馆员之间体现的是一种扁平型关系,领导者与馆员之间不再是一种居高临下的关系,而是与馆员直接交流、沟通,通过良好沟通彼此交换信息、减少彼此之间的隔膜,领导者要用心倾听馆员的心声,关注他们的想法,最大程度协助并鼓励其馆员积极进取,了解他们的工作意向,给予适当的调配,了解他们在工作上、人际关系中遇到的难题,帮助解决馆员工作和生活中的问题等;通过良好沟通化解冲突,消除误会,领导者在馆员之间、部门之间、上下级之间调节出和谐、融洽的人际关系,使图书馆具有凝聚力和向心力,各位成员在工作中身心愉悦,提升工作效率,构建高效的和谐型的关系。

柔性管理在现代图书管理中显得尤为重要,尤为注重服务,方便读者,为读者着想,注重服务和人文关怀已成了图书馆界的共识。为了更好地服务读者,重视以协调方式来处理组织内部的关系,发挥柔性管理的优势,使图书馆馆员最大程度的发挥出各自的优势,在各自的岗位上愉悦的工作,做好图书馆中的各项工作。

参考文献:

[1]《现代图书馆管理》徐建华.南开大学出版社.

[2]《项目管理》杨爱华译.北京电子工业出版社.

[3]《马斯洛管理》(美)亚伯拉罕・马斯洛.北京机械工业出版社.

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